Text, imagini sau video în comunicarea ta tehnică?

Publicat: 2017-06-06

Compania pentru care lucrezi încearcă să ofere publicului său cea mai bună experiență de produs din lume. În calitate de scriitor tehnic, doriți să contribui la asta prin crearea de asistență extraordinară pentru utilizator pentru acel produs.

Există multe instrumente grozave care vă pot ajuta să realizați acest lucru. Aceste instrumente includ editori de text și instrumente grafice și video. Dar cum decideți când să utilizați text, imagini sau videoclipuri pentru asistența cu produsul dvs.?

În această postare îți voi oferi 15 întrebări pe care le poți adresa și care te vor ajuta să alegi mediul potrivit.

15 întrebări pe care să le puneți pentru a vă ajuta să alegeți mediul potrivit

1. Este interzisă prin lege utilizarea imaginilor sau a videoclipurilor?

Majoritatea reglementărilor nu spun dacă este sau nu legal să folosiți videoclipuri și/sau imagini, dar utilizarea acestor medii poate fi uneori dificilă din cauza legilor aplicabile care ar putea cauza probleme.

În funcție de tipul de produs la care lucrați și în ce țară este vândut, uneori este obligatoriu să livrați instrucțiunile tipărite pentru acel produs. Acest lucru face ca utilizarea video-ului ca mediu principal să fie destul de dificilă, dar utilizarea imaginilor poate să nu fie întotdeauna cea mai bună soluție.

Conform legilor americane privind siguranța produselor, există obligația de a avertiza împotriva posibilelor riscuri legate de utilizarea produsului. Un defect de avertizare (cauzat de avertismente inadecvate, neclare sau incomplete) poate face producătorul răspunzător în baza unei cereri de răspundere strictă a produsului pentru daune cauzate de un produs defect.

Tot în Uniunea Europeană, reglementările directivelor privind siguranța produselor necesită instrucțiuni clare. De exemplu, Directiva de joasă tensiune 2014/35/UE prevede că „Asemenea instrucțiuni și informații de siguranță, precum și orice etichetare, trebuie să fie clare, înțelese și inteligibile”.

În calitate de producător, veți fi tras la răspundere atunci când nu ați avertizat cumpărătorii.

Nu toate instrucțiunile sau avertismentele pot fi explicate clar sub formă de imagini, așa că uneori instrucțiunile trebuie tipărite.

Fotografiile se pot degrada cu grație, chiar și atunci când imprimați alb-negru, dar informațiile video se pierd cu totul. Aceasta înseamnă că aveți nevoie de instrucțiuni sigure într-un format care nu se va degrada. Ar trebui să utilizați text atunci când ar putea exista consecințe legale. Folosiți imagini sau videoclipuri numai pentru a susține textul.

sunt necesare instrucțiuni tipărite
Fig. 1 – Marcaje des întâlnite pe produse care pot face referire la legislația care face obligatorie livrarea instrucțiunilor de utilizare în format tipărit.

2. Utilizatorul dvs. are acces la internet?

Redarea unui videoclip necesită de obicei internet de mare viteză. Utilizatorii nu au întotdeauna acces la internet atunci când caută informații specifice despre produse.

Un utilizator va verifica pe YouTube un videoclip „Cum se face” atunci când are timp și când internetul este disponibil. Nevoia de informare în acest caz este mai puțin urgentă decât atunci când, de exemplu, un tren se blochează într-un tunel. În acest caz, cu siguranță ați dori să aveți informații disponibile offline! Cel mai bine este să folosiți text (susținut de imagini) atunci când informațiile sunt disponibile offline.

3. Conținutul este actualizat în mod regulat?

Produsele care sunt revizuite, actualizate sau în curs de dezvoltare ar putea fi mai puțin potrivite pentru documentația video. Actualizarea videoclipurilor pentru noi revizuiri este mai incomod și mai costisitoare decât actualizarea imaginilor și a textului. Utilizați text, dacă este necesar în combinație cu imagini, atunci când vă așteptați ca interfața de utilizator sau designul fizic al produsului să se schimbe des.

