De ce un ajutor de lucru ar putea fi cel mai bun lucru de care aveți nevoie cu Dawn Mahoney

Ar putea un ajutor de muncă să fie soluția de învățare care vă ajută afacerea?

Împuternicirea angajaților dvs. cu informațiile de care au nevoie pentru a crește nivelul este o parte integrantă a gestionării personalului și a conducerii unei afaceri de succes. Când identificați probleme sau lacune în cunoștințe, este nevoie doar de o căutare rapidă pe Google pentru a descoperi varietatea de opțiuni disponibile pentru a vă educa angajații.

Cursurile online și eLearning sunt modalități populare de formare. Dar sunt ele cele mai potrivite pentru a preda informațiile pe care trebuie să le cunoască angajații tăi?

Cursurile de formare și soluțiile eLearning nu sunt întotdeauna ghinionul de argint. Acestea sunt adesea răspunsuri costisitoare și consumatoare de timp la o problemă și, în funcție de ceea ce trebuie să știe angajații dvs., ar putea fi o pierdere de timp și bani.

Înainte de a investi în orice soluție de învățare, luați în considerare ceea ce trebuie să știe angajații dvs. Ar putea fi predat cu ceva material ilustrativ? Au nevoie utilizatorii de acces frecvent la materiale ușor de citit, mai degrabă decât ceva pe care trebuie să-l memoreze?

Dacă răspunsul la oricare dintre acestea este da, ceea ce ai putea avea nevoie este un ajutor de muncă.

Ajutoarele de muncă pot fi esențiale pentru a ajuta oamenii să învețe cum să îndeplinească sarcinile. În această postare, Dawn Mahoney împărtășește sfaturile ei pentru crearea de ajutoare pentru locuri de muncă care vor funcționa cel mai bine pentru afacerea ta.

Puteți viziona videoclipul despre acest subiect în partea de sus a acestei postări, pentru a asculta episodul podcast, apăsați redare de mai jos sau citiți mai departe pentru mai multe...

Dawn este fondatorul Learning In The White Space și una dintre autoritățile de top în facilitarea formării și proiectarea instruirii. Ea știe atât de multe despre ajutoarele de muncă, a creat un curs pentru a vă ajuta să le utilizați pentru afacerea dvs., „ Nu totul trebuie să fie un curs: Ajutoare pentru locuri de muncă ”.

Ce este un ajutor de muncă?

Un ajutor de lucru, altfel cunoscut sub numele de „cheat sheet”, este orice material care vă ajută să îndepliniți o sarcină.

Dawn consideră că ajutoarele de muncă sunt instrumente esențiale pentru a oferi oamenilor informații utilizabile pentru a îndeplini sarcini în mod independent. Ele nu trebuie să fie formale sau create pe vreun software special. Trebuie doar să ajute utilizatorul printr-un proces cu succes și în cel mai simplu mod posibil.

Probabil că folosești deja ajutoare de muncă și nici măcar nu știi asta. Un ajutor de lucru poate veni sub forma unei note lipicioase virtuale pe ecranul computerului, care vă reamintește care este parola de conectare la computer. Ar putea fi instrucțiunile de asamblare a hârtiei care detaliază cum să construiți acel nou birou pentru biroul dvs. de acasă. Ar putea fi o listă de verificare, o infografică, o aplicație, o imprimare, o notă mâzgălită pe o bucată de hârtie – toate acestea au potențialul de a funcționa ca un ajutor eficient de muncă.

Ajutoarele pentru locuri de muncă sunt folosite din nou și din nou și oferă valoare unui utilizator care revine. Conceput pentru a fi în mod deliberat ușor de înțeles și rapid de utilizat. Dawn subliniază că, cel mai important, ajutoarele de muncă ar trebui să fie convenabile pentru a fi accesate atunci când este nevoie.

Când aveți nevoie de ajutoare pentru muncă (nu de un curs de formare)

Tipul de material de învățare de care aveți nevoie depinde în întregime de ceea ce doriți să cunoască utilizatorii dvs.

