Cum să faci un ghid rapid de referință excelent

Ce este un ghid de referință rapidă

Un ghid de referință rapidă este orice documentație care oferă un set de una sau două pagini de instrucțiuni condensate despre modul de utilizare a unui produs. Ele pot fi foarte detaliate sau foarte simple, în funcție de ceea ce este necesar.

Aproape fiecare produs necesită un fel de documentație pentru a ajuta clienții să înțeleagă cum să-l folosească. În funcție de produs, uneori acele ghiduri de utilizare sau manuale de produs pot avea sute de pagini cu pagini pline de blocuri lungi de text.

Cu alte cuvinte, pot fi destul de descurajanți, mai ales pentru utilizatorii noi.

Evident, aveți nevoie de documentație care să acopere tot ceea ce poate face produsul dvs. Dar, uneori, clienții tăi vor doar să știe ceva fără a fi nevoiți să treacă printr-o mulțime de conținut pentru a-l găsi.

Un ghid de referință rapidă este o modalitate perfectă de a oferi utilizatorilor o mulțime de informații accesibile rapid, într-un mod captivant și ușor de digerat.

Iată ce vei învăța:

• De ce este important?
• Elementele esențiale pentru crearea unui ghid rapid de referință excelent.
• Cum să faci un ghid de referință rapid în șase pași simpli.
• Tipuri comune de ghiduri de referință rapide.
• Ghid de referință rapid ce trebuie și nu trebuie făcut.

De ce este important?

Ele sunt utile în special atunci când un produs sau serviciu are o serie de funcții diferite sau avansate, dar pot fi operat și mai simplu.

De exemplu, acum câțiva ani, mi-am modernizat soba de bază cu un model mai frumos, mai avansat. În timp ce cuptorul de pe aragazul vechi era practic pornit sau oprit cu setări de temperatură, cel nou a venit cu tot felul de caracteristici noi.

Exista o setare obișnuită de coacere, precum și coacere prin convecție, prăjire, rezistentă la pâine și multe altele. În plus, cel nou are butoane și un cititor digital, în timp ce cel vechi era doar un buton pe care îl rotiți pentru a-l porni și a seta temperatura.

Acum, am copt o pâine sau două în ziua mea, dar să fim sinceri. De cele mai multe ori, când folosesc cuptorul, încălzesc rulouri de pizza sau prăjesc niște pâine cu usturoi, așa că folosesc mai ales setarea obișnuită de coacere.

Din fericire, producătorul a oferit un ghid de pornire rapidă (unul dintre cele mai comune tipuri de ghiduri de referință rapidă) pentru a mă ajuta să fac coacere de bază. În câțiva pași scurti, am știut exact ce trebuie să fac pentru a folosi cuptorul pentru cea mai de bază funcție.

Apoi, când am vrut să lucrez cu funcțiile mai avansate, am putut să aprofundez manualul complet al produsului.

Ghidurile de referință rapide permit utilizatorilor să găsească rapid și ușor informațiile de care au nevoie pentru a efectua o anumită sarcină sau un set de sarcini. Ele nu înlocuiesc un manual de utilizare complet, dar oferă o modalitate suplimentară fantastică de a furniza informații.

Din fericire, Snagit face foarte simplă crearea unui ghid de referință rapid.

Iată tot ce trebuie să știți despre realizarea unui ghid de referință rapid de înaltă calitate în cel mai scurt timp.

Este un ghid de pornire rapidă un ghid de referință rapidă?

Răspunsul rapid: Da!

După cum sa menționat mai sus, un ghid de pornire rapidă este unul dintre cele mai comune tipuri de ghiduri de referință rapidă. Deci, deși nu toate ghidurile de referință rapidă sunt ghiduri de pornire rapidă, toate ghidurile de pornire rapidă sunt ghiduri de referință rapidă.

Are sens?

Cum să faci un ghid rapid de referință în șase pași simpli

Și, dacă nu aveți instrumentele potrivite, aici lucrurile pot deveni foarte complicate. Încercarea de a pune totul într-un document Microsoft Word, de exemplu, poate dura mult timp.

Și dacă nu aveți acces la un designer profesionist, asigurarea că ghidul dumneavoastră de referință rapidă arată grozav poate fi puțin descurajantă.

Dar nu trebuie să fie așa.

Vă voi spune un mic secret: când vine vorba de proiectarea unui conținut grozav, șabloanele Snagit 2020 sunt superputerea mea.

Acestea oferă modele cu aspect profesional pe care le puteți utiliza pentru a crea ghiduri rapide cu privire la modul de utilizare, cu ușurință de glisare și plasare.

Snagit 2020 vine cu șabloane, dar puteți descărca și alte zeci cu TechSmith Assets pentru Snagit.

