Cum să înlocuiți întâlnirile cu videoclipuri

Îți petreci o parte alarmantă a zilei sau a săptămânii în întâlniri la locul de muncă?

Simțim acea durere!

Comunicarea la locul de muncă de astăzi are loc în multe moduri diferite. Unele dintre cele mai comune metode includ:

• Întâlniri față în față
• Întâlniri virtuale
• E-mail
• Instrumente de chat

Deși fiecare are un scop, în funcție de ceea ce trebuie să împărtășiți, fiecare are și dezavantaje.

Cercetarea noastră a constatat că majoritatea angajaților consideră că comunicările companiei lor nu transmit un mesaj clar și că liderii nu comunică într-un mod care este cel mai bun pentru angajați. Acest lucru poate avea un impact imens asupra productivității, angajării angajaților și chiar asupra performanței la locul de muncă.

Un mare vinovat? Prea multe întâlniri.

Modul în care întâlnirile perturbă activitatea

Asta nu înseamnă că întâlnirile sunt în mod inerent proaste sau neproductive. Uneori, o întâlnire față în față este cea mai bună modalitate de a comunica. Starea jos, vorbirea prin idei și luarea deciziilor funcționează excelent într-o serie de situații.

Din păcate, pentru că funcționează uneori, multe companii tind să-l folosească tot timpul.

Această abordare nu este întotdeauna posibilă. Chiar și cu opțiuni de întâlnire virtuală, poate fi dificil de programat din cauza constrângerilor de fus orar și a disponibilității limitate în calendarele deja încărcate ale oamenilor.

Uneori poate dura chiar mai mult pentru a programa o întâlnire cu un grup ocupat de părți interesate decât întâlnirea în sine.

Întâlnirile prezintă și alte provocări, mai puțin evidente, cum ar fi:

• Oamenii vorbesc unul peste altul
• Oamenii liniștiți nu vorbesc întotdeauna
• Oameni care fac mai multe sarcini sau nu sunt implicați
• Auzind „Îmi pare rău, trebuie să alerg la o altă întâlnire”

De câte ori ai fost într-o întâlnire în care două sau trei persoane au dominat conversația și toți ceilalți au fost nevoiți să lupte pentru a le face auzită vocea? Nu toată lumea are o personalitate care se pretează să întrerupă și să vorbească, mai ales în grupuri sau în conducere.

Unii oameni au nevoie, de asemenea, de mai mult timp pentru a procesa informații înainte de a oferi idei sau contrapuncte. S-ar putea să aibă lucruri grozave de împărtășit, dar o întâlnire s-ar putea să nu fie cel mai bun loc pentru a le face.

În plus, toți am participat la întâlniri în care cel puțin unii dintre participanți își verifică telefoanele sau lucrează la altceva.

Poate că nu aveau nevoie să fie la întâlnire. Sau poate doar o mică parte din întâlnirea de o oră a fost de fapt relevantă pentru ei. Oricum, probabil că nu a fost o utilizare eficientă a timpului lor.

În mod ironic, un alt dezavantaj al întâlnirilor se întâmplă atunci când merg bine. Ați fost vreodată în mijlocul unei discuții bune doar pentru a fi scurtată pentru că timpul a expirat? S-ar putea să ai nevoie doar de încă 10-20 de minute, dar, în schimb, pentru că oamenii au alte angajamente, trebuie să te oprești și să încerci să relui de unde ai rămas la un alt moment.

Între a încerca să găsești din nou timp în calendarul tuturor și a-i readuce pe toți pe aceeași pagină, este aproape imposibil să revii în flux. Multe idei grozave s-ar fi putut pierde în timpul dintre întâlniri.

Renunțați la întâlnirile inutile cu videoclipuri

În ciuda tuturor acestor dezavantaje, majoritatea organizațiilor continuă să programeze întâlniri inutile.

Nu trebuie să fie așa. Tu și echipa ta poți renunța la aceste întâlniri cu videoclipuri. Veți crește implicarea și productivitatea - și veți reduce timpul pierdut. Cercetările confirmă acest lucru. De fapt, am constatat că 48% dintre angajați consideră video cea mai captivantă formă de comunicare .

Dar videoclipurile nu au mult de lucru?

Știu la ce te gândești... dacă n-am făcut niciodată un videoclip, cum va economisi mai mult timp să învăț să fac asta decât să ai o întâlnire? Aceasta este o reacție normală și nu ești singur. Aceste temeri pot proveni din credința că:

• Videoclipurile trebuie să arate perfect pentru a fi eficiente
• Realizarea videoclipurilor necesită întotdeauna mult timp
• Videoclipurile vor fi greu de monitorizat și de actualizat în timp
• Videoclipurile necesită multă pregătire, cum ar fi scenarii și scenarii

În timp ce în unele cazuri toate cele de mai sus pot fi adevărate, în majoritatea situațiilor de comunicare la locul de muncă, nu trebuie să vă pregătiți mai mult pentru realizarea unui videoclip decât ați avea o întâlnire.

