Viitorul comunicării este vizual. Iată 6 moduri în care echipa ta poate inova.

Majoritatea oamenilor înțeleg informațiile mai rapid și mai bine atunci când sunt prezentate vizual.

Acesta este motivul pentru care emoji-urile, GIF-urile, capturile de ecran și videoclipurile ne-au inundat comunicarea de zi cu zi. Și este adevărat și la serviciu.

A fost adevărat atunci când majoritatea dintre noi lucrau în setările tradiționale de birou și este adevărat acum că atât de mulți dintre noi lucrăm de la distanță și este posibil să lipsească acea conexiune adevărată cu colegii de muncă.

Aceasta înseamnă că este și mai important pentru companii să adopte imagini și videoclipuri.

Deci, de ce atât de multe companii se bazează pe e-mailuri lungi și apeluri Zoom nesfârșite pentru comunicațiile lor de la distanță?

Pentru majoritatea organizațiilor, directorilor executivi și managerilor, răspunsul este la fel de simplu ca: „Așa am procedat întotdeauna și funcționează bine!”

Dar iată chestia: ceea ce a funcționat ieri nu garantează neapărat succesul astăzi - mai ales când există opțiuni mai eficiente.

Companiile care întârzie să inoveze sau să actualizeze procedurile vor rămâne în praf.

[Webinar] Valoarea imaginilor și 6 moduri în care puteți începe să le utilizați chiar acum

Lucrarea la distanță necesită găsirea unor modalități noi și mai bune de a vă conecta online cu colegii de serviciu – iar imaginile și videoclipurile sunt cheile pentru o comunicare eficientă la locul de muncă (fie că la distanță sau în persoană).

Am luat. Schimbarea este grea. Tu ești ocupat. Echipa ta este ocupată. Iar ideea de a învăța să faci imagini și videoclipuri este descurajantă (mai ales dacă nu ai mai făcut-o până acum).

Dar dacă crearea de imagini și videoclipuri de calitate profesională pentru a comunica ar fi, în multe cazuri, de fapt mai ușoară decât a scrie un e-mail lung și plictisitor?

Este!

Și, cel mai bine, comunicarea la distanță nu este doar mai bună pentru angajații dvs., ci este mai bună pentru afacerea dvs. Veți crește productivitatea, veți avea mai puține greșeli și veți elimina buclele de feedback.

În plus, angajații tăi vor fi mai implicați ca niciodată.

Nu vă faceți griji, nu vă cerem să renunțați complet la e-mail. Vă sugerăm doar o modalitate mai bună.

Și este incredibil de ușor să începi.

Vă vom arăta cum.

Iată ce vei învăța:

• De ce folosirea exclusivă a comunicațiilor în text simplu (cum ar fi e-mailul) vă costă de fapt timp și bani.
• Cum imaginile și videoclipurile îmbunătățesc productivitatea și implicarea angajaților.
• Șase moduri în care dvs. și echipa dvs. puteți începe cu ușurință să utilizați imagini și videoclipuri pentru comunicațiile la locul de muncă - nu sunt necesare abilități profesionale.
• Cele trei mituri ale comunicării vizuale și de ce sunt neadevărate.

Cum sunt imaginile mai bune pentru comunicarea de la distanță (și afacerea dvs.)

Cu toții am fost acolo. Auzi micul „ding” din căsuța de e-mail. Faceți clic pentru a-l verifica și chiar acolo, uitându-se la tine, este un zid uriaș de text. Cinci paragrafe, câte șase propoziții. Fără personalitate. Fără pauze. Fără imagini.

Nu, mulțumesc.

Alertă spoiler: e-mailul tău NU m-a găsit bine.

Dar să fim clari despre ceva. Nu spunem că e-mailul este învechit. E-mailul este și va continua să fie una dintre coloana vertebrală a comunicării de afaceri.

Este grozav atunci când este folosit corect. Din păcate, am ajuns să ne bazăm pe e-mail ca finalul comunicațiilor la locul de muncă.