Șabloanele Snagit vă permit să creați o serie de diferite tipuri de instrucțiuni, să procesați documente, tutoriale și multe altele.

Dar, pentru acest exemplu, să presupunem că am vrut să creez un ghid rapid de referință pentru cinci dintre cele mai comune instrumente din Snagit.

Pasul 1. Faceți capturile de ecran

Mai întâi, faceți toate capturile de ecran de care aveți nevoie și faceți orice adnotări (săgeți, text etc.) pe care doriți să le includeți în grafic.

Pasul 2. Creați șablonul

Apoi, în editorul Snagit, alegeți Creare > Creare imagine din șablon.

Pasul 3. Alegeți un șablon

Selectați șablonul pe care doriți să îl utilizați. Există o mulțime de șabloane de ghid de referință rapidă din care să alegeți.

Pentru acest exemplu, am ales Peisajul de bază în 5 pași . Acest șablon este conceput ca un ghid pas cu pas, dar este perfect și pentru asta.

Pasul 4. Adăugați imagini

Din tava din partea de jos a editorului Snagit (tava Imagini recente), trageți capturile de ecran în substituenții din șablon.

Pasul 5. Redimensionați imaginile

Redimensionați sau ajustați în alt mod capturile de ecran după cum este necesar.

Pasul 6. Adăugați conținut scris

Adăugați descrierile dvs. în secțiunile corespunzătoare din spațiul din dreapta șablonului și adăugați un titlu în caseta de titlu.

Și ai terminat!

Mi-a luat mai mult timp să scriu pașii decât pentru a crea acest mic ghid de referință rapidă.

După aceea, îl puteți partaja, salvați-l, distribuiți un link sau îl puteți imprima pentru a-l pune pe birou.

Tipuri comune de ghiduri de referință rapidă

Există o serie de tipuri diferite de ghiduri de referință rapidă, așa că doriți să știți exact de ce are nevoie publicul înainte de a crea unul.

Audiența dvs. are nevoie de o modalitate rapidă și ușoară de a începe să utilizeze cele mai de bază caracteristici ale produsului dvs.? Apoi doriți să creați un ghid de pornire rapidă.

Sau poate au nevoie de o referință unică pentru a înțelege UX-ul software-ului dvs.? Ce zici de un glosar de termeni comuni? Sau o prezentare generală a caracteristicilor de bază ale produsului dvs.?

Sau imaginați-vă că utilizatorii dvs. trec de la o singură bucată de software la a dvs. De ce informații ar putea avea nevoie pentru a face tranziția mai ușoară? Gândiți-vă la lucruri precum diferențele în arborele de meniu, pictograme, nume de caracteristici etc.

Toate aceste lucruri (și MULTE altele) pot fi realizate cu un ghid de referință rapid.

Dar, evident, toate acestea sunt aplicații foarte diferite. Aflați nevoile și așteptările publicului dvs. și apoi creați conținutul de care are nevoie pentru a reuși.

1. Ghid de inițiere rapidă
   Ajutați-vă utilizatorii să funcționeze rapid cu produsul dvs.
2. Ghiduri de sarcini de bază sau de bază
   Similar cu un ghid de pornire rapidă, dar oferă o privire de ansamblu asupra modului de utilizare a caracteristicilor de bază sau de bază ale produsului sau serviciului dvs.
3. Ghid pentru funcții mai avansate
   Odată ce utilizatorii dvs. sunt gata să ducă lucrurile la un nou nivel, utilizați un ghid rapid de referință pentru a le prezenta alte funcționalități sau caracteristici.
4. Ghid pentru modificări ale produsului
   Software-ul dvs. s-a actualizat recent? Utilizați un ghid rapid de referință pentru a vă ghida utilizatorii prin modificări.
5. Cum se face pas cu pas
   Aveți un proces pe care trebuie să-l explicați? Arat-o!
6. Manual de utilizare pentru produse cu caracteristici sau funcționalități limitate
   Dacă produsul dvs. nu necesită un manual uriaș, un ghid de referință rapid poate fi toată documentația de care aveți nevoie.

Elemente esențiale pentru crearea unui excelent ghid rapid de referință sau de pornire rapidă

Cunoaște-ți publicul și nevoile acestora

Cu cât scriu mai multe dintre aceste bloguri, cu atât devin mai conștientă de teme consistente. Crearea conținutului pe care publicul tău dorește (și nu neapărat ceea ce vrei să le spui) este una dintre cele mai consistente.

După cum s-a menționat în acest articol despre cum să creați conținut mai eficient pentru educarea clienților, există o serie de modalități de a afla exact ce este, inclusiv forumuri online, sondaje pentru clienți sau chiar de la propriul personal de asistență tehnică.

Indiferent de modul în care îl obțineți, furnizarea de conținut pe care clienții dumneavoastră îl doresc și de care au nevoie va contribui în mare măsură la asigurarea succesului materialelor dumneavoastră de referință rapidă.

