10 советов по управлению цифровыми заметками

Поклонники « Сайнфелда » помнят великолепную сцену из сериала, когда Джерри и Элейн появляются в агентстве по аренде автомобилей. Джерри просит забрать забронированный им автомобиль среднего размера. Агент за стойкой отвечает, что у них не осталось моделей среднего размера, потому что они закончились. «Видишь ли, — говорит Джерри, — ты знаешь, как взять оговорку. Ты просто не знаешь, как удержать оговорку». Я так же думаю о цифровых заметках. Делать заметки очень легко, но гораздо сложнее ими пользоваться .

Чтобы на самом деле использовать заметки, которые вы делаете, вы должны систематизировать и знать, как их найти. Эти советы по началу работы с приложением для создания заметок и организации ваших заметок помогут.

1. Выберите отличное приложение для создания заметок

Выбранное вами приложение для создания заметок сильно влияет на то, будете ли вы когда-либо снова видеть свои заметки и как. Базовое приложение для создания заметок, которое было предустановлено на вашем телефоне или планшете, вероятно, не очень хорошо. Конечно, вы использовали его раньше, и он отлично работает, но, возможно, вы не знаете, каких функций вам не хватает, что отличает просто удовлетворительные приложения от отличных.

Три функции, которые делают приложения для создания заметок действительно полезными:

• папки,
• теги и
• оптическое распознавание символов (OCR).

Чуть позже я расскажу подробнее о каждом пункте.

Три приложения, которые я рекомендую больше всего, основываясь на моем личном тестировании многих приложений для создания заметок на протяжении многих лет:

• Microsoft OneNote, если вам нужно бесплатное приложение для создания заметок,
• Evernote, если вы не против заплатить за премиум-подписку, и
• Quip для совместного ведения заметок.

2. Создайте почтовый ящик

Когда вы быстро записываете заметку, вам нужно место для ее сохранения, где она не потеряется. Создайте папку «Входящие» в приложении для создания заметок и установите ее в качестве места хранения по умолчанию.

Регулярно просматривайте папку «Входящие», чтобы добавить больше информации о своих заметках и отсортировать их. Вы увидите, как это сделать в следующих нескольких советах. Вам не нужно очищать папку «Входящие» по установленному расписанию, но попробуйте сделать это, когда приложение для создания заметок открыто на полноразмерном экране (см. № 10 ниже). Это облегчает просмотр того, что вы делаете, и всех доступных вариантов.

Вам не нужно стрелять в Inbox Zero в приложении для создания заметок. Папка «Входящие» — отличное место для хранения заметок, к которым вы часто возвращаетесь. Например, я сохраняю заметки с именами и паролями сетей Wi-Fi всех моих друзей, поэтому, если я принесу им домой новое устройство или сотру сохраненный пароль, я смогу снова подключиться к сети, не беспокоя их подробностями. У этой заметки есть постоянный дом в моем почтовом ящике.

3. Рассортируйте заметки по папкам или блокнотам

Папки, которые некоторые приложения также называют блокнотами, помогают упорядочивать заметки вручную. Они станут полезными позже, когда вы захотите изучить заметки по определенной теме, например, все заметки, которые являются рецептами.

Папки, которые вы создаете, и то, как вы их называете, зависят от того, какие заметки вы делаете и как вы их используете. Если вы не уверены, начните с папок «Входящие», «Чтение», «Домашняя», «Личная» и «Работа». Вы всегда можете изменить их и создать больше, как только поймете, как вы их используете.

4. Сделайте ярлыки для ваших любимых папок

В любом хорошо используемом приложении для создания заметок есть папки, в которых больше действий, чем в других. Упростите доступ к этим папкам, создав для них ярлыки или пометив их как избранные. Это папки, в которых вы часто просматриваете сделанные вами заметки и добавляете новые.

Вероятно, у вас есть другие папки, в которых просто хранятся заметки до неожиданного момента, когда они вам понадобятся. Они не должны быть впереди и в центре.

5. Используйте теги

Теги помогают найти существующие заметки. Они могут сузить то, что вы видите в определенной папке, или показать вам все заметки, помеченные общей темой в нескольких папках. Они также помогают находить заметки, относящиеся к какой-либо теме, даже если тематическое слово отсутствует в самой заметке. Позвольте мне привести несколько примеров.

Пример 1. Допустим, у вас есть папка «Рецепты» и вы планируете вечеринку для вегетарианцев. Вы можете извлечь все заметки только из этой папки, которые помечены как вегетарианские, чтобы узнать, что приготовить.

