Pierdeți mai puțin timp în întâlniri cu aceste 4 sfaturi simple
Publicat: 2022-01-29aceste Întâlniri sunt costisitoare, nu numai în ceea ce privește salariile oamenilor, ci și în ceea ce privește încărcătura cognitivă, energie și moral. Întâlnirile sunt întreruptoare, atrăgând atenția oamenilor de la munca de bază care necesită adesea o concentrare mare. Alături de e-mail, întâlnirile au fost în mod constant evaluate de către angajați ca fiind cel mai grav punct de durere de zeci de ani.
În contextul lucrului de la distanță în timpul unei pandemii, când stresul și anxietățile sunt deja mari pentru atât de mulți oameni, este logic să reducem în mod activ timpul pe care îl petrecem în întâlniri.
În funcție de rolul dvs. de muncă, este posibil să puteți ieși pur și simplu de la unele întâlniri, fie prin anularea lor, fie renunțând la ele. Mai este și problema „Ar fi trebuit ca această întâlnire să fie un e-mail?” Dacă conținutul unei întâlniri ar putea fi comunicat mai eficient într-un mod diferit, nu, repet , nu organizați o întâlnire.
Dar întâlnirile pe care pur și simplu nu le poți sări? La urma urmei, unele întâlniri sunt cu adevărat valoroase și importante. Întâlnirile permit oamenilor să se cunoască unul pe altul, ceea ce creează camaraderie. În special în munca de la distanță, întâlnirile ajută la construirea încrederii. Când o problemă urgentă este la îndemână și viteza este o problemă, întâlnirile sunt de obicei cea mai rapidă modalitate prin care oamenii pot identifica problemele și ia decizii. Unele întâlniri oferă claritate într-un mod în care alte metode de comunicare nu pot.
Cei mai multi stiu ca atunci cand trebuie neaparat sa ai o intalnire, intalnirea ar trebui sa aiba o agenda cu obiective, ca agenda sa fie vehiculata in prealabil sau ca poti folosi aplicatii care sa te ajute sa faci intalniri mai bune, bla, bla, bla. Puțini oameni se deranjează cu acești pași. De ce să nu căutați alte modalități de a face întâlnirile mai eficiente și de a reduce timpul petrecut în întâlniri? Iată patru strategii despre cum să o faci.
1. Țineți jumătate din ședință înainte de ședință
În loc să țineți o întâlnire de o oră, programați o întâlnire de 30 de minute (sau mai bine, 20 de minute) și oferiți tuturor participanților la întâlnire o modalitate de a participa la conținut sau scop înainte de întâlnirea propriu-zisă. Această strategie nu este doar utilă pentru reducerea timpului de întâlnire, ci permite, de asemenea, introvertiților și altora să participe în moduri care pot fi mai ușor și mai confortabile decât să vorbească într-o întâlnire.
Cum o faci? Utilizați un instrument de colaborare asincron, cum ar fi un document partajat sau o tablă online, unde oamenii pot citi agenda, scrie întrebări, pot face brainstorming idei sau pot face orice altceva doriți să facă pentru a „participa” la întâlnire. Când le oferi oamenilor un loc unde să citească, să digeră, să comenteze, să facă brainstorming și să gândească asincron, atunci când nu sunt puși la fața locului, își pot lua timpul pentru a face asta. De asemenea, o pot face la momentul potrivit pentru ei și nu le vor întrerupe activitatea de bază.
Unele aplicații pe care ați putea să vă gândiți să le utilizați sunt Miro, Mural, Conceptboard (prezentat), aplicațiile Google Workspace, cum ar fi Google Docs, și chiar aplicațiile de colaborare pentru luarea de note precum Microsoft OneNote.
Oferindu-le oamenilor un loc unde să-și înregistreze ideile înainte de întâlnirea propriu-zisă, veți obține o participare mai bună din partea oricui nu ar putea vorbi altfel. Mai important, ar trebui să puteți reduce timpul efectiv de întâlnire în mod semnificativ, eventual la jumătate, deoarece s-a făcut atât de multă muncă în avans.
Această strategie nu funcționează pentru orice tip de întâlnire, dar este ideală pentru întâlnirile la care toți participanții ar trebui să contribuie, cum ar fi o întâlnire de brainstorming sau o întâlnire de lansare pentru un produs nou.
