7 moduri în care screencastingul ușurează munca

Există o mică, dar acută, de groază pe care obișnuiam să mă întâlnesc.

Când lumea s-a dus la muncă de acasă, totul s-a înrăutățit. Bănuiesc că și majoritatea angajaților de birou au simțit asta.

Un zgomot repetat și frustrant de „Oh, nu, asta va fi plictisitor” a sosit de fiecare dată când eram adânc într-o sarcină și îmi dădeam seama că era nevoie de ajutor sau feedback de la un coleg.

Problema a fost că, în timp ce eu eram cufundat în sarcină și în tot contextul ei, alții nu au fost.

Cel puțin nu complet.

Și așa aș simți imediat un șoc de anxietate sau stres, luând în considerare timpul și efortul necesar pentru a explica totul într-un e-mail, pe Slack sau chiar la un apel.

Doar ca să pot obține un răspuns simplu și să continui cu munca mea.

Asta până când am descoperit unguentul. Balsamul de vindecare care vă permite să împărtășiți rapid contextul, să evitați nevoia de a programa o întâlnire sau un apel video și să eliminați excesul de tastare și explicarea textului.

Marea soluție este screencastingul, procesul simplu de înregistrare a unui videoclip scurt și de partajare cu colegii. Este modalitatea ideală de a comunica idei, context, cunoștințe și aproape orice alt tip de informație.

Acum, când mă confrunt cu acest stres, pur și simplu înregistrez un scurt videoclip cu Snagit, ceea ce este aproape întotdeauna mai ușor decât să scriu lucrurile.

Imaginile dintr-o înregistrare pe ecran combinate cu narațiune oferă tot contextul și pot obține un răspuns în mult mai puțin timp decât dacă aș folosi textul singur.

Dar screencastingul face mai mult decât atenuează momentele de frustrare minoră. Este o practică ideală pentru rezolvarea sau îmbunătățirea altor elemente ale muncii.

Iată încă șapte moduri în care poți folosi screencasting-ul pentru a lucra mai rapid și cu o eficiență mai mare.

1. Planificați și executați lucrările

Lucrez pe site-ul TechSmith. Ca orice site web, are numeroase pagini formate din bucăți de conținut, imagini, videoclipuri și alte elemente. Este adesea nevoie de modificări sau actualizări pentru a reflecta progresul afacerii și produselor noastre.

Provocarea este că atunci când un anumit element are nevoie de o actualizare, apar o serie de întrebări.

„Unde este acest conținut pe site?” „Cum trebuie să se schimbe?” „Este în mai multe locuri?”

Răspunsul la aceste întrebări prin e-mail este un pic ca și cum ai încerca să descrii un anumit element al unei imagini cuiva care stă de cealaltă parte a unei perdele. Trebuie să fii extrem de specific cu ceea ce spui.

În schimb, realizăm videoclipuri care explică ce trebuie făcut. Apoi, acel videoclip poate fi distribuit pentru a vă asigura că toată lumea este de acord cu planul. Videoclipul face evident ce, unde și de ce din munca noastră.

Dacă, la fel ca noi, utilizați un software de management de proiect precum Asana sau Trello, linkul către videoclip poate fi plasat pe sarcina care reprezintă lucrarea.

Acum, când cineva începe sarcina, va avea informațiile necesare pentru a da drumul la sol. Și nimeni nu a trebuit să scrie totul.

2. Înregistrați apelurile și întâlnirile

Întâlnirile video sunt acum un mod de viață.

Indiferent dacă utilizați Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom sau o altă platformă pentru a desfășura întâlniri video, acestea au fost, în esență, singura modalitate prin care colegii (și, în afara serviciului, prietenii și familia) se pot aduna, colabora și în siguranță. ai discutii.

Deși circumstanțele nu sunt ideale, a apărut o mare oportunitate. Când fiecare întâlnire se bazează pe tehnologie, atunci fiecare întâlnire este ușor de înregistrat și arhivat. În mod convenabil, majoritatea serviciilor de apeluri video au funcții de înregistrare încorporate sau puteți utiliza software de înregistrare a ecranului precum Camtasia.

Întâlnirile înregistrate facilitează referirea la ceea ce s-a discutat. Mai bine, dacă cineva a ratat întâlnirea, poate ajunge din urmă urmărind înregistrarea.

O întâlnire înregistrată este grozavă, de asemenea, deoarece puteți folosi un editor video precum Camtasia pentru a elimina o parte din discuțiile inactive de la început sau de la sfârșit. Găzduirea pe un serviciu precum TechSmith Knowmia permite spectatorilor să pună întrebări, astfel încât discuția nu trebuie să se încheie cu întâlnirea, iar cei neparticipanți își pot oferi părerile.

3. Cercetarea clienților și a produselor

Acest sfat se bazează pe ultimul, cu excepția faptului că acum sugerez, cu permisiunea corespunzătoare, să înregistrați apelurile cu clienții. De obicei, acestea sunt apeluri pentru produse sau strategii de marketing.

