Cum să vă transformați comunicarea de la distanță cu imagini și videoclipuri

Cu un an în urmă, comunicarea noastră la locul de muncă era atât de diferită.

Ne duceam la birourile noastre. Întâlnirile în persoană erau norma, puteai să intri rapid în biroul cuiva pentru a discuta, iar „a lucra de acasă” era ceva ce faci doar din necesitate.

Acum, nu sunt doar eu să lucrez de acasă. Nici măcar nu este vorba doar de compania noastră. Aproape toți cei care sunt capabili să lucreze stau acasă.

Întreaga situație nu doar că a schimbat modul în care comunic cu alți oameni chiar acum, ci foarte posibil pentru totdeauna.

Din fericire, unele modificări ar putea fi în bine.

Și cu oamenii care caută „muncă de acasă” și „comunicare la distanță” la un nivel maxim de cinci ani, nu există nicio îndoială că toți trebuie să schimbăm modul în care comunicăm cu ceilalți.

În acest ghid, vă vom prezenta starea actuală a comunicării la distanță și concepțiile greșite comune care împiedică compania dvs. să comunice eficient în timp ce lucrați de acasă.

Vom evidenția, de asemenea, modificările ușoare pe care le puteți face pentru a începe să încorporați videoclipuri cu instrucțiuni, capturi de ecran (o înregistrare video a unui ecran), capturi de ecran și imagini în comunicațiile dvs., precum și cele mai bune practici pentru a trece la lucrul la distanță cu normă întreagă.

Ce este comunicarea la distanță?

Comunicarea la distanță este o modalitate de a comunica cu ceilalți online. Întâlnirile, informațiile și materialele de instruire sunt partajate pe internet. Companiile creează echipe virtuale. Ei comunică și colaborează online și nu într-un spațiu de birou comun.

Tipuri de comunicații la distanță

Există două tipuri de comunicare la distanță: sincronă și asincronă. Comunicarea sincronă are loc în timp real, iar comunicarea asincronă nu necesită participarea tuturor părților în același timp.

Tipuri comune de comunicare sincronă la distanță

1. Zoom sau alte apeluri video.
2. Apeluri telefonice.
3. Întâlniri virtuale.
4. Mesaje text SMS.
5. Conversații Slack sau Microsoft Teams.

Tipuri comune de comunicare asincronă la distanță

1. Aplicații de management de proiect.
2. Site Wiki sau Sharepoint.
3. Videoclipuri informative sau instructive.
4. Ghiduri de referință rapidă.
5. Capturi de ecran cu marcaj.
6. Chaturi Slack sau Microsoft Teams.

Nu totul trebuie să fie un apel Zoom sau un e-mail.

Ce se întâmplă dacă există o modalitate diferită de a aborda această situație?

Suntem cu puțin peste un deceniu în revoluția iPhone-ului. Tabletele și laptopurile au început să înlocuiască computerele desktop. Faxurile sunt o relicvă străveche. Și milenialii sunt acum cea mai mare generație din forța de muncă din SUA.

Astăzi, o persoană obișnuită petrece zilnic mai mult de patru ore pe telefon, iar timpul petrecut pe ecran în general crește doar pe măsură ce mai mulți oameni rămân acasă.

Modul în care consumăm informații și comunicăm s-a schimbat fundamental în ultimul deceniu. Acum, având în vedere că majoritatea forței de muncă lucrează de acasă, reînvățăm ce înseamnă comunicarea de la distanță.

Ieși din monotonul digital

Prea multe companii cad în obiceiul de a comunica în monoton digital. Știu că cu siguranță căd în această capcană – cea mai mare parte a comunicării mele digitale tinde să fie e-mail sau chat.

E-mailul este un instrument valoros, dar este scurt atunci când este folosit pentru a comunica doar cu un bloc de text.

Într-o lume în care suntem izolați de colegii noștri, trebuie să ne împingem comunicarea internă la același nivel în care am comunica de obicei în afara biroului.

Trebuie să încetăm să ne bazăm pe e-mailuri și chaturi în text simplu pentru majoritatea interacțiunilor noastre.

Pentru că nimeni nu vrea să citească tot textul.

Un flux constant de e-mailuri inundă adesea angajații și poate fi copleșitor.

Și, în ciuda dovezilor că elementele vizuale, cum ar fi videoclipurile și capturile de ecran, sunt mai ușor de digerat și cresc productivitatea și implicarea, companiile au de două ori mai multe șanse să își intensifice utilizarea e-mailului în text simplu față de orice alt tip de comunicare.

Și asta se simte mai ales adevărat cu majoritatea forței de muncă actuale care lucrează de acasă.

