Un scurt ghid pentru partajarea cunoștințelor: Cum să începeți

Afacerile care fac schimbul de cunoștințe parte a culturii lor organizaționale au un avantaj competitiv distinct.

Gallup, firma de analiză și consultanță, notează: „Managementul cunoștințelor ar trebui privit ca o strategie de afaceri cheie și trebuie să i se acorde același timp și atenție ca orice altă inițiativă IT sau de resurse umane”.

Beneficiile schimbului de cunoștințe sunt larg răspândite, de la agilitate și inovație sporite până la o implicare mai mare a angajaților. Este, de asemenea, una dintre cele mai bune modalități de a asigura continuitatea afacerii pe fondul fluctuației normale a personalului.

Dar termenul și chiar practica în sine pot fi puțin opace, ceea ce face dificil de prioritizat și implementat.

Deci, haideți să facem o imagine mai clară a ceea ce este exact partajarea cunoștințelor, beneficiile specifice și să identificăm oportunitățile pentru ca organizația dvs. să înceapă să o facă chiar acum.

Ce este partajarea cunoștințelor?

Mai simplu spus, schimbul de cunoștințe este schimbul de abilități, informații și expertiză între o rețea sau un grup de oameni.

În acest context, există două tipuri de cunoștințe: cunoașterea explicită și cunoașterea tacită.

Cunoștințele explicite sunt cele care pot fi ușor înregistrate, codificate, articulate și accesate. Sunt adesea lucruri care pot fi conținute în documentație, manuale, tutoriale sau videoclipuri cu instrucțiuni.

Cunoașterea tacită, care este complementară formei explicite, este înțelepciunea, experiența, înțelegerea și intuiția care construiesc contextul în jurul cunoașterii explicite. Cei cu cunoștințe tacite știu de ce o anumită practică este esențială pentru o afacere sau cum a fost luat un set de decizii.

Cel mai simplu mod de a împărtăși cunoștințele

Indiferent dacă încercați să împărtășiți cunoștințe explicite sau tacite, poate fi o sarcină dificilă.

Cum face o organizație să facă informațiile critice ușor accesibile pentru toată lumea, fără a cheltui o cantitate exorbitantă de timp sau bani?

Răspunsul este de a crea o cultură a partajării cunoștințelor.

Organizațiile ar trebui să încurajeze angajații să-și împărtășească cunoștințele și să ofere instrumente care facilitează acest lucru.
Lucrul frumos este că nu trebuie să implementați un întreg sistem de management al cunoștințelor pentru a începe. Unele instrumente simple de captură sau înregistrare a ecranului, cum ar fi TechSmith Snagit și Camtasia, sunt mai mult decât suficiente.

Instrumente precum Snagit și Camtasia îi ajută pe angajați să creeze ajutoare pentru locuri de muncă, screencast-uri, tutoriale și alt conținut informațional. Stocați și partajați aceste resurse într-o bază de cunoștințe, în intranetul companiei sau chiar în spații simple de colaborare, cum ar fi Google Docs, pentru acces rapid și ușor.

Cheia este oferirea instrumentelor și a încurajării.

Trei motive pentru a începe schimbul de cunoștințe chiar acum

Când cunoștințele circulă cu ușurință în cadrul unei organizații, numeroase fațete ale afacerii prosperă.

Iată trei moduri în care schimbul de cunoștințe s-a dovedit că beneficiază organizațiile.

1. Creșteți rentabilitatea investiției instrumentelor software și a altor investiții în afaceri

În 2020 State of Tech Spend, Flexera, un furnizor de management IT, a constatat că o afacere medie cheltuiește aproape zece la sută din venituri pe resurse IT. Companiile financiare, de servicii cloud și de software cheltuiesc peste medie cu companiile de software, în medie, cheltuind aproape 25% din venituri pe resurse IT.

Maximizarea rentabilității investiției acestor investiții este imperativă.

Cel mai bun mod de a face asta?

Încurajează schimbul de cunoștințe. Acest lucru va ajuta să vă asigurați că cât mai mulți angajați înțeleg scopul instrumentelor și cum să le folosească.

Înlocuiți persoane cu experiență sau interes cu software sau tehnologie nouă pentru a crea câteva ecranizări care demonstrează elementele cheie. Partajarea videoclipurilor și punerea la dispoziție a altor resurse este o modalitate ușoară de a crea o bază de cunoștințe simplă.

Rezultatul ideal este ca expertiza să circule liber în organizația dvs., maximizând rentabilitatea investiției cheltuielilor dvs. tehnologice.

2. Ușurează provocările asociate cu fluctuația angajaților și „exodul creierelor”

Una dintre cele mai mari amenințări la adresa eficienței unei companii este fluctuația de cunoștințe și talent.

Aici, din nou, Gallup oferă o perspectivă, observând că în prezent avem sau vom vedea în curând un mare exod de angajați, pe măsură ce generația baby boomer ajunge la vârsta de pensionare și părăsește forța de muncă.

Dar nu este doar tranziția generațională pe care organizațiile trebuie să o parcurgă.

Forța de muncă de astăzi este una tranzitorie, cu durata medie a unui angajat de aproximativ 4,2 ani și mulți angajați fiind perpetuu deschiși către noi oportunități.

Companiile pot crea „diguri de cunoștințe” solicitând angajaților veterani să își înregistreze cunoștințele colective în screencast-uri, instrucțiuni, ajutoare de muncă și alte documente. Pune aceste resurse la dispoziția celorlalți angajați și poți umple cu ușurință o lipsă de competențe în cazul în care apare.

