3 tehnici pe care trebuie să le cunoașteți pentru a profita la maximum de investiția dvs. în BI
Publicat: 2022-01-29Acum un deceniu, dacă ai fi întrebat un manager de afaceri tipic despre cea mai presantă provocare a lui, probabil că ți-ar fi spus că este o lipsă de informații. Multe companii funcționau în esență pe instinct, deoarece nu aveau o perspectivă puternică asupra modului în care funcționau afacerea lor.
În zilele noastre, ne confruntăm cu problema inversă. Aplicațiile de servicii cloud aruncă munți de date chiar și întreprinderilor mici. De la ferma de servere virtuale la succesul campaniei de marketing prin e-mail și chiar și la tot acel inventar pe care îl aveți în depozit, numerele vin în afacerea dvs. din toate unghiurile. Din fericire, instrumentele de business intelligence (BI) accesibile au potențialul de a permite chiar și întreprinderilor mici și mijlocii (IMM-uri) să analizeze acele date în acel unicorn al succesului analitic, o perspectivă acționabilă. Dificultatea este să-ți faci brațele în jurul numerelor.
Aici intervine analiza de afaceri. După cum vom explica în acest articol, tehnicile de analiză a afacerii nu sunt tablourile de bord colorate pe care instrumentul dvs. BI vă va permite în cele din urmă să le construiți. Acestea sunt cele care vă permit să vă luați datele brute și să le utilizați pentru a construi o hartă care să conducă direct la acțiuni în lumea reală. Instrumentul BI este catârul de pachet care vă ajută să ajungeți acolo.
Mulți manageri de afaceri mai mici se feresc de instrumentele BI pentru că le consideră prea dificile de utilizat, dar, de fapt, nu sunt atât de dificile odată ce știi ce vrei să-ți spună. Tehnicile de mai jos vă vor permite să înțelegeți care trebuie să fie acele întrebări și cum veți dori să vi se răspundă la ele.
Ce face ca analiza să fie importantă
Analiza afacerii trebuie să înceapă înainte de a porni instrumentul BI. Un serviciu BI în sine nu valorează prea mult. Pentru a beneficia de unul, trebuie să-l împuterniciți să vă spună vouă, managerilor și angajaților dvs. informațiile pe care trebuie să le cunoască. Date care îi vor permite să-și facă treaba mai bine, cu un beneficiu corespunzător pentru restul afacerii.
Acestea ar trebui să includă datele de care au nevoie în mod regulat și ar trebui, de asemenea, să fie mai ușor de accesat decât orice metodă pe care o foloseau pentru a le găsi înainte. Cireșa de deasupra ar trebui să fie capacitatea de a adăuga noi perspective. Idei pe care s-ar putea să nu le fi avut înainte, care sperăm că le fac munca mai ușoară și mai eficientă. Acest lucru este bun pentru probleme de afaceri pe termen lung și repetabile, dar poate fi excelent și pentru provocări pe termen scurt.
Un mare exemplu este pandemia. COVID-19 forțează firmele să schimbe totul, de la operațiuni la strategii financiare, astfel încât totul să funcționeze în noua normalitate. Aceasta înseamnă că o nouă perspectivă asupra datelor actuale este acum critică. Potrivit unui sondaj realizat de echipa Freshbooks Communications and Research, doar 21% dintre companii au declarat că au suficient personal sau resurse pentru a face față provocării generate de pandemie.
Deși ambele sunt platforme puternice, nici Tableau, nici Microsoft Power BI nu pot gestiona acea realocare a resurselor pentru dvs. Analiza afacerii este ceea ce va trebui să faceți înainte, astfel încât să puteți indica acele instrumente către problemele precise pe care trebuie să le rezolvați.
Trei tehnici de top BI
Ar putea părea ciudat pentru începători, dar majoritatea tehnicilor populare de BI sunt denumite printr-un acronim. Acestea prescurtează, în general, pașii pe care tehnica îi folosește pentru a-și îndeplini funcția. Cele trei descrise mai jos nu sunt cu siguranță singurele tehnici disponibile, dar toate pot fi aplicate afacerilor de orice dimensiune, așa că sunt un loc bun pentru a începe.