Snagit este un instrument fantastic de captură all-in-one care vă poate ajuta să capturați sau să înregistrați cu ușurință ecranul și să faceți modificări simple.

În plus, Snagit vă oferă o modalitate simplă de a vă înregistra vocea și ecranul (sau camera web) în același timp, făcând crearea videoclipurilor cu informații grozave o briză absolută.

Și ține minte, nu faci următorul blockbuster de la Hollywood. Nu trebuie să fie perfect. Aceste tipuri de videoclipuri sunt de obicei destinate unui grup mic de persoane și au o perioadă de valabilitate relativ scurtă.

Adesea, poate fi la fel de ușor ca deschiderea unui pachet de diapozitive sau a unei foi de calcul și pur și simplu vorbind peste ea în timpul înregistrării. Dacă faci o greșeală, continuă. Le puteți tăia cu ușurință pe cele cu adevărat flagrante când ați terminat.

Avantajele utilizării video pentru a înlocui întâlnirile

Să aruncăm o privire la un exemplu rapid despre cum funcționează de fapt acest concept.

Destul de simplu, nu? Așa credem și noi. De aceea, echipele noastre de la TechSmith s-au sprijinit pe acest model și au eliminat o mulțime de întâlniri care ne aglomera calendarele.

Uneori, este posibil să doriți totuși să aveți o întâlnire după discuția inițială bazată pe web. Dacă acesta este cazul, acum puteți trece direct în modul de luare a deciziilor, în loc să petreceți prima jumătate a întâlnirii având pe cineva să prezinte informații sau date și să răspundă la întrebări.

Când se întâmplă asta, ghici ce? Tocmai ai făcut o „întâlnire inversată”. Aceasta este o altă tehnică excelentă pentru întâlniri mai eficiente, ceea ce înseamnă pur și simplu împărtășirea informațiilor în avans, astfel încât toată lumea să vină la o întâlnire mai pregătită.

Cu toate acestea, de multe ori veți descoperi că puteți realiza tot ceea ce aveți nevoie printr-o discuție video bazată pe web și puteți sări peste întâlnire împreună!

7 beneficii ale discuțiilor bazate pe video

După ce a folosit din ce în ce mai mult această tehnică la TechSmith pentru lucruri precum actualizări de stare, rezultate ale cercetării și propuneri de strategie, iată primele șapte beneficii pe care le-am văzut:

1. Toată lumea primește o voce egală

O discuție bazată pe video permite chiar și celor mai blândi colegi să intervină ori de câte ori au cu ce să contribuie. Cu nimeni altcineva cu care să se mulțumească în timp real, toți spectatorii pot lăsa comentarii după cum este necesar.

2. Toată lumea poate vizualiza conținutul când și unde este convenabil pentru el

Nu vă mai luptați pentru a găsi o sală de ședințe sau nu vă mai străduiți să găsiți un slot pentru calendar care să funcționeze pentru toată lumea. Cu ajutorul videoclipurilor, fiecare membru al echipei poate viziona informațiile atunci când este cel mai convenabil pentru el și nu trebuie să se simtă nepregătiți pentru o întâlnire personală dacă programul său este încărcat.

3. Le permite oamenilor timp să digeră conținutul înainte de a răspunde

Uneori, poate fi dificil să oferi feedback imediat în timpul unei întâlniri. S-ar putea să aveți nevoie de timp pentru a lăsa conținutul să intre și poate să îl revizuiți înainte de a vă exprima opinia. Videoclipul asincron rezolvă această problemă!

4. Documentează și arhivează conversația într-un singur loc

Nu ți-ai dori uneori să te întorci și să vezi o înregistrare a tot ceea ce s-a spus într-o întâlnire personală? Atunci când partajați un videoclip, informațiile trăiesc permanent într-un format ușor accesibil.

5. Permite tuturor să aibă un context comun

Dacă intenționați să aveți o întâlnire ulterioară, videoclipurile sunt o modalitate excelentă de a oferi tuturor părților timpul și informațiile de care au nevoie pentru a se simți pregătite să participe la ea. În plus, aceste informații vor fi transmise uniform.

6. Putem folosi mai bine timpul în persoană (dacă este încă necesar)

Când colegii au un videoclip cu informații grozave, cu toții putem folosi mai bine întâlnirile noastre în persoană și nu pierdem timpul retransmitând statistici pentru prima dată. Adică, dacă este necesară chiar și o întâlnire personală după o distribuire video!

7. Uneori putem înlocui o întreagă întâlnire

Dacă un videoclip grozav poate transmite toate informațiile pe care le-ar avea o întâlnire în persoană, de ce să ne întâlnim? Videoclipurile pot economisi timp tuturor și pot crește productivitatea.

rezumat

Întâlnirile inutile pot face ravagii productivității și moralului. E-mailul și alte forme de comunicare prezintă, de asemenea, propriul set de provocări.

Cu toate acestea, videoclipul oferă o alternativă excelentă la întâlnirea tradițională.