Cum se creează documentația procesului în doar câteva clicuri

Ți s-a cerut vreodată să antrenezi un coleg sau chiar să-i înveți ceva nou?

Indiferent dacă există un nou angajat la organizația dvs. sau un coleg care nu este familiarizat cu o anumită sarcină, probabil că ați trebuit să vă împărtășiți cunoștințele la un moment dat.

Dacă sunteți proprietarul unui proces, crearea și menținerea documentației procesului este utilă din mai multe motive.

Nu numai că documentarea unui proces poate economisi timp, dar ajută și la asigurarea faptului că sarcinile sunt îndeplinite corect prin conturarea unui set consistent de direcții. De asemenea, poate ajuta la prevenirea blocajelor în operațiunile de zi cu zi prin răspândirea cunoștințelor într-o echipă, în loc să direcționeze toate sarcinile printr-o singură persoană.

În această postare, vom acoperi elementele de bază ale documentării procesului, vom oferi câteva bune practici și vom împărtăși un ghid pas cu pas care vă va ajuta să documentați un proces în doar câteva clicuri!

Iată ce vei învăța:

• Ce este documentația procesului?
• De ce documentăm procesele?
• Cele mai bune practici pentru documentarea eficientă a procesului.
• Cum să documentați cu ușurință un proces cu capturi de ecran.
• Suplimentați documentația procesului cu un videoclip screencast.

Ce este documentația procesului?

Documentația procesului este conținut scris cu capturi de ecran, ilustrații, diagrame sau alte imagini (video funcționează, de asemenea) care transmite fiecare pas de-a lungul unui proces pentru a finaliza cu succes o sarcină.

Puteți crede că este similar cu un ghid sau un set de instrucțiuni.

Beneficiile documentării procesului

Documentația procesului nu este folosită exclusiv pentru indicații sau pentru a ajuta colegii. Poate fi folosit și pentru:

Antrenează noi angajați

Procesul de documentare ajută la pregătirea noilor angajați. Oferirea de instrucțiuni clare noilor dvs. colegi de echipă le permite să se ajute prin procesul de integrare, mai degrabă decât să fie complet dependenți de antrenorul lor.

În plus, locurile de muncă vacante în echipă înseamnă adesea că alți membri ar putea fi nevoiți să-și înțeleagă slăbiciunea și ar putea să nu aibă timp să antreneze pe cineva nou. Având la dispoziție procese documentate, poate ajuta la atenuarea acestei probleme.

Este un câștig-câștig. Noul tău angajat își poate începe jobul cu încredere, iar tu nu trebuie să petreci timp prețios departe de alte sarcini.

Pregătește-te pentru neașteptat

Adesea, atunci când un nou angajat se alătură echipei, acesta ocupă un post vacant. După cum s-a menționat mai sus, a avea un post vacant poate însemna că alți membri ai echipei trebuie să își ia de lucru.

Dacă procesele pentru finalizarea acelei lucrări nu au fost documentate, asta poate duce la confuzie, termene limită ratate și scăderea productivității - ca să nu mai vorbim de moralul echipei mai scăzut.

Imaginați-vă un scenariu în care persoana dvs. de salarizare este plecată pentru o săptămână, lună sau chiar mai mult. Angajaților tăi s-ar putea să nu le placă salariile ratate, pur și simplu pentru că nimeni altcineva nu știe cum să folosească software-ul de salarizare.

Documentarea proceselor înainte de a deveni absolut necesar înseamnă mai puțin stres și presiune atunci când membrii personalului pot fi deja întinși. Desigur, puteți crea în continuare documentația procesului atunci când aveți o nevoie imediată de a instrui și un coleg!

Oferiți transparență procesului

În plus, documentarea proceselor ajută la menținerea transparenței în cadrul unei organizații. Le permite angajaților care nu sunt aproape de o anumită zonă a afacerii o anumită perspectivă asupra sarcinilor din afara echipei și/sau departamentului lor imediat.

La rândul său, acest lucru poate duce la îmbunătățiri ale fluxului de lucru, cum ar fi eliminarea pașilor sau sarcinilor duplicate. De asemenea, poate evidenția punctele dureroase, care pot duce la elemente de acțiune. Conștientizarea punctelor de blocare într-un proces poate fi tot ceea ce este nevoie pentru a obține resurse alocate pentru a face îmbunătățiri progresive.

