Cum să aveți întâlniri individuale eficiente

Întâlnirile individuale sunt vitale pentru a construi relații de lucru puternice, pentru a oferi feedback și pentru a discuta despre dezvoltarea carierei, mai ales dacă este o conexiune cu managerul sau raportul dvs. direct. Dacă nu simți că pleci unul la unu, în special cu managerul tău direct, cu multă valoare, atunci este timpul să-ți revizuiești abordarea.

Adoptarea acestor sfaturi va sprijini o abordare mai structurată, care va lăsa puțin spațiu pentru fluiditatea conversației, asigurându-vă în același timp că veți acoperi toate bazele practice de care aveți nevoie pentru a continua cu succes în rolul dvs. înainte de următoarea conexiune.

Pentru a vă optimiza timpul și experiența individuală, luați în considerare structura individuală, stabiliți o agendă și fiți deliberat cu privire la timpul alocat și la setarea pentru unul la unu.

Acest lucru nu înseamnă că trebuie să renunți complet la natura personală a unu-la-unu - acesta poate fi un loc grozav pentru a-ți cunoaște și mai bine managerul, angajatul sau colegul, astfel încât să poți promova o relație uniformă. relație de lucru mai sănătoasă și sprijinirea reciprocă a dezvoltării carierei.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să vă transformați unul la unu dintr-o corvoadă într-o șansă de a vă conecta, de a colabora și poate chiar de a vă distra puțin.

Creați și mențineți o agendă curentă

Șabloanele de agendă eficiente vă ajută să vă asigurați că aceste întâlniri sunt productive și concentrate. Cele mai eficiente șabloane de agendă pentru întâlniri unu-la-unu au anumite calități: sunt structurate, flexibile, promovează comunicarea deschisă și ajută ambele părți să se pregătească.

Iată câteva dintre cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri unu-la-unu și de ce ies în evidență:

1. Cei 3 P: progres, priorități, probleme

De ce este eficient

• Structurat, dar flexibil: acest șablon se concentrează pe domenii cheie care contează în orice rol, făcându-l adaptabil pentru diverse industrii.
• Echilibrat: încurajează discuțiile atât asupra realizărilor, cât și asupra provocărilor, oferind o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra performanței și a lucrărilor viitoare.
• Acționabilă: Fiecare secțiune poate duce la pașii următori clari, asigurând responsabilitatea.

Exemplu de șablon

• Progres: Ce ai realizat de la ultima noastră întâlnire?
• Priorități: Care sunt obiectivele tale principale pentru săptămâna/luna următoare?
• Probleme: Există provocări cu care vă confruntați?

2. Agenda centrată pe feedback

De ce este eficient

• Axat pe creștere: acest șablon acordă prioritate feedback-ului, încurajând îmbunătățirea și dezvoltarea continuă.
• Dialog deschis: încurajează atât angajatul, cât și managerul să împărtășească feedback, creând un canal de comunicare bidirecțională.
• Împuternicirea angajaților: permite angajatului să aducă în discuție subiecte despre care doresc feedback, promovând implicarea.

Exemplu de șablon

• Câștigări și ce a mers bine: ce realizări recente ar trebui să sărbătorim?
• Provocări: cu ce obstacole v-ați confruntat și cum vă pot sprijini?
• Feedback: Ce feedback ai pentru mine? Iată câteva feedback pe care vi le-am pregătit.
• Creștere: ce abilități sau domenii ați dori să dezvoltați în continuare?

3. Agenda de check-in și bunăstare

De ce este eficient

• Abordare holistică: se referă nu numai la progresul muncii, ci și la bunăstarea angajatului, sănătatea mintală și satisfacția în muncă.
• Implicarea și menținerea: Arătarea grijii pentru bunăstarea angajaților crește implicarea și reduce cifra de afaceri.
• Construiește încrederea: verificările regulate privind bunăstarea construiesc o cultură a încrederii și a sprijinului.

Exemplu de șablon

• Bunăstare: cum vă simțiți în general, atât la serviciu, cât și în afara serviciului?
• Volumul de lucru: Cât de gestionabil este volumul de lucru actual?
• Asistență: aveți nevoie de ceva de la mine sau de la echipă pentru a vă echilibra volumul de muncă sau nivelul de stres?
• Dezvoltare personală/profesională: Există obiective de dezvoltare personală pe care ați dori să vă concentrați?