2. Alocați un cronometru
Atribuiți un cronometru și asigurați-vă că prezentați persoana respectivă drept cronometrul întâlnirii. Cronometrul este responsabil să se asigure că întâlnirea începe și se termină la timp și că orice segmente care ar trebui să fie menținute la o limită de timp sunt.
Pentru a începe la timp, simpla introducere a cronometrului este o modalitate excelentă de a face acest lucru. "Phil va fi cronometrul la întâlnirea de astăzi. Să-i facem treaba lui Phil uşoară şi să începem imediat."
Pentru a termina la timp, cronometrul poate anunța când au mai rămas cinci, două sau un minut, în funcție de vibrația și importanța întâlnirii.
Pentru gestionarea segmentelor, este cel mai ușor să dați un exemplu. Să presupunem că plănuiești o întâlnire în care oamenii trebuie să se prezinte. Ai putea spune: „Te rugăm să te prezinți și să explici de ce participi la această întâlnire în aproximativ 15 secunde. Jill este cronometrajul nostru astăzi. Jill, te rog setează-ți cronometrul să sune după 15 secunde, astfel încât să putem respecta programul.” În acest fel, Jill nu trebuie să se simtă rău pentru că a tăiat pe cineva și i-a spus să-l încheie. Soneria face treaba.
Puteți folosi o formulare similară atunci când aveți segmente ale unei întâlniri pentru diferite persoane pentru a-și prezenta ideile sau informațiile.
Aplicațiile temporizatorului, site-urile web și pluginurile sunt de un ban pe duzină. Utilizați aplicația stoc pe telefon sau un site web gratuit, cum ar fi vclock.com (afișat).
Recomandat de editorii noștri
3. Solicitați feedback cu privire la întâlnirile recurente
Iată o strategie care să vă ajute să reduceți durata întâlnirilor recurente : cereți feedback-ului participanților. Este cel mai eficient cu întâlnirile recurente, cum ar fi întâlnirile permanente ale echipei și check-in-urile săptămânale sau lunare, deoarece formatul și unele dintre subiecte sunt de obicei aceleași de fiecare dată.
După o întâlnire, solicitați feedback specific, cum ar fi:
A fost acea întâlnire mai lungă decât trebuia? A fost prea scurt? Nu am acoperit ceva despre care ați vrut să discutați?
Cu ce nu aveam nevoie să petrecem atât de mult timp?
Au existat părți ale întâlnirii care ar fi fost mai bune dacă le-am fi făcut în alt mod, cum ar fi prin brainstorming într-un document comun?
Participanții la întâlnirile tale pot avea foarte bine idei excelente despre cum să îmbunătățească întâlnirea, indiferent dacă asta înseamnă să o scurtezi, să schimbi formatul sau ambele.
4. Personalizați-vă One-on-One
Organizația dvs. ar putea avea o normă pentru întâlniri unu-la-unu, adică întâlniri recurente între un angajat și manager. Acestea sunt adesea ținute o dată pe săptămână, de obicei, de la o jumătate de oră la 45 de minute. Dar cine poate spune că programul este ideal pentru tine?
Cu unul la unu, cele două părți pot și ar trebui să aibă un dialog deschis despre dacă frecvența și durata întâlnirilor sunt utile și eficiente. O întâlnire de jumătate de oră la două săptămâni poate fi tot ce ai nevoie. Un check-in săptămânal de 15 minute ar putea fi mai bine pentru dvs.
Nu există niciun motiv pentru care întâlnirile unu-la-unu ar trebui să fie mai lungi sau mai frecvente decât este necesar pentru oricare dintre părți. Încercați să discutați acest subiect în următorul dvs. unu-la-unu și vedeți dacă dvs. și omologul dvs. puteți ajunge la un acord cu privire la cantitatea ideală de timp pe care să o petreceți împreună.
Întâlniri mai scurte și mai eficiente
Nu orice întâlnire poate fi anulată. Nici fiecare întâlnire ar trebui să fie mai scurtă decât ați anticipat inițial, în funcție de scopul și rezultatul dorit. Dar, cu siguranță, majoritatea întâlnirilor pe care le au lucrătorii cunoștințe ar putea dura mai puțin timp și ar putea fi mai eficiente. Concentrându-vă în mod activ pe reducerea duratei de timp a întâlnirilor dvs., veți atenua o bună parte din durerea cauzată de întâlniri. Mai important, colegii vă vor mulțumi.