Comunicare sincronă vs. asincronă: Cum să le folosiți pe ambele pentru a domina munca de la distanță

Când a lovit pandemia de COVID-19, mulți dintre noi s-au confruntat brusc cu munca și învățarea de acasă. Deși munca la distanță și educația nu sunt concepte noi, cei mai mulți dintre noi nu am experimentat provocările (și — da — recompensele) unui loc de muncă sau sălii de clasă complet digital.

Pentru noii lucrători la distanță, a ridicat o mulțime de întrebări. Care este cel mai bun mod de a comunica cu colegii tăi? În calitate de instructor, cum vă puteți asigura că studenții dvs. nu primesc doar informațiile de care au nevoie, ci și învață efectiv? Cum știu când ar trebui să dau un apel telefonic sau să organizez o întâlnire online, comparativ cu trimiterea unui e-mail sau realizarea unui videoclip?

Răspunsurile se rezumă adesea la alegerea între comunicarea sincronă și comunicarea asincronă. Ambele sunt moduri utile și valide de a comunica și de a împărtăși cunoștințele, dar fiecare are și punctele sale forte și punctele slabe.

Poate fi greu să știi pe care să folosești și când, dar înarmat cu cunoștințele și instrumentele potrivite, poți deține absolut munca și învățarea la distanță.

Ce este comunicarea sincronă?

Sincron înseamnă pur și simplu că comunicațiile au loc în timp real, cu toate părțile implicate simultan . Ați vorbit vreodată cu cineva la telefon sau ați avut o întâlnire sau o conversație personală? Felicitări! Te-ai angajat într-o comunicare sincronă.

Pentru cei mai mulți dintre noi, deplasarea la distanță însemna pierderea comunicării față în față cu care suntem obișnuiți cu toții. Dintr-o dată, când vrei să vorbești cu un coleg, nu este atât de simplu ca să mergi la o conversație.

Acum, stai la birou cu o cameră web și un microfon, vorbind cu imaginile de pe ecran. Dacă nu ați auzit sau folosit niciodată Zoom sau un serviciu de videoconferință similar, aproape sigur că ați făcut-o acum.

Dar întâlnirile virtuale nu sunt singurele tipuri de comunicații sincrone la distanță. Conversarea prin SMS sau chat online, cum ar fi Microsoft Teams sau Slack, sunt adesea sincrone.

Ce face utilă comunicarea sincronă?

Comunicarea sincronă este perfectă atunci când aveți nevoie de răspunsuri la o întrebare imediată. Cea mai mare putere a sa este imediata sa. De asemenea, este grozav pentru momentele în care trebuie să faci brainstorming sau când vrei să poți obține opinii sau idei în timp real. Seamănă cel mai mult cu întâlnirile și conversațiile cu care sunteți obișnuit din viața de zi cu zi de birou.

Mulți oameni cred că comunicarea sincronă este mai bună pentru a construi relații sau a-i implica pe cei cu care comunicați sau îi predați. Deși acest lucru poate fi adevărat în unele cazuri, nu trebuie să fie un adevăr universal.

Dar mai multe despre asta mai târziu!

Cum este scurtă comunicarea sincronă?

Din cauza imediatei, este nevoie ca toată lumea să fie în același loc (virtual) în același timp. Acesta este un dezavantaj imens pentru persoanele care se pot afla în mai multe fusuri orare sau care pot avea dificultăți cu conexiunile la internet, disponibilitatea tehnologiei sau alte provocări. Cea mai mare putere a comunicării sincrone este și cea mai mare slăbiciune.

Aici, la TechSmith, obișnuiam să coordonam munca mai multor agenții de consultanță externe. Unii dintre acești consultanți erau în SUA, dar alții erau în Franța, Germania, Marea Britanie și Australia. Încercarea de a coordona un moment în care am putea fi cu toții disponibili pentru o întâlnire sincronă s-a dovedit imposibil.

Pentru ca o întâlnire să funcționeze pentru consultanții mei europeni, de exemplu, de obicei trebuia să țin întâlnirea înainte de ora 10 am ET, astfel încât să nu-i forțeze să rămână până târziu la birou. Dar asta ar însemna că australienii ar trebui să fie la telefon în jurul miezului nopții.

Este doar un lucru nerezonabil de întrebat. În schimb, aveam să ținem întâlnirile cu cât mai mulți oameni ar putea participa în mod rezonabil și aș înregistra întâlnirea pentru a le împărtăși cu cei care nu puteau fi acolo.

A funcționat, dar a însemnat și că australienii nu au avut deseori șansa de a se angaja în felul în care au făcut-o ceilalți consultanți.

Dar, acesta este și un exemplu destul de extrem. Comunicarea sincronă poate fi la fel de problematică pentru persoanele care nu se află la mii de mile distanță.

Cu toții am fost la întâlniri în care ne întrebăm de ce suntem acolo și blestem în tăcere întreruperea productivității noastre. Același lucru este valabil și pentru conversațiile rapide la biroul cuiva. Sentimentul tău de urgență cu privire la un anumit subiect poate să nu fie întotdeauna împărtășit de persoana pe care o întrerupi.

