Cum să creați documentație și ghiduri de proces vizual

Probabil că nu te considerați antrenor, dar aproape toți trebuie să explicăm un proces sau să instruim pe cineva să facă ceva nou, la un moment dat. Dacă este ceva ce mulți oameni ar putea avea nevoie să știe, probabil că veți dori să creați un fel de documentație pe care să o puteți partaja. În acest fel, nu trebuie să explici iar și iar.

Când vine vorba de explicarea unui proces sau a pașilor necesari pentru a face ceva, nimic nu bate imaginile. Imaginile și videoclipurile vă permit să afișați de fapt pașii necesari pentru a finaliza o sarcină, mai degrabă decât să explicați prin cuvinte.

Aici este utilă documentația vizuală a procesului.

Documentația vizuală a procesului este doar un mod elegant de a spune conținut de instrucțiuni, tutorial sau instruire care include imagini sau videoclipuri.

Cu toții am auzit vechea zicală „o imagine valorează cât o mie de cuvinte”. Se dovedește că este adevărat!

De fapt, cercetările TechSmith au descoperit că oamenii nu numai că preferă atunci când instrucțiunile sunt prezentate vizual, ci de fapt învață mai repede, performează mai bine și rețin informațiile mai mult timp.

Asta înseamnă că există mult mai puține schimbări, va trebui să vină cineva să-ți ceară aceleași instrucțiuni din nou și din nou!

Dar cum creezi documentația vizuală a procesului – mai ales dacă nu ești designer grafic?

Din fericire, crearea de conținut vizual și video cu aspect profesional este incredibil de ușoară cu instrumentele potrivite și puțin know-how.

Iată ce vei învăța:

• Ce este documentația procesului și de ce este importantă?
• Tipuri comune de documentație de proces.
• Instrumente pentru crearea documentației vizuale a procesului.
• Cum să creați cu ușurință conținut vizual - inclusiv video - pentru a crea documentație vizuală extrem de eficientă.
• Cele mai bune practici pentru a vă asigura că documentația dvs. este foarte eficientă.
• Cum să vă asigurați că documentația dumneavoastră are o perioadă de valabilitate mai lungă.

Ce este documentația de proces?

Documentația de proces este orice document care arată pașii necesari pentru a finaliza o sarcină sau un proiect. Ele pot fi formale sau informale, în funcție de public și de scop.

Pentru ce este folosită documentația procesului?

După cum puteți vedea din definiția de mai sus, documentarea procesului este un termen destul de larg. Poate fi ceva la fel de simplu ca o captură de ecran rapidă care arată pașii pentru a vă conecta la un client de e-mail sau la fel de complex ca un document cu mai multe pagini.

Dacă te gândești bine, o rețetă este un document de proces. Prin urmare, poate fi util să ne gândim la un document de proces ca la rețeta pentru finalizarea unei sarcini. Unele rețete sunt complexe și necesită tone de pași și materiale, în timp ce altele sunt simple și pot avea doar câteva ingrediente.

Iată doar câteva moduri în care documentația procesului poate fi de ajutor:

Antrenează noi angajați

Documentarea procesului este extrem de utilă atunci când trebuie să instruiți noi angajați. Făcându-l la dispoziția noilor dvs. colegi de echipă, aceștia se pot ajuta singuri prin procesul de integrare, față de a fi complet dependenți de antrenorul lor pentru a le învăța tot ce trebuie să știe.

Adesea, atunci când un nou angajat se alătură echipei, acesta ocupă un post vacant. Iar atunci când există posturi vacante într-o echipă, fiecare membru tinde să aibă un volum de muncă mai mare.

Așadar, documentarea proceselor înainte de a simți nevoia înseamnă mai puțin stres și presiune atunci când membrii personalului pot fi deja întinși. Desigur, puteți crea în continuare documentația procesului atunci când aveți nevoie imediată de a instrui și un coleg!

Documentația procesului împuternicește oamenii să acceseze informații pe cont propriu, atunci când au nevoie, facilitând capacitatea de a se autoajuta.

Pregătește-te pentru neașteptat

Vă ajută să documentați un proces în cadrul organizației dvs. chiar și atunci când nu este nevoie imediată de el.

Făcând acest lucru, se poate stabili un viitor coleg pentru succes. În mod similar utilizării sale cu formarea angajaților noi, puteți face informațiile disponibile la cerere, iar dacă persoana care ar executa în mod normal o anumită sarcină este bolnavă sau este indisponibilă în mod neașteptat, altcineva poate prelua cu ușurință.

