Care sunt caracteristicile de top ale software-ului de urmărire a timpului?

Aplicațiile de urmărire a timpului folosesc automatizarea pentru a monitoriza timpul atât la locul de muncă, cât și în mediile personale. Când vine vorba de monitorizarea timpului cu software dedicat, prima întrebare pe care ați dori să o puneți este probabil următoarea: „Cum cunosc caracteristicile esențiale ale unui instrument bun de urmărire a timpului și ce software are aceste calități de bază?”

În acest articol, vă vom arăta ingredientele importante ale unui instrument de urmărire a timpului de încredere și apoi vă vom sugera instrumentul ideal pe care îl puteți utiliza.

Care sunt beneficiile software-ului de urmărire a timpului?

În primul rând, ar trebui să înțelegeți că utilizarea software-ului de urmărire a timpului vă va servi foarte mult afacerii. Unele dintre beneficii includ următoarele:

1. Productivitate îmbunătățită

Urmărind activitatea angajaților tăi, vei reduce rapid atitudinile negative care pot împiedica productivitatea la locul de muncă. De asemenea, îți va fi mai ușor să-ți faci personalul să se concentreze pe atingerea adevăratului lor potențial. Atunci când oamenii își pot măsura activitățile și, de asemenea, își pot monitoriza orele productive, pot identifica cu ușurință lucrurile care le trage productivitatea în jos și le pot repara.

2. Înregistrare fără întreruperi a timpului

Oricât de mult îți dorești să urmărești îndeaproape activitatea angajaților, există și alte lucruri importante care necesită atenția ta. În plus, încercarea de a captura timpul, de a înregistra orele facturabile, de a calcula salariile lucrătorilor și, de asemenea, de a redacta manual facturile clienților te va epuiza.

Dacă utilizați un instrument de urmărire a timpului, trebuie doar să configurați o singură dată setările de captare a timpului și să prezentați termenii de facturare. Instrumentul se ocupă automat de orice altceva după aceea.

3. Transparență sporită

Dacă personalul tău se simte înșelat atunci când îi subliniezi laxitatea la locul de muncă, înregistrările precise ale instrumentului de urmărire a timpului vor oferi o soluție pașnică. Puteți folosi informațiile pentru a evalua productivitatea angajaților dvs. și pentru a identifica zonele gri care trebuie abordate - și nu veți arăta nerezonabil în timp ce faceți asta.

4. O mai bună conștientizare a termenului limită și management al timpului

Prin observarea activității angajaților în timp real, va fi ușor să preziceți timpii de finalizare a sarcinilor și sarcinilor. De asemenea, puteți identifica rapid factorii cheie de întârziere. Efectele negative ale ajustărilor pe termen scurt sau lung nu vor fi ușor evidente, deoarece aveți deja un sistem robust de gestionare a timpului.

5. O cultură solidă la locul de muncă

Punând un accent strict pe urmărirea eficientă a timpului, veți construi treptat o cultură la locul de muncă a disciplinei și a răspunderii. Adică, angajații tăi vor deveni orientați către obiective. De asemenea, vor învăța să aibă mai multă încredere în tine și se vor simți mereu motivați să performeze conform KPI-urilor companiei.

Care sunt caracteristicile esențiale ale unui Good Time Tracker?

Software-ul de urmărire a timpului colectează de obicei date legate de timpul pe care angajații îl folosesc pentru a finaliza sarcinile care le sunt atribuite. Este convenabil și mai eficient decât foile de pontaj tradiționale, cum ar fi Excel, care necesită o introducere manuală pentru fiecare secundă sau minut lucrat.

Majoritatea proprietarilor de afaceri încep să realizeze nevoia de a valorifica astfel de analize ale timpului de lucru pentru a obține informații și de a eficientiza diferitele părți ale operațiunilor lor. De exemplu, pentru a calcula cu exactitate numărul de ore productive lucrate de un membru al personalului și pentru a gestiona plățile săptămânale sau lunare ale angajatului, puteți utiliza o soluție de urmărire a timpului care are o funcție de facturare integrată.