E-mailul este perfect pentru actualizări rapide sau note de câteva propoziții. Trebuie să urmăriți o solicitare sau să verificați stadiul unui proiect? E-mailul este adresa ta.

Trebuie să dați instrucțiuni sau să furnizați o mulțime de informații deodată? Acesta nu este cu adevărat punctul forte al e-mailului.

Aplicațiile de chat precum Slack și Microsoft Teams au devenit atât de populare, cel puțin în parte, deoarece am abuzat de e-mail.

Când vine vorba de comunicații bazate pe text, oamenii le doresc scurte și dulci.

Dar nu ne crede pe cuvânt. Noi am făcut cercetările!

Care este adevărata valoare a imaginilor?

Acum câțiva ani, am realizat un proiect de cercetare destul de important numit Valoarea vizuală. Am vrut să știm dacă comunicarea cu imagini și videoclipuri este de fapt mai bună decât textul simplu, dar am vrut să descoperim și dacă există un beneficiu economic pentru comunicarea vizuală.

Am testat 125 de persoane care efectuează sarcini de birou din lumea reală, cum ar fi actualizarea unei pagini web, completarea unui raport de cheltuieli și descărcarea și instalarea de software nou. Pentru fiecare persoană, instrucțiunile pentru fiecare sarcină au fost date aleatoriu ca text simplu, text cu capturi de ecran/imagini marcate sau video.

Apoi, le-am măsurat performanța pe măsură ce și-au îndeplinit sarcinile.

Rezultatele au fost uluitoare.

În total, 67% dintre cei testați au îndeplinit sarcinile mai bine atunci când instrucțiunile au fost furnizate sub formă de imagini sau video. În medie, ei au absorbit informațiile cu 7% mai repede și, când au fost întrebați mai târziu despre sarcini, și-au amintit informațiile mai bine și pentru o perioadă mai lungă de timp.

De fapt, cercetarea noastră estimează că atunci când companiile folosesc mai multe imagini și videoclipuri în comunicațiile la locul de muncă, fiecare angajat ar putea câștiga aproape șapte minute de productivitate pe zi.

Adică aproape 34 de minute pe săptămână de lucru de cinci zile și 2,25 ore pe lună - pentru fiecare angajat.

Asta înseamnă că dacă compania ta are 100 de angajați, ai putea recupera 225 de ore de productivitate în fiecare lună. Dacă compania ta are 500 de angajați, înseamnă 1.100 de ore de productivitate câștigate.

În termeni monetari, aceasta înseamnă aproximativ 1.200 USD în productivitate câștigată pe an pentru fiecare angajat - doar prin utilizarea mai multor elemente vizuale în comunicațiile la locul de muncă.

Angajații vor mai multe imagini

Dacă beneficiile pur economice nu ar fi suficiente, angajații tăi doresc mai multă comunicare vizuală la locul de muncă.

Studiul nostru a constatat că 48% dintre angajați consideră video-ul ca fiind cea mai captivantă formă de comunicare. 37% consideră că textul cu imagini este cel mai captivant.

Doar 15% au spus că e-mailul este cel mai captivant.

Și totuși, aproape 50% dintre companii își măresc de fapt utilizarea e-mailului.

Angajații care sunt mai puțin implicați se simt mai puțin conectați la munca lor, la companie și la colegii lor. Și asta este agravat de sentimentul de deconectare care poate apărea deja cu munca de la distanță.

Dar angajații cu adevărat implicați simt că fac parte din ceva mai mare decât ei înșiși. Au motivație să facă o muncă mai bună.

Când simt că companiei lor îi pasă de ei, le pasă mai mult de compania lor.

Șase moduri simple în care puteți începe să utilizați imaginile la locul de muncă chiar acum - nu sunt necesare abilități profesionale

1. Înlocuiți întâlnirile cu videoclipuri

Întâlnirile pur informaționale nu ar trebui să necesite ca toată lumea să fie în același loc în același timp - chiar dacă acel loc este virtual.

