Делайте больше: попробуйте эти 10 простых советов для улучшения списков дел

Насколько эффективен ваш список дел? Помогает ли это вам планировать свой день? Подталкивает ли это вас к расстановке приоритетов для правильных задач? Или это бесконечный список вещей, которые вы еще не сделали, и теперь вы не собираетесь делать ни одну из них? Хороший список дел должен служить вам. Вы не должны быть в его власти.

Лучшие списки дел направляют вас в правильном направлении каждый день и помогают сосредоточиться на самых важных задачах. При правильных стратегиях список дел может помочь вам достичь и более крупных целей. Вот что вам нужно знать, чтобы ваш список дел работал на вас.

1. Выберите правильное приложение (или бумагу)

Первый шаг к составлению лучшего списка дел — решить, где его хранить. Важно, чтобы вам нравилось приложение или блокнот, который вы используете для своего списка дел, иначе вы можете не придерживаться его.

Обратите внимание, как я сказал «ноутбук»? Хотя размещение списка дел в приложении дает много преимуществ (и я перечислю их через мгновение), в бумаге нет ничего плохого! Если бумага работает на вас, прекрасно. Точно так же подойдет и простая электронная таблица или текстовый документ. Используйте инструмент, который подходит именно вам.

Однако цифровые списки дел имеют несколько преимуществ перед бумагой, и хорошо хотя бы знать, что они из себя представляют, даже если вы в конечном итоге будете использовать бумагу. Некоторые преимущества:

• Их легко редактировать, что означает, что вы можете быстро обновлять информацию,

• У них есть встроенные напоминания,

• Их очень сложно потерять, потому что сам список обычно сохраняется в облаке,

• Вы можете сортировать задачи по приоритету, сроку выполнения или в алфавитном порядке.

• Вы можете назначать задачи другим людям и получать уведомления, когда они их завершат.

Если вы ищете приложение для списка дел, какое из них лучше? Протестировав десятки из них, я чаще других рекомендую Todoist, Asana и Things. Но есть много других вариантов. OmniFocus удобен для людей, которые добавляют много деталей к своим задачам. Trello обращается к людям с визуальным мышлением. Microsoft To Do хорошо работает с Office и Windows 10. Google Tasks отлично подходит для интеграции с Google Workspace. Habitica может привлечь ваше внимание, если вам нравится геймификация. И так далее.

2. Составьте более одного списка

У вас не должно быть только одного списка дел. У вас должно быть несколько списков, которые охватывают основные категории вашей жизни, такие как рабочие задачи, личные дела и домашние дела. Наличие нескольких списков поможет вам сосредоточиться. Когда вы на работе, вы не хотите отвлекаться на свой личный список. Когда вы дома, вы не хотите обременять себя мыслями о своих рабочих обязанностях.

Не сдерживайтесь. Составьте списки для всего, о чем вы думаете! Полезные останутся. Вы можете отказаться от всего, что в конечном итоге вам не пригодится.

Некоторые другие идеи:

• Покупка товаров,

• Когда-нибудь (когда вы записываете неважные задачи, которые когда-нибудь могли бы выполнить),

• Выходные (для всего, что вы хотите сделать в выходные, но не хотите, чтобы вас отвлекали в течение недели), и

• Дела для детей.

Помните, что вы можете добавлять новые списки или переименовывать их в любое время.

3. Записывайте свои задачи, как только вы о них думаете

Когда в вашей голове появляется новая задача, запишите ее как можно быстрее. Добавление задач, когда вы думаете о них, мешает вам зацикливаться на них. Как только вы это запишете, вам больше не нужно будет его запоминать, так что вы можете очистить свой мозг от этой мысли.

Если в вашем приложении есть сочетание клавиш для добавления новой задачи, изучите его. Если в вашем приложении есть ярлык для мобильного телефона, настройте его.

Для тех, кто использует бумагу, держите рядом с собой кусочек бумаги во время работы, чтобы быстро записывать отвлекающие мысли, а затем копировать их в свои официальные списки дел, когда это удобно.

4. Назначьте сроки выполнения

Каждый раз, когда у задачи есть срок выполнения, добавьте ее. Увидев сроки выполнения задач, вы сможете расставить приоритеты.

Не каждой задаче нужна жесткая и быстрая дата выполнения, но иногда ее все равно полезно добавить по двум причинам.

Во-первых, большинство приложений для ведения дел позволяют вам видеть, что нужно сделать сегодня, завтра и позже на неделе, независимо от того, в каком списке они находятся. Таким образом, вы можете увидеть все, что нужно сделать сегодня, и получить представление о том, как пройдет день. . Вы также можете воспользоваться моментом, чтобы перенести некоторые задачи, если вы чувствуете себя подавленным, просто глядя на все, что нужно сделать в течение следующей недели.

Во-вторых, назначая сроки выполнения своим задачам, вы эффективно планируете свою неделю, что является отличной стратегией тайм-менеджмента.

5. Ежедневно пересматривайте свои списки дел

Начинайте каждый день с того, что просматривайте свой список задач и оценивайте, насколько он разумен. Затем пересмотрите его.

Если у вас запланировано слишком много задач на день, и вы знаете, что не справитесь со всеми, вы настраиваете себя на неудачу.

