Ce informații ar trebui să puneți într-o semnătură de e-mail?

Probabil ați văzut o semnătură de e-mail care era pur și simplu un nume și alta care include linii de detalii, link-uri și imagini. Care e mai bun? Care este mai eficient? Vă vom ajuta să decideți ce informații ar trebui să puneți într-o semnătură de e-mail.

Depinde pentru ce vei folosi semnătura

Pentru a începe, întrebați-vă pentru ce veți folosi semnătura. Este o semnătură profesională pentru compania dumneavoastră sau o semnătură personală? Veți folosi semnătura în mod implicit pentru fiecare e-mail sau numai pentru anumite? Intenționați să includeți semnătura atât în ​​e-mailurile interne, cât și în cele externe?

LEGATE Ar trebui să vă deranjați cu o semnătură de e-mail?

Majoritatea oamenilor care creează și folosesc o semnătură de e-mail fac acest lucru din motive profesionale. De asemenea, puteți utiliza o semnătură dacă sunteți student sau căutați un loc de muncă. Având în vedere acest lucru, detaliile pe care le includeți pot depinde de industria, ocupația sau intenția dvs.

În plus, dacă intenționați să utilizați o semnătură pentru toate e-mailurile pe care le trimiteți, detaliile pe care le includeți pot diferi pentru mesajele externe și cele interne (în cadrul organizației dvs.). În acest caz, ați putea lua în considerare configurarea mai multor semnături și să utilizați cea de care aveți nevoie la momentul respectiv.

Să aruncăm o privire la elementele de bază pe care ar trebui să le includă fiecare semnătură, elementele opționale pe care le-ați putea adăuga și detaliile pe care ar trebui să le lăsați din semnătura de e-mail.

Ce ar trebui să includeți într-o semnătură

Acestea sunt detaliile esențiale pe care ar trebui să le includeți în semnătură.

Nume complet : cel puțin, ar trebui să includeți numele complet (numele și prenumele) în semnătura de e-mail. Deși probabil că îți folosești prenumele doar pentru e-mailurile personale, ar trebui să-ți folosești numele complet pentru cele profesionale.

Titlu sau poziție : când trimiteți un e-mail cuiva nou, presupuneți că nu știe nimic despre dvs. Ei au numele tău și compania ta (mai jos), dar probabil vor să știe poziția ta în companie.

Numele companiei : Din nou, deoarece majoritatea semnăturilor sunt folosite în scopuri comerciale, ar trebui să includeți numele companiei dvs. mai jos sau pe același rând cu titlul sau funcția dvs.

Sfat: dacă sunteți student, puteți include specializarea, cum ar fi „Student în informatică” și numele școlii dvs.

Număr de telefon : deși e-mailul este o formă solidă de comunicare, de multe ori este necesar un apel telefonic. Dacă destinatarul dvs. de e-mail dorește să discute subiectul verbal, ar trebui să îi furnizați numărul dvs. de telefon și, dacă este cazul, codul de țară și extensia dvs.

Dacă creați o semnătură de e-mail separată pentru comunicațiile interne și externe, este posibil să includeți pur și simplu extensia dvs., mai degrabă decât un număr de telefon complet. Acest lucru este mai ales acceptabil dacă toate apelurile sunt direcționate prin aceeași linie principală.

Ce puteți include într-o semnătură

În funcție de profesia, organizația sau intenția semnăturii dvs., iată câteva detalii pe care este posibil să doriți să le includeți.

Site-ul companiei : Mulți ar putea considera acest lucru un element de bază pe care ar trebui să îl includă toate semnăturile. Cu toate acestea, este pur și simplu o opțiune pe care poate doriți să o adăugați. Dacă da, conectați adresa URL, astfel încât destinatarul să poată vizita cu un clic.

Adresa poștală sau fizică a companiei : dacă lucrați pentru o organizație care are locații diferite, cum ar fi în mai multe state, regiuni sau țări, este posibil să doriți să includeți adresa companiei pentru referința destinatarului.

Adresă de e-mail : mulți sugerează că adresa dvs. de e-mail nu este necesară în semnătură, deoarece se află în antetul e-mailului. Cu toate acestea, există aplicații de e-mail care afișează doar numele, mai ales când răspund.

