Удивительные советы и рекомендации по работе с библиотекой документов SharePoint

SharePoint — это мощный и очень полезный инструмент как для малого, так и для крупного бизнеса. Однако иногда становится трудно использовать различные инструменты, и пользователи могут чувствовать себя перегруженными всеми ими. Итак, мы решили поделиться этой статьей с советами и рекомендациями по работе с библиотекой документов SharePoint, чтобы помочь вам. Мы также обсудили некоторые ограничения библиотеки документов SharePoint, так что вы также можете знать об ограничениях библиотеки документов. Вы рады узнать? Мы рады поделиться с вами своими знаниями о настройках библиотеки документов SharePoint! Итак, давайте погрузимся!

Удивительные советы и рекомендации по работе с библиотекой документов SharePoint

Если вы хотите использовать SharePoint и получить от него максимальную отдачу, вам необходимо знать несколько советов. В этой статье мы рассмотрели лучшие из них, которые сделают использование SharePoint проще и эффективнее. Держитесь до конца, чтобы узнать больше.

Что такое библиотека документов SharePoint?

Прежде чем обсуждать советы и рекомендации по библиотеке документов SharePoint, давайте сначала узнаем, что это такое на самом деле. Библиотека документов SharePoint — это особый тип списка, но он отличается от обычного списка во многих аспектах. В библиотеке документов SharePoint вы можете сохранять свои документы, такие как изображения, файлы, PDF-файлы и т. д. Таким образом, в основном списки используются для хранения данных, а библиотеки документов используются для хранения различных типов файлов. В библиотеке документов при сохранении любой информации она будет называться элементом. Продолжайте читать, чтобы узнать, как получить доступ к параметрам библиотеки документов SharePoint.

Как получить доступ к настройкам библиотеки документов SharePoint

Выполните шаги, указанные ниже, чтобы получить доступ к настройкам библиотеки документов SharePoint:

1. Перейдите в SharePoint на своем ПК.

2. Щелкните значок настроек в верхнем левом углу.

3. Выберите «Содержимое сайта» в меню.

4. Затем выберите предпочтительную библиотеку документов.

5. Нажмите на значок шестеренки еще раз.

6. Выберите настройки библиотеки.

Прочтите следующий раздел, чтобы узнать о примерах библиотеки документов SharePoint.

Читайте также: Где находится меню «Инструменты» в Outlook?

Примеры библиотеки документов SharePoint

Существует множество типов библиотек документов для различных вариантов использования. Вы можете использовать различные типы шаблонов в соответствии с вашими потребностями, и SharePoint разработал их таким образом, что всегда будет что-то, что будет соответствовать вашим требованиям. Вот несколько примеров библиотеки документов SharePoint:

• Библиотека документов — здесь вы можете хранить документы и делиться ими с другими.
• Библиотека активов — в библиотеке этого типа вы можете хранить большие файлы , такие как видео , фотографии и аудиофайлы .
• Библиотека изображений . Библиотека изображений — это особый тип файла, в который можно легко сохранять изображения .
• Библиотека слайдов — это очень полезная библиотека, и здесь вы можете делиться слайдами. И когда вам нужно представить их на собрании, вы можете легко сделать это с помощью Microsoft Powerpoint.
• Библиотека вики -страниц — здесь вы можете сохранять веб-страницы и веб- части , содержащие как изображения, так и тексты.
• Из библиотеки — это безопасное место для хранения всех ваших форм , заказов и отчетов .
• Библиотека страниц сайта — это особый тип библиотеки, в которой вы можете хранить свои страницы .

Мы надеемся, что это ответит на ваш вопрос о примерах библиотеки документов SharePoint.

Читайте также: Как решить, что веб-часть редактирования SharePoint не разрешена

Ограничения библиотеки документов SharePoint

Поскольку библиотека документов SharePoint имеет отличные функции, существуют также некоторые ограничения, о которых вам также следует знать. Вот несколько ограничений библиотеки документов SharePoint:

• Вы можете сохранить до 30 миллионов элементов в списке или библиотеке документов. Однако может показаться, что этого более чем достаточно. Но если вы управляете крупной компанией и используете список SharePoint в качестве основного хранилища данных, то даже 30 миллионов могут показаться не таким уж большим делом.
• Вы можете видеть только 5 000 элементов в одном представлении.
• SharePoint имеет очень надежную систему поиска. Однако, когда данных слишком много, это может привести к неверным результатам и не работать должным образом.
• Нельзя использовать пробелы, когда вы даете имя SharePoint библиотеке документов.

Рекомендации по структуре SharePoint

Есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать вашу работу с SharePoint целостной. Понимание того, что вам нужно, а что нет, очень важно, когда дело доходит до продуктивного использования чего-либо. И после того, как вы облегчите себе жизнь, вы можете поделиться своим опытом в разделе комментариев о том, как вы применили приведенные ниже советы и какую пользу они вам принесли. Но перед этим ознакомьтесь с этими советами и рекомендациями по работе с библиотекой документов SharePoint.

1. Дайте логические имена

Одна вещь, которую вы должны иметь в виду, это SharePoint и его инструменты для совместной работы. Вот почему все, что вы создаете, будет не только использоваться вами, но и доступно вашим коллегам или сотрудникам. Таким образом, вы должны назвать каждый файл логически. Если вы даете имя, которое сбивает с толку и может быть непонятно другим, то без контекста сотрудники или ваши коллеги будут тратить слишком много времени только на то, чтобы выяснить, что содержится в библиотеке документов. Не тратьте время своих сверстников, но инвестируйте свое время, чтобы дать правильное имя.