1. SWOT
Analiza SWOT este probabil cea mai cunoscută tehnică, motiv pentru care este prima pe lista noastră. SWOT înseamnă Putere, Slăbiciune, Oportunități și Amenințări. Deoarece este atât de larg aplicabilă, este probabil cea mai populară tehnică folosită astăzi. Acest lucru se datorează faptului că analiza SWOT poate fi – și ar trebui să fie – efectuată în întreaga organizație, nu doar pentru un singur departament sau volum de lucru.
Făcând acest lucru, dezvăluie multe despre modul în care diferitele echipe văd poziția companiei tale și oportunitățile disponibile pentru tine. Prin reunirea acestor răspunsuri, veți putea să vă construiți o imagine mai holistică a modului în care funcționează afacerea dvs. și a modului în care funcționează.
Un exemplu în acest sens ar putea fi atitudinea membrilor echipei dumneavoastră față de noile tehnologii. În funcție de sectorul dvs. de piață, s-ar putea ca echipele dvs. de marketing să fie foarte entuziasmate de Internetul lucrurilor sau ca echipele dvs. de servicii pentru clienți să vadă o oportunitate în chatbot-urile bazate pe inteligență artificială. În schimb, echipele dumneavoastră IT ar putea considera tocmai acele tehnologii drept cea mai mare amenințare cu care vă confruntați. Aplicarea SWOT ar acorda prioritate nevoilor de marketing sau biroului de asistență față de misiunea dumneavoastră IT. De asemenea, ar acoperi exact modul de luare a acestor decizii prin furnizarea de date relevante pentru acea decizie.
Acest lucru ar putea acoperi lucruri precum modul în care clienții tăi se simt despre chatboții AI dintr-un sondaj pe care le-ai dat sau din răspunsurile pe care tehnicienii tăi de asistență le-au introdus în aplicațiile lor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) sau de gestionare a biletelor. Aceste date ar fi apoi corelate cu datele IT relevante, cum ar fi cât ar costa instalarea, gestionarea și depanarea unui sistem de chatbot AI și, cel mai important, modul în care ați testa o astfel de tehnologie nouă înainte de a o cumpăra efectiv.
Deoarece este axat pe patru zone bine definite, întrebările inițiale și rezultatele finale ale unei analize SWOT sunt de obicei afișate într-o grilă de bază în patru puncte. Pentru un exemplu prea simplificat, să presupunem că conduceți o afacere de instalații sanitare și că doriți să vă extindeți. Întrebările tale inițiale SWOT ar putea arăta astfel:
Abordarea acestor întrebări va afecta diferite părți ale afacerii, inclusiv marketing, vânzări, finanțe și operațiuni. Fiecare zonă va trebui să abordeze aceste întrebări în ceea ce privește informațiile necesare pentru a obține un răspuns și pentru a construi un plan pentru a merge mai departe.
Analiza SWOT vă permite să echilibrați perspectivele și nevoile concurente ale tuturor echipelor dvs. și să vă asigurați că nu pierdeți o parte importantă a imaginii. O concepție greșită comună despre SWOT (și despre câteva alte tehnici BI) este că acestea sunt „plug and play”, ceea ce înseamnă că construiți un set de interogări o dată și apoi continuați să le executați în mod regulat pentru a înregistra creșterea/declinul sau succesul/eșecul în timp.
Puteți utiliza elemente de SWOT pentru aceasta, dar conceptul SWOT este despre modul de abordare strategică a unei inițiative BI. Abordarea dvs. de interogare vine după procesul SWOT, nu în timpul. Și puteți și ar trebui să aplicați procesul SWOT cât mai des posibil în cât mai multe aspecte ale afacerii dvs., în special în cele care se continuă schimbare.
Pentru o înțelegere practică și mai aprofundată a modului de utilizare a SWOT în lumea reală, consultați un manual online precum acesta de la Udemy.