Dacă aveți informații de partajat echipei dvs. care nu necesită feedback imediat sau brainstorming, încercați să înlocuiți acea întâlnire cu un videoclip.

Puteți scrie exact ceea ce doriți să spuneți și să împărtășiți informațiile fără întrerupere sau fără ca conversațiile să se îndepărteze sau să se îndepărteze de curs.

Dacă aveți diapozitive de afișat, utilizați Snagit pentru a vă înregistra ecranul în timp ce povestiți. Fără diapozitive? Nici o problema. Snagit vă poate înregistra camera web pentru a oferi videoclipului o notă mai personală.

Acest tip de livrare respectă mai mult timpul echipei tale. Dacă nu este urgent să cunoască informațiile chiar în această secundă, pot viziona videoclipul în timpul lor. Și, dacă au nevoie de o reîmprospătare, pot oricând să se întoarcă și să vizioneze din nou.

În plus, dacă aveți nevoie de feedback sau dacă au întrebări, ei vă pot adresa individual.

Din experiența noastră, întâlnirile care în mod normal ar fi fost programate pentru o oră pot fi reduse la un videoclip de 20 de minute (sau mai puțin). Este o TONĂ de timp economisit!

2. Oferiți feedback vizual

Aceasta este una dintre cele mai bune modalități de a începe să utilizați imaginile la locul de muncă și comunicațiile de la distanță, deoarece probabil că faceți deja ceva similar.

Aproape toți am fost nevoiți să corectăm și să edităm un document pe care l-a creat altcineva. Îl imprimăm, luăm pixul nostru roșu și notăm pe paginile tipărite unde să facem modificările solicitate.

Din păcate, dacă nu doriți să vă scanați paginile și să le trimiteți prin e-mail, acest lucru nu funcționează cu adevărat într-un mediu de la distanță.

Snagit poate ajuta!

În acest exemplu, am folosit Snagit pentru a face capturi de ecran ale anumitor pagini dintr-o carte electronică și pentru a nota unde au fost necesare modificări. La fel ca în cazul editării tradiționale a documentelor, destinatarul poate vedea exact ce vreau și unde vreau.

Acest lucru nu a durat aproape deloc.

În plus, funcționează pentru aproape orice fel de feedback similar. Trebuie să faceți modificări la un site web? Luați capturile de ecran, notați modificările necesare și trimiteți-le echipei dvs. web.

Puteți face acest lucru și combinând imagini și videoclipuri. Clientul Snagit Referral Rock – a cărui echipă este îndepărtată încă din prima zi – ne-a spus că face în mod regulat capturile de ecran de care are nevoie și adaugă marcajul. Apoi, va realiza un videoclip rapid cu screencast-ul în care își va prezenta echipa prin modificări, astfel încât să poată adăuga context acolo unde este necesar.

Acum, ei înțeleg ce trebuie schimbat și de ce.

Este mai rapid decât scrisul și e-mailul - și mult mai captivant și personal.

3. Creați conținut veșnic de integrare și instruire concentrat

O integrare excelentă oferă noilor angajați instrumentele și informațiile de care au nevoie pentru a reuși în noile lor roluri. Într-un mediu de la distanță, obținerea timpului față în față pentru antrenament nu este o opțiune prea mare, dar crearea de conținut video și vizual de instruire poate contribui în mare măsură la stabilirea lor pe calea succesului.

Fie că este vorba de chestii de formare în prima zi sau de formare continuă a angajaților, conținutul vizual și video are atât de mult sens.

Este grozav pentru lucruri precum cum să utilizați sistemele de resurse umane sau să vă conectați la rețea. Puteți chiar să faceți un videoclip rapid cu răspunsul la patru (sau șase sau 10) întrebări cele mai frecvente de la noii angajați.

Și, este ușor scalabil. Ghidurile, ajutoarele de angajare sau videoclipurile scurte de instruire funcționează pentru una, 100 sau 1.000 de persoane sau mai multe.