În această notă, pe lângă funcția sa de bază de monitorizare a timpului petrecut pe proiecte, un instrument de urmărire a timpului bun ar trebui să aibă următoarele caracteristici cheie:

1. Urmărirea holistică a timpului

Doar monitorizarea timpului nu este suficientă. Foarte important, formatele utilizate în prezentarea rezultatelor pot face informațiile mai semnificative. În zilele noastre, unele dintre cele mai bune instrumente de urmărire a timpului redau informațiile înregistrate într-un mod care facilitează filtrarea datelor de timp pentru manageri în funcție de proiecte, clienți, unități și sarcini individuale. Mai mult, este un bonus dacă software-ul are o interfață simplă care îl face potrivit pentru mai multe scopuri.

2. Foi de pontaj automate

Foile de pontaj ajută la monitorizarea absenței angajaților de la serviciu, pauzele, vacanțele și numărul de ore lucrate. Caracteristica folosește aceste informații pentru a calcula orele facturabile și, prin extensie, sumele plătibile lunare/săptămânale pentru fiecare angajat, făcându-l util pentru procesarea salariilor și a facturilor.

Unele instrumente de urmărire a timpului nu au această funcție. Cu toate acestea, cei cu acesta au un șablon încorporat pentru a genera foi de pontaj în format PDF, CSV sau DOC. În plus, puteți exporta rezultatele pe e-mail.

3. Instrumente încorporate pentru raportare și analiză

Software-ul de încredere de urmărire a timpului vă va permite să creați rezumate ale muncii fiecărui angajat. Acestea includ de obicei următoarele:

• Detalii legate de activitate, cum ar fi numărul total de ore depuse de angajatul dvs., timpul total de inactivitate, timpul total de productivitate și nivelurile de activitate ale utilizatorului pentru fiecare perioadă de timp.
• Detalii de performanță a personalului, în special legate de proiectele de echipă, astfel încât să puteți măsura contribuția fiecărui membru.
• Rapoarte legate de sarcini ale fiecărui membru al echipei pentru a vedea natura jobului întreprins. Unii angajați ar putea să înregistreze cifre mari în timp ce nu sunt implicați în activități legate de muncă.

Funcția Raport și analiză a instrumentului de urmărire a timpului ar trebui să vă permită să generați aceste date în câțiva pași.

De asemenea, este ideal dacă rezumatele sunt afișate în formate de tip diagramă sau grafice pentru căutări ușoare. Cu toate acestea, șabloanele personalizabile vor fi mult mai utile.

4. Capacități unice de management de proiect

Software-ul de urmărire a timpului este util în esență în managementul proiectelor. Cu toate acestea, în timp ce majoritatea aplicațiilor de urmărire a timpului de pe piață tind să includă module simple care le fac potrivite pentru majoritatea proiectelor de dimensiuni mici, este posibil să găsiți că următoarele capacități de management de proiect lipsesc în multe instrumente de urmărire a timpului populare:

• Gruparea sarcinilor între subdiviziuni ale unei echipe
• Stabilirea termenului limită pentru proiecte și sarcini individuale
• Monitorizarea progresului pentru locurile de muncă aflate în derulare
• Managementul bugetului

Ideea este că este posibil ca cele de mai sus să nu fie necesare pentru o afacere mică. Cu toate acestea, nu puteți ignora aceste caracteristici dacă doriți să vă asigurați că proiectele sunt finalizate la timp, în limita bugetului și cu calitatea dorită.

5. O funcție de alertă pentru mementouri în timp util

Un instrument de urmărire a timpului poate fi diferența dintre o întârziere și un răspuns în timp util la o problemă. De exemplu, unii angajați ar putea uita să se deconecteze, caz în care software-ul le trimite o notificare înainte de a părăsi complet sediul. De asemenea, aplicația ar trebui să vă poată avertiza când un termen limită se apropie cu repeziciune și sunteți în întârziere. În același mod, ar trebui să fie posibil să le acordați membrilor echipei dvs. permisiunea de a primi astfel de alerte pentru sarcinile în așteptare. Unele aplicații de gestionare a timpului trimit automat astfel de notificări prin e-mail, SMS și cameră de chat (dacă sunt integrate).