2. MAI MAI
În timp ce puteți aplica SWOT la o problemă specifică, acesta vizează într-adevăr o analiză mai cuprinzătoare a întregii organizații sau departament. Pentru a identifica probleme mai mici sau unice, o abordare mai bună se numește MOST, care înseamnă Misiune, Obiectiv, Strategie și Tactică. În anumite privințe, această tehnică este similară cu SWOT, dar diferența aici este că analiza MOST funcționează mai ierarhic.
Veți începe cu o singură problemă la cel mai înalt nivel. Apoi fiecare pas de sub acesta este proiectat pentru a fi mai specific. Dacă ați aplicat MOST, s-ar putea să vă definiți afacerea în funcție de nivelurile executive. Apoi puteți utiliza acea ierarhie pentru a aduna și măsura cele mai largi valori disponibile. De exemplu, vânzările brute sau creșterea cotei de piață. Aceste date sunt apoi folosite de managerii superiori pentru a construi obiective, adică țintele pe care doresc să le atingă în viitor. Mai exact cât de mult cred că pot crește vânzările. Sau cât de mult se așteaptă să crească cota lor de piață și, foarte important, exact cum o vor măsura. Strategiile sunt planurile tale pentru a le realiza, iar tacticile sunt modul în care membrii personalului individual vor contribui la asta.
Ultimii doi pași ai MOST vor fi cei mai aplicabili atunci când proiectați valori în curs de desfășurare și cum le veți analiza cu platforma dvs. BI. Dar înainte de a ajunge acolo, trebuie să vă dați seama și cum veți aduna acele date.
Dacă obiectivul tău este să-ți construiești publicul comunității cu 15% în două trimestre, ce valori trebuie să știi dacă ai reușit? Cu siguranță vizitatorii generali ai site-ului de rețele sociale, dar și lucruri precum participanții la seminarii web, răspunsurile la evenimente sau vizitele pe site provenite din comunitatea și comunicarea prin e-mail. Cu toate aceste canale disponibile, trebuie să stabiliți metode de culegere a datelor înainte de a trece la proiectarea interogărilor, deoarece întrebările pe care le puteți adresa vor fi determinate de datele pe care le aveți.
În exemplul de mai sus, acestea ar fi măsuri precum contoare de vizite pe site, livrare prin e-mail, statistici privind deschiderea și clicurile și un contor precis al participanților la webinar pentru mai multe evenimente. Odată ce datele respective au un instrument de colectare desemnat și o cale stabilită către sistemul dvs. BI, puteți începe să aflați interogările de care veți avea nevoie pentru a urmări totul.
Recomandat de editorii noștri
MOST poate fi de mare ajutor în ambii acești pași, deoarece este o modalitate simplă și vizuală de a vă organiza nevoile, datele disponibile și obiectivele, astfel încât totul să fie ușor de digerat și înțeles de întreaga echipă, nu doar de un cercetător de date.
Dacă sunteți în căutarea unei scufundări mai profunde în ceea ce poate face MOST, Texavi, un startup social și comportamental din Marea Britanie, face o treabă bună explicând acest lucru în acest videoclip de pe Youtube pe canalul său Texavi AnalystZone.
3. Proiectarea procesului
Atât SWOT, cât și mai ales MOST pot fi folosite de orice companie de dimensiune cu rezultate bune. Dar pentru segmentul IMM-urilor, a rămâne constant competitiv, eficient și profitabil este cea mai mare provocare. Pentru aceasta, o abordare mai directă și mai practică a business intelligence ar putea fi mai eficientă. Aici intervine proiectarea proceselor. Ideea centrală este că unele dintre instrumentele care sunt utilizate în mod normal pentru planificarea și gestionarea proiectelor pot fi aplicate și proceselor de afaceri aflate în desfășurare.
Trucul este să înțelegeți cum funcționează afacerea dvs. Dacă gestionați un depozit de onorare pentru comerțul electronic, știți că câștigați bani din stocarea mărfurilor clienților dvs., măsurarea inventarului acestora, onorarea și expedierea comenzilor acestora și culegerea datelor de care au nevoie pentru a-și menține operațiunile în desfășurare. Având aceste procese în minte, probabil că puteți identifica câți bani cheltuiți pe acele servicii față de cât aduc ei. Sau puteți?
