35 советов по Google Диску, которые нельзя пропустить

Google Диск синхронизируется между устройствами, поэтому вы можете запустить проект на ПК и продолжить его на телефоне, планшете или домашнем ноутбуке. И он работает с любыми документами, а не только с собственными документами, таблицами и слайдами. Установите программу резервного копирования и синхронизации Google на рабочий стол, чтобы автоматически создавать резервные копии файлов с вашего компьютера, камеры или SD-карт на Google Диске.

Однако это аспект Google Диска, который, вероятно, израсходует ваши 15 ГБ бесплатного хранилища, поскольку он обслуживает другие типы файлов. Если вы закончите, вам, возможно, придется заплатить за дополнительное хранилище через Google One. Но варианты начинаются с 1,99 доллара в месяц (или 19,99 доллара в год) за 100 ГБ. Даже 2 ТБ стоят всего 10 долларов в месяц или 99,99 долларов в год.

Название игры с Google Docs — «сотрудничество». Неважно, используете ли вы ноутбуки, планшеты или смартфоны, над документом одновременно может работать несколько человек — до 50 одновременно.

Чтобы следить за тем, что сделали ваши друзья, родственники и/или коллеги, просмотрите историю изменений, выбрав « Файл» > «История версий» > «Просмотреть историю версий» . (Или нажмите «Все изменения, сохраненные на диске » вверху, если он отображается.) Список справа покажет вам, кто и когда обновлял документ; щелкните имя, чтобы увидеть, что они сделали. Дайте разные имена разным версиям, чтобы их было легче отслеживать — нажмите кнопку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть только названные версии.

Чтобы стать частью совместной работы, документ должен быть опубликован. Ограничение составляет 200 человек, но если более 50 соавторов попытаются отредактировать документ, опоздавшие смогут только просмотреть изменения.

Владелец (владельцы) документа может указать, кто имеет права на редактирование. Но чтобы избежать хлопот, сделайте документ общедоступным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу, перейдите в раздел « Дополнительно » и нажмите «Изменить» в разделе «У кого есть доступ». Выберите общедоступный в Интернете или любого, у кого есть ссылка; некоторые клиенты G Suite могут сделать свои документы доступными только для всех в своей организации.

Общедоступные документы доступны для поисковых систем... и Google тоже владеет одним из них.

Обычно вы получаете доступ к файлам, хранящимся на Google Диске, когда ваш браузер подключен к Интернету. Но для тех случаев, когда Wi-Fi недоступен, Google Диск поддерживает автономный доступ.

Сначала установите расширение Google Docs Offline для Chrome (это работает только в браузере Google), затем перейдите в настройки Google Диска. Установите флажок «Создавать, открывать и редактировать последние файлы Google Docs, Sheets и Slides на этом устройстве в автономном режиме». Это активирует службу, но вам нужно будет выбрать, какие файлы вы хотите использовать в автономном режиме. Перейдите на drive.google.com, щелкните правой кнопкой мыши нужный документ (нажмите Shift/Ctrl или Command для нескольких файлов) и включите параметр «Доступно в автономном режиме».

Если вы пользуетесь Gmail и Google Диском, вам повезло: вам больше никогда не придется прикреплять документ. Это означает, что вы никогда не превысите ограничение в 25 МБ для вложений — вместо этого отправляйте файлы объемом до 10 ГБ .

Файлы должны быть загружены в хранилище Google Диска в первую очередь. Вставьте файлы в сообщение Gmail, щелкнув значок Google Диска ( ) в нижней части экрана создания сообщения электронной почты. Если файлы находятся на жестком диске, перетащите их с вкладки «Загрузить».

Вы можете добавить практически любой файл на Google Диск для хранения, но как вы будете работать с ним после загрузки? Преобразование файла в формат Google Docs, Sheets или Slides довольно просто. Загрузите файл и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать «Открыть с помощью». Появится подменю с вариантами, позволяющими изменить, например, документ Word на документ Google. Он создаст копию, оставив исходный файл нетронутым.

Вы также можете использовать расширение Office Editing for Docs, Sheets & Slides Chrome для редактирования любых документов Office, которые вы перетаскиваете в браузер. Затем вы можете сохранить их в исходном формате или сохранить в формате Google Диска для экономии места.

Откройте совершенно новый пустой файл Google Doc для обработки текста на рабочем столе, и если на вашем компьютере есть микрофон, у вас есть возможность сделать голосовой ввод . Найдите его в меню « Инструменты » или нажмите Ctrl+Shift+S. Он помещает значок микрофона рядом с документом — нажмите на него, чтобы говорить, и то, что вы говорите, появляется в документе. Значок микрофона становится красным и получает контур цели, когда слышит вас.

Google много сделал для улучшения распознавания голоса и диктовки за последние несколько лет, и это работает очень хорошо. Не только для записи того, что вы говорите (включая основные знаки препинания — например, произнесите «точка» в конце предложения), но также для внесения исправлений и изменений форматирования с помощью голоса и навигации по документу, не касаясь мыши. Список поддерживаемых языков выходит далеко за рамки только американского английского. Это, однако, будет цензурировать ваши ругательства звездочками — вам нужно будет перепечатать эту чушь позже.

Ищете определенный файл или документ на Google Диске? У Google есть поиск, поэтому обычно это легко. Если вам нужно выполнить расширенный поиск, откройте параметры с помощью стрелки вниз в поле поиска. Оттуда ищите по типу файла, владельцу, помечен ли он звездочкой или в корзину, когда он был в последний раз изменен, с кем им поделились и т. д.

А еще лучше использовать обработку естественного языка при поиске на Диске. Это означает, что вы можете пропустить эзотерические поисковые операторы и попробовать что-то вроде «найти протоколы моих совещаний по продажам за июль прошлого года».