Cum să zdrobești următoarea lansare de software

Schimbarea este înfricoșătoare, iar lansările majore de software pot fi unele dintre cele mai înfricoșătoare schimbări pe care le experimentează utilizatorii organizației dvs.

Este ușor să uiți că nu toată lumea este un guru al tehnologiei.

Pentru unii dintre colegii tăi, stăpânirea unei noi tehnologii sau aplicații software poate fi descurajantă în cel mai bun caz și, în cel mai rău caz, incredibil de perturbatoare și frustrantă.

În cele din urmă, implementarea cu succes echivalează cu adoptarea de succes a software-ului.

Deci, cum gestionați așteptările și experiențele utilizatorilor, asigurându-vă în același timp că și partea tehnologică merge fără probleme?

O să-ți arăt.

Un plan bun care să-ți concentreze utilizatorii și să se concentreze pe comunicare și instruire poate contribui în mare măsură pentru a te asigura că lansarea software-ului organizației tale nu este doar bună, ci și un succes uluitor.

Iată ce veți învăța în ghidul nostru de lansare a software-ului:

• Elementele esențiale ale planului dvs. de lansare.
• Cum să obțineți implicare în organizația dvs.
• Cum să comunicați eficient cu utilizatorii dvs.
• De ce antrenamentul este prioritatea ta.
• Patru greșeli care vă pot scufunda lansarea înainte de a începe.

Cum să creați un plan de lansare a software-ului

Poate părea o idee deloc, dar la fel ca orice proiect din organizația dvs., ar trebui să creați un plan despre cum să lansați software nou. Și acel plan ar trebui să abordeze premergătoare lansării, lansării în sine și post-lansare.

Pentru acest articol, vom presupune că dvs. și echipa dvs. ați făcut diligența necesară în evaluarea obiectivelor și nevoilor de afaceri ale organizației dvs., inclusiv bugetul, capabilitățile software, problemele de securitate etc.

Înțelegerea din timp a acestora va asigura ca membrii echipei să aloce mai puțin timp și mai puțin efort pe termen lung.

Ați ales deja programul software sau software-ul de întreprindere de care aveți nevoie, acum trebuie să vă adresați cum să îl primiți utilizatorilor dvs.

Urmați cele mai bune practici pentru lansarea software-ului

Cu mult înainte să vă gândiți să vă lansați noul software, aveți nevoie de un nou plan de lansare a software-ului care să acopere: cum îl veți implementa, cui, în ce program și, cel mai important, cum veți comunica cu utilizatorii despre lansare. și să furnizeze orice documente de formare de care ar putea avea nevoie.

În timp ce majoritatea echipelor IT înțeleg importanța planificării activității tehnice a unei lansări de software, este ușor să uiți de impactul uman al proiectului tău.

În mod evident, dvs. și echipa dvs. veți face munca de lansare a noului software, dar planificarea dvs. trebuie să centreze nevoile, temerile, așteptările și preocupările utilizatorilor cu privire la viitoarea lansare.

În planificare, gândiți-vă cu atenție la cele mai bune practici pentru lansarea noului software, punând întrebări cheie:

• Va fi aceasta o lansare pentru toate organizațiile sau o abordare în etape?
• Dacă este în faz, cine îl primește primul și de ce?
• Cum va afecta acest lucru utilizatorii noștri?
• Cum va afecta acest lucru clienții noștri sau alte părți interesate?
• Ce putem face pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă ce înseamnă acest lucru pentru ei?
• Cine va fi persoana de referință pentru comunicare la lansare?
• Cum vom aborda temerile, îngrijorările și plângerile?
• Cum ne vom sprijini utilizatorii prin tranziție și după lansare?
• Cine din organizația noastră poate ajuta cu comunicarea și formarea?

Planificați pentru toată lumea

Chiar dacă compania ta este un furnizor de software sau tehnologie, poți paria că nu toată lumea din echipa ta se simte la fel de confortabil cu tehnologia ca tine. Cel mai bine este întotdeauna să presupunem că vor exista utilizatori care știu exact de ce au nevoie pentru a-și face treaba și nimic mai mult.