Exact cum este gestionat depozitul dvs.? Pentru a răspunde la acest lucru, trebuie să vă uitați la procesul care guvernează sosirea unui nou produs, organizarea depozitării și caracteristicile de expediere. De asemenea, ar trebui să știți exact cum vin comenzile, cum sunt procesate și cum funcționează schimbul de bani și de date. Găuriți pentru detalii despre designul procesului. Cu cât poți obține mai mult granulat, cu atât funcționează mai bine.
Aceasta înseamnă identificarea fiecăruia dintre aceste lanțuri de sarcini, clasificarea lor și cartografierea fiecărui pas din proces. Aceste informații vă permit să ajustați procesul pentru o nouă eficiență, cifre mai bune cost/profit sau orice optimizare este cea mai importantă pentru dvs. Ca atare, nu există un set stabilit de pași pentru această metodă de analiză. Fiecare afacere își va dicta abordarea. Probabil că cea mai populară modalitate este să furați cea mai mare abordare a granularității descendente și să o aplicați mecanicii dvs. de afaceri.
Începeți cu cea mai largă definiție a ceea ce face afacerea dvs. Împărțiți-l în părți, care probabil vor fi aceleași cu departamentele în care l-ați organizat. Întâlnirea cu acei șefi de departament, cu managerii lor de al doilea nivel și chiar cu băieții din prima linie este modul în care veți stabili în cele din urmă un compendiu detaliat despre cum funcționează exact afacerea dvs. Îți dorești totul, inclusiv succesele inteligente, obstacolele cronice și negii stânjenitori. Prima dată va fi un proces lung și plictisitor, dar informațiile sunt de aur.
Odată ce ați înțeles realitatea, acum poate fi comparată cu întrebări ipotetice – cerând managerilor să imagineze cum ar funcționa procesele „într-o lume perfectă”. Potriviți aceste răspunsuri cu ceea ce se întâmplă, ceea ce vă permite apoi să vă dați seama de ce merge așa cum este și ce trebuie să faceți pentru a vă îmbunătăți. Nicio organizație nu funcționează perfect, ceea ce înseamnă că puteți rula un proiect de proiectare a procesului în mod regulat și puteți găsi întotdeauna noi perspective. Pentru IMM-uri, acesta este o modalitate fantastică nu numai de a funcționa mai bine, ci și de a menține conducerea superioară, chiar dacă este doar un grup mic de proprietari sau parteneri, în strânsă legătură cu fiecare aspect al modului în care funcționează afacerea lor.
Aplicarea unui instrument BI la acest proces funcționează cel mai bine dacă efectuați proiectarea procesului la intervale regulate. O abordare unică chiar nu va beneficia prea mult de pe urma unui instrument precum Tableau. Dar apoi, un proiect unic de proiectare a procesului va avea oricum un potențial de succes limitat. Dar faceți unul anual, de exemplu, și puteți petrece un an întreg culegând date relevante pentru fiecare proces care duce afacerea dvs. mai departe. Vizualizarea acestor date de fiecare dată când începeți o sesiune de proiectare a procesului vă oferă o imagine foarte detaliată a modului în care vă descurcați pe piața dvs. și față de concurența dvs.
Mărimea unică nu se potrivește tuturor
Colectarea datelor fără un scop expres este o risipă de spațiu pe disc. Merită doar dacă îl folosiți pentru a planifica și realiza schimbarea, fie că este strategică sau tactică.
Un instrument bun de business intelligence vă permite să utilizați datele pentru a face acele modificări. Este acel obiectiv care ar trebui să determine, de asemenea, ce instrument de BI veți folosi în cele din urmă. Poate fi o investiție costisitoare, așa că potrivirea datelor pe care le aveți și a întrebărilor pe care le veți adresa cu capacitățile platformei BI ar trebui să formeze baza pentru a stabili dacă vreun instrument anume este potrivit pentru dvs.
Pentru orice IMM, aplicarea a cel puțin una dintre tehnicile descrise mai sus este modalitatea de a face acest lucru.