Ce fac echipele de înaltă performanță pentru a reuși într-un loc de muncă modern

În lumea muncii hibride, există o dezbatere acerbă despre când și unde ar trebui să lucreze angajații. Cu toate acestea, se concentrează mult mai puțin pe cum. Aici este problema. Cum este partea cea mai dificilă de făcut corect, dar și cea mai importantă.

Organizațiile sunt încă confuze de gândirea lor moștenită. Chiar și atunci când au fost forțați să-și mute birourile online, și-au luat obiceiurile proaste care le-au infuzat locurile de muncă cu ei: prea multe întâlniri, infrastructură tehnologică proastă, abordări ușoare ale leadershipului și lista poate continua. În timp ce lumea muncii se schimba cu repeziciune, organizațiile s-au mutat fără râpă unde lucrau oamenii și, în unele cazuri, chiar și când lucrau. Ceea ce s-a schimbat lent a fost conștientizarea faptului că modul în care se face munca trebuie să reflecte realitățile locului de muncă în schimbare rapidă.

Liderii trebuie să îmbunătățească modul în care lucrează oamenii lor. Abordarea comunicării asincrone este o necesitate pentru organizațiile și liderii care doresc să prospere în noua lume provocatoare a muncii, indiferent dacă locul lor de muncă este complet la distanță, hibrid sau în persoană.

Este timpul să încetăm să ne ascundem în spatele păturii de siguranță a abordării familiare sincrone-primul lucru și să ne spunem că a avea membrii echipei noastre în aceeași cameră (virtuală) în același timp este ceea ce menține echipa să funcționeze corect. Pentru că nu este! Rețineți că sunt un extrovertit de tip A, care prosperă pe interacțiuni sociale în persoană, dar voi fi primul care admite că întâlnirile lungi fără minte (în persoană sau nu) nu sunt ceea ce mă face productiv.

Uite, nu spun că comunicarea sincronă nu este importantă. Dar când devine implicit, creează un mediu și așteptări pentru hiperreactivitate constantă. Fiecare interacțiune devine un exercițiu de incendiu. În schimb, atunci când liderii planifică și execută atent, ușa se deschide pentru ca comunicarea asincronă să prospere.

În ultimul deceniu, am urmărit ca unii dintre cei mai de succes lideri reechilibrează drastic combinația de comunicare sincronă și asincronă pentru a crea un mediu dinamic și sănătos pentru echipele lor. Am urmat exemplul și am învățat multe în acest proces.

Dar înainte de a ne scufunda în asta, să cădem de acord asupra definiției și importanței comunicării asincrone.

Ce este comunicarea asincronă?

În timp ce comunicarea sincronă este comunicarea care are loc în timp real, cu toate părțile implicate simultan (de exemplu, apelul Zoom), asincron este un stil de comunicare care le permite angajaților să organizeze și să efectueze munca în conformitate cu propriul orar, oferind spațiu pentru a elabora strategii și a îmbunătăți. -reglați livrabile.

De ce asincron-în primul rând?

Mai simplu spus, munca asincronă permite o forță de muncă mai fericită, mai sănătoasă și mai productivă. Munca sincronă-grea poate diminua productivitatea oricărei echipe și poate crea anxietate inutilă. În ciuda eliminării timpului de navetă în timpul pandemiei, munca de acasă a crescut numărul de ore de lucru, ceea ce a dus la un echilibru deformat între viața profesională și viața privată. În același timp, 94% dintre lucrătorii americani raportează că se confruntă cu stres la locul lor de muncă.

Nu ajută cu nimic faptul că anumite tipuri de muncă sincronă – cum ar fi întâlnirile – domină în mod constant calendarele angajaților. Legea lui Bartleby speculează că întâlnirile pierd 80% din timp pentru 80% dintre cei prezenți. Persoana medie petrece între 35% și 50% din timp în întâlniri, iar directorii consideră că 67% dintre întâlniri sunt neproductive. Având în vedere aceste statistici, cred cu fermitate că liderii trebuie să susțină comunicarea asincronă pentru a elibera timpul oamenilor pentru a le crește eficiența și a acorda prioritate sănătății mintale a angajaților.

Reducerea orelor de întâlnire și creșterea accentului pe comunicarea asincronă va permite liderilor să întrerupă ciclul de hiperreactivitate, creând spațiu pentru timpul de lucru concentrat și implicarea atentă, crescând astfel eficiența și colaborarea, scăzând în același timp semnificativ stresul și anxietatea. În plus, acest lucru va aprofunda incluziunea, deoarece nu toată lumea își poate aduce cele mai bune sine la masă la începutul momentului într-un mediu sincron.

Cum să conduci cu munca asincronă, mai întâi

Echipele de înaltă performanță conduc cu o abordare asincronă. Ei folosesc creativitatea și tehnologia pentru a crea un mediu de colaborare și incluziune prin comunicare asincronă. Organizațiile de conducere își revizuiesc chiar normele culturale pentru a se adapta la nevoile forței de muncă.

Iată cele cinci lucruri cu care vă recomand să începeți.

Stabiliți o zi „fără întâlniri”.