Odată, când antrenam utilizatorii Microsoft Word cu privire la accesibilitate, am făcut o referire obișnuită la utilizarea CTRL-C pentru a copia și CTRL-V pentru a lipi. S-au uitat la mine de parcă aș fi vorbit o altă limbă.

Aceștia erau oameni care foloseau Word și alte aplicații MS Office de ani de zile, dacă nu de decenii. În ciuda utilizării îndelungate a produsului, aproape niciunul dintre ei nu auzise de taste rapide sau nu le folosise vreodată.

A fost o experiență incredibil de deschisă pentru mine în ceea ce privește antrenamentul. Nu presupuneți niciodată că chiar și utilizatorii experimentați știu ce știți.

Nu doriți să-i tratați ca pe niște începători, dar amintiți-vă că vor exista grade diferite de experiență și cunoștințe.

Obțineți acceptare pentru lansarea software-ului în întreaga organizație

Ai ales noul tău software. V-ați prezentat cazul managerilor și altor conduceri seniori din organizația dvs. Ai enumerat argumentele pro și contra și ai făcut recomandări, iar ei ți-au dat undă verde.

Ești gata să te rostogolești, nu?

Ei bine, asta depinde. Cu cine ai mai vorbit?

Este tentant să presupunem că obținând aprobarea de la șefii tăi, ai tot buy-in-ul de care ai nevoie.

Dar, ați vorbit cu oamenii care vor fi cel mai afectați de această schimbare? Le-ați întrebat nevoile și speranțele pentru vreun software nou? Ați discutat despre eventualele capcane sau preocupări pe care le-ar putea avea cu privire la schimbare?

Orice mișcare de actualizare sau modificare a soluțiilor software ar trebui să implice în mare măsură oamenii care depind de el pentru a-și face treaba. Puteți face toate cercetările din lume și încă nu veți fi la fel de bine informați cu privire la cerințele de zi cu zi precum cei care realizează munca.

Acest lucru poate fi mai ușor în organizațiile mai mici, unde puteți vorbi pur și simplu cu toată lumea unu-la-unu. Companiile mai mari ar putea avea nevoie să devină creative.

Iată câteva modalități de a vorbi cu utilizatorii fără a fi nevoie să vorbești cu FIECARE utilizator:

• Focus grup
• Sondajele
• Sesiuni live de întrebări și răspunsuri
• Webinarii
• Canale Slack/Teams

Indiferent de modul în care o faci, înțelegerea de ce au nevoie utilizatorii tăi îi va ajuta să obțină acceptarea lor atunci când îi spui ce se schimbă. Deși este posibil să nu le puteți satisface toate cerințele sau preocupările (să recunoaștem, nu există software-ul perfect), ei se vor simți ascultați și veți arăta că vă pasă de munca lor.

Și, există un potențial bonus! Lucrând cu diferitele departamente și colegi care vor folosi noul software, puteți identifica potențiali campioni care vă pot ajuta să susțină și să evanghelizeze noul instrument.

Indiferent dacă acţionează ca relaţii între echipele lor şi ale tale sau pur şi simplu devin un fel de experţi pe teren, este adesea foarte util să ai pe cineva în colţul tău la nivel de utilizator.

Comunicați eficient pentru o lansare de succes a software-ului

Ai simțit o temă în această postare? Comunicarea este cel mai bun instrument din cutia dvs. de instrumente pentru a asigura o lansare de succes a software-ului.

Dar comunicarea nu poate fi doar despre e-mailuri lungi din partea dvs. și a echipei dvs. despre ceea ce urmează.

E-mailul va fi cu siguranță o modalitate importantă de a comunica cu utilizatorii dvs., dar nu ar trebui să fie singura modalitate.

Pe parcursul fazelor de pre-lansare, lansare și post-lansare ale lansării dvs., utilizați diferite mijloace de comunicare pentru a vă asigura că toți utilizatorii dvs. au acces la informațiile de care au nevoie.

Cum să comunicați cu utilizatorii dvs

La fel ca în exemplele de mai sus despre obținerea acceptului, iată câteva modalități bune de a comunica informații importante:

E-mail

E-mailul este o modalitate excelentă de a face actualizări și anunțuri rapide. Pentru majoritatea dintre noi, aplicația noastră de e-mail (cum ar fi MS Outlook) este și modul în care programăm întâlniri și alte evenimente. Folosește-o cu siguranță în avantajul tău.