Cele mai bune practici pentru documentarea eficientă a procesului

Înainte de a aborda crearea, haideți să acoperim câteva dintre cele mai bune practici pentru documentarea procesului. Mai jos sunt câteva lucruri de reținut atunci când planificați, creați și mențineți documentația procesului.

Fă-l vizual

Cercetările arată că 67% dintre oameni înțeleg mai bine informațiile atunci când sunt comunicate vizual.

Includerea capturilor de ecran în documentația dvs. este una dintre cele mai rapide și mai eficiente moduri de a le arăta colegilor cum să facă ceva. Instrumentul nostru preferat de utilizat pentru documentarea procesului este Snagit.

Snagit vă permite să capturați cu ușurință capturi de ecran și să adăugați înștiințări text, pași numerotați și alte adnotări personalizabile pentru a atrage atenția asupra unei anumite zone pentru a transmite informații.

Nu te complica

Fii atent la încărcătura cognitivă a publicului tău – elimină distragerile inutile din conținutul tău, astfel încât publicul tău să se poată concentra pe ceea ce este important. Există mai multe moduri de a face acest lucru, dar, în general, principiul tău călăuzitor ar trebui să fie să reducă comunicarea la esențial.

Cu capturile de ecran pe care le captați pentru a fi utilizate în documentația dvs., o modalitate de a evidenția o anumită acțiune este să utilizați instrumentul Simply din Snagit pentru a crea grafice simplificate pentru interfața de utilizator (SUI). Acest lucru vă permite să acoperiți secțiunile inutile pentru a elimina distracția.

Țintește-te pe veșnic verde

Pe măsură ce planificați și lucrați la documentarea unui proces, încercați să evitați exemplele și textele care vor deveni rapid depășite. De exemplu, încercați să nu utilizați numere de versiune în software, date sau referințe care ar putea deveni rapid irelevante. A fi atent la abordarea dvs. vă poate ajuta să vă mențineți conținutul actualizat mai mult timp.

Grafica simplificată a interfeței cu utilizatorul este excelentă și pentru această aplicație. Acestea vă permit să evitați actualizările frecvente ale conținutului dvs., cum ar fi cazurile în care butoanele se mișcă în aplicațiile software.

Intretinere de rutina

Deși dorim ca conținutul nostru să fie veșnic verde, chiar și cel mai bun conținut va necesita în cele din urmă actualizări.

Când se întâmplă acest lucru, încercați să editați capturile de ecran existente în loc de o refacere totală. Biblioteca Snagit păstrează o înregistrare la îndemână a capturilor de ecran din trecut, ceea ce înseamnă că le puteți deschide și edita după cum este necesar.

Nu aveți fișierele originale? Nici o problema! Doar faceți o captură de ecran a capturii dvs. de ecran! Snagit are câteva opțiuni grozave pentru editarea capturilor de ecran, cum ar fi Smart Move și Replace Text, care vor economisi timp prețios.

Programează check-in-uri regulate, chiar dacă sunt doar o dată pe an. Acest lucru vă va asigura că conținutul dvs. rămâne la zi și are toți pașii necesari, chiar dacă sistemele și alte variabile se schimbă. Asigurați-vă că primiți feedback de la persoane relevante din organizația dvs. Alții pot avea informații valoroase de împărtășit.

Cum să documentați cu ușurință un proces cu capturi de ecran

Să parcurgem procesul de documentare a capturii de ecran folosind Snagit.

Pasul 1: Luați în considerare procesul dvs

Gândiți-vă la procesul pe care îl veți documenta și notați fiecare pas al fluxului de lucru pe care îl veți include în documentația dvs. Acest lucru vă va asigura că nu săriți peste nimic și poate acționa ca o schiță pe măsură ce documentați sarcina.

Dacă lucrați cu altcineva pentru a-și documenta procesul, asigurați-vă că este implicat în planificare.

