Îmbunătățirea proceselor: strategii și exemple pentru succes

Auzirea procesului de cuvinte într-un cadru profesional te face să te gândești: „Uf, vine o pierdere de timp plictisitoare”? Dacă procesul are o conotație negativă pentru dvs., există șanse mari ca echipa sau organizația dvs. să se îndepărteze de procesele de afaceri care se concentrează pe rezultate și, în schimb, plutiți în stagna procesului de dragul procesului. Nu vă simțiți rău – este ușor să ajungeți acolo, dar cu un impuls dedicat, puțină introspecție organizațională și puține instrumente, veți reveni imediat la o muncă semnificativă.

Petrecerea timpului pentru îmbunătățirea proceselor merită efortul, deoarece crește eficiența și productivitatea nu doar în ceea ce privește volumul de muncă efectuată, ci și calitatea vieții profesionale a angajaților.

Angajații care simt că timpul lor prețios este folosit cu înțelepciune și sunt angajați în îmbunătățiri vor oferi o muncă mai bună și vor avea mai multe șanse să rămână. Și, odată cu aplicarea îmbunătățirii continue, membrii echipei pot vedea că micile schimbări se adună pentru a face o mare diferență. Acest lucru este important pentru că sentimentul de impact este în centrul a ceea ce își doresc oamenii la locul de muncă.

Ce este îmbunătățirea procesului?

Îmbunătățirea procesului este o abordare sistematică pentru identificarea zonelor de îmbunătățire. Aceasta ar putea fi identificarea ineficiențelor, risipă sau erori într-un flux de lucru și apoi efectuarea de modificări incrementale pentru a îmbunătăți rezultatele. Îmbunătățirea continuă se aplică ideii că mediul în care lucrăm se va schimba în continuare și va trebui să continuăm să ne schimbăm odată cu el.

Ceea ce este o soluție grozavă astăzi nu va rămâne o soluție grozavă, deoarece problema în sine se va schimba. Echipele trebuie să continue să perfecționeze problemele cu care se confruntă și rezultatele pe care le caută. Îmbrățișând îmbunătățirea continuă, iterativă, chiar și schimbările incrementale mici, echipele și organizațiile se pot menține în pas cu ritmul schimbării.

Snagit este un instrument util pentru îmbunătățirea proceselor, deoarece facilitează documentarea proceselor, fluxurilor de lucru și blocajelor existente în doar câteva clicuri. O ilustrare vizuală a problemelor oferă unei echipe ceva la care să răspundă atunci când vine cu o soluție. De exemplu, puteți folosi Snagit pentru a adnota capturi de ecran ale tuturor pașilor unui proces și apoi utilizați instrumentul de înștiințări Snagit pentru a evidenția problemele pentru discuții ulterioare.

Care este procesul de îmbunătățire continuă?

Procesul de îmbunătățire continuă încurajează angajații de la toate nivelurile unei organizații să sugereze și să implementeze mici schimbări pentru o îmbunătățire constantă. Organizațiile care implementează cu succes și încurajează îmbunătățirea continuă creează echipe care sunt împuternicite să rezolve problemele pe care le văd.

Nu există o modalitate corectă de a implementa îmbunătățirea continuă, dar există o serie de metodologii care vă pot ajuta să vă îndreptați. Unele dintre aceste metodologii se suprapun, iar unele sunt născute din altele, dar toate se bazează pe îmbunătățirea în timp.

• Kaizen: Toyota a popularizat conceptul de îmbunătățire continuă ( kaizen ) în producția auto. Compania a minimizat risipa și a crescut eficiența prin multe îmbunătățiri mici.
• Agile: Metodologiile agile își au rădăcinile în industria software. Practicile agile sunt orientate spre client și sunt incrementale. În loc să ofere o listă strictă de reguli, Manifestul Agil favorizează un set de lucruri în detrimentul altui set de lucruri. Indivizii dintr-un sistem agil au loc să facă ceea ce are sens.
• Planificați-Efectuați-Verificați-Acționați (PDCA): PDCA este un proces ciclic în patru părți, care evidențiază importanța datelor în îmbunătățirea continuă. O echipă trebuie să-și măsoare munca pentru a ști cum se îmbunătățește. Piesa „Verificare” a ciclului este esențială pentru succes.
• Kanban: Kanban este axat pe fluxul de lucru adesea printr-o vizualizare numită panoul kanban. Cu kanban, echipele încearcă să mute orice lucrare de la început până la sfârșit cât mai repede posibil. Echipa are o limită WIP (lucrări în curs), care necesită rezolvarea problemelor înainte ca noi lucrări să poată fi preluate. Acest lucru încurajează, de asemenea, ca munca să fie împărțită în cele mai mici bucăți executabile și valoroase.
• Lean: metodologia Lean evidențiază valoarea de a depune cea mai mică cantitate de muncă posibilă într-un produs înainte de a-l pune în fața utilizatorilor. În dezvoltarea de produse Lean, următoarea iterație a unui produs se face întotdeauna pe baza învățăturilor din ultima rundă de testare a utilizatorului.