Un raport al The Economist Intelligence Unit care evidențiază barierele de comunicare la locul de muncă a constatat că:

• 60% dintre respondenți folosesc e-mailul în fiecare zi. Cu toate acestea, doar 40% au spus că este un mijloc de comunicare foarte eficient.
• 44% dintre respondenții la sondaj au spus că barierele de comunicare au dus la o întârziere sau eșec în finalizarea proiectelor, 31% au citat un moral scăzut, 25% au ratat obiectivele de performanță și 18% au pierdut vânzări.

Cum comunică echipele de la distanță

Tehnologia permite afacerilor de orice dimensiune să opereze la scară globală. Și adoptarea forței de muncă regionale sau permiterea angajaților să lucreze de la distanță are multe beneficii. De asemenea, adaugă complexitate modului în care comunicăm, mai ales când luați în considerare diferitele fusuri orare și barierele lingvistice.

Un studiu de doi ani realizat de Stanford a constatat că, în ciuda complexității, lucrătorii de la distanță au făcut mai multe. Această creștere a productivității în rândul lucrătorilor de la distanță a fost echivalent cu o zi completă suplimentară de muncă în fiecare săptămână sau cu 13% mai multă producție din grupul de lucru de acasă.

Din producția crescută cu 13%, 9% a fost atribuită lucrului mai mult pe tură, în timp ce restul de 4% s-a datorat mai puține distrageri la domiciliu. Nu numai că participanții au luat mai puține pauze și zile de boală, dar uzura s-a înjumătățit.

Și totuși, după încheierea studiului, jumătate dintre participanți au optat să nu mai lucreze de acasă.

Motivul? Se simțeau prea izolați.

Te poți raporta?

Realitatea de astăzi este mult diferită de cea de acum câteva luni. Nu numai că mai mulți oameni lucrează de acasă, dar nici ei nu prea au de ales. Acest lucru pune și mai mult accent pe comunicarea eficientă între membrii echipei.

E mai greu să organizezi întâlniri. Este stresant să fii la o convorbire cu alții alergând prin casa ta. Este dificil să citești limbajul corpului și să rămâi cu adevărat conectat cu oamenii din jurul tău.

Când lucrăm Într-o lume în care nu putem vedea fizic majoritatea oamenilor cu care lucrăm, trebuie să găsim noi modalități de a comunica cu colegii noștri.

Starea actuală a comunicării la distanță

Nu aveam nevoie de o forță de muncă de la distanță în masă pentru a experimenta defecțiuni în comunicarea internă. Pentru multe companii, colaborarea interdepartamentală sau interacțiunile dintre manageri și angajați poate fi o provocare într-o configurație tradițională de birou.

Chiar dacă vă abordați unul pe celălalt cu un limbaj similar și cu scopuri comune, nuanțele pot duce la neînțelegeri și confuzii. În plus, multe organizații pierd oportunități de a obține cunoștințe de la experți în domeniu din diferite departamente.

De ce este importantă comunicarea vizuală pentru afacerea mea?

Toate afacerile sunt unice în ceea ce privește dimensiunea, obiectivele, industriile și operațiunile. Indiferent, fiecare organizație poate beneficia de pe urma creșterii schimbului de cunoștințe și informații la nivel intern. Aceasta include oferirea angajaților tăi instrumentele de care au nevoie pentru a reuși, precum și pregătirea adecvată pentru o schimbare în modul în care comunicați.

Vizual: cheia unei comunicări eficiente.

Videoclipurile, capturile de ecran și capturile de ecran sunt puternice, deoarece nu numai că mesajele partajate sunt mai bine păstrate vizual, dar sunt și versatile.

Există mai multe locuri și momente în care conținutul vizual poate fi utilizat intern. Exemplele includ integrarea noilor angajați, instruirea internă, oferirea de feedback și multe altele.

De asemenea, conținutul vizual economisește timp, deoarece este procesat de creierul nostru mai rapid. Mai important, se asigură că mesajele sunt clare și concise, astfel încât toată lumea să aibă o experiență comună și consecventă.

Înainte de a intra în detaliile modului în care vă puteți transforma comunicațiile interne, să dezvăluim de ce actualizarea comunicațiilor dvs. de afaceri a devenit atât de importantă.

În raportul nostru recent, The Value of Visuals, am constatat că companiile pierd oportunități de a crește productivitatea și de a îmbunătăți satisfacția angajaților.

De ce comunicarea cu videoclipuri, capturi de ecran și capturi de ecran este esențială pentru afacerea dvs.:

• Se asigură că ceea ce încercați să transmiteți este clar și concis
• Toată lumea are o experiență comună și consecventă
• Economisește timp prin transmiterea mai rapidă a mesajelor
• Permite ca informațiile să fie livrate sau capturate o dată, apoi reutilizate și vizualizate de mai multe ori

Mituri comune care împiedică colaborarea vizuală la distanță și partajarea cunoștințelor

Trei capcane comune împiedică colaborarea sau angajații să împărtășească celorlalți ceea ce știu, în special de la distanță. Nu lăsați aceste concepții greșite să vă împiedice afacerea să adopte practici de comunicare mai eficiente.