Pasul 2: Pregătiți-vă desktopul

Folosind planul ca ghid, trageți toate aplicațiile software din care veți avea nevoie pentru a captura capturi de ecran. Pentru a elimina distragerile de pe ecran, poate doriți să vă faceți ordine și desktopul și să închideți toate aplicațiile care nu sunt necesare procesului dvs.

Pasul 3: Capturați capturile de ecran

Acum, este timpul să faceți capturi de ecran ale fiecărui pas din procesul dumneavoastră.

Rețineți că este mai bine să capturați o secțiune mai mare a ecranului față de o secțiune mai mică dacă nu ați scris încă textul însoțitor, deoarece puteți oricând să redimensionați sau să decupați captura de ecran mai târziu. Toate capturile de ecran vor apărea automat în editorul Snagit.

Pasul 4: Personalizați-vă capturile de ecran

Acum că ați capturat toate capturile de ecran de care aveți nevoie, le puteți personaliza. Încercați opțiunea Simplificare pentru a elimina distragerile sau utilizați înștiințări pentru a adăuga forme, pași numerotați folosind instrumentul pentru pași, adnotări text - orice are sens pentru a evidenția aspectele importante ale procesului dvs.

Puteți chiar să creați o temă personalizată în Snagit cu culori și alte stiluri, astfel încât capturile de ecran să aibă un aspect consistent în documentația dvs.

Doriți să arătați pașii unui proces?

Utilizați instrumentul pas al lui Snagit. Puteți adăuga notații de pași numerotate sau cu litere cu doar un clic. Snagit adaugă automat numărul sau litera corectă pe măsură ce mergeți. Urmăriți acest videoclip pentru a-l vedea în acțiune!

Pasul 5: Ambalați și livrați cu șabloane

Acum, singurul lucru rămas de făcut este să vă împachetați capturile de ecran, astfel încât să fie gata să fie livrate în orice format pe care îl alegeți. Cu Snagit, puteți combina capturile de ecran într-o singură imagine folosind șabloane.

Mai întâi, faceți clic pe butonul Creare și alegeți Imagine din șablon sau selectați imagini din tava Capturi recente, apoi faceți clic dreapta și alegeți combinați în șablon. Puteți selecta șabloanele care se potrivesc cel mai bine nevoilor ajutorului dvs. de muncă.

Apoi, pur și simplu trageți și plasați imaginile și ajustați-le în cadrul șablonului. Este atât de ușor!

Snagit poate partaja direct în Word, pe lângă o serie de alte aplicații software populare, inclusiv PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia și multe altele.

Odată ce totul este corect, puteți livra publicului dvs. sau puteți încărca în altă parte, cum ar fi o pagină SharePoint a companiei, astfel încât documentația procesului dvs. să fie disponibilă la cerere.

Suplimentați documentația procesului cu un videoclip screencast

Pe lângă documentația procesului, luați în considerare includerea unui videoclip suplimentar pentru screencast.

Un videoclip poate arăta colegilor procesul în acțiune și puteți adăuga o narațiune pe măsură ce mergeți pentru a ajuta la clarificare și mai mult. Dacă ceva nu este clar pentru destinatari din documentul de proces, aceștia pot apela la videoclip pentru a afla mai multe.

Puteți folosi Snagit pentru a înregistra întregul ecran sau o parte din acesta, în plus față de capturarea capturilor de ecran. Când ați terminat de înregistrat, Snagit vă permite să decupați orice părți ale videoclipului pe care doriți să le eliminați.

Screencast-ul tău nu trebuie să fie formal, totuși. Amintiți-vă că perfectul este dușmanul binelui. Pur și simplu parcurgeți procesul pe computer în timp ce înregistrați ecranul. Puteți vorbi și despre ceea ce se întâmplă.

Videoclipul vă poate completa documentația procesului și poate oferi doar puțin mai multă asistență oricui dorește.

Urmăriți videoclipul de mai jos pentru o prezentare excelentă a utilizării videoclipului pentru documentarea procesului:

Ești gata să faci o documentație excelentă a procesului!

Cam despre asta e! Sunteți gata să vă împărtășiți cunoștințele colegilor și să vă asigurați că procesele funcționează fără probleme. Veți economisi timp și efort tuturor cu documentele dvs. grozave de proces!