Un secret simplu pentru creșterea productivității echipei tale de la distanță

Publicat: 2022-04-07

Lucrarea la distanță există de câțiva ani, dar nu toată lumea a primit această nouă tendință cu brațele deschise. Angajatorii și-au exprimat îngrijorarea cu privire la neîncredere, întrebându-se dacă echipele de la distanță își petrec într-adevăr timp lucrând.

Dar odată ce au început să urmărească timpul, au putut vedea dovada muncii. Software-ul de urmărire a timpului nu numai că a înregistrat orele de lucru ale angajaților, ci a furnizat și date care au fost valoroase în luarea deciziilor strategice.

Piața software-ului de urmărire a timpului continuă să crească și este de așteptat să atingă un CAGR de 20,40% în perioada de prognoză 2021-2028.

Deci, cum poate urmărirea timpului să sporească productivitatea echipei de la distanță și să crească performanța companiei? Totul depinde de cum îl implementezi. Acesta este ceea ce vom acoperi în acest articol. De asemenea, vom împărtăși beneficiile urmăririi timpului pentru echipele de la distanță.

5 moduri acționabile de a implementa urmărirea timpului pentru echipele de la distanță

Este esențial ca angajații să nu perceapă urmărirea timpului ca pe o formă de reținere. Un avantaj al lucrului de acasă este flexibilitatea pe care o oferă, iar atunci când o îndepărtezi, moralul echipei va scădea. Vrei sprijinul echipei de partea ta dacă vrei să vezi o creștere a productivității.

Următoarele sunt câteva modalități eficiente de a urmări timpul pentru echipa ta de la distanță, fără a sacrifica încrederea angajaților.

Explicați-vă intențiile

Urmărirea timpului prezintă o oportunitate excelentă pentru companie de a rămâne la curent cu lucrurile. Dar este un domeniu pe care trebuie să îl abordezi cu grijă. Nu este vorba doar de introducerea unui software de urmărire a timpului și de a-l lăsa să ruleze.

Trebuie să fii mai inteligent în ceea ce privește procesul de implementare și să obții acceptul echipei chiar de la început. Explicați de ce implementați urmărirea timpului, importanța acesteia pentru companie și cum funcționează.

Nu uitați să menționați ce este în el pentru ei. Angajații vor adopta mai bine noile tehnologii știind că aceasta va avea un impact pozitiv asupra vieții lor personale și profesionale.

Explicați ce nu înseamnă timpul de urmărire

Unii angajați vor simți că urmărirea timpului le-ar putea compromite confidențialitatea și demnitatea profesională. Trebuie să înțelegeți cum vor fi utilizate informațiile colectate despre ei.

Explicați-le angajaților că urmărirea timpului este acolo pentru a oferi un punct de referință util și nu va fi folosită ca o sursă unică pentru evaluarea muncii lor. Trebuie să subliniați că nu va acționa ca o formă digitală de micromanagement.

Asigurați-vă angajații că nu îi spionați. În schimb, doriți să descoperiți posibile comenzi rapide în procesul de lucru și să creați un mediu de lucru mai bun.

Nu uitați să subliniați în mod clar așteptările, regulile și cerințele de urmărire a timpului.

Configurați procesul de urmărire a timpului pentru a fi ușor

Toată lumea din echipă trebuie să știe cum să folosească software-ul, astfel încât să își poată înregistra orele mai precis. În caz contrar, urmărirea timpului va deveni doar o altă povară.

Pentru a face procesul fără efort:

Alegeți o aplicație care nu necesită o curbă de învățare lungă și complicată. Configurarea inițială ar trebui să fie simplă și utilizarea acesteia și mai simplă. Tot ce trebuie să facă este să pornească cronometrul, iar aplicația înregistrează automat toate datele.
Descrieți în mod clar procedura de înregistrare a orelor de lucru și faceți obligatoriu urmărirea tuturor activităților legate de muncă. Un studiu realizat de AffinityLive citat în Harvard Business Review a relevat că economia americană pierde 59 de milioane de ore în fiecare zi, din punct de vedere al productivității. Acest lucru se datorează în mare parte faptului că lucrătorii nu își urmăresc toate activitățile.
Luați-l la o plimbare de probă. Lăsați echipele să testeze software-ul de urmărire a timpului timp de cel puțin o lună pentru a avea o idee despre cum funcționează. Stabiliți o dată de început și de sfârșit și programați o retrospectivă cu echipa dvs. pentru feedback ulterioar.

Odată ce angajații învață să folosească sistemul de urmărire a timpului, o pot face cu mai multă încredere. La rândul lor, raportarea, facturarea și salarizarea devin o briză.

Cereți feedback și faceți ajustări

În timpul fazei de pre-adopție, pot apărea unele probleme, preocupări și greșeli. După rularea programului pilot, strângeți feedback de la echipa dvs. de la distanță pentru a determina potențialele defecte ale tehnicii de implementare.

Acest lucru vă permite să lucrați împreună pentru îmbunătățirea procesului. Incluziunea în echipă va contribui în mare măsură la stimularea motivației și angajamentului.

Condus de exemplu

Angajații vor fi motivați să își urmărească orele de lucru dacă dați exemplul. Așadar, începeți să vă urmăriți timpul și împărtășiți-le rezultatele. O aplicație fiabilă de urmărire a timpului ar trebui să ofere rapoarte detaliate pe care le puteți partaja cu ușurință angajaților dvs.