4. Deschideți agenda discuțiilor

De ce este eficient

• Flexibilitate: Oferă mai multă libertate angajatului de a aduce în discuție orice are în minte, stimulând o discuție deschisă.
• Adaptabil: Poate fi adaptat în funcție de prioritățile momentului, făcându-l potrivit pentru medii de lucru dinamice.
• Orientat pe implicare: încurajează angajații să preia controlul asupra conversației.

Exemplu de șablon

• Subiecte de la angajat: Ce ați dori să discutați astăzi?
• Subiecte de la manager: articole pe care le consideră valoroase de acoperit
• Următorii pași: Ce acțiuni ar trebui să luăm înainte de următorul unu-la-unu?

De ce ies în evidență aceste șabloane

• Structură clară: fiecare șablon este conceput pentru a menține întâlnirea concentrată și eficientă, asigurându-se că subiectele importante sunt acoperite fără a devia.
• Echilibrul muncii și dezvoltarea personală: cele mai bune șabloane acoperă chestiuni imediate legate de muncă și creșterea carierei pe termen lung.
• Personalizare: Aceste agende pot fi adaptate pentru a se potrivi diferitelor nevoi, fie că se concentrează pe feedback, bunăstare sau performanță.
• Implicare: angajații se simt mai implicați și apreciați atunci când contribuția lor este căutată în mod activ și prioritizat, încurajând o relație mai puternică manager-angajat.

Când vă așezați pentru un-la-unu, începeți prin a clasifica articolele de pe agenda dvs. de la cele mai importante la cele mai puțin importante. În acest fel, dacă timpul trece scurt, puteți prioritiza subiectele cele mai critice. Pe măsură ce discutați fiecare element, tăiați-l de pe listă și documentați orice decizii sau acțiuni. Acest lucru îi menține pe toți pe aceeași pagină și vă asigură că vă puteți consulta mai târziu la notele întâlnirii.

Folosiți-vă timpul cu înțelepciune: întoarceți întâlnirea

Timpul sincron, indiferent dacă este în persoană sau la distanță printr-un apel video, este prețios. Acesta nu ar trebui să fie un loc rezervat pentru actualizările de stare care nu necesită acel timp sincron unu-la-unu.

Aici ar trebui să vă simțiți cel mai confortabil să puneți întrebări deschise, să purtați discuții, să faceți brainstorming și să dezbateți cea mai bună cale de urmat într-un mediu sigur. Este un spațiu pentru a înțelege cu adevărat perspectiva managerului sau a colegului tău, astfel încât să poți merge mai departe și să fii capabil să faci cea mai bună muncă.

Pentru a vă asigura că ajungeți la miezul acestui lucru cât mai repede posibil - dacă aveți o actualizare de stare pentru a furniza sau informații de fundal care vor pune bazele unei discuții pline de viață cu membrul echipei dvs., atunci ar trebui să inversați întâlnirea trimițând un mesaj personalizat. actualizare video în prealabil.

Trimiterea în prealabil a unui videoclip sau a unei prezentări permite persoanei cu care te întâlnești să se orienteze către ascultarea activă, digerând cu adevărat informațiile furnizate înainte de conexiunea ta. Pregătiți-i pentru a discuta, nu doar a digera în timpul timpului valoros împreună.

În plus, este un schimbător de joc pentru diferite stiluri de învățare. Unii oameni iubesc să gândească pe picioarele lor, în timp ce alții au nevoie de timp pentru a procesa și a aduna punctele lor de discuție. Întoarcerea întâlnirii asigură tuturor șansa de a străluci. Urmăriți acest videoclip rapid de 2 minute despre cum să răsturnați o întâlnire.

Mesaje video > întâlniri

Înregistrați-vă ecranul și camera cu Snagit pentru actualizări rapide și feedback.

Află mai multe

Păstrați întâlniri individuale scurte (30 de minute) pentru o eficacitate maximă

Deși unele întâlniri sunt concepute pentru mai multă profunzime în anumite perioade ale anului, cum ar fi conversațiile privind managementul performanței sau evaluarea performanței, întâlnirile recurente pot fi mai scurte, rămânând totuși un loc pentru a primi feedback în mod continuu.