Am lucrat în două companii care au instituit „fără întâlniri vineri”. Doar unul a reușit să-l implementeze pe deplin din punct de vedere cultural, deoarece a venit de la vârf și directori conduși prin exemplu. A fost cea mai productivă zi a săptămânii pentru mine și colegii mei. În plus, aceeași companie și-a oferit angajaților liber o dată la două vineri în lunile de vară. Ambele au contribuit la creșterea nivelurilor de productivitate și de camaraderie între colegi. Acest lucru ne-a determinat și să acordăm prioritate colaborării asincrone.

Luați în considerare și respectați fusurile orare și personalitățile

Am petrecut aproape trei decenii lucrând cu oameni din întreaga lume. Știți ce mi s-a părut cel mai eficient? O abordare asincronă, primul lucru!

Cu echipe globale, colaborarea funcționează cel mai bine atunci când nu este în timp real. În loc să convocați o întâlnire cu unii oameni care sară la 6 dimineața și alții la 22:00, creați un mediu în care toată lumea poate contribui, fiind în același timp cel mai productiv.

Nu este vorba doar despre diferențele de timp; trebuie să luați în considerare preferințele de muncă ale oamenilor. De exemplu, am avut o persoană performantă în echipa mea, care era o bufniță de noapte; chiar dacă locuia în SUA, a făcut cea mai bună treabă între orele 17:00 și 23:00. În plus, nu era genul de persoană care se simțea confortabil oferind idei în timp real (la apel); avea nevoie de timp pentru a procesa, a cerceta și apoi a-și forma părerea. Știind toate acestea, am folosit o abordare de lucru asincronă cu el în 90% din timp. Rezultatul? Lucrare excepțională.

Unii dintre vânzătorii și agențiile mei preferați sunt în Asia și Africa. Cu diferențe de timp atât de mari, folosim diverse instrumente de comunicare (inclusiv WhatsApp) pentru a colabora. Aproximativ 98% din această comunicare se face asincron și funcționează fără probleme.

Înlocuiți întâlnirile cu actualizări video

Multe întâlniri pot fi înlocuite prin simpla creare a unui videoclip și trimiterea acestuia către colegi, părți interesate sau parteneri. Nu numai că reduce timpul pierdut, dar crește și implicarea. Cercetările de la TechSmith arată că 48% dintre angajați consideră video cea mai atrăgătoare formă de comunicare.

Tipurile de întâlniri perfecte pentru această abordare sunt:

1. Întâlniri „Inform”: actualizări de stare, raportare de valori, demonstrații de proiect, prezentări de noi angajați, informații despre proiect „din culise”, actualizări lunare ale conducerii etc.
2. Antrenament „apăsare pe umăr”: răspunsuri la întrebările „cum se face”, prezentarea unui nou instrument, conturarea unui nou proces etc.
3. Întâlniri de feedback: recenzii ale părților interesate, raportarea unui defect, felicitarea unui membru al echipei pentru munca bine făcută etc.

Fiind un fan al produselor TechSmith de peste un deceniu, folosesc instrumentul de captură all-in-one Snagit pentru a-mi înregistra cu ușurință ecranul și pentru a face modificări simple în timp real, dacă este necesar. Snagit îmi oferă o modalitate simplă de a-mi înregistra vocea și ecranul (sau camera web) simultan, rezultând videoclipuri cu informații grozave, care sunt ușor de creat. Adesea, poate fi la fel de ușor ca deschiderea unui pachet de diapozitive sau a unei foi de calcul și a vorbi despre ea în timpul înregistrării. Apoi, pot tăia cu ușurință orice piese care nu îmi place pentru a crea un produs finit lustruit pe care să îl împărtășesc cu echipa.

Faceți brainstorming și colaborați prin documente partajate și platforme de colaborare vizuală

Instrumente precum SnagIt sau InVision pentru colaborarea în proiectare, Pastel pentru colaborarea la dezvoltarea site-ului web și Miro și Mural pentru brainstorming vizual vă permit să colaborați eficient. Alături de Google Docs, OneDrive și DropBox, acestea sunt doar câteva instrumente de neprețuit din cutia de instrumente care permit simultan o productivitate ridicată și o mare flexibilitate.

Stabiliți limite și folosiți instrumente pentru a reduce distracția

Un sondaj realizat de The Economist a constatat că 34% dintre lucrători își pierd concentrarea la locul de muncă din cauza întreruperilor față în față de la colegi. Bănuiesc că această pierdere a concentrării este și mai substanțială într-un mediu virtual cu distragere a atenției de la instrumente precum Slack, Microsoft Teams și platformele de mesagerie text. Echipele de înaltă performanță se aliniază și se respectă reciproc tiparelor de lucru preferate. Ei creează „orele de lucru” și folosesc pluginuri pentru a reduce întreruperile și a maximiza perioadele de concentrare. Ei se bazează pe o planificare atentă și pe comunicarea asincronă pentru a-și aduce cele mai bune sine la muncă, oferind în același timp colegilor spațiu de lucru într-o manieră care să permită membrilor echipei individuale să fie cei mai productivi și implicați.

În concluzie, în mijlocul „Războiului Talentelor” și al mișcării „Marea Demisie”, modul în care lucrează oamenii va modela viitorul organizației tale. Maximizarea productivității fără a sacrifica sănătatea mintală a angajaților este acum un imperativ de afaceri. O abordare asincronă-primul lucru trebuie să devină o regulă, nu o excepție.