Oferiți transparență procesului

În plus, documentarea unui proces ajută la transparență în cadrul unei organizații. Le permite angajaților care nu sunt aproape de o anumită zonă a afacerii o anumită perspectivă asupra sarcinilor din afara echipei și/sau departamentului lor imediat.

Acest lucru poate duce, la rândul său, la îmbunătățiri ale fluxului de lucru, cum ar fi eliminarea pașilor sau sarcinilor duplicate. De asemenea, poate evidenția punctele dureroase, care pot duce la elemente de acțiune. Conștientizarea punctelor de blocare într-un proces poate fi tot ceea ce este nevoie pentru a obține resurse alocate pentru a face îmbunătățiri progresive.

Unele tipuri comune de documente de proces includ:

• Materiale de integrare, cum ar fi instrucțiuni pentru autentificarea la software-ul de resurse umane.
• Instrucțiuni pentru software.
• Manuale de instrucțiuni ale produsului.
• Rețete alimentare.
• Videoclipuri instructive.

Care sunt câteva dintre avantajele documentării procesului vizual?

Documentația vizuală a procesului ajută la înțelegerea mai ușoară a procesului. Când oamenii pot vedea ce ar trebui să facă, este mai probabil să înțeleagă și să reușească.

Imaginea de mai sus arată procesul de importare a unui link YouTube în TechSmith Knowmia. Într-o singură privire, un utilizator știe exact unde să facă clic și unde să introducă linkul pentru a-și adăuga videoclipul YouTube.

Înțelegerea instrucțiunilor scrise pentru aceasta ar dura mai mult și ar obliga utilizatorii să caute vizual unde să facă clic pentru fiecare pas. În acest fel, totul este în regulă pentru a vedea.

Oferă un ghid de referință pentru ceea ce sunt așteptările pentru rezultatele procesului

Documentația procesului vizual ajută la afișarea rezultatelor așteptate. Documentația arată o cale posibilă orientată către aceste obiective. Totuși, acest lucru nu înseamnă că procesul documentat este singura cale către rezultatul dorit.

Documentația vizuală a procesului care stabilește procedurile pentru un proces facilitează vizualizarea zonelor în care timpul sau instrumentele noastre ar putea fi utilizate mai eficient în viitor.

Oferă context pentru proiecte și procese

Un proces poate include pași și proceduri care se aplică numai unui proiect individual. În timp ce proiectele viitoare ar putea împărtăși multe dintre aceleași proceduri, multe lucruri s-ar putea aplica diferit. Unele dintre aceste diferențe pot fi chiar greu de observat din exterior, privind înăuntru.

Documentația vizuală a procesului facilitează compararea circumstanțelor care au intrat într-un proces față de alt proces. Acest lucru ajută la evitarea greșelilor care pot rezulta din aplicarea unei proceduri unui proces cu care nu se potrivește.

Facilitează instruirea mai ușoară pentru noii participanți la un proces

Documentarea vizuală a procesului ajută la eliminarea multor întrebări pe care le poate avea un nou participant la un proces, deoarece majoritatea acestor proceduri vor fi abordate direct în documentație. Acest lucru permite timp suplimentar care ar fi petrecut antrenând alți oameni pentru a se concentra în alte domenii în care ar putea fi nevoie de atenție. Totul este o muncă mai inteligentă, nu o muncă mai grea.

De asemenea, ce se întâmplă dacă participanții inițiali ai unui proiect își asumă un alt rol? Documentarea vizuală a procesului asigură că proiectul poate fi în continuare finalizat chiar și fără prezența persoanei care a documentat procesul inițial.

Sună destul de bine, nu-i așa? Acestea și multe alte avantaje ale Visual Process Documentation arată cum poate fi un instrument puternic de utilizat în multe moduri dinamice. Având în vedere aceste avantaje, acum este un moment bun pentru a introduce câteva bune practici care vă vor ajuta să profitați la maximum de documentația dvs.

Instrumente pentru crearea documentației vizuale a procesului

Una dintre principalele bariere în calea creării documentației vizuale este convingerea că nu aveți abilitățile, timpul sau cunoștințele necesare pentru a le face corect.

Sunt aici pentru a vă spune că nu aveți nevoie de abilități profesionale pentru a obține rezultate de calitate profesională. De fapt, în multe cazuri, puteți obține ceea ce aveți nevoie cu doar câteva clicuri!