E-mailul este, de asemenea, incredibil de impersonal și poate fi copleșitor. Folosiți-l cu moderație. Evitați e-mailurile lungi care necesită utilizatorilor să preia și să își amintească multe informații.

Întâlniri și evenimente în persoană/live la distanță

Fie că este vorba despre o sesiune de întrebări și răspunsuri, o prezentare webinar despre funcții noi sau o discuție la masă rotundă, evenimentele live oferă o experiență mai personală și mai captivantă pentru mulți utilizatori.

Sfat profesionist: înregistrați-vă sesiunile live și partajați-le pentru oricine nu a putut participa, astfel încât utilizatorii să poată reveni și urmăriți pentru revizuire, dacă este necesar.

Video

Videoclipurile informative rapide fac o punte între e-mail și prezentările live. Puteți fi mai deliberat cu ceea ce doriți să prezentați și aveți mai mult control asupra ritmului și conținutului.

Videoclipul este captivant, iar cercetările noastre arată că tot mai mulți oameni caută singuri videoclipuri informaționale.

Ca și în cazul e-mailului, evitați videoclipurile lungi și copleșitoare. Dacă aveți mai multe subiecte de tratat, luați în considerare crearea unei serii de videoclipuri care să acopere anumite subiecte. În acest fel, oamenii se pot întoarce și le pot revizui pe cele de care au nevoie, fără a fi nevoiți să-și amintească unde ați vorbit despre o anumită caracteristică din videoclipul dvs. de 30 de minute.

Sfaturi pentru o comunicare eficientă despre lansarea software-ului dvs

Toate comunicările cu organizația dvs. ar trebui să vă centreze utilizatorii. Răspundeți la întrebările lor, oferiți-le informațiile de care au nevoie pentru a avea succes și atenua-le temerile și îngrijorările.

Iată câteva lucruri de reținut:

1. Gândește-te ca un utilizator, nu ca un administrator

Evitați jargonul tehnologic sau cuvintele și acronimele excesiv de tehnice. Dacă trebuie neapărat să folosiți un termen tehnic, asigurați-vă că îl definiți într-un mod pe care oricine îl poate înțelege. După cum sa menționat mai sus, amintiți-vă că nu toată lumea este expertă în tehnologie. Asigurați-vă că toate comunicările sunt ușor de înțeles.

2. Luați în considerare parteneriatul cu HR sau marketing

Dacă doriți cu adevărat să vă eliminați comunicațiile din parc, luați în considerare parteneriatul cu experții în comunicare din organizația dvs. Colegii tăi de HR și de marketing sunt bine versați atât în ​​a ajuta oamenii să înțeleagă concepte complexe, cât și în a aborda temerile și preocupările.

3. Amintiți-vă că comunicarea reală este o stradă cu două sensuri

Comunicarea nu este doar ceea ce oferiți publicului dvs. Comunicarea reală include ascultarea și abordarea feedback-ului. Asigurați-vă că utilizatorii dvs. au o modalitate de a pune întrebări, de a exprima îngrijorări și de a cere ajutor.

4. Continuați activitatea după ziua lansării

Lansarea software-ului dvs. nu se termină după implementare și nici comunicațiile dvs. Păstrați liniile de comunicare deschise după lansare și nu uitați să adunați feedback despre cum a decurs totul.

Faceți din antrenament prioritatea dvs. numărul 1

Dar stai, am crezut că comunicarea este cheia unei lansări de succes a software-ului! Ce dă?

Ei bine, ce este formarea, ci comunicarea conceptelor și cunoștințelor către cei care au nevoie de ea?

Motivul pentru care oamenii se tem de schimbare la locul de muncă este că își fac griji că nu vor putea funcționa în noul mediu. Treaba ta ca profesionist IT este să le oferi cunoștințele și abilitățile de care au nevoie pentru a-și depăși temerile.