Să aprofundăm fiecare dintre ele și cum le puteți rezolva.

Mitul #1: Durează prea mult

Timpul perceput necesar pentru a crea un videoclip sau un screencast sau pentru a marca o imagine este aproape întotdeauna legat de așteptările de calitate. Mai ales într-o perioadă în care aproape un miliard de ore de videoclipuri sunt vizionate pe YouTube în fiecare zi, este ușor de crezut că fiecare conținut trebuie să fie perfect.

Dar fiecare videoclip nu necesită același nivel de calitate.

Dacă te trezești într-un ciclu de perfecțiune, fă un pas înapoi și gândește-te la scopul și publicul videoclipului. Acești doi factori vă vor ajuta să determinați cât de perfecționat trebuie să fie videoclipul dvs.

Sporiți încrederea echipei dvs. subliniind în mod explicit conținutul cu prioritate mai mare și care are nevoie de mai multă lustruire, cum ar fi mesaje orientate spre exterior sau care conțin mesaje de mare valoare și conținutul cu prioritate mai mică pe care îl pot crea.

Mitul #2: Ai nevoie de seturi speciale de abilități

Trecerea la ceva nou îi poate face pe unii oameni să se simtă neliniștiți. Fie că este vorba de nervi în legătură cu a fi un creator pentru prima dată sau de incertitudinea în legătură cu execuția, mulți oameni nu au idee cât de ușor este să creezi imagini.

Tehnologia a schimbat modul în care oamenii – în special generațiile mai tinere – comunică. Software-ul de comunicare vizuală precum Camtasia și Snagit și Video Review facilitează crearea și partajarea de imagini și videoclipuri de înaltă calitate, care transmit mesaje mai rapid și mai bine decât textul.

În acest exemplu, am înregistrat un videoclip și l-am încărcat în Video Review, astfel încât alți oameni din echipa mea să poată examina informațiile și să ofere feedback cu privire la subiecte.

Acest lucru ne-a permis să înlocuim o întreagă întâlnire doar prin crearea unui videoclip de șase minute.

Produsele noastre sunt ușor de utilizat de către oameni care nu sunt experți în crearea de conținut. Știm că crearea de conținut digital pentru a preda, instrui și explica concepte poate consuma mult timp. Și învățarea de software nou poate fi intimidantă.

De aceea, ne concentrăm pe crearea de software ușor de utilizat, pe care oricine îl poate prelua și învăța rapid.

Mitul #3: Nu vei ști de unde să începi

Găsirea de noi modalități de a încorpora conținut vizual în organizația dvs. nu trebuie să fie prea elaborată sau complicată - este menită să simplifice. Există o mulțime de moduri de a folosi elementele vizuale pentru a face comunicarea mai ușoară și pentru a ajuta la înțelegerea.

În primul rând, determinați ce încercați să obțineți și cum vă pot ajuta imaginile în acest sens. Apoi, împuterniciți-vă angajații și ghidați-i pentru a vă asigura că se realizează cu adevărat.

6 moduri în care puteți începe să utilizați imaginile chiar acum

Există mai multe moduri prin care imaginile vă pot îmbunătăți comunicațiile, permițând mesaje coerente în organizația dvs. în timp ce lucrați de la distanță. Deși fiecare departament și echipă va avea nevoi și utilizări diferite, iată câteva scenarii comune pentru a vă ajuta să începeți:

1. Videoclipuri de îmbarcare și formare

Este o provocare să antrenezi noi angajați atunci când lucrezi de la distanță. De asemenea, este copleșitor să fii un angajat nou cu atât de multe de învățat de la început.

Faceți integrarea mai ușoară creând videoclipuri obișnuite care arată cum să utilizați programele standard ale organizației dvs.

Angajații dvs. vor putea să-l revizeze atunci când au nevoie de o actualizare, iar dvs. veți economisi timp evitând sesiunile de instruire pentru apeluri conferință.

2. Lansare software și instruire

Utilizați capturi de ecran și capturi de ecran pentru a le arăta angajaților cum să folosească programe sau software noi în timpul unei lansări interne. De asemenea, echipele pot oferi răspunsuri la întrebările care sunt adresate frecvent, creând răspunsuri simple și repetabile pentru personal.