Snagit

Snagit este cea mai bună alegere pentru a crea documente de proces bogate, cu aspect profesional, instrucțiuni, tutoriale și multe altele.

Mult dincolo de o simplă captură de ecran și instrument de marcare, Snagit include o serie de caracteristici care fac documentarea la fel de ușoară precum clic și trage.

Șabloane

Indiferent dacă trebuie să creați unul sau 1.000 de documente de proces, Snagit Templates tocmai a devenit noul tău cel mai bun prieten. Snagit vine cu o serie de șabloane gratuite concepute profesional sau vă puteți abona la TechSmith Assets pentru Snagit pentru a obține acces la multe mai multe.

Cu Șabloane, puteți face capturi de ecran, le puteți plasa în șablon, puteți adăuga orice descrieri de text necesare și ați terminat. Este într-adevăr atât de simplu.

Și puteți merge și dincolo de capturi de ecran. Aveți fotografii sau ilustrații ale produselor pe care trebuie să le partajați? Snagit se poate descurca și cu ele. Doar adăugați-le acolo unde este cazul și lăsați Snagit să facă restul.

Instrumentul pas

Snagit are de fapt un instrument care te ajută să arăți pașii necesari pentru a finaliza o sarcină. Aceasta este documentația procesului pe scurt!

Instrument de simplificare

Instrumentul de simplificare vă permite să eliminați informațiile superflue sau irelevante pentru a evidenția ceea ce este cel mai important. Și, desigur, cu Snagit o poți face în doar câteva clicuri!

În plus, prin eliminarea textului și a altor elemente inutile, conținutul dvs. este mai puțin susceptibil la modificări minore ale interfeței cu utilizatorul, textului etc. Aceasta înseamnă că conținutul dvs. ar putea avea o durată de valabilitate valoroasă mult mai lungă - și asta înseamnă mai puține actualizări și mai mult timp pentru dvs. concentreaza-te pe alte lucruri!

Video din imagini

Uneori, cea mai bună documentație a procesului nu este deloc un document, ci un videoclip! Luați cu ușurință capturile de ecran sau alte imagini și transformați-le într-un videoclip care arată procesul exact. Puteți adăuga adnotări și narațiuni după cum este necesar.

Canva

Canva este una dintre cele mai simple moduri de a crea grafică personalizată. De fapt, multe dintre elementele grafice pe care le vedeți chiar aici în acest blog au fost create în Canva.

Activele TechSmith pentru Snagit

Am remarcat mai presus de toate șabloanele disponibile în TechSmith Assets pentru Snagit, dar nu se termină aici. Există literalmente mii de imagini, ilustrații, pictograme, ștampile și multe altele pe care le puteți utiliza gratuit în proiectul dvs. Snagit vine gratuit cu multe active, dar vă puteți abona pentru a avea acces la mai multe.

Cele mai bune practici

• Fiți specific în modul în care formulați procedurile în documentația dvs., astfel încât să vă comunicați mesajul cu acuratețe.
• Documentați fiecare pas necesar pentru a finaliza un proces. Nu includeți nimic mai mult și nimic mai puțin.
• Asigurați-vă că includeți toate politicile sau regulile pe care trebuie să le urmați în timpul procesului.
• Asigurați-vă că aranjați atât textul, cât și părțile vizuale ale documentației într-o manieră consecventă, astfel încât ordinea procesului dumneavoastră să fie ușor de urmat.
• Asigurați-vă că înregistrați data creării documentației originale, precum și orice actualizări.
• Utilizați instrumente de captură de ecran precum Snagit sau altele pentru a crea imagini puternice (capturi de ecran, videoclipuri, diagrame de flux etc.). Acest lucru va permite ca textul procedurilor dvs. să fie organizat în mod clar.
• Din motive de securitate, stocați documentația într-o locație în care este posibil să controlați cine are acces la ea.
• Faceți backup pentru toate fișierele care merg împreună cu documentația procesului vizual.

Lectură sugerată

• Cum să creați un manual de instruire: pași și instrumente care fac acest lucru ușor
• Cum să creați ajutoare pentru locuri de muncă care să crească vertiginos performanța echipei dvs
• Cum să creați un ghid rapid de referință excelent
• Aceasta este cea mai rapidă modalitate de a crea conținut vizual
• Cum să documentezi un proces în doar câteva clicuri

FAQ

Notă: această postare a fost publicată inițial în 2017, dar a fost actualizată în septembrie 2020 cu informații noi.