Cum să reamintești un e-mail în Outlook

Am fost cu toții acolo: în momentul în care apăsați „Trimite” pe un e-mail și vă dați seama imediat că ați făcut o greșeală și trebuie să vă amintiți e-mailul în Outlook. Poate ați trimis-o persoanei greșite, ați uitat un atașament sau ați observat o greșeală de tipar.

Din fericire, dacă sunteți un utilizator Outlook, este posibil să aveți opțiunea de a vă reaminti acel e-mail și de a vă salva de potențiale stânjenie sau de accidente profesionale. Dar cum funcționează exact funcția de retragere în Outlook și care sunt limitările?

În această postare de blog, vă vom ghida prin pașii pentru a reaminti cu succes un e-mail în Outlook și vă vom oferi câteva sfaturi pentru a vă asigura că nu va mai trebui să o faceți niciodată!

Adăugați claritate e-mailurilor dvs. în Snagit

Snagit facilitează capturarea ecranului, adăugarea contextului și distribuirea prin e-mail.

Descarcare varianta scurta de prezentare gratuita

Ce este rechemarea prin e-mail?

Rechemarea e-mailului este o caracteristică disponibilă în Microsoft Outlook care vă permite să preluați un e-mail pe care l-ați trimis deja înainte ca destinatarul să-l deschidă. Poate fi o caracteristică salvatoare în multe situații, mai ales dacă ați făcut o greșeală într-un e-mail profesional și trebuie să o corectați.

Nu esti singur. De fapt, comunicarea greșită se întâmplă destul de des. Potrivit unui sondaj TechSmith, 67% dintre respondenți se confruntă cu neînțelegeri din cauza comunicării neclare, cel puțin o parte din timp. Comunicarea neclară este peste tot, așa că haideți să învățăm cum să o îmbunătățim.

Limitarea retragerii e-mailurilor

În timp ce reamintirea e-mailurilor sună ca un vis devenit realitate (este), are limitări:

• Atât expeditorul, cât și destinatarul trebuie să utilizeze Microsoft Exchange sau Microsoft 365.
• Căsuța poștală a destinatarului trebuie să fie deschisă.
• Dacă destinatarul a deschis deja e-mailul, nu îl puteți reaminti. Puteți șterge numai copiile necitite ale e-mailului dvs.
• Caracteristica nu funcționează dacă e-mailul este trimis la un folder public sau la o adresă din afara serverului Exchange al organizației.

Cam atât, acum, haideți să vedem cum puteți reaminti un mesaj în Outlook!

Cum să reamintești un e-mail

Să vedem cum să rechem prin e-mail în Outlook pas cu pas.

Deschideți folderul articole trimise

Mai întâi, navigați la folderul „Elementele trimise” din Outlook și găsiți e-mailul original pe care doriți să îl amintiți.

Deschide e-mailul

Deschideți e-mailul fie în panoul de citire. Sau, puteți deschide e-mailul în propria fereastră, în loc să îl previzualizați în panoul de citire. Acesta din urmă este procesul prezentat în imaginile următoare.

Accesați funcția de retragere

În bara de instrumente de deasupra e-mailului dvs., faceți clic pe cele trei puncte. Apoi, selectați „Recall message”.

Când vi se solicită, faceți clic pe butonul „OK”. Outlook va încerca să reamintească e-mailul.

Așteptați ca rechemarea să fie procesată

Veți primi un mesaj care indică dacă rechemarea mesajului original a avut succes sau nu la fiecare încercare.

Asta este!

De ce să tastați când puteți Snagit?

Snagit facilitează capturarea ecranului, adăugarea contextului și distribuirea oriunde.

Descarcare varianta scurta de prezentare gratuita

Sfaturi pentru rechemarea cu succes a e-mailurilor și cum să o evitați

Chiar dacă urmați pașii corect, rechemarea poate fi respinsă din cauza limitărilor menționate la începutul acestui ghid. Cu toate acestea, există câteva sfaturi pe care le puteți ține cont și care vor crește probabilitatea unei retrageri de succes.

actioneaza rapid

Cu cât încercați mai devreme să vă amintiți mesajul, cu atât sunt mai mari șanse ca acesta să funcționeze. La urma urmei, trebuie să o faci înainte ca destinatarul să aibă șansa de a deschide mesajul.

Luați în considerare setările organizației dvs

Unele organizații pot avea setări care afectează această funcție. De exemplu, unele departamente IT dezactivează complet funcția de rechemare. Verificați cu IT pentru a înțelege dacă rechemarea este o posibilitate pentru dvs.