LEGATE Cum să adăugați o semnătură de e-mail la Gmail

Fotografie : Dacă doriți să adăugați o notă personală, puteți include o fotografie cu dvs. Dacă decideți să includeți o fotografie, asigurați-vă că este o fotografie profesională la cap și nu un simplu selfie sau caricatură.

Sigla companiei : pentru a reprezenta marca companiei dvs., luați în considerare adăugarea siglei dvs. la semnătură. Poate fi benefic pentru destinatarul dvs. să vadă designul, făcându-l ușor de reținut dintr-o privire. Gândiți-vă la unele dintre cele mai cunoscute logo-uri care fac acele mărci să fie rapid identificate.

Culoare : Dacă decideți să nu includeți sigla companiei dvs., luați în considerare o mică pată de culoare cu culorile companiei dvs. Puteți folosi culoarea pur și simplu pentru accente, legături sau linii, dar păstrați-o la minimum una sau două culori.

Link-uri de rețele sociale: pentru o modalitate rapidă de conectare a destinatarului, puteți include link-uri sau pictograme legate de site-uri de rețele sociale precum Facebook, Twitter sau Instagram. Acest lucru este util în special dacă utilizați semnătura pentru dvs. ca liber profesionist, antreprenor sau căutător de locuri de muncă, mai degrabă pentru o companie.

LEGATE: Cum să vă conectați la Facebook din semnătura dvs. Gmail

Disclaimer : Multe companii solicită o declinare a răspunderii privind confidențialitatea și partajarea în partea de jos a unei semnături de e-mail pentru mesajele externe. Verificați cu supervizorul sau managerul dumneavoastră pentru verbiaj dacă credeți că acesta poate fi cazul.

Ce nu ar trebui să includeți într-o semnătură

Dacă nu sunteți sigur dacă ar trebui să includeți sau nu ceva în semnătura dvs. de e-mail care nu este listat mai sus, iată câteva elemente de evitat.

Informații personale : nu includeți detalii personale într-o semnătură comercială. De exemplu, evitați să adăugați numărul dvs. personal de telefon mobil sau adresa de domiciliu decât dacă doriți ca destinatarul să îl aibă și, eventual, să îl folosească.

Citate inspirate : deși citatele pot fi potrivite pentru semnăturile personale de e-mail, ele sunt distrageri inutile în cele profesionale care pur și simplu ocupă spațiu.

Semnătură imagine : este posibil să găsiți semnături de e-mail atractive care sunt de fapt imagini, mai degrabă decât text. Acestea arată de obicei minunat, dar nu sunt practice pentru cei cu cititoare de ecran sau care folosesc o funcție Citiți cu voce tare. Dacă decideți să utilizați o imagine pentru semnătură, asigurați-vă că includeți text alternativ.

Alte sfaturi pentru semnătura de e-mail

Când vine vorba de designul semnăturilor de e-mail, puteți găsi o mulțime de exemple, generatoare de semnături și șabloane care să vă ajute. De asemenea, consultați instrucțiunile noastre pentru șabloanele de semnătură de e-mail din Outlook.

LEGATE: Cum să utilizați un șablon Microsoft pentru semnătura dvs. Outlook

Fii scurt. Se recomandă ca semnătura dvs. de e-mail să nu depășească patru sau cinci rânduri. Cu prea multe detalii, este nevoie de timp pentru ca destinatarul dvs. să găsească informațiile de care are nevoie. În plus, poate fi un porc spațial pe mobil, așa cum se arată mai jos.

În plus, utilizați fonturi ușor de citit și nu exagerați cu prea multe stiluri sau dimensiuni de fonturi diferite, culori, imagini sau link-uri de rețele sociale. Vedeți prima captură de ecran din secțiunea ce nu trebuie inclus de mai sus.

Indiferent dacă creați o singură semnătură de e-mail sau mai multe pentru diferite tipuri de mesaje, asigurați-vă că includeți mai întâi cele mai importante informații și apoi mergeți de acolo cu detalii benefice.

RELATE: 12 reguli de etichetă prin e-mail pentru comunicații impecabile