Chiar și pentru organizațiile mai mici, acest lucru are mai mult sens. Conținutul tău de antrenament poate funcționa pentru tine chiar și atunci când faci alte lucruri. Veți petrece mai puțin timp departe de locul de muncă și mai mult timp pentru alte activități.

Indiferent dacă aveți nevoie să creați ajutoare pentru locuri de muncă, microvideo-uri de instruire software, ghiduri pas cu pas sau mai mult, Snagit este instrumentul perfect pentru crearea de conținut intern de instruire.

4. Aveți lansări de software mai eficiente

Aproape fiecare organizație trebuie să lanseze software nou la un moment dat. Poate fi incredibil de frustrant și deranjant pentru angajații tăi, mai ales dacă nu este bine comunicat.

Utilizați capturi de ecran și capturi de ecran pentru a arăta cum să prezentați caracteristicile software în timpul unei lansări interne. Înregistrați un screencast rapid care poate fi partajat cu ușurință membrilor echipei sau întregii companii.

Sesiunile scurte de antrenament pot ajuta utilizatorii să-și mențină seturile de abilități în timp ce învață noi funcții. Formarea angajaților pentru lansarea software-ului poate ajuta la prevenirea pierderii productivității.

Am trecut recent printr-o lansare majoră de software la TechSmith. Echipa noastră IT a folosit o combinație de capturi de ecran, videoclipuri scurte și chiar e-mail pentru a ne ajuta să ne pregătim pentru ceea ce urma, să ne ghideze prin procesul de lansare și să ne urmărească după instalarea software-ului.

În loc să ne urcăm drum prin paragrafe de text (pe care majoritatea oamenilor nu vor face mai mult decât să le parcurgem), am putut să vedem ce urma, ce trebuia să facem și să furnizăm feedback după cum ne-am cerut.

5. Oferiți formare/ajutor de la egal la egal (denumită învățare socială sau formare informală)

Cei mai mulți dintre noi probabil că nu ne considerăm antrenori, dar sunt șanse ca dacă lucrezi cu alți oameni, a trebuit să arăți cuiva cum să facă ceva la un moment dat.

Poate fi orice, de la a-i arăta unui coleg cum să adauge un mesaj în afara biroului la e-mailul său până la cum să ajusteze setările microfonului în aplicația de întâlnire virtuală.

În loc să participați la o întâlnire de fiecare dată când cineva are nevoie de ajutor, creați un videoclip rapid screencast care arată procesul. Sau, luați câteva capturi de ecran și utilizați instrumentul pas cu pas al Snagit pentru a face un ghid pas cu pas.

Veți economisi timp în ziua dvs. și veți oferi colegilor o referință plăcută atunci când au nevoie de o actualizare.

6. Răspunde mai rapid la întrebările tehnice

Personalul dumneavoastră IT poate economisi timp și efort considerabil prin crearea de instrucțiuni și ajutoare de angajare pentru cele mai frecvente întrebări. Apoi, când vine o cerere, au răspunsul la îndemână.

Chiar și întrebările mai complexe sau mai puțin frecvente vor beneficia, de asemenea, de imagini și videoclipuri. Când unul dintre utilizatorii dvs. are o problemă sau o solicitare, echipa dvs. IT poate face capturi de ecran exact unde să meargă și ce să facă pentru a remedia problema. Sau, faceți un videoclip screencast trecând prin diferite opțiuni sau potențiale remedieri.

Acest lucru funcționează și pentru utilizatorii dvs.! A primit cineva dintr-o dată un nou mesaj de eroare ciudat? Luați o captură de ecran și trimiteți-o echipei IT. Ei pot diagnostica problema și vă pot aduce înapoi la muncă.

Sau, dacă o aplicație software se blochează în mod repetat, înregistrați pe ecran ce pași luați înainte de accident, pentru a ajuta personalul IT să identifice și să remedieze problema.

Trei mituri despre crearea de conținut vizual (și de ce sunt neadevărate)

Deci, știți că ar trebui să utilizați mai mult conținut vizual în comunicațiile la locul de muncă, dar nu este mult mai greu? Este mult mai ușor să scrii un e-mail, nu?