4. Pot imaginile să sprijine, să înlocuiască sau să mărească textul?

Imaginile din asistența utilizatorului pot include fotografii, ilustrații, tabele, capturi de ecran, diagrame și scheme. Ilustrațiile și diagramele sunt o modalitate bună de a oferi publicului o privire de ansamblu asupra dispozitivelor, pieselor și componentelor.

Instalarea unui produs poate fi explicată destul de ușor prin intermediul ilustrațiilor. Ilustrațiile pot susține textul sau chiar pot înlocui textul complet.

instrucțiuni vizuale
Fig. 2 – Doar câteva ilustrații arată cum să folosiți ceva care ar fi foarte greu de explicat în cuvinte.

Specificațiile sau datele tehnice sunt mai lizibile atunci când sunt utilizate într-un tabel. În unele cazuri, tabelul poate înlocui textul.

tabel de date
Fig. 3 – Datele și specificațiile tehnice sunt mai lizibile atunci când sunt utilizate într-un tabel în loc să fie descrise în text.

O descriere a modului de utilizare a unui instrument software ar putea fi explicată mai bine prin adăugarea de capturi de ecran.

Cu cât includeți mai multe imagini, cu atât mai puține cuvinte trebuie să utilizați. Cu toate acestea, imaginile nu pot înlocui întotdeauna textul. Avertismentele, de exemplu, pot fi greu de explicat vizual, ceea ce poate duce la situații periculoase.

Folosiți imagini numai atunci când susțin, înlocuiesc sau măresc textul într-un mod mai bun decât dacă ați folosi textul singur.

5. Utilizarea imaginilor sau a videoclipurilor ar putea economisi costurile de localizare?

Deși principalul motiv pentru utilizarea imaginilor ar trebui să fie acela de a crea o mai bună înțelegere pentru utilizator, în unele cazuri decizia de a utiliza imagini ar putea fi bazată pe costuri. De exemplu, manualele de instalare ale IKEA nu folosesc text. Acest lucru economisește o mulțime de costuri de traducere, deoarece IKEA își vinde produsele în 28 de țări (cu 17 limbi diferite).

Crearea câtorva imagini pentru un public global ar putea dura câteva ore, dar traducerea aceluiași text în 17 limbi diferite ar fi mult mai costisitoare. Dacă creați asistență pentru utilizatori pentru un public global, luați în considerare utilizarea ilustrațiilor sau videoclipurilor fără text atunci când puteți economisi costurile de localizare.

6. Cum arată procesul de localizare a asistenței dvs. pentru utilizatori?

Aceasta din nou poate fi o decizie bazată pe costuri, dar trebuie să fim realiști. Deși se schimbă rapid, comunicarea tehnică în majoritatea cazurilor nu este încă locul unde sunt cheltuiți banii.

Așadar, înainte de a începe să creați asistență pentru utilizatori, păstrați procesul de localizare pentru imagini și videoclipuri.

Ai nevoie de text în ilustrațiile tale? Livrați în 28 de țări?

Este o înțelepciune convențională că traducerea imaginilor poate fi un proces costisitor.

Deși există funcții/instrumente avansate pentru a localiza textul în imagini (de exemplu, prin funcția de traducere din Snagit), ceea ce nu doriți să faceți este să editați toate fișierele Illustrator în 28 de limbi diferite.

Ca regulă generală, doar utilizarea textului este mai ușor de tradus decât o combinație de text și imagini.

Nu utilizați documentație vizuală atunci când costul localizării depășește bugetul dvs. sau nu merită cheltuiala suplimentară.

Când căutați instrumente care vă pot sprijini în procesul de localizare, asigurați-vă că acestea trimit și date precum textul din imagini, variabile, metadate, ToC și texte în imagini (straturi) pentru traducere.

7. Aveți resurse pentru a crea imagini sau videoclipuri?

Crearea de videoclipuri și imagini necesită mult mai multe abilități decât este necesar pentru scrierea tehnică.