Întâlnirile unu-la-unu sunt o parte esențială a dezvoltării și comunicării angajaților în orice organizație. Cu toate acestea, păstrarea acestor întâlniri scurte - de preferință în jur de 30 de minute - le poate face mai eficiente decât sesiunile mai lungi. Iată de ce un unu-la-unu de 30 de minute are adesea mai mult impact decât o oră întreagă.

1. Concentrare și eficiență sporite

Când întâlnirile sunt limitate la 30 de minute, atât managerul, cât și angajatul sunt încurajați să fie mai intenționați cu privire la timpul lor. O întâlnire mai scurtă necesită ca participanții să acorde prioritate problemelor cheie, mai degrabă decât să se apropie de subiecte mai puțin importante.

De ce funcționează asta

• Agendă concentrată: a avea un program strâns vă obligă să rămâneți la subiecte de bază, cum ar fi actualizările de progres, provocări și pașii următori. Descurajează tangentele inutile și menține conversația orientată spre rezultate.
• Pregătirea este esențială: ambele părți se vor pregăti mai bine, asigurându-se că timpul limitat este folosit în mod eficient, ceea ce duce la o întâlnire mai productivă.
• Decizii la interval de timp: nevoia de a lua decizii sau de a rezolva probleme într-un timp limitat promovează claritatea și acțiunea rapidă, ceea ce ajută la menținerea proiectelor în mișcare.

2. Previne oboseala întâlnirii

Întâlnirile mai lungi suferă adesea de profituri în scădere, deoarece participanții devin obosiți mental. După aproximativ 30 de minute, nivelul de atenție tind să scadă, reducând angajamentul și eficacitatea. Întâlnirile mai scurte ajută la menținerea energiei și a concentrării ridicate pe parcursul conversației.

De ce funcționează asta

• Niveluri mai ridicate de energie: o întâlnire de 30 de minute îi menține pe participanți proaspăți și implicați, creând o conversație mai dinamică.
• Evită „încărcarea” în conversații mai puțin productive: cu mai puțin timp, există mai puține oportunități ca discuția să se orienteze către subiecte care nu au legătură sau cu prioritate redusă, ceea ce se întâmplă adesea în întâlniri de o oră.

3. Acceptă check-inuri mai frecvente

Dacă întâlnirile unu-la-unu sunt scurte, este mai ușor să le programați mai des, fie săptămânal, fie săptămânal. Acest lucru permite o comunicare continuă și corecții rapide ale cursului, mai degrabă decât să așteptați ca problemele mai mari să se adună în timp.

De ce funcționează asta

• Feedback în timp util: întâlnirile mai frecvente și mai scurte oferă o oportunitate de feedback în timp real, abordând problemele înainte ca acestea să escaladeze.
• Aliniere continuă: punctele de contact frecvente mențin atât managerul, cât și angajatul aliniați la obiective, progres și priorități, fără a fi nevoie de întâlniri prelungite și rare.

4. Crește productivitatea în cadrul echipei

Menținând unul la unu la 30 de minute, managerii au mai mult timp să se concentreze pe alte sarcini prioritare. În mod similar, angajații apreciază că timpul lor este respectat, permițându-le să se întoarcă la locul de muncă fără a-și pierde impulsul.

De ce funcționează asta

• O mai bună gestionare a timpului: întâlnirile scurte se încadrează mai ușor în programele încărcate, ceea ce face mai ușor pentru ambele părți să echilibreze întâlnirile cu responsabilitățile zilnice.
• Mai multe întâlniri cu mai mulți oameni: pentru managerii cu echipe mai mari, întâlnirile mai scurte le permit să se întâlnească mai des cu membrii individuali ai echipei, fără a sacrifica timp pentru alte sarcini.

5. Încurajează comunicarea concisă

Întâlnirile individuale mai scurte promovează o comunicare mai clară și mai concisă. Ambele părți au șanse mai mari să ajungă la obiect și să evite excesul de explicații sau să se complacă în detalii inutile.