2. Имейте разные типы библиотек

Как мы уже говорили, существуют разные типы библиотек документов. Таким образом, если вы храните все свои данные в одном, то это не только ограничивает использование инструмента, но и ухудшает весь опыт. Итак, мы предлагаем вам использовать различные типы библиотек документов для организации данных. Это один из лучших советов и рекомендаций по библиотеке документов SharePoint, которым вы можете следовать среди лучших практик SharePoint Structure.

3. Используйте управление версиями документов

Когда вы сохраняете определенный документ, возможно, вы ввели неверные данные или по какой-то причине он поврежден. В этом случае неудобно создавать документ еще раз. Поэтому, чтобы сэкономить ваше время и тяжелую работу, вы всегда должны включать управление версиями документа. Таким образом, вы можете восстановить предыдущую версию файла. Это один из самых удобных вариантов библиотеки документов SharePoint.

4. Используйте метатег

Вы можете создавать папки и сохранять в них свои документы. Тем не менее, мы советуем вам создавать метатеги для ваших документов. Это среди остальных параметров библиотеки документов SharePoint помогает легко искать определенный элемент. Но если вы используете папки, а не метатеги, то поиск конкретного файла довольно сложен и займет у вас больше времени. Почему мы советуем вам избегать папок? Если вы используете папки, вы ограничиваете классификацию только определенным типом. С другой стороны, метатеги являются гибкими и предоставляют вам множество различных опций.

5. Дайте разрешение

Если вы отвечаете за определенный отдел и управляете библиотекой документов. Тогда это не только сильно нагружает ваши плечи, но и отнимает больше времени и неэффективно. Если вы используете SharePoint, очень легко предоставить разрешения другим. Вот почему мы советуем вам разрешать редактирование или создание новых библиотек документов и другим сотрудникам. Это не только уменьшит нагрузку на ваше плечо, но и повысит производительность вашей организации.

6. Держите лошадей

Мы только что сказали, что вы должны делиться полномочиями с другими, чтобы сделать работу по управлению библиотекой документов менее утомительной. Однако, если к вашей организации присоединился новый стажер или сотрудник, или если это сотрудник из другого отдела. Должны ли вы предоставить им доступ к библиотеке документов и дать им право редактировать ее? Как однажды сказал кто-то, с большой силой приходит и большая ответственность (кто сказал эту строку в комментарии ниже). Итак, вы всегда должны очень осторожно давать кому-то большую силу. Определите, кто несет ответственность и кому нужны разрешения, и разрешите только им.

7. Правильно называйте

Это довольно простые советы и рекомендации по работе с библиотекой документов SharePoint. Как мы уже говорили ранее, вы не можете использовать пробелы между словами при именовании библиотеки документов. Итак, стоит ли использовать разные символы, так как написание имени только маленькими буквами создаст путаницу? Ответ: нет, вы не должны использовать символы. Давайте посмотрим, как это будет выглядеть при использовании символов. Дак*дак и вперед. Разве это не сбивает с толку? Мы всегда предлагаем вам использовать заглавные буквы для лучшего понимания. Например, напишите имя так: DuckDuckGo. Это странно, поэтому вы должны использовать этот трюк для правильного именования библиотеки документов.

8. Используйте только один тип контента

Мы рекомендуем вам иметь только один тип контента в каждой библиотеке. Не путайте с другими типами, так как это может создать путаницу. SharePoint не позволяет массово добавлять теги при загрузке файла. Таким образом, наличие только одного типа контента также может быть полезным, если вы хотите добавить теги. Это также поможет вам легко находить различные статьи. Следуйте этому совету, чтобы ознакомиться с рекомендациями по структуре SharePoint.

9. Организуйте информацию

Организация информации очень важна. Поскольку SharePoint — это платформа Microsoft, вы можете легко интегрировать и использовать другие приложения Microsoft с SharePoint. Одним из приложений является OneNote. Вы можете использовать это приложение для создания заметок, чтобы систематизировать свои новые идеи в одном месте.

10. Читать Читать Читать

Приобретение знаний очень важно, когда вы изучаете что-то новое. То же самое, когда вы хотите использовать SharePoint. Если вы не знаете о различных инструментах SharePoint, эффективное использование платформы невозможно. Поэтому мы всегда будем предлагать вам учиться из статей в блогах, проходить курсы или смотреть видео на YouTube, чтобы получить как можно больше информации.

Рекомендуемые:

• Где хранятся данные Steam?
• Исправить ошибку неизвестной версии файла Apex
• Что происходит, когда я удаляю резервную копию iCloud?
• Как создать список SharePoint

Мы надеемся, что эта статья помогла вам узнать о советах и ​​рекомендациях по библиотеке документов SharePoint , настройках библиотеки документов SharePoint и примерах библиотеки документов SharePoint. Если у вас все еще есть какие-либо вопросы, не забудьте поделиться ими в разделе комментариев, и наша команда позаботится о них. Вы также можете сообщить нам, какие темы вы хотите изучить дальше, и мы постараемся написать об этом отдельную статью. Вы также можете сохранить наш сайт в закладки для дальнейшего использования. Спасибо за чтение.