Implementarea chiar și a unui sistem de partajare a cunoștințelor poate preveni pierderea informațiilor cheie și a experienței atunci când părăsesc angajații cu performanțe înalte sau cu vechime îndelungată.

3. Sprijiniți dezvoltarea, satisfacția și păstrarea angajaților

Raportul de învățare la locul de muncă 2021 al LinkedIn Learning a constatat că companiile care oferă oportunități de creștere și mobilitate au mai multe șanse să păstreze angajații pentru o perioadă mai lungă de timp.

De fapt, „Conform datelor LinkedIn, angajații companiilor cu mobilitate internă ridicată stau de aproape două ori mai mult decât cei care nu o fac.”

Cu alte cuvinte, oamenii doresc să lucreze într-un loc în care au oportunități de a crește, de a accepta noi provocări și de a-și avansa în cariera. Dobândirea de noi abilități prin învățarea la locul de muncă și la locul de muncă este una dintre modalitățile principale prin care oamenii fac acest lucru.

Programele formale de formare joacă un rol important aici, dar schimbul informal de cunoștințe de zi cu zi poate avea și un impact mare.

Promovarea unui mediu de colaborare care încurajează și facilitează schimbul eficient de cunoștințe va fi un impuls uriaș pentru dezvoltarea și păstrarea angajaților.

Trei oportunități de schimb de cunoștințe la fiecare organizație

Există oportunități de partajare a cunoștințelor care sunt unice pentru anumite organizații și industrii, dar multe sunt consecvente oriunde te duci. Iată trei oportunități disponibile tuturor organizațiilor.

1. Conținut de integrare și formare

Începeți împărtășirea cunoștințelor chiar de la început, introducându-le în conținutul de pregătire și de pregătire a noilor angajați.

Convoacă un grup de angajați veterani pentru a identifica oportunitățile inițiale de partajare a cunoștințelor. Apoi, cereți membrilor acestui grup să creeze resurse care să-i învețe pe noii angajați despre normele, sistemele, procesele și practicile companiei.

Folosiți aceste resurse pentru a oferi noilor angajați un curs de învățare organizat în primele lor zile la locul de muncă. Ei vor aprecia sprijinul, iar organizația dvs. va beneficia de timpul accelerat până la productivitate.

2. Lansări de software și sisteme

Organizațiile adaugă, actualizează sau înlocuiesc mereu tehnologie și sisteme. Aceste tranziții pot crea perioade de ineficiență.

Când lansați o nouă tehnologie sau efectuați o actualizare majoră, amorsați pompa cu conținut de suport. Creați filme de ecran, instrucțiuni și alte documente pentru a ajuta angajații să se simtă confortabil. Subiecte precum configurarea contului și modul de utilizare a noilor funcții sunt locuri grozave de început, dar vor fi multe altele în funcție de situația dvs.

Adesea, crearea de materiale de asistență pentru lansarea tehnologiei poate fi un efort de echipă și nu trebuie să apelați la persoane care sunt deja experți pentru a crea resurse.

Adunați un grup de părți interesate și sarcinați fiecăruia să învețe sau să înțeleagă un anumit element al noului sistem. Ei pot crea apoi materialele suport pentru zona alocată.

O abordare distribuită și activă a partajării cunoștințelor, precum cea explicată aici, este ideală.

3. Suport IT și tehnic (intern și orientat către clienți)

Echipele IT și de asistență tehnică sunt în mod constant copleșite.

Pe plan intern, aceștia acceptă o gamă largă de tehnologii care mențin afacerea în funcțiune.

Pe plan extern, se asigură că clienții dvs. rămân fericiți și mulțumiți prin rezolvarea problemelor cât mai rapid posibil.

Găsirea modalităților de a gestiona și chiar de a ușura această sarcină grea de muncă este esențială. Desigur, partajarea cunoștințelor este o modalitate ideală de a face acest lucru.

Majoritatea echipelor IT și de asistență întâmpină unele întrebări mai des decât altele. Pentru multe dintre aceste întrebări, un simplu videoclip sau un document explicativ poate oferi un răspuns ușor.

Oferiți echipelor dvs. IT și de asistență instrumente simple de captare a cunoștințelor. Apoi, oferiți timp și încurajare pentru a crea și a partaja resurse care să răspundă la acele întrebări comune de asistență.

Odată ce resursele există, acestea pot fi folosite pentru a răspunde solicitărilor relevante, oferind o comandă rapidă care economisește timp în mod regulat.

Două motive mari pentru a vă sprijini pe partajarea cunoștințelor

Am două motive finale pentru care fiecare organizație ar trebui să facă schimbul de cunoștințe o prioritate.

În primul rând, în societatea actuală, schimbul de cunoștințe este obișnuit. Nenumărate cursuri online, canale YouTube și conturi de rețele sociale dedicate predării de noi abilități și cunoștințe. Mulți dintre angajații tăi se angajează în mod regulat în acest ecosistem, deși pe subiecte de interes propriu.

În al doilea rând, beneficiile schimbului de cunoștințe se agravează rapid.

Ajută eficiența în întreaga companie. Atunci când noii angajați ajung la curent mai repede, veteranii petrec mai puțin timp pregătindu-se și răspunzând la întrebări.

În plus, angajații sunt mai dispuși să lucreze la lucruri noi și provocatoare atunci când știu că cunoștințele și informațiile sunt accesibile. Prin urmare, companiile pe care le împărtășesc cunoștințele devin mai inovatoare.

Puterea partajării cunoștințelor este răspândită, omniprezentă și ușor de început. Ce mai astepti?