Ajutoarele de muncă sunt mai bune pentru:

• Procese care sunt dificil sau inutile de memorat
• Informații de sine stătătoare
• Informații de care nu aveți nevoie foarte des

Oamenii cred adesea că un curs va reduce lacunele în cunoștințele angajaților lor, dar ar trebui să luați în considerare aplicarea informațiilor înainte de a căuta o soluție. Dacă aveți nevoie să ajutați utilizatorii să urmeze un proces de conectare la un program de calculator, este necesar să îi urmați un curs de formare care necesită timp? Sau ar fi suficientă o foaie de instrucțiuni cu capturi de ecran relevante, etichetate?

Ajutoarele de muncă nu trebuie să fie întotdeauna independente de cursurile de formare – pot fi completări utile. Cu toate acestea, sfatul lui Dawn este că ajutoarele de muncă ar trebui să fie accesibile și în afara cursului. Acestea ar trebui să fie documente descărcabile sau foi de vânzare la care utilizatorii să se poată consulta când au nevoie de ele.

Ce face un ajutor eficient de muncă?

Dawn subliniază că un ajutor de lucru de succes ar trebui să fie clar, concis și să acorde prioritate calității informațiilor în detrimentul cantității.

Deși nu contează neapărat cât de lung este ajutorul tău de muncă (unele manuale, de exemplu, au peste o mie de pagini), contează modul în care este structurat. Cerința principală a unui ajutor de muncă este să furnizeze informații rapid, așa că indexați materiale mai lungi și împărțiți textul în bucăți ușor de găsit.

Textul ar trebui să fie prezentat simplu, de exemplu, sub formă de marcatori, liste numerotate sau propoziții scurte care pot fi consumate dintr-o privire.

Ajutoarele de lucru eficiente includ adesea imagini relevante pentru a ajuta la clarificarea instrucțiunilor. Dawn recomandă includerea de fotografii sau capturi de ecran de bună calitate ori de câte ori este posibil în ajutoarele de muncă.

Dawn sugerează, de asemenea, să folosiți un format vizual, cum ar fi un PDF sau un PowerPoint, ca bază pentru ajutorul dvs. de muncă, deoarece acestea pot afișa atât text, cât și elemente vizuale. Ea vă sfătuiește să vă îndepărtați de formate precum Excel, care ar putea complica prea mult prezentarea și poate face informațiile mai greu de absorbit.

Puteți folosi videoclipurile ca ajutor de lucru, dar aveți grijă că acestea pot consuma mult timp. Este posibil ca utilizatorii să fie nevoiți să vizioneze mai mult videoclip decât au nevoie pentru a găsi informațiile relevante și, în consecință, s-ar putea să nu se bazeze pe ajutoare pentru locuri de muncă în viitor.

Cum să creați un ajutor de lucru de succes

Crearea de ajutoare pentru locuri de muncă nu trebuie să fie complicată, dar necesită o abordare amănunțită. Dawn a împărtășit procesul ei de a crea un ajutor eficient de muncă în acești patru pași.

1. Aflați ce trebuie să știe utilizatorii

Dawn sfătuiește începerea procesului de creare a ajutorului pentru locuri de muncă discutând cu persoanele care îndeplinesc sarcinile în cauză. Ce proceduri urmează? Ce ajutoare de muncă, dacă există, folosesc deja? Unde este problema și unde sunt lacunele în cunoștințele lor?

Familiarizați-vă cu problema pe care se va concentra ajutorul de muncă și veți avea o idee mai bună despre informațiile pe care să le includeți. Pe de altă parte, veți ști ce să excludeți aflând ce cunoștințe au utilizatorii deja.

Alte modalități de a descoperi lacunele de cunoștințe includ găsirea de informații învechite care necesită actualizare sau consultarea materialelor de instruire pentru a vedea ce lipsește din procesele existente.

2. Decideți ce tip de ajutor pentru locuri de muncă să creați

Odată ce știți ce informații doriți să includeți, va trebui să decideți ce tip de ajutor pentru locuri de muncă să creați.