Parcurgeți informațiile și interpretați datele împreună. Acest lucru îi va încuraja să înceapă să-și monitorizeze timpul de lucru.

Cum să alegi un software de urmărire a timpului

În primul rând, luați în considerare caracteristicile pe care le-ați dori într-un instrument de urmărire a timpului. Acest lucru va varia, în funcție de factori precum tipul de afacere și numărul de angajați. Cel mai bun software de monitorizare a angajaților ar trebui să ofere:

Urmărirea productivității . Posibilitatea de a vedea nivelurile de activitate ale angajaților, ce aplicații și site-uri web folosesc și capturi de ecran opționale pentru a oferi dovada muncii.
Mai multe moduri de a urmări timpul . Pe lângă pornirea și oprirea cronometrului, acesta ar trebui să aibă posibilitatea de a adăuga manual intrări de timp.
Foi de pontaj și rapoarte automate . Urmăriți timpul nu doar pentru a crește productivitatea echipelor dvs. de la distanță, ci și a întregii dvs. afaceri. Foile de pontaj și rapoartele de timp oferă date în timp real pentru analiză și pentru a le partaja clienților sau superiorilor. Programele avansate vă permit să filtrați rapoartele și să le generați în mod regulat.
Facturare . Alegeți un instrument de urmărire a timpului care automatizează facturarea. Unele instrumente vă permit să programați rapoarte pentru a fi trimise la anumite date și ore în fiecare săptămână sau lună.

În afară de caracteristici, iată și alte lucruri de luat în considerare:

Programul pe care îl doriți ar trebui să ofere o demonstrație gratuită, tutoriale, ghiduri și sfaturi utile. Acest lucru face procesul de integrare fără probleme. De asemenea, veți dori să consultați asistența pentru clienți, asistența prin chat și telefon și pagina de întrebări frecvente.

Aflați ce spun alții despre instrumentul de urmărire a timpului. Clienții folosesc platforme precum Capterra și G2 pentru a trimite recenzii despre un produs. Dacă au aplicații mobile, citiți recenziile de pe Google Play Store și Apple Store.

Un alt factor crucial este costul soluției de urmărire a timpului. Veți alege o aplicație de urmărire a timpului liber sau plătită? Oferă un plan gratuit și o probă gratuită? Cât costă upgrade-ul? Procesul de plată este simplu? Oferă prețuri personalizate dacă aveți o echipă mare?

Luând în considerare toate lucrurile, este o idee bună să alegeți un instrument care se potrivește bugetului dvs.

Beneficiile urmăririi timpului pentru echipa dvs. de la distanță

Am menționat mai devreme că ar trebui să clarificați modul în care angajații vor beneficia de urmărirea timpului. Iată câteva dintre principalele beneficii ale cronometrului exact:

Automatizați colectarea datelor și creșteți acuratețea. Când datele sunt procesate automat, vi se garantează calcule precise, care sunt esențiale pentru facturare și procesarea salariilor. Erorile vor fi evitate, iar contabilii vor petrece mai puțin timp procesând datele.
Creșterea încrederii între angajatori și angajați. Angajatorii vor ști întotdeauna la ce proiecte se lucrează. Această vizibilitate înseamnă că angajații nu vor trebui să raporteze la fel de des.
Măsurați și găsiți modalități de îmbunătățire a productivității. Urmărirea timpului vă oferă o imagine de ansamblu asupra modului în care este petrecut timpul, astfel încât să puteți învăța din obiceiurile de lucru. Acest lucru vă ajută să planificați termene care sunt gestionabile și realiste.
O mai bună planificare și estimare a proiectelor. Măsurarea timpului petrecut pe proiecte vă permite să creați estimări de proiect mai bune în viitor. Datele de urmărire a timpului servesc ca punct de referință atunci când distribuiți munca și stabiliți termene limită.
O mai bună înțelegere a utilizării timpului. Având o evidență exactă a orelor de lucru înregistrate, oferă o imagine mai clară a modului în care este cheltuit timpul companiei. Există prea multe activități care irosesc timpul? Angajații intră și ies la timp? Ce date de livrare a proiectelor au fost ratate?

Pe lângă faptul că îi ajută pe manageri să urmărească productivitatea și să își facă o idee mai bună despre eficacitatea lucrătorilor la distanță, urmărirea timpului are un alt rol important. Asta pentru a ne asigura că angajații se bucură de un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.

Un studiu recent de la Nature Human Behavior a constatat că angajații de la distanță au petrecut cu 10% mai mult în logare în fiecare săptămână. Asta echivalează cu patru ore suplimentare pe săptămână pentru cineva care lucrează 40 de ore în fiecare săptămână. Această tendință îngrijorătoare poate duce la burnout, epuizare și creșterea cifrei de afaceri.

Urmărirea timpului evidențiază cazurile de suprasolicitare, astfel încât să le puteți aborda și să promovați bunăstarea angajaților.

Concluzie

Urmărirea timpului este esențială pentru a stimula operațiunile de afaceri eficiente și pentru a sprijini un proces de lucru eficient, mai ales atunci când gestionați o echipă de la distanță. Cu toate acestea, această tehnică poate funcționa numai dacă există transparență și implementare adecvată.

Dacă doriți să vedeți rezultate pozitive și o creștere a performanței și a productivității, este imperativ să câștigați mai întâi încrederea angajaților.