La fel ca și comunicațiile dvs. de-a lungul procesului de lansare, formarea dvs. ar trebui să ia diferite forme, în funcție de nevoi. Este o idee bună să oferiți opțiuni flexibile, cum ar fi imagini și videoclipuri, pentru a implementa platforme software la nivel de companie. În acest fel, utilizatorii pot întotdeauna să revină și să revizeze informațiile sau pot fi reutilizate ca parte a integrării noilor angajați.

Nu este nimic mai descurajant pentru majoritatea utilizatorilor (care sunt deja nervoși de noul software) decât să se confrunte cu un document text gigant sau cu e-mailuri pline de paragraf după paragraf de informații tehnice.

Nu le spuneți utilizatorilor cum să folosească noul software, arată-le!

Metodele comune de antrenament eficiente includ:

• Sesiuni de antrenament în persoană sau în direct la distanță.
• Videoclipuri lungi de antrenament.
• O bibliotecă de videoclipuri scurte de instruire care abordează subiecte sau caracteristici specifice.
• Documentație foarte vizuală pentru utilizator și documente de ajutor.

Nu uitați, nu trebuie să fiți un profesionist în domeniul video sau al graficii pentru a crea videoclipuri și documente de formare de calitate profesională. TechSmith Camtasia și TechSmith Snagit oferă funcții puternice, dar ușor de utilizat, care permit oricui să împărtășească rapid și ușor cunoștințele și abilitățile.

Și Camtasia și Snagit funcționează excelent împreună, făcând videoclipurile și documentele de antrenament și mai eficiente.

Indiferent de metodele de antrenament pe care le folosiți, nu uitați să vă centrați utilizatorii și nevoile acestora atunci când vă creați conținut.

Patru greșeli de evitat pentru lansarea software-ului

Chiar și cea mai bine planificată și executată lansare de software poate eșua, dar evitarea acestor patru greșeli comune vă poate ajuta să evitați catastrofa.

1. Ignorarea disidenței

Ați auzit vreodată expresia „nu puteți mulțumi pe toată lumea?” Chiar și cu cea mai bună comunicare, nu toată lumea din organizația ta va fi mulțumită de schimbări. Întotdeauna va exista cineva care nu este de acord. Și, deși este ușor să-i respingi pe cei dezamăgitori ca și pe cei negativi, ignorarea lor poate duce la probleme mai mari pe drum.

În cel mai bun caz, ei pot simți că nu le iei preocupările în serios, în cel mai rău caz, riști să ratezi informații importante care te-ar putea ajuta să iei decizii mai bune în procesul de lansare.

Ascultă pe toată lumea și folosește informațiile cât poți de bine.

2. Grăbirea procesului

Oferiți tuturor (inclusiv echipei dvs. IT) timpul de care au nevoie pentru a pune lucrurile în ordine înainte de orice lansare a software-ului. Informați-vă utilizatorii cu multă atenție cu privire la modificările viitoare, astfel încât aceștia să aibă timp să-și abordeze munca, iar dvs. să aveți timp să abordați orice nelămurire care ar putea apărea.

3. Neincluderea personalului non-IT în procesul decizional

Într-o abordare centrată pe utilizator a lansării software-ului, doriți să vă asigurați că includeți utilizatorii reali în orice decizie care le afectează munca. Asta nu înseamnă că trebuie să vorbiți cu fiecare angajat, dar asigurați-vă că există oportunități ample pentru utilizatori de a oferi sugestii, feedback și idei despre cum să funcționeze.

4. Nu vă ascultați utilizatorii după lansare

Adunați feedback și ascultați ce a funcționat și ce nu. Utilizați aceste informații pentru a rezolva problemele legate de lansarea actuală și pentru a informa procese mai bune pentru următoarea.

Centrați-vă utilizatorii pentru succesul lansării software-ului!

Centrarea utilizatorilor în orice lansare de software vă ajută să vă asigurați că toată lumea primește ceea ce are nevoie atunci când are nevoie.

Indiferent dacă lansați un software nou sau actualizat pentru 3, 30 sau 3.000 de persoane, dacă aveți un plan solid care să vă concentreze utilizatorii, să aveți acceptare de la toate nivelurile organizației dvs. și să continuați după ziua lansării, vă va asigura succesul.

Întrebări frecvente