Mulți scriitori tehnici pot crea instrucțiuni textuale minunate, dar asta nu înseamnă neapărat că sunt producători experimentați de imagini sau videoclipuri.

Și o imagine sau un videoclip prost realizate va rata cel mai probabil obiectivul.

Fotografiile pot fi o alternativă ieftină pentru ilustrații. Dar de multe ori nu sunt la fel de informative deoarece conțin prea multe informații. Adăugarea personală de săgeți nu face întotdeauna fotografia mai ușor de înțeles.

Când doriți să utilizați documentație vizuală de înaltă calitate, ar trebui să învățați abilitățile necesare pentru a realiza imagini clare și utile. Există instrumente grozave care îi pot ajuta pe cei care nu sunt experți în comunicarea lor vizuală.

În acest fel, este posibil ca comunicatorii tehnici să includă elemente vizuale captivante în munca lor fără a trece printr-o curbă abruptă de învățare.

8. Trebuie să demonstrez ceva?

Informațiile procedurale pentru a învăța o sarcină ar trebui să conțină pașii generali necesari pentru a efectua o sarcină.

Cercetările au arătat că adăugarea unei demonstrații la informațiile procedurale, care arată cum să îndeplinească o sarcină, susține eficacitatea învățării.

Videoclipul ar putea fi folosit pentru a completa informațiile procedurale cu demonstrații ale caracteristicilor și fluxurilor de lucru cheie.

O regulă generală pentru a determina dacă este necesară o demonstrație este să începeți cu o descriere a procedurii (dacă este necesar, îmbunătățită cu fotografii). Dacă găsiți proceduri specifice care sunt prea dificil de explicat clar doar cu text sau imagini, atunci videoclipul poate fi de valoare adăugată.

9. Trebuie să demonstrez mișcare?

Asistența utilizatorului include adesea mișcarea.

Aceasta poate fi mișcarea unui mouse atunci când utilizați Instrumentul Photoshop Polygonal Lasso, rotirea unei supape de închidere, înfilarea unei mașini de cusut sau alegerea unui lacăt.

Mișcarea este dificil de explicat doar în text sau fotografii.

Folosiți videoclipul când doriți să demonstrați mișcarea.

10. Trebuie să demonstrez o stare?

Starea ceva este dificil de tradus prin imagini, fotografii sau text de la sine.

Semnalizarea vizuală a luminilor LED, identificarea sunetului pe care îl scoate un motor, stabilirea dacă betonul amestecat este suficient de lichid sau chiar testarea dacă crema pe care o faceți este suficient de „jiggly” sunt exemple bune a ceea ce înțelegem prin „starea”. " de ceva.

Adăugarea unui videoclip vă ajută să explicați cum trebuie să arate starea unui lucru.

11. Trebuie să demonstrez o forță?

De asemenea, modul de aplicare a forțelor este dificil de explicat în fotografii sau text.

Pentru instrucțiuni despre cum să folosiți forța potrivită pe o cheie atunci când strângeți șuruburile, cum să transformați „cu grijă” un ansamblu într-o situație „strâns cu mâna” sau cât de greu trebuie să trageți de un capac iMac înainte ca acesta să se desprindă efectiv sunt toate exemple bune.

Când trebuie să demonstrezi cât de multă forță să folosești, video este soluția ta.

12. La câți oameni vreau să ajung?

Singurul lucru pe care oamenii le place mai mult decât o imagine este o imagine în mișcare.

Și oamenii sunt atrași de videoclipurile instructive.

Când căutați un „cum să” pe YouTube, veți obține 439 de milioane de accesări! Un tutorial YouTube despre cum să împăturiți un tricou a fost vizualizat de aproape 9 milioane de ori!

Șansa ca cineva să vizioneze un videoclip este cu 75% mai mare decât să citească un text (sursă). Tutorialele video sunt vizionate; textul este omis.

Când doriți să vă asigurați că asistența dvs. pentru utilizatori ajunge la cel mai mare public posibil, videoclipul ar trebui să fie alegerea dvs.