Пример 2: Возможно, вы писатель, который пишет для разных изданий. Вы можете делать заметки о статьях и упорядочивать их по папкам в зависимости от того, где они опубликованы. Однако могут быть случаи, когда вы хотите изучить все имеющиеся у вас заметки по определенной теме, независимо от того, кто опубликовал произведение. Если вы пометили свои заметки этой темой, вы можете найти тег и просмотреть их все, независимо от того, в какой папке они находятся.

Пример 3. Вы пересылаете электронное письмо, связанное с проектом, над которым работаете, в приложение для создания заметок. В сообщении никогда не упоминается название проекта или его содержание. Вот как люди общаются, когда они в гуще чего-то. В этом случае вы можете добавить теги для определения заметки (название проекта, клиент, описание работы), чтобы вы могли найти заметку, когда она вам понадобится.

6. Отбраковка тегов

Существует такая вещь, как наличие слишком большого количества тегов. Чем больше вы добавляете тегов, тем неряшливее они становятся. Поэтому время от времени отбрасывайте свои теги. Вот как это сделать.

Откройте список всех используемых тегов. Часто вы можете увидеть количество заметок рядом с тегом. Во-первых, ищите почти дубликаты. Если у вас есть теги как для «приложения», так и для «приложений», избавьтесь от того, у кого меньше заметок. Откройте затронутые заметки и добавьте тег, который вы собираетесь сохранить. Удалите другой тег.

Кроме того, если у вас есть теги с двумя или менее заметками, рассмотрите возможность избавиться от них. Вероятно, они не приносят вам никакой пользы.

7. Создайте ярлык на своем телефоне

Создайте ярлык на своем телефоне, чтобы начать новую заметку в приложении для создания заметок, чтобы идеи и информация всегда были под рукой. На устройствах iOS вы можете сделать ярлык Siri, а на Android найти в приложении опцию New Note Widget.

8. Диктовать

Когда вам приходит в голову что-то, что вы хотите записать, но сильно торопитесь или гуляете с собакой и с трудом можете держать одновременно и поводок, и телефон, диктуйте.

Большинство смартфонов имеют функцию преобразования речи в текст. Используй это! Начните новую заметку, нажмите значок микрофона на клавиатуре и произнесите все, что хотите записать. Кроме того, вы можете записать голосовую заметку и расшифровать ее позже. Если вы войдете в привычку и в конечном итоге будете часто диктовать длинные отрывки, вы можете воспользоваться услугой транскрипции, чтобы сэкономить время. Есть много хороших бесплатных и платных вариантов, хотя платные варианты, как правило, значительно точнее.

9. Прикрепляйте изображения и PDF-файлы, используйте OCR

Если в вашем приложении есть OCR, оно может искать текст, найденный в изображениях, PDF-файлах и других файлах, которые вы загружаете в него. Не стесняйтесь добавлять файлы в свои заметки, когда они вам нужны. Это включает в себя фотографирование информационных знаков, рукописных заметок, страниц книг и так далее.

Вы можете увидеть, как это полезно, на примере. Предположим, вы прикрепляете PDF-файл квитанции за еду, которую вам нужно указать в отчете о расходах. Вы забыли пометить его как "квитанция" и не знаете, где оно. Если вы помните название ресторана, вы можете ввести его в строку поиска, и OCR отследит его.

Обратите внимание на ограничения, накладываемые вашим приложением для создания заметок или типом учетной записи на использование и хранение OCR. Например, бесплатная версия Evernote позволяет распознавать изображения, но не PDF-файлы и документы Office. Для этого вам нужна учетная запись Premium или Business. Если в ваше приложение не встроено сканирование, вы можете рассмотреть возможность сопряжения его с мобильным приложением для сканирования.

10. Организуйте на большом экране

В идеале ваше приложение для создания заметок должно иметь настольное приложение и веб-приложение. Используйте один из них (вообще говоря, настольные приложения лучше подходят для этой цели) при сортировке входящей почты и организации заметок. Наличие большого экрана помогает вам видеть больше приложения и, следовательно, больше вашей структуры папок, тегов и другой информации, которую вы добавляете к заметкам, чтобы они были организованы. Если вы видите все варианты, у вас больше шансов выбрать правильный.

Возьмите записку, держите записку, вернитесь к записке

Когда вы организуете свои заметки, вы повышаете свои шансы не только делать более важные заметки, но и хранить их таким образом, чтобы вы могли вернуться к ним, когда придет время.