Comunicarea sincronă necesită ca toți să fie prezenți, fie că este cel mai bun moment pentru ei sau nu.

În cele din urmă, cu comunicarea sincronă, există puțin loc pentru erori. Într-o întâlnire de streaming, dacă tehnologia eșuează, toată lumea trebuie să aștepte ca problema să fie rezolvată sau este posibil ca întâlnirea să fie reprogramată.

Acest tweet recent al prietenului nostru Brian Fanzo rezumă destul de bine:

În plus, într-o conversație în timp real, uneori există puțin timp pentru a lua în considerare un răspuns la întrebări sau soluții alternative la probleme. Este posibil să nu aveți timp să adunați informațiile sau resursele necesare pentru a aborda în mod adecvat o problemă.

Ce este comunicarea asincronă?

Dacă ați citit până aici, probabil ați ghicit deja că - dacă comunicarea sincronă are loc în timp real - comunicarea asincronă trebuie să fie orice comunicare care nu are loc. Nu necesită participarea tuturor părților în același timp pentru a fi eficient.

Este chiar atât de simplu. Dar, există o mare varietate de moduri de a face acest lucru!

E-mailul este probabil cel mai comun mod de a comunica asincron într-un cadru de afaceri. Dar există. forme multiple de comunicare.

Alte exemple includ:

• Instrumente de management de proiect precum Asana sau Trello.
• Wiki sau site-ul Sharepoint al organizației dvs.
• Videoclipuri informative sau instructive.
• Ghiduri de referință rapide.
• Capturi de ecran cu marcaj.
• Oferi feedback.

Dar unele dintre metodele sincrone pot fi și asincrone sau hibrizi. Deși mesajele directe și mesajele text pot fi făcute în timp real, este posibil să nu fiți disponibil pentru a răspunde imediat la întrebarea unui coleg.

Același lucru este valabil și pentru mesajele lăsate în instrumente precum Slack sau Teams. Oamenii pot alege să le răspundă imediat sau când sunt disponibili.

Exemplul meu anterior de înregistrare a unei întâlniri în flux și de partajare cu toți participanții absenți este un exemplu de tip de hibrid între sincron și asincron.

Ce face utilă comunicarea asincronă?

Comunicarea asincronă funcționează cel mai bine atunci când nu este necesară imediatitatea. Permite tuturor părților să consume și să răspundă la conținut atunci când le este convenabil, adecvat sau posibil. Nu trebuie să-și oprească munca pentru a se angaja în programul altcuiva.

În plus, comunicarea asincronă oferă mai mult timp pentru a strânge informații, resurse, gânduri și opinii înainte de a răspunde la întrebări, de a aborda preocupările sau de a oferi idei.

Comunicarea asincronă este, de asemenea, mai îngăduitoare pentru greșeli și problemele tehnologice. Dacă computerul se blochează în timpul scrierii unui e-mail, puteți să vă întoarceți la el când computerul vă repornește. Dacă faci un videoclip de partajat, poți să-ți parcurgi și să-ți editezi greșelile verbale și ezitările.

Comunicarea asincronă este scalabilă într-un mod în care comunicarea sincronă nu este adesea.

De exemplu, majoritatea spațiilor virtuale de întâlnire au cel puțin un fel de limită pentru numărul de participanți. Pentru multe organizații, aceste limite nu vor fi adesea o problemă. Dar pentru companiile mai mari sau pentru cazurile în care ar putea fi necesar să partajați informații cu un grup mai mare de oameni, aceste limite vă pot afecta grav comunicările.

Cu toate acestea, dacă transformați acea întâlnire informativă sau educațională într-un videoclip preînregistrat, practic nu există nicio limită pentru numărul de persoane care îl pot viziona.

În cele din urmă, comunicarea asincronă lasă mai mult loc pentru erori și corectarea greșelilor sau potențialelor erori de comunicare. Aveți mai mult timp pentru a crea un mesaj, pentru a asigura acuratețea acestuia și pentru a verifica erorile înainte de a-l distribui.

Comunicarea asincronă nu încearcă să reproducă experiența comunicării față în față, ci în schimb valorifică avantajele unice ale mediului online.

Unde este scurtă comunicarea asincronă?

Imaginează-ți asta: ai un termen limită strâns și ai nevoie de răspuns la câteva întrebări finale înainte de a termina. Trimiteți un e-mail către coleg și apoi așteptați.

Si asteapta.

Si asteapta.

În cele mai multe cazuri, comunicarea asincronă nu este la fel de eficientă în perioadele de criză sau când aveți nevoie de un răspuns chiar acum.

Există, de asemenea, o anumită îngrijorare că, în multe cazuri, comunicarea asincronă poate fi mai puțin captivantă sau personală decât comunicarea sincronă.

Asta cu siguranță poate fi adevărat. Un e-mail nu va fi aproape niciodată la fel de personal ca un apel telefonic sau o conversație față în față.