13. Are utilizatorul meu nevoie de informații foarte specifice?

Videoclipurile pot fi destul de frustrante dacă publicul tău caută informații foarte specifice.

Nu doriți să vizionați un videoclip de 20 de minute când sunteți interesat doar să găsiți un anumit șurub. Răsfoirea paginilor unui manual de utilizare sau pur și simplu folosirea ctrl +f în versiunea electronică funcționează mai bine.

Scanarea unui videoclip pentru acest tip de informații specifice este mai dificilă decât scanarea textului sau a imaginilor.

Puteți face videoclipurile mai scanabile, păstrându-le scurte, adăugând subtitrări și făcând textul să fie căutat.

În caz contrar, nu utilizați videoclipuri atunci când utilizatorul dvs. trebuie adesea să facă referire la anumite informații. Folosiți în schimb text.

14. Care este bugetul meu?

Bani! Videoclipurile și imaginile realizate profesional pot fi costisitoare. Când nu sunt făcute profesional, pot arăta groaznic.

În funcție de grupul țintă (utilizare internă vs. externă, de exemplu) și de efortul pe care l-ați depus pentru a crea un videoclip bun, un videoclip pentru amatori ar putea fi acceptabil.

Majoritatea programelor software pot fi explicate prin videoclipuri de screencasting ieftine.

15. Este important ca utilizatorul să-și amintească

informații într-o etapă ulterioară?

Utilizatorii pot avea nevoie de informații de referință unice sau pot avea nevoie să învețe informații pentru a le aminti des sau mult mai târziu.

Când este creat cu grijă, videoclipul este un mediu mai eficient și mai eficient pentru a fi folosit în scopuri de învățare și formare (sursă), ceea ce înseamnă că este mai ușor să ne amintim că a fost învățat într-o etapă ulterioară.

Atunci când utilizatorii trebuie să-și amintească și să reproducă informații într-o etapă ulterioară, videoclipul ar fi mediul potrivit.

Concluzie

Imaginile și videoclipurile vă pot ajuta să creați o documentație mai bună. Există, totuși, câteva lucruri de reținut:

  • Pot exista unele restricții privind utilizarea ilustrațiilor și a videoclipurilor numai ca urmare a condițiilor legale
  • Utilizarea video necesită în cea mai mare parte acces la internet
  • Actualizarea videoclipurilor poate fi un proces costisitor
  • În funcție de procesul de localizare, traducerea ilustrațiilor sau a videoclipurilor poate fi costisitoare

De cele mai multe ori, textul, îmbunătățit cu imagini, va fi suficient pentru a crea o documentație mai clară. Luați în considerare utilizarea videoclipurilor în următoarele situații:

  • Când trebuie să demonstrezi ceva
  • Când eficiența învățării joacă un rol important
  • Când vizați numai utilizatorii de dispozitive mobile și publicul dvs. are întotdeauna acces la internet
  • Când aveți resursele pentru a crea videoclipuri de înaltă calitate
  • Când vrei să ajungi la un public numeros

La fel cum scrieți instrucțiuni clare și fără ambiguitate, crearea de imagini și videoclipuri profesionale necesită abilități specifice. Instrumentele și tutorialele vă pot ajuta în acest sens.

Cel mai important este că utilizatorul dvs. dorește o experiență excelentă de utilizator în fiecare etapă a călătoriei clientului.

Este responsabilitatea ta să oferi asta!

După ce ai petrecut tot timpul pe un produs grozav, vrei să oferi utilizatorului o experiență bună atunci când consulți asistența utilizatorului.

Imaginați-vă că un utilizator poate instala sau utiliza produsul dvs. fără niciun ajutor din partea asistenței pentru clienți.

Imaginați-vă asistența utilizatorului care contribuie la o experiență de utilizator și mai bună.

Puteți obține acest lucru!

Pentru a face acest lucru, puneți-vă întrebările din această postare și utilizatorii dvs. vor fi încântați când instalează, folosesc sau rezolvă problemele cu produsul dvs.