Simplitatea este cheia

Scopul unui ghid de referință rapidă este de a face informațiile ușor și ușor accesibile, așa că asigurați-vă că sunt ușor de înțeles.

Folosiți imagini vizuale

Evitați pe cât posibil blocurile uriașe de text. În schimb, utilizați elemente vizuale, cum ar fi capturi de ecran cu marcaj, pictograme sau fotografii ale produselor - și suficient text pentru a vă asigura că punctele dvs. sunt clare.

Includeți numai informații esențiale

Păstrați-l pe una sau două pagini. Nu încercați să acoperiți totul din manualul de utilizare complet. Gândiți-vă la asta - un ghid de referință rapid care are nevoie de un cuprins probabil nu este chiar atât de rapid.

Alegeți cele mai importante informații pentru a îndeplini o anumită sarcină sau care altfel transmite ceea ce doriți să arătați. Reduceți conceptele complexe în forma lor cea mai de bază.

Aflați ce să lăsați înăuntru și ce să lăsați afară. Rețineți că puteți crea oricând un alt ghid de referință rapidă pentru a acoperi alte subiecte importante.

Utilizați un aspect simplu și ușor de urmărit

Dacă ghidul dvs. de referință rapidă nu este atrăgător din punct de vedere vizual și ușor de urmat, utilizatorii dvs. nu îl vor găsi util.

Nu trebuie să creați o operă de artă totală pentru a face un ghid rapid de referință. Uneori, o simplă captură de ecran adnotată cu săgeți, text etc. poate fi suficientă pentru a obține cuiva informațiile de care are nevoie.

Conținut vizual

Simt că nu pot sublinia suficient acest lucru: ghidul tău de referință rapidă nu va fi la fel de eficient, captivant și util pe cât poate fi fără imagini bune, pictograme, capturi de ecran sau alte elemente vizuale.

Imaginile atrag atenția și ajută la furnizarea de puncte de ancorare pentru conținutul dvs., ajutându-vă utilizatorii să identifice rapid și ușor punctele importante de informații.

De fapt, cercetarea noastră Value of Visuals a constatat că oamenii învață mai bine cu imagini și text, comparativ cu textul.

Puteți afla totul despre cât de valoroasă poate fi comunicarea vizuală cu acest infografic minunat.

Și, ați auzit vreodată termenii că o imagine valorează cât o mie de cuvinte? Ei bine, se pare că cel mai bun mod de a arăta ceva este să-l ARĂȚI.

O imagine bună poate transmite o mulțime de informații și poate ajuta la reducerea densității textului conținutului dvs. și îl face mai ușor de utilizat.

Prietenii noștri de la Venngage au mai multe informații despre importanța conținutului vizual.

Ghid de referință rapid ce trebuie și nu trebuie făcut

Nu toate ghidurile de referință rapidă vor fi la fel de simple ca cel creat de mine. Unii vor avea nevoie de mai mult text, alții vor avea nevoie de mai multe imagini. Unele vor avea nevoie de machete mai complexe. În funcție de subiect, poate fi mai lung.

Există o gamă largă de tipuri și utilizări pentru ghidurile de referință rapidă și ar fi imposibil să le acoperiți pe toate aici. Dar, există câteva lucruri comune și care nu sunt destul de universale:

Do

1. Păstrați-l cât mai scurt posibil. Una sau două pagini este cel mai bine.
2. Folosiți elemente vizuale cum ar fi capturi de ecran adnotate, pictograme, imagini de produs sau UX etc.
3. Utilizați un aspect sensibil, ușor de urmărit, cu titluri și subtitluri clare, după cum este necesar.
4. Cunoaște-ți publicul și de ce are nevoie.
5. Fă-l să stea de unul singur. Utilizatorii nu ar trebui să se uite în manualul dvs. pentru a înțelege ghidul de referință rapidă.

Nu

1. Înghesuiți prea multe informații. Nu încercați să vă încadrați întregul manual de utilizare în acest ghid.
2. Faceți dimensiunile fonturilor atât de mici încât nimeni să nu le poată citi fără un microscop electronic.
3. Repetați informațiile inutil.

Începeți să creați ghiduri de referință rapide minunate cu Snagit 2020

Ghidurile de referință rapide sunt o modalitate excelentă de a oferi utilizatorilor și clienților instrucțiuni rapide și la îndemână pentru cele mai comune caracteristici ale produsului sau serviciului dvs.

De la capturi de ecran și editare de imagini până la șabloane și elemente de imagine, Snagit 2020 face incredibil de ușor să creați ghiduri de referință rapide utile, captivante și atrăgătoare din punct de vedere vizual

Notă: acest articol a fost publicat inițial în aprilie 2020, dar a fost actualizat cu informații noi.