3. Webinarii înregistrate și evenimente live

Dacă echipele dvs. de marketing sau de produs găzduiesc un webinar sau un eveniment live pentru clienți, partajarea internă a înregistrărilor va ajuta să mențineți toți angajații informați cu privire la actualizări. Echipele respective creează deja conținutul, așa că încercați să-l reutilizați.

Iată un exemplu de webinar recent pe care l-am făcut pentru TechSmith:

4. Livrarea informațiilor

Livrarea informațiilor poate consta în oferirea unei actualizări, furnizarea de context, partajarea rezultatelor sau furnizarea de fundal suplimentar.

Dacă informațiile provin dintr-un anumit departament, aceștia ar putea fi capabili să explice informațiile mai rapid și mai ușor, eliminând povara echipei dvs.

Chiar și o simplă imagine poate duce un drum lung pentru a explica clar ceva grupului mai mare.

5. Creați buzz

Folosiți videoclipuri pline de energie pentru a vă entuziasma personalul de un eveniment, de noi oportunități sau de reperele companiei. Iar cei mai buni oameni care să creeze zgomot în jurul acestor scenarii sunt echipele implicate.

De exemplu, dacă echipa dvs. de socializare creează rapoarte lunare, de ce să nu creați un videoclip și să împărtășiți știrile cu restul organizației?

6. Oferiți feedback

A oferi și a primi feedback cu privire la conținut sau proiecte poate fi o provocare. Echipele sunt adesea lăsate în așteptare pentru contribuții la proiecte. Și, uneori, acel feedback este în paragrafe de text, lăsându-l deschis interpretării.

Folosirea imaginilor pentru a afișa feedback specific poate reduce timpul petrecut cu trimiterea de e-mailuri înainte și înapoi și îi ajută pe toți să ajungă pe aceeași pagină. De asemenea, face ca procesul de aprobare să meargă mult mai rapid și mai ușor.

Pentru succes, începe puțin

Recomand sa incepi cu mic.

Nu toți angajații de la distanță vor trece pe acest mod de comunicare de la început. Începeți prin a găsi câțiva campioni care sunt entuziasmați sau care deja împărtășesc informații vizual și oferă-le instrumentele de care au nevoie pentru a o face cu succes. S-ar putea chiar să vă gândiți să creați linii directoare de comunicare pe care să le transmiteți oamenilor.

Atunci când câțiva oameni încep să comunice cu videoclipuri, screencast-uri sau capturi de ecran, de obicei are un efect influent asupra tuturor celorlalți.

Veți începe să vedeți mai mulți oameni care se uită și se implică. Colegii lor vor începe să se întrebe despre cum au creat conținutul și mai mulți oameni vor dori să comunice și vizual. De acolo, puteți îmbunătăți și optimiza pentru a crea procese standardizate.

Pasul 1: Nu presupune

Vorbește cu angajații tăi; Întrebați-i cum ar prefera să comunice și orice provocări pe care le-au întâmpinat. Acest lucru vă va ajuta să restrângeți obiectivele și nevoile specifice ale organizației dvs.

Pasul 2: Găsiți campioni

Identificați o mână de campioni interni care și-au exprimat dorința de a comunica în trecut sau care fac multe schimburi de cunoștințe.

Pasul 3: Stabiliți așteptările

Comunicați angajaților valoarea de ce ar trebui să folosească elementele vizuale: ce este în el pentru ei, cât timp va economisi și modurile în care le va îmbunătăți fluxul de lucru.

Pasul 4: Creați un portal de comunicații interne

Aceasta va acționa ca o pagină de învățare în care sunt găzduite toate instrumentele și resursele, cum ar fi instrucțiunile și șabloanele.

Pasul 5: Crește-ți noul mod de a comunica

Infuzați-vă noul mod de a comunica în întreaga companie. Fă-ți un obicei, încurajând angajații să creeze o nouă imagine, un videoclip sau o nouă filmare o dată pe lună.

Deci, cum naiba o să fac asta?

Poate îți pui și tu această întrebare.

De când am început să lucrez de la distanță, s-a schimbat destul de mult. Și o mare parte are de-a face cu modul în care comunic cu alți oameni.

În loc să încerc să-mi împing vechiul mod de a comunica într-o lume nouă, m-am adaptat.

Am mai multe videoconferințe cu colegii mei doar pentru a vedea cum le descurcă. Din moment ce nu mai sunt la birou, am început să înregistrez videoclipuri care arată altora cum să facă lucrurile. Fac capturi de ecran ale tablourilor de bord lunare și le distribui echipei.

Învățarea unui nou mod de a comunica nu trebuie să fie dificil. Ca majoritatea lucrurilor noi, este greu să începi, dar nu este o problemă imposibil de depășit. Există multe moduri, multe dintre ele discutate în acest ghid, de a începe.

Acum, depinde doar de tine să o faci.