5 советов для более продуктивных встреч

У каждого есть свое мнение о встречах, например, почему некоторые встречи вообще не нужны или что делает их излишне длинными. Совещания улучшить несложно. При минимальной подготовке и предусмотрительности встречи могут стать более продуктивными для всех.

Один из ключей к лучшему проведению совещаний — сначала понять, какого рода собрание вы собираетесь провести, а затем подготовиться к нему соответствующим образом. Давайте рассмотрим четыре наиболее распространенных типа совещаний, чтобы понять, чем они отличаются.

4 вида встреч

Наиболее распространенные встречи делятся на четыре типа: информационные, обсуждение и совместная работа, регистрация и рабочая встреча.

1. Информационная встреча

Информационная встреча – это именно встреча, используемая для распространения информации. Полугодовые собрания мэрии обычно носят информационный характер. PR-брифинг также обычно носит информационный характер. Обычно только одна сторона имеет информацию для обмена. Посетители там, чтобы впитать это.

2. Обсуждение и встреча по сотрудничеству

Встречи мозгового штурма являются примерами дискуссий или совместных встреч. Информация должна поступать от нескольких человек. Совместные встречи также могут быть встречами для решения проблем. На таком собрании одна или несколько сторон могут установить повестку дня.

3. Встреча по регистрации

Регистрация — это регулярно запланированная встреча, обычно посвященная конкретному проекту, который может быть текущим или иметь ожидаемую дату завершения. Ежедневная схватка является примером контрольной встречи. Проверка хороша для того, чтобы убедиться, что все стороны, участвующие в какой-либо работе или проекте, в курсе проблем, решений, изменений, прогресса и так далее. Регулярные контрольные встречи могут быть (но не обязательно) очень короткими. Если со времени последней встречи изменений мало или нет, то встреча может закончиться, как только все об этом узнают.

4. Рабочая встреча

На рабочем совещании люди собираются вместе, чтобы завершить работу, которую необходимо выполнить. Это так просто. Примером рабочей встречи является встреча, на которой руководители различных групп собираются вместе, чтобы определить график проекта. Они собираются вместе, чтобы обсудить, каким должно быть расписание, а также записывают все ключевые даты. Другой пример — программисты и заинтересованные стороны собираются вместе для внесения изменений в код (скажем, в веб-сайт или другой интерактивный продукт), которые обе стороны могут точно проверить только в присутствии друг друга. Рабочие встречи пресекают прокрастинацию в зародыше. Часто они являются совместными.

5 советов, как сделать встречи более продуктивными

1. Запланируйте встречу в календаре за нужное количество времени заранее

Некоторые встречи должны быть в календаре за несколько недель до их проведения. Например, любое собрание с большим количеством участников, такое как общее собрание компании или ежеквартальное собрание акционеров, должно быть назначено заблаговременно, чтобы помочь как можно большему количеству людей подготовить свое расписание для него.

Другие встречи, особенно внутренние, действительно не следует планировать заранее. Большинству достаточно недели или двух. Если целью собрания является продолжение или решение уже начатого обсуждения или проекта, вы не хотите, чтобы между последним обсуждением и собранием прошло слишком много времени. Люди должны приходить на встречу со свежими идеями.

При поиске времени и даты встречи, которые устраивают всех, используйте инструмент планировщика встреч. Они облегчают планирование и ускоряют процесс.

2. Используйте четкую тему письма

Независимо от того, планируете ли вы встречу с приглашением из календаря или простым сообщением электронной почты или Slack, используйте четкую строку темы. Это ключ к производительности каждого. Тема должна в нескольких словах указывать не только на тему встречи, но и на ее цель. Четкая тема встречи помогает всем понять, почему их вообще приглашают на встречу. Это также подсказывает людям, как они должны подготовиться заранее.

3. Имейте как повестку дня, так и цели

Повестка дня — это список вещей, которые будут происходить на собрании, обычно в последовательном порядке. Дискуссионные встречи действительно выигрывают от наличия повестки дня. Это расписание встреч.

Сама по себе повестка дня не говорит людям, что должно произойти в результате встречи. Таким образом, в дополнение к повестке дня вам необходимо достижение целей.

Какие решения должны быть приняты к концу собрания? Какие результаты произойдут в конце этой встречи? Если вас пригласили на встречу с новым контактом, вполне разумно спросить: «Что вы надеетесь получить от этой встречи?»

В зависимости от сложности встречи вам может не понадобиться, чтобы повестка дня и цели были четкими. Например, цель контрольной встречи всегда одна и та же: проверить, проверить прогресс и сообщить о проблемах. Вам, скорее всего, не понадобится четкая повестка дня для таких встреч. Иногда цели неявно указываются в теме письма. Примером может служить «Установить состав для августовского номера журнала». Цель состоит в том, чтобы выполнить эту задачу на рабочем совещании.

Рекомендовано нашими редакторами

Будьте организованы: Джейсон Шах, основатель Do.com, о повышении продуктивности совещаний

5 предметов первой необходимости для конференц-залов вашей компании

Будьте организованы: инструменты для более качественных совещаний

4. Определите лидера встречи

Каждому совещанию нужен лидер или соруководители. В большинстве случаев это человек, который созвал собрание. Будьте откровенны в решении.

На самом худшем совещании, которое я когда-либо посещал, не было лидера. Это было бесцельно, и никто не знал, как направить нас в нужное русло. Примерно на полпути я понял, что несколько партий считали, что я должен быть ведущим. Я чувствовал себя совершенно униженным и злым на человека, который запланировал это, не уточнив, кто должен был вести разговор. Хуже всего то, что встреча оказалась совершенно непродуктивной для всех. В другой безрассудной сцене я однажды созвал совещание, запланировал его и полностью намеревался провести его, только чтобы другой коллега полностью взял его на себя. Тот бесил.

5. Потерять технологию, но сделать демонстрацию

Прежде чем тратить время на создание слайд-шоу, спросите себя: «Нужна ли мне вообще презентация?»

Если ответ «да», помните, что слайды должны использоваться для того, чтобы вовлекать людей и укреплять ваши позиции, а не доводить их до вас. Никого не впечатляют салфетки со звездами, и никто не хочет смотреть видео, когда они пришли послушать, как вы говорите, или побеседовать с вами.

Если у вас есть продукт или услуга, которыми можно похвастаться, продемонстрируйте, как они работают. Не показывайте фотографии или видео об этом. Дайте вашей аудитории настоящего Маккоя.

Если вы хотите поделиться информацией с каждым участником, отправьте ее до встречи, а не после. Будут ли люди просматривать его заранее, это другой вопрос, но дайте им возможность. Тогда вы сможете потратить свое время на то, чтобы добраться до сути дела, и, возможно, даже меньше времени.

Все выигрывают от более качественных совещаний

Встречи бывают разных форм и размеров и, таким образом, имеют уникальные потребности. Тем не менее, небольшая подготовка имеет большое значение для того, чтобы собрание было продуктивным для всех, кто потратит свое время на посещение. Знание того, какую встречу вы собираетесь провести, также поможет вам сформировать и уточнить свои ожидания от нее.