6. Managementul facturilor

În timp ce foile de pontaj ajută la simplificarea modului în care sunt înregistrate orele facturabile, poate fi necesar să rezolvați manual procesul de facturare. Cu toate acestea, acest lucru nu este ideal dacă vă taxați clienții pe oră sau zilnic. De asemenea, lucrurile se pot complica pe măsură ce afacerea dvs. se extinde.

Așadar, în trackerul de timp trebuie să fie disponibilă o funcție separată de gestionare a facturilor pentru a urmări orele lucrate și a genera automat documentele de facturare conform termenilor conveniți. Pe lângă faptul că vă scapă de sarcina de muncă, instrumentul vă asigură, de asemenea, că puteți trimite clienților detalii de facturare exacte în mod constant. Acest lucru va genera încredere pe termen lung.

7. Integrarea cu alte programe software

Schimbarea pe diverse platforme și aplicații terță parte este un aspect inevitabil al majorității proiectelor din zilele noastre. În plus, instrumentele ar putea oferi servicii care le fac indispensabile echipelor interfuncționale.

Câteva exemple sunt următoarele:

• Asana
• Forta de vanzare
• PayPal
• Gramatical
• Trello
• Slack

Software-ul de urmărire a timpului care se poate integra perfect cu aplicații terțe vă va ușura modul în care vă gestionați proiectele. Acestea fiind spuse, necesitatea unui astfel de instrument de urmărire a timpului multifuncțional poate să nu fie ușor de observat până când vă eficientizați operațiunile la locul de muncă. Prin centralizarea aplicațiilor utile pentru proiectul dvs. într-un singur loc, puteți implementa eficient strategii de performanță pe termen lung și scurt. Alegeți doar un instrument de urmărire a timpului liber sau plătit, care merită folosit.

8. O aplicație mobilă

Având un software de urmărire a timpului, care este accesibil pe smartphone-uri, poate contribui la continuitatea afacerii. Unele mărci au aplicații mobile în care utilizatorii pot accesa aproape toate funcționalitățile versiunilor desktop ale instrumentelor lor de urmărire a timpului.

Cu versiunea mobilă a aplicației de urmărire a timpului, vă puteți menține afacerea în funcțiune 24/7. În plus, puteți primi actualizări în timp real despre progresele realizate cu proiectele nefinalizate. De asemenea, puteți vizualiza nivelurile de performanță ale angajaților dvs. În plus, posibilitatea de a utiliza un instrument de urmărire a timpului pe telefon vă poate duce înaintea programului.

Este un avantaj suplimentar dacă aplicația este integrată cu stocarea în cloud.

Ce monitor de timp are toate caracteristicile necesare?

Unele opțiuni excelente sunt disponibile acolo. Acestea fiind spuse, în timp ce unii pot fi buni să vă permită să aveți o imagine detaliată asupra activităților personalului dvs., este posibil să nu fie potrivite pentru gruparea eficientă a sarcinilor, iar câteva dintre cele mai bine cotate sunt destul de limitate la nișă.

Din fericire, există un instrument de urmărire a timpului puternic, care are toate caracteristicile dorite. Acest instrument se numește Traqq Time tracker. Vine cu aceste și alte funcții interesante și poate fi accesat complet gratuit.

Vă recomandăm să utilizați Traqq dacă doriți un instrument de urmărire a timpului cu o suită completă de funcții pentru monitorizarea activității și performanței echipei dvs.

Concluzie

Utilizarea instrumentelor de urmărire a timpului este mai mult decât o tendință. Cu toate acestea, nu toate instrumentele de urmărire a timpului merită timpul dvs. Acest articol a acoperit punctele cheie de luat în considerare atunci când alegeți software-ul de urmărire a timpului.

Ți s-a părut util ghidul? Vă rugăm să ne anunțați prin secțiunea de comentarii.