Informațiile partajate în aceste apeluri sunt de neprețuit. A auzi exact cuvintele și tonurile de voce pe care oamenii le folosesc atunci când discută despre experiența lor cu produsul sau serviciul dvs. este una dintre cele mai bune modalități prin care toți membrii unei companii pot înțelege clienții pe care îi deservesc.

La TechSmith, edităm adesea aceste înregistrări pentru a împărtăși feedback deosebit de util și lămuritor din partea clienților noștri.

Așa cum am sugerat mai sus, puteți înregistra aceste apeluri, le puteți edita până la părțile utile și apoi le puteți partaja altora.

4. Videoclipuri de instruire rapide

Viața lucrătorului de birou de astăzi este în esență o mănușă de tehnologii diferite.

Trecem de la acest tablou de bord de date la acela, sau de la un produs SaaS la altul.

Pe măsură ce navigăm în peisajul tehnologic, inevitabil întâlnim un proces pe care nu îl cunoaștem. Sau, la fel de probabil, cineva are nevoie de tine să-i arăți cum să facă ceva.

Le explici și mergi mai departe. Apoi altcineva pune aceeași întrebare. Și le explici. Și apoi altcineva... până când toată ziua îți este petrecută arătându-le oamenilor cum să facă lucrurile și să nu ai niciodată ocazia să te concentrezi asupra sau să-ți completezi propria muncă.

Screencasting-ul este calea ta de ieșire din acest ciclu devastator.

Înregistrați un videoclip rapid sau două pentru procesele obișnuite despre care întreabă oamenii. Ar putea fi cum să trageți anumite rapoarte. Sau cum să configurați un tablou de bord.

Odată ce aveți videoclipul, găzduiți-l pe ceva de genul Screencast.com și trimiteți linkul ori de câte ori cineva vă întreabă. Mai bine, ați putea crea o bază de cunoștințe simplă care să răspundă la o serie de întrebări frecvente.

Economiile de timp de aici se adaugă - pe măsură ce alții vor deveni experți, ei vă vor împărtăși resursele și toată lumea va crește.

5. Demo-uri de produse pentru vânzări și experiența clienților

Videoclipul este util pe tot parcursul ciclului de vânzări. Vă permite să fiți amabil și să cultivați relațiile într-un mod în care e-mailul singur nu o face, dar fără a fi nevoie să programați apeluri video în persoană sau live.

La începutul angajamentului unui client, este excelent pentru a oferi clienților potențiali o privire asupra produsului dvs. în acțiune și pentru a demonstra unele dintre cele mai puternice capabilități ale acestuia.

Pe măsură ce conversația progresează, videoclipurile pot fi mai specifice, chiar personalizate. Mulți agenți de vânzări și profesioniști CX creează videoclipuri demonstrative de produse pentru conturi individuale, care conectează anumite funcții la modul în care un client le poate folosi.

6. Păstrați cunoștințele organizaționale

Când oamenii părăsesc companiile pentru noi oportunități sau pentru a se pensiona, se poate crea un vid de cunoștințe.

Angajații pe termen lung devin de obicei experți în anumite sarcini, proceduri și elemente ale afacerii. Este esențial să găsiți modalități de a-și păstra cunoștințele și de a menține continuitatea organizațională și a afacerii.

Screencasting-ul este o modalitate ideală de a face acest lucru.

Încercați să faceți o practică printre angajații experți să înregistreze videoclipuri cu procedurile și procesele pe care alții trebuie să le înțeleagă. Prin faptul că experții își captează fluxurile de lucru, vă asigurați că cele mai bune practici și informațiile importante nu sunt pierdute.

7. La bordul noilor angajați

Dacă înregistrați cunoștințe și procese importante, probabil că veți construi o bibliotecă de resurse care este ideală pentru integrarea de noi angajați. În esență, luarea de cunoștințe care a durat ani de zile pentru a le dobândi și punerea lor la dispoziția angajaților la începutul mandatului lor.

Compilați videoclipuri create de experți (cum ar fi sfatul nr. 5) într-o resursă „Începeți” pentru noii angajați și cursanți. Sau, reuniți un grup de experți pentru a analiza cele mai importante lucruri pe care un nou angajat ar trebui să le cunoască atunci când începe în organizația dvs. Apoi, creați un set de videoclipuri care constituie un „curriculum” de integrare.

Dacă sunteți în căutarea inspirației, vedeți cum Virgin Media folosește videoclipurile pentru a păstra cunoștințele în compania lor.

Fiți cu ochii pe mai multe oportunități de screencasting

Fiecare industrie, afacere, organizație și rol are procesele și elementele sale unice. Iar videoclipul poate ajuta probabil la atenuarea punctelor de blocaj obișnuite sau la eficiența muncii într-un fel pentru toți.

Așa că fii atent, deoarece probabil vei găsi modalități de a adapta ceea ce ți-am sugerat și probabil o serie de idei noi.

Mai multe resurse de screencasting

• Ghidul final: ce este screencasting-ul și de ce să-l folosești?
• Cum să faci un screencast în 5 pași simpli
• Cum să înregistrați videoclipul perfect în flux live
• Cum să faci un videoclip demonstrativ de produs (șablon gratuit)
• Cum să vă transformați comunicarea de la distanță cu imagini și videoclipuri