Cum să implementezi un proces de îmbunătățire continuă

1. Obțineți un fel de meta
   Procesul de implementare a unui proces este propriul său proces. Țineți cont de principiile îmbunătățirii continue, progresive. Nu încercați să schimbați un proces brusc, de unul singur sau cu un big bang.
2. Începe mic
   Identificați o echipă mică cu care să lucrați la îmbunătățirea procesului dvs. Chiar dacă credeți că întreaga organizație ar putea beneficia de pe urma schimbării, lucrul pe parcursul procesului și perfecționarea acestuia cu un grup mic de oameni vă va lăsa mai pregătit să îl extindeți și altora.
3. Obțineți acceptare
   Ceilalți din grupul dvs. vor trebui să înțeleagă de ce sugerați o schimbare a procesului. Evidențiați obiectivele și rezultatele îmbunătățite pe care sperați să le vedeți. Ascultați feedback-ul și faceți ajustări la ideile dvs. inițiale de implementare pentru a include pe alții în proces.
4. Încearcă
   Pune în acțiune orice metodologie pe care ai ales-o și planurile pe care le-ai realizat!
5. Amintește-ți de retro
   După ce ați încercat îmbunătățirea procesului, reuniți-vă grupul mic pentru a discuta despre ceea ce funcționează, ce nu funcționează și orice ajustări pe care doriți să le faceți pentru următoarea iterație.
6. Sărbătorește succesele
   Acordați un minut pentru a recunoaște ceea ce ați învățat până acum. Sărbătoriți orice îmbunătățiri și câștiguri de eficiență pe care le-ați observat. Împărtășiți-vă descoperirile altor echipe cu care lucrați și includeți date și detalii despre îmbunătățiri.
7. Repeta
   Repetă, repetă, repetă. Fiți intenționați să învățați din fiecare iterație și să vă împărtășiți rezultatele. Construirea contextului cu ceilalți este primul pas pentru ca locul de muncă să dezvolte o cultură a îmbunătățirii continue. Pe măsură ce organizația vede că procesul dvs. îmbunătățit funcționează pentru grupul mic, alții vor dori să-l încerce și cu echipele lor și puteți începe să vă gândiți cum ar putea arăta îmbunătățirea procesului la nivel de departament sau organizație.

Exemple de îmbunătățire continuă

Îmbunătățirea comunicării în echipă

Michelle și Amy din echipele TechSmith de implicare în comunitate și resurse umane folosesc frecvent Snagit pentru a înlocui întâlnirile și a lucra asincron. Poate fi o adevărată provocare să dispute calendarele colegilor ocupați, în special între echipe. Michelle și Amy folosesc Snagit cu Screencast sau Slack pentru a lucra mai repede decât ar putea chiar să se asambla în aceeași cameră (virtuală).

Îmbunătățirea procesului de asistență pentru clienți

„Timpul care nu este alocat servirii clienților este costisitor”, spune Mike din echipa de operațiuni de vânzări a TechSmith. El a văzut o provocare în a-și menține toți colegii de echipă și partenerii la zi și cunoscători despre noile software și procese. Prin crearea demo-urilor și a videoclipurilor tutoriale de dimensiuni mici, el a reușit să-și recicleze răspunsurile la întrebările obișnuite și să ofere instruire într-un mod uniform. El folosește o strategie similară cu clienții individuali. Dacă un client are o întrebare despre o funcție, ar fi ușor să-i aruncați un link către un tutorial online, dar prin crearea unui videoclip care arată exact partea din tutorial care l-ar ajuta pe client și include videoclipul webcam-ului lui Mike, acesta este capabil să creeze o interacțiune mai personalizată, mai umană.