Dar, făcute corect, multe forme de comunicare asincronă pot fi incredibil de captivante și personale. În postarea noastră recentă Cum să treceți efectiv la predarea online: Ghidul final, expunem o serie de modalități de a ne asigura că învățarea dvs. asincronă implică publicul, mai ales când vine vorba de realizarea de videoclipuri.

Câteva exemple includ:

• Include video webcam cu chipul tău atunci când înregistrezi un pachet de diapozitive pentru o prezentare.
• Păstrați videoclipurile cât mai scurte posibil.
• Nu exagerați cu o valoare mare de producție.
• Vorbește cu entuziasm.

Consultați acea postare pentru mai multe informații grozave.

Este sincron sau asincron mai bun pentru comunicarea de la distanță?

Nici unul nu este în mod inerent mai bun decât celălalt. Totul depinde de nevoile tale (și ale publicului tău).

După cum s-a menționat mai sus, când cei mai mulți dintre noi au mers la distanță acum câteva luni, probabil că am încercat să ne dăm seama cum am putea reproduce mediul de birou (sau sala de clasă) cu apeluri video, întâlniri în flux, mesaje directe și alte metode. Și, deși a funcționat pe termen scurt, probabil că nu poate fi susținut la infinit.

Pentru majoritatea organizațiilor, un amestec de metode de comunicare sincrone și asincrone va fi cel mai eficient și eficient.

Ar trebui să aleg comunicarea sincronă sau asincronă?

Dacă nu ești sigur dacă comunicarea sincronă sau asincronă este potrivită pentru nevoile tale specifice, pune-ți aceste întrebări:

• Este acest lucru suficient de urgent pentru a întrerupe munca altora?
• Am nevoie de un răspuns imediat?
• Colegii mei au nevoie de aceste informații chiar în clipa asta?

Amintiți-vă, o urgență din partea dvs. nu se traduce neapărat într-o urgență pentru altcineva.

Luați în considerare acest lucru: mediul online ne oferă o serie de oportunități de a comunica eficient, fără a fi neapărat necesar să o facem sincron. Și, în multe cazuri, comunicarea asincronă va funcționa de fapt mai bine.

Vă amintiți exemplul nostru de mai devreme al întâlnirii care ar fi putut fi un e-mail? Dacă organizați întâlniri care sunt pur informaționale, luați în considerare transformarea acelei întâlniri într-un videoclip. Publicul dvs. poate consuma conținutul fără a fi nevoit să-și întrerupă activitatea. Și, cu un instrument precum TechSmith Video Review, pot chiar să pună întrebări și să vadă răspunsurile în timp ce vizionează.

Iată câteva moduri prin care puteți utiliza mai eficient comunicarea asincronă, chiar dacă nu lucrați de la distanță.

• Trimite un email.
• Transformă o întâlnire informativă într-un videoclip.
• Creați un screencast rapid pentru a analiza modificările propuse în document, în loc să vă întâlniți personal.
• Faceți capturi de ecran și ghidați-vă publicul prin pașii pentru a finaliza o sarcină.
• Realizați un videoclip de antrenament în loc să faceți antrenament personal.

Pentru mai multe informații și sfaturi, consultați această postare grozavă despre cum să vă transformați comunicațiile de la distanță cu imagini.

Ce instrumente sunt disponibile pentru comunicarea sincronă?

Există o serie de instrumente disponibile pentru a vă ajuta cu comunicarea sincronă de la distanță, inclusiv software pentru conferințe video și instrumente de comunicare în timp real, cum ar fi chatul.

Iată câteva dintre cele mai populare:

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Telefon (inclusiv funcții precum Facetime)
• Slack
• Text SMS

Ce instrumente sunt disponibile pentru comunicarea asincronă?

În timp ce unele dintre următoarele instrumente sunt cele mai utile pentru comunicarea asincronă, veți observa că există un crossover. De exemplu, dacă trimiteți cuiva un mesaj text, acesta poate răspunde imediat, dar poate răspunde și atunci când este mai convenabil sau mai potrivit.

Iată câteva dintre cele mai populare instrumente pentru comunicarea asincronă

• E-mail
• Înregistratoare de ecran/editoare video, cum ar fi TechSmith Camtasia.
• Software de captură de ecran, cum ar fi TechSmith Snagit.
• Platforme video precum TechSmith Knowmia Pro.
• Microsoft Teams
• Slack
• Text SMS

Sincron vs. asincron? Mai degrabă sincron ȘI asincron!

Nu există o modalitate perfectă de a comunica atunci când lucrezi sau învăț de la distanță. Există beneficii ale comunicării asincrone și ale comunicării sincrone, precum și dezavantaje.

Unele comunicări sunt urgente și necesită o atenție imediată. Altele, însă, sunt mai puțin urgente și pot fi gestionate într-un mod mai puțin perturbator și poate chiar mai util.

Cu instrumentele potrivite și o mai bună înțelegere a locului în care fiecare metodă strălucește cu adevărat, le puteți folosi pe ambele pentru a vă ajuta să comunicați mai bine cu colegii, studenții și alte audiențe, indiferent dacă se află la 8.000 de mile distanță sau chiar pe hol.