7 простых советов, чтобы наконец отказаться от бумаги

(Фото: seb_ra через Getty Images)

Сколько листов бумаги лежит на вашем кухонном столе, обеденном столе или в другом месте, где им не место? Вы храните квитанции на случай, если они понадобятся вам снова? Есть ли у вас стопка бумаг от ветеринара на случай, если вам понадобится вспомнить, какие именно лекарства принимал ваш питомец три года назад? Вся эта бумага ждет того времени, когда вы сможете с ней разобраться, что бы это ни значило. (Это означает просматривать каждую страницу, а затем выбрасывать их все в мусорную корзину.) Пришло время избавиться от бумаги и всей вины, которая накапливается вместе с ней. Пришло время отказаться от бумаги.

Я был без бумаги в течение почти десяти лет. Под безбумажным я не имею в виду, что в моей жизни нет ни одного листка бумаги. Конечно, мне по-прежнему нужно бумажное свидетельство о рождении, и я использую небольшую бумажную тетрадь для занятий по языку, которые посещаю. Однако по большей части я не цепляюсь за бумагу. Вместо этого я сканирую важные документы в службу хранения и сохраняю цифровые заметки в приложении для заметок. Я также пишу свой список дел и список покупок в телефоне, а рекомендации ресторанов прикрепляю к онлайн-карте. Есть много простых способов убрать бумагу из своей жизни.

Перейти на цифру легко. Самое сложное — не позволить бумаге вернуться обратно. Если вы готовы избавиться от большей части бумаги в своей жизни, вот что вам нужно знать, чтобы начать и продолжать в том же духе.

1) Забудьте об отставании

Это может показаться нелогичным, но первый шаг к безбумажной работе — это забыть о том, что у вас уже накопилось бумажное портфолио, и вместо этого сосредоточиться на новых привычках, которые вам необходимо усвоить, чтобы начать безбумажную работу прямо сейчас. Не оглядывайтесь назад: используйте прогрессивный подход.

Когда-нибудь вы доберетесь до своих существующих стопок бумаги — или нет. Пока что не позволяйте этим бумагам сдерживать вас. Имея дело с отставанием, люди могут чувствовать себя подавленными, и когда люди чувствуют себя перегруженными, они откладывают дела на потом. Так что забудьте об этом пока. Вместо этого приложите все усилия, чтобы отставание не увеличилось.

2) Получите эти пять приложений

Есть пять приложений или сервисов, которые вам нужны, чтобы отказаться от бумаги. Они есть:

• приложение со списком дел,
• приложение для сканирования,
• служба онлайн-хранилища, куда вы будете помещать свои цифровые файлы (подробнее об этом чуть позже),
• инструменты электронной подписи (хорошим примером является Adobe Acrobat) для подписи цифровых документов без их печати, и
• служба доставки документов для отправки официальных документов без их печати.

См. мои рекомендации для каждого типа приложений здесь.

3) Выберите службу хранения

Давайте немного покопаемся в третьем приложении, службе хранения, потому что оно сложнее, чем другие. Служба хранения — это место, где вы будете хранить цифровые версии своих бумажных документов.

В идеале вам нужна служба хранения, которая делает ваши файлы доступными независимо от того, где вы находитесь, и создает их резервные копии. Один из вариантов — использовать онлайн-хранилище и службу обмена файлами, например Dropbox или Microsoft OneDrive.

Другой вариант — воспользоваться услугой, разработанной специально для людей, которые хотят отказаться от бумажных документов. Neat и FileThis — два примера. У них есть специальные инструменты для людей, отказывающихся от бумаги, например, возможность автоматически маркировать и маркировать типы документов, которые он распознает, например, налоги. FileThis также имеет службу «выборки», которая автоматически копирует важные документы, найденные в вашей учетной записи электронной почты.

Независимо от того, какой сервис вы выберете, выберите один и придерживайтесь его, чтобы хранить все свои цифровые документы в одном месте.

4) Подпишитесь на выписки по электронной почте и цифровые платежи

Если вы по-прежнему получаете бумажные счета и выписки, подпишитесь на получение их по электронной почте, где бы вы ни находились. Если вы по-прежнему регулярно отправляете чеки, посмотрите, можете ли вы вместо этого перейти на оплату онлайн.