Utilizați trimiterea întârziată

Dacă vă aflați adesea în situații în care trebuie să vă amintiți un e-mail, luați în considerare utilizarea funcției de trimitere întârziată. Acest lucru vă oferă o perioadă tampon după ce faceți clic pe „Trimite” în timpul căreia vă puteți revizui eticheta și gramatica e-mailului. La urma urmei, să știi cum să scrii un e-mail nu este întotdeauna ușor.

Cum poate Snagit să evite amintirea e-mailurilor

Nu puteți evita e-mailurile, acestea sunt aici pentru a rămâne, dar puteți evita nevoia de a le reaminti. Oamenii folosesc rechemarea e-mailului dintr-o varietate de motive, unul dintre principalele fiind greșelile de scriere și includerea accidentală a informațiilor incorecte sau sensibile.

Comunicare vizuală pentru salvare

În loc să tastați e-mailuri lungi, pronunțate, cu șanse mari de greșeli, încercați să trimiteți un mesaj video sau o captură de ecran. La urma urmei, cercetările arată că oamenii preferă să primească e-mailuri cu o imagine sau un videoclip în loc de text.

Cu funcționalitatea de înregistrare a ecranului de la Snagit, ușor de utilizat, puteți captura și edita înregistrările de pe ecran fără să vă faceți griji cu privire la erori.

Doar capturați informațiile pe care doriți să le partajați într-o captură de ecran sau într-o înregistrare și editați orice părți nedorite, cum ar fi informațiile sensibile sau zgomotul vizual, cu funcții ușor de utilizat.

Cu Instrumentul de estompare, puteți estompa informațiile nedorite, iar cu Instrumentul de selecție puteți șterge, muta sau edita complet zone ale capturii de ecran. Aceste funcții, împreună cu multe altele, vă asigură că capturile de ecran sunt întotdeauna disponibile.

Pentru înregistrările de pe ecran, puteți edita filmări și chiar puteți combina câteva clipuri pentru a crea un videoclip pe care toată lumea va dori să-l vizioneze!

Distribuie cu ușurință

Poate fi necesar să vă amintiți un e-mail, deoarece ați uitat să atașați un document esențial. Cu Snagit, nu mai trebuie să vă faceți griji pentru asta. Vreodată.

Integrarea Snagit cu Screencast facilitează partajarea capturilor de ecran și înregistrărilor cu oricine. Doar faceți clic pe butonul Partajați link și un link unic va fi copiat automat în clipboard. Apoi, inserați-l în platforma de mesagerie la alegere.

Puteți include acest link în e-mailuri în loc să vă faceți griji pentru atașamentele uitate! Nu vă faceți griji niciodată despre trimiterea videoclipurilor mari prin e-mail din nou.

De asemenea, puteți încărca capturi de ecran și videoclipuri preexistente în Screencast, astfel încât toate conținuturile dvs. media să fie la doar un link distanță.

Comunicarea vizuală este o modalitate convenabilă și ușoară de a partaja informații, plus că nu veți uita niciodată accidental un atașament.

Du-ți e-mailurile de la pronunțat la demn

Snagit facilitează capturarea ecranului, adăugarea contextului și distribuirea oriunde.

Descarcare varianta scurta de prezentare gratuita

Ce se întâmplă dacă rememorarea eșuează?

Dacă rechemarea nu funcționează, există câteva acțiuni pe care le puteți lua.

Trimiteți un e-mail de urmărire

Uneori, un e-mail rapid de urmărire cu scuze pentru greșeală este tot ce trebuie să faci. Doar furnizați informațiile corecte, contextul lipsă sau atașamentele uitate în urmărirea dvs. Toată lumea face greșeli până la urmă.

Învață din greșeală

Folosiți această experiență ca pe o oportunitate de învățare. Acordați-vă un moment pentru a examina de ce a apărut eroarea în primul rând și luați în considerare implementarea unor măsuri pentru a preveni apariția unor asemenea erori în viitor.

Utilizați în schimb comunicarea vizuală

O măsură care poate reduce erorile este comunicarea vizuală. În loc să te chinui pentru fiecare cuvânt, folosește elemente vizuale precum capturi de ecran pentru a-ți transmite mesajul mai rapid și mai eficient. Capturile de ecran și videoclipurile rapide fac o diferență uriașă în practicile de comunicare. Încearcă-l cândva!

Cu toții facem greșeli. Nu lăsați un e-mail greșit să vă ajungă în cap și să vă afecteze viitorul comunicării prin e-mail.

Luați măsuri pentru a vă remedia greșeala, cum ar fi rechemarea e-mailurilor și unele pentru a preveni orice accident viitoare, cum ar fi implementarea comunicării vizuale.