6. Ограничьте себя 3–5 заданиями в день

Каков ваш дневной лимит задач? Это зависит от того, какие задачи вы записываете и насколько сложно их выполнить.

Большинству людей я рекомендую начинать с ограничения от трех до пяти задач в день. Может показаться, что это не так уж и много, но если вы сосредоточитесь на том, чтобы записать три самых важных дела, которые вам нужно сделать сегодня, вы можете обнаружить, что это уже слишком много.

Почему бы не написать больше? Если вы записываете слишком много задач и не выполняете их все, вам придется отложить их на другой день. Это означает перераспределение приоритетов и изменение вашего списка, что является ненужной работой, которая вызывает стресс и может показаться обреченной на провал.

Имея небольшое количество задач, вы, скорее всего, закончите их. Чем больше вы закончите все свои задачи, тем лучше вы будете относиться к своим спискам дел в целом. Это позитивное чувство может подтолкнуть вас вперед.

Ваши три-пять задач должны быть важными вещами, которые вы должны сделать. И не более двух из них должны быть рутинными задачами, вроде ежедневного приема лекарств. Сосредоточьтесь на своем намерении на день. Это то, что вы должны записать.

Со временем отслеживайте, сколько задач вы отмечаете каждый день (лучшие приложения для ведения дел отслеживают это за вас), и вы получите представление о правильном количестве задач для вас, если это не три-пять.

7. Ставьте задачи в свой список дел, а не цели

То, что вы пишете в своем списке дел, имеет значение. Ставьте в свои списки задачи, а не цели и задачи. Для этого нужно знать разницу между ними.

Цели — это масштабные достижения или желаемые результаты. Обычно их трудно измерить. Примером может служить «свободно говорить на хинди». Включение этого в список дел будет не очень эффективным.

Рекомендовано нашими редакторами

Лучшие приложения для списка дел

6 простых способов вычеркнуть упрямые дела из списка дел

Будьте организованы: как поместить свой список дел в Календарь Google

Задачи – это вехи на пути к достижению цели. Их гораздо проще спутать с задачами, потому что цели более конкретны и поддаются количественной оценке. Пример цели: «Уметь поддерживать разговор на хинди о моих любимых фильмах в течение трех минут».

Итак, что такое задачи? Задачи — это действия, которые вы предпринимаете для достижения цели. Разбейте цель, и у вас есть свои задачи. Очень часто это единичные события (хотя они могут повторяться). Заданием может быть «выучить три новых глагола на хинди» или «изучить хинди в течение 30 минут».

Задачи, а не цели или задачи, входят в ежедневный список дел.

8. Разделяйте цели и задачи

В идеальном мире многие задачи, которые вы выполняете каждый день, будут преследовать большую цель. Вы должны знать, каковы ваши цели, но вам не нужно записывать их в свой ежедневный список дел.

Вместо этого запишите свои цели и задачи в другом месте. Он может все еще быть в вашем приложении списка дел или блокноте, но не в списке, который вы просматриваете каждый день. Другие места, где вы можете записывать цели, — это ваш журнал или приложение для заметок.

Время от времени возвращайтесь к своим целям. Проверьте их и пересмотрите. Просто не позволяйте им отвлекать вас от конкретных дел, которые вам нужно сделать сегодня.

9. Чаще просматривайте свой список дел

Просматриваемый список — это используемый список. Эффективный список дел поможет вам в течение дня, а это значит, что вам нужно часто просматривать его. Просматривайте его каждое утро, чтобы мысленно подготовиться к предстоящему дню. Просмотрите его после обеда, чтобы знать, на чем еще вам нужно сосредоточиться до конца дня. Пересмотрите его в конце дня, чтобы перенести задачи, которые вы пропустили.

Заведите привычку заранее просматривать все, что вы запланировали на предстоящую неделю, чтобы лучше планировать свое время и вносить коррективы.

В течение дня, если вы начинаете чувствовать себя потерянным в том, что делаете, или нуждаетесь в перерыве, посмотрите в своем списке дел что-нибудь маленькое и легкое (менее требовательная задача, не требующая высокой концентрации), которую вы тем временем можно заняться.

Чем больше вы смотрите на свой список, тем больше вы ему доверяете. Чем больше вы ему доверяете, тем меньше вам приходится помнить, какие задачи вы должны выполнить. Чем меньше вам нужно помнить, тем больше вы освобождаете свой разум, чтобы сосредоточиться на текущей задаче.

10. Сделайте свой список дел доступным для сканирования

Если вы часто просматриваете свой список дел, вы быстро поймете, насколько полезно сразу увидеть, что вам нужно.

Используйте строгий язык или стенографию, чтобы написать свои задачи. Многие приложения имеют рейтинг приоритета, звездочки, теги и другие детали, которые вы можете добавить к важным задачам, чтобы выделить их. Раскрасьте свои задачи, если это поможет. Применяйте значки, которые дают вам больше информации о задаче, например, требует ли она телефонного звонка или связана со здравоохранением. Независимо от того, как быстро вы просматриваете свой список дел, вы сможете получить много информации о том, что нужно сделать.

Установите эти флажки

Большой список дел лежит в основе личной продуктивности. Как приятно найти приложение для управления задачами и процесс, который работает на вас. Отметка пунктов в вашем списке дает вам чувство выполненного долга и является ключевым элементом организации. Надежная система списков дел делает жизнь проще и менее напряженной.