Există multe tipuri diferite și va trebui să decideți care este cel mai potrivit pentru utilizatori. Dawn și-a creat instrumentul „Job Aid Selection” ca punct de plecare, evidențiind unele nevoi tipice de afaceri și ajutoarele de muncă care ar putea fi o soluție potrivită.

Dacă această listă te copleșește, de ce să nu începi prin a lua în considerare tipurile de ajutoare de muncă pe care le ai deja în organizația ta și funcționează cel mai bine pentru echipa ta.

Puteți oricând să experimentați cu noi tipuri, dar dacă rămâneți la tipul cu care știți că utilizatorii dvs. lucrează deja bine, va ajuta ca ajutorul de muncă să aibă succes mai rapid.

3. Pregătește-ți materialele și creează-ți ajutorul pentru locuri de muncă

După ce ați ales un tip de ajutor de lucru, puteți începe să adune materialele de care aveți nevoie pentru a-l crea. Aceasta poate include pregătirea imaginilor, cum ar fi capturi de ecran sau realizarea de fotografii.

Când scrieți, nu uitați să păstrați textul clar și concis, iar dacă lucrați cu materiale specializate, asigurați-vă că aveți un IMM care definește etapele procesului sau terminologiile.

Există multe instrumente digitale disponibile pentru a vă ajuta să creați un ajutor de muncă remarcabil. Dawn a lăudat șablonul gratuit de ajutor de lucru al lui Snagit ca fiind unul dintre preferatele ei, dar este important să rețineți că puteți utiliza aproape orice software de creare de conținut pentru a vă face un ajutor de lucru, de la un document Word la ceva mai complex.

4. Faceți ajutorul pentru locuri de muncă ușor de găsit

În cele din urmă, trebuie să vă asigurați că ajutorul de lucru finit este ușor accesibil. Dawn consideră că a face materialele de învățare greu de găsit este una dintre cele mai importante bariere în calea succesului.

Gândiți-vă când și unde vor avea nevoie utilizatorii dvs. de acest ajutor de lucru și plasați-l în consecință. Dacă utilizatorii dvs. sunt lucrători de birou care au nevoie de informații atunci când se află la computerul lor, poate că veți dori să le oferiți un document pe care îl pot descărca pe desktop. Dar dacă utilizatorul dvs. este un asistent de vânzări care are nevoie de ajutor cu procesele mai puțin utilizate de pe o casă de marcat, o imprimare lipită pe ghișeu ar putea fi mai potrivită.

O modalitate excelentă de a face ajutoarele de angajare accesibile este să creați un spațiu pentru ei (digital sau în alt mod) și să anunțați toată lumea unde se află. Sfatul de top al lui Dawn este să ai un singur link care să conducă utilizatorii către o pagină a sistemului tău intern, sau un document Google, care găzduiește linkurile către toate ajutoarele tale de muncă, astfel încât acestea să fie întotdeauna disponibile.

După ce angajații dvs. au avut timp să folosească ajutoarele de muncă, petreceți ceva timp examinându-le eficacitatea. Sunt folosite? Există informații sau pași pe care i-ați omis sau care necesită îmbunătățiri? Ați creat ajutorul pentru a vă ajuta, așa că verificați dacă își face treaba.

Dawn consideră că cea mai bună modalitate de a monitoriza dacă ajutoarele de muncă sunt eficiente este de a determina dacă sunt utile și dacă sunt utilizate. Dacă nu sunt, află de ce și adaptează-le în consecință. Cu toate acestea, dacă sunt, s-ar putea să creați și mai multe pentru a vă ajuta afacerea.

Dacă doriți să aflați mai multe despre procesul lui Dawn pentru crearea de ajutoare de muncă eficiente, vizitați cursul ei la Academia TechSmith, „ Nu totul trebuie să fie un curs: Ajutoare pentru locuri de muncă ”.

Vezi mai mult conținut grozav pe platforma de învățare online gratuită a TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV

Pentru mai multe sfaturi și sfaturi ale experților, vizitați TechSmith Academy pe YouTube sau ascultați podcastul.