Eficientizarea fluxurilor de lucru pentru managementul proiectelor

Steve din Biroul de management de proiect al TechSmith ajută la susținerea unui flux de lucru kanban cu echipele de software care dezvoltă Snagit. El creează videoclipuri de pre-vizionare pentru a stabili așteptările și contextul cu privire la punctele de pe agenda întâlnirii. El folosește, de asemenea, capturi de ecran ale panourilor kanban ale echipei pentru a ilustra starea echipelor în orice moment, ceea ce este util pentru a evidenția blocanții și blocajele. Aceste imagini oferă, de asemenea, un rezumat vizual bun al întâlnirilor de rafinare a restanțelor pentru membrii echipei care nu au putut participa.

Beneficiile îmbunătățirii continue

Eficiență crescută

Acesta este beneficiul cel mai direct al îmbunătățirii continue. Toate aceste mici schimbări de-a lungul timpului se adaugă la creșterea eficienței, la reducerea deșeurilor și la rezultate mai bune pentru organizația dvs.

Implicarea sporită a angajaților

Gallup, un lider de gândire bazat pe date în cultura locului de muncă, descrie implicarea angajaților astfel:
„Oamenii își doresc scop și sens de la munca lor. Vor să fie cunoscuți pentru ceea ce sunt buni.”

Un proces de îmbunătățire continuă oferă angajaților oportunități sistematice de a contribui la mediul în care lucrează, sporind atât sentimentele de împuternicire, cât și de autonomie. Acest lucru, combinat cu concentrarea asupra îmbunătățirii în sine, atinge toate cele trei elemente ale elementelor de motivație adevărată ale lui Daniel Pink: autonomie, măiestrie și scop. Pe scurt, un proces de îmbunătățire continuă oferă angajaților o voce.

Satisfacția clienților mai bună

Cu cât suntem mai eficienți, cu atât mai multă valoare putem oferi clienților într-un interval de timp dat. Și cu cât putem repeta mai repede, cu atât mai repede suntem capabili să identificăm punctele dureroase ale clienților și să acționăm asupra lor pentru a livra îmbunătățiri clienților. Făcând mici modificări și primind feedback-ul clienților între fiecare, avem mai multe șanse să obținem clienților un produs care îi încântă și le rezolvă bine problemele decât dacă lansăm schimbări mari dintr-o dată.

De ce să folosiți Snagit pentru îmbunătățirea continuă a procesului?

Documentarea vizuală a fluxurilor de lucru

Snagit facilitează documentarea lucrărilor pe ecran în doar câteva clicuri. Puteți captura ecranul într-o imagine (sau o captură de derulare pentru conținut lung) și apoi să utilizați instrumente de adnotare pentru a documenta pașii sau pentru a face înștiințări. Sau vă puteți captura ecranul într-un videoclip în timp ce vă explicați pașii într-o voce off și folosind instrumentul Snagit de desenare a ecranului pentru a atrage atenția asupra anumitor părți ale ecranului.

Colaborare și partajare ușoară

Capacitățile de partajare ale Snagit permit echipelor să captureze și să distribuie rapid actualizări vizuale, asigurându-se că toată lumea este aliniată în timpul călătoriei de îmbunătățire a procesului. Se conectează la instrumente pe care le utilizați deja la locul de muncă, cum ar fi OneDrive, Google Drive, Slack, Teams și multe altele. Sau puteți folosi funcția „Partajare link” a Snagit pentru a vă încărca rapid conținutul și a obține un link către acesta pe Screencast. Utilizarea Screencast permite altora să vizualizeze și să comenteze media dvs., oferind un loc convenabil pentru comunicare.

Implementare simplificată

Funcționalitatea șablonului Snagit poate ajuta la crearea de artefacte care sunt repetabile și ușor de consumat. Știți că veți compara aceleași două seturi de date în fiecare săptămână? Utilizați un șablon Snagit pentru a standardiza prezentările și pentru a oferi o înregistrare punctuală la care să priviți înapoi.

Sunteți gata să vă îmbunătățiți procesele cu Snagit?

Descărcați versiunea de încercare gratuită a Snagit pentru a vă documenta vizual și a împărtăși îmbunătățirea procesului dvs. Aduceți-i pe alții la bord cu ideea dvs. de îmbunătățire continuă, trecându-i prin obstacolele dvs. percepute și prin potențialele rezultate într-o partajare a ecranului Snagit cu videoclipul webcam!

Întrebări frecvente despre proces și îmbunătățire continuă