Să ne uităm la asta.

Mitul 1. Crearea de imagini și videoclipuri durează prea mult

Videoclipurile și imaginile POT dura mult timp. Dar ei nu trebuie.

Amintiți-vă că perfectul este dușmanul binelui. În timp ce mulți dintre noi nu au nicio reținere în a trimite un e-mail rapid fără a corecta sau a ne asigura că toată gramatica și semnele de punctuație sunt perfecte, din anumite motive credem că imaginile și videoclipurile trebuie să fie perfecte înainte de a le partaja.

Nu asa.

Îmbrățișează panta. Campionează filmul cu o singură luare. Sărbătorește și folosește captura de ecran rapidă cu marcaj.

Dacă te trezești într-un ciclu de perfecțiune, fă un pas înapoi și gândește-te la obiectiv și la public. Acești doi factori vă vor ajuta să determinați cât de perfecționat trebuie să fie videoclipul dvs.

În calitate de manager sau CEO, sporește încrederea echipei tale, subliniind în mod explicit ce conținut are prioritate mai mare și are nevoie de mai multă lustruire. Probabil că majoritatea comunicării interne nu trebuie să fie perfectă pentru a fi eficientă.

Mitul #2: Ai nevoie de seturi speciale de abilități

Trecerea la ceva nou îi poate face pe unii oameni să se simtă neliniștiți. Fie că este vorba de nervi în legătură cu a fi un creator pentru prima dată sau de incertitudinea în legătură cu execuția, mulți oameni nu au idee cât de ușor este să creezi imagini.

Tehnologia a adus o mulțime de moduri de a crea cu ușurință imagini și videoclipuri cu adevărat incredibile, fără a fi nevoie de abilități profesionale.

Software-ul de comunicare vizuală precum TechSmith Snagit facilitează crearea și partajarea imaginilor și videoclipurilor de înaltă calitate, care transmit mesaje mai rapid decât textul.

În multe cazuri, este mult mai ușor și mai rapid decât scrierea unui e-mail lung și complicat.

Mitul #3: Nu vei ști de unde să începi

Găsirea de noi modalități de a încorpora conținut vizual în organizația dvs. nu trebuie să fie prea elaborată sau complicată - este menită să simplifice. Există o mulțime de moduri de a folosi elementele vizuale pentru a face comunicarea mai ușoară și pentru a ajuta la înțelegerea.

În primul rând, determinați ce încercați să obțineți și cum vă pot ajuta imaginile în acest sens. Apoi, împuterniciți-vă angajații și ghidați-i pentru a vă asigura că se realizează cu adevărat.

Poate dura ceva timp pentru a scăpa de obiceiul de e-mail, dar tu și angajații tăi veți fi mai fericiți atunci când o veți face.

La fel cum scrieți un e-mail sau pregătiți o agendă de întâlnire, gândiți-vă la scopul videoclipului sau al imaginii și apoi la ce doriți să realizați cu el. Apoi, creează ceva care să facă asta.

Dacă mai aveți nevoie de o mână de ajutor, Snagit vine cu șabloane concepute profesional și ușor de utilizat pentru acele momente în care a începe de la zero pare prea mult. Și, cu un abonament la TechSmith Assets pentru Snagit, veți avea acces la și mai multe.

Du-ți comunicațiile de la distanță la nivelul următor cu imagini și videoclipuri

Companiile care folosesc mai mult conținut vizual și video pentru comunicațiile interne pot câștiga productivitate, pot reduce greșelile, pot elimina buclele de feedback și pot avea angajați mai fericiți și mai implicați.

Și, cu instrumente software precum TechSmith Snagit, nu a fost niciodată mai ușor să creezi conținut de calitate profesională, extrem de eficient, cu doar câteva clicuri - chiar dacă nu ai realizat o imagine sau un videoclip în viața ta.

Omorâți monstrul e-mailului inutil și intrați pe calea către comunicări captivante și eficiente.