В то время как коммунальные предприятия и банки годами принимают цифровые платежи, последними, кто не всегда их принимает, являются арендодатели и управляющие компании. Если вы застряли в этом затруднительном положении, попробуйте объяснить, что они получат свои деньги быстрее и надежнее, когда будут принимать цифровые платежи. Даже самые маленькие предприятия могут принимать прямые банковские переводы с небольшой комиссией или вообще без комиссии. Когда вы сможете оплачивать все свои счета в цифровом виде, а не чеками и конвертами, вы станете на один шаг ближе к безбумажной системе.

5) Сканировать и уничтожить

Теперь пришло время начать развивать новые привычки. Сканирование и измельчение или переработка — это то, чем вы, вероятно, будете заниматься больше всего. Я предпочитаю сканировать с помощью мобильного приложения, но вы также можете использовать настольный сканер или функцию сканирования на многофункциональном принтере.

Заведите для себя правило, которое звучит примерно так: когда я получаю новый лист бумаги, который мне нужно оцифровать, я сразу же использую свой телефон, чтобы отсканировать его, а затем помещаю бумагу в кучу для переработки или измельчения. А еще лучше, утилизируйте его прямо в измельчителе. Зачем ждать?

Заставить себя следовать этой привычке может быть сложно. «У меня сейчас нет времени сканировать это», — можете сказать вы. Практикуйте свою новую привычку, отсканировав один или два документа из своего списка невыполненных работ, просто чтобы попробовать. Сколько времени это занимает? Какое приложение вы использовали? Вы также можете обнаружить, что сканирование документов при естественном освещении проходит более гладко, чем при комнатном освещении. Как только вы почувствуете, как это сделать и сколько времени это займет, вам, возможно, будет легче доводить дело до конца.

6) Разработайте другие рабочие процессы

Сканирование и уничтожение — это один рабочий процесс. Когда вы освоитесь с безбумажным образом жизни, вы обнаружите, что вам нужно больше рабочих процессов для других ситуаций.

Вот пример: когда вы покупаете новый продукт, вы можете сфотографировать руководство пользователя, чек, гарантийный талон, серийный номер или любую другую соответствующую информацию. Загрузите эти фотографии в службу хранения, а затем избавьтесь от посторонних бумаг.

Другой рабочий процесс, который вы можете создать, — это сохранить стопку бумаг, которые, по вашему мнению, следует уничтожить, но в которых вы не уверены прямо сейчас, а затем просмотреть их в выделенный день. Выберите время и дату, будь то каждую субботу или первое воскресенье месяца, и используйте это время, чтобы очистить свой стек.

Иногда вам может понадобиться отсканировать документы, сохраняя при этом оригиналы, в случае страховых свидетельств, документов домовладельца и т. д. Оцифровывая их, вы создаете резервную копию и гарантируете, что у вас есть доступ к содержащейся в них информации, даже если вы не можете заполучить оригинал.

7) Не переусердствуйте

Есть некоторые документы, которые вы задаетесь вопросом, сохранить ли оригиналы или оцифровать и уничтожить их. Когда вы сталкиваетесь с трудным вызовом, не переусердствуйте. Отсутствие бумаги должно сделать вашу жизнь проще и легче, а не больше стресса. Спрячьте оригинал в папку, папку-гармошку или картотечный шкаф. Никто не придет и не заберет вашу карту безбумажного клуба, если вы держитесь за несколько бумаг.

Медицинские записи сложны, так как вы должны оцифровывать и хранить их в электронном виде только в том случае, если у вас есть система, совместимая с HIPAA. Вы можете решить просто положить их в папку или папку для аккордеона и раз в год просеивать их в поисках чего-нибудь, что можно выбросить.

Тем не менее, не держитесь и не утруждайте себя оцифровкой документов, которые не имеют смысла. Если вы относитесь к тому типу людей, которые старательно цепляются за бумагу, полагая, что вы делаете ответственное дело, вам может быть страшно кромсать и перерабатывать что- либо . Но понадобится ли вам когда-нибудь та квитанция на бутерброд или пояснения по пособиям двухлетней давности? Разорви их и отпусти.