De ce funcționează asta

• Elemente de acțiune mai clare: participanții sunt mai susceptibili să părăsească ședința cu concluzii clare și posibile, deoarece conversația se concentrează pe chestiuni critice.
• O mai bună responsabilitate: O întâlnire concisă înseamnă că urmăririle și pașii următori au mai multe șanse să fie amintite și să se acționeze asupra lor, creând o cultură mai puternică a responsabilității.

6. Încadrează flexibilitatea în programele aglomerate

În mediul de lucru rapid de astăzi, atât managerii, cât și angajații jonglează cu numeroase responsabilități. Un unu-la-unu de 30 de minute este mai ușor de plasat într-o zi aglomerată și este mai puțin probabil să fie anulat sau reprogramat din cauza conflictelor de timp.

De ce funcționează asta

• Reduce oboseala întâlnirilor în cadrul echipei: atunci când întâlnirile sunt mai scurte, vă ajută să vă asigurați că atât managerii, cât și angajații au timp adecvat pentru alte întâlniri, muncă profundă și sarcini personale.
• Mai multă flexibilitate în programare: întâlnirile scurte sunt mai ușor de programat, ceea ce face mai probabil ca acestea să aibă loc în mod constant, îmbunătățind comunicarea și conexiunea generală.

Concluzie

Întâlnirile individuale mai scurte, de 30 de minute, nu sunt doar o strategie de economisire a timpului – ele sporesc concentrarea, previn oboseala și creează un mediu pentru check-in-uri mai frecvente și mai eficiente. Prin încurajarea comunicării concise și prin reducerea tendințelor de pierdere de timp, acestea ajută la asigurarea productivității și acțiunilor de întâlnire, de care beneficiază atât angajații, cât și managerii.

Pentru cei care doresc să-și optimizeze întâlnirile individuale, mai scurte este adesea mai bine, păstrând conversația clară, concentrată și productivă.

Găzduiește o întâlnire ocazională în persoană

În lumea de la distanță de astăzi, apelurile video și platformele de mesagerie au devenit modurile implicite de comunicare. Deși aceste întâlniri virtuale sunt eficiente, există mai multe motive pentru care organizarea individuală în persoană poate fi totuși crucială, în special în mediile de lucru la distanță sau hibride.

1. Construirea unor relații mai puternice

Întâlnirile în persoană oferă o oportunitate unică de a construi conexiuni mai profunde și mai autentice. Interacțiunile umane sunt mai bogate atunci când au loc față în față, permițând o comunicare mai naturală și o relație mai bună.

De ce contează asta

• Indicații non-verbale: conversațiile în persoană permit o înțelegere mai nuanțată a limbajului corpului, a expresiilor faciale și a tonului vocii, care se pierd adesea în apelurile video.
• Conexiune emoțională: Întâlnirea în persoană favorizează un sentiment de încredere și empatie care este dificil de reprodus virtual. Acest lucru este important în special pentru angajații de la distanță care se pot simți deconectați de managerii sau echipele lor.

2. Încurajarea dialogului deschis

Setările în persoană creează un mediu în care angajații se simt adesea mai confortabil în exprimarea preocupărilor, oferind feedback sau discutând chestiuni personale. Apropierea fizică și spațiul comun încurajează un dialog mai deschis și sincer.

De ce contează asta

• Mai puțină formalitate: Apelurile video se pot simți rigide, cu o agendă structurată, în timp ce o întâlnire în persoană, în special la o cafea sau într-un cadru relaxat, poate facilita conversații mai organice și ocazionale.
• Construirea încrederii: interacțiunile în persoană reduc distanța percepută dintre angajați și manageri, făcându-i pe angajați să se simtă mai în siguranță, împărtășindu-și gândurile și sentimentele.

3. Concentrare și implicare sporite

Întâlnirile de la distanță pot suferi distrageri, fie că este vorba de notificări prin e-mail, probleme tehnice sau întreruperi casnice. Unul la unu în persoană elimină aceste bariere virtuale, permițând ambelor părți să fie pe deplin prezente în acest moment.

De ce contează asta

• Atenție mai profundă: a fi în aceeași cameră favorizează o implicare mai concentrată, ceea ce duce la o conversație de calitate superioară. Fără ecrane în cale, puteți menține contactul vizual și vă puteți asculta cu adevărat unul pe celălalt.
• O mai bună rezolvare a problemelor: atunci când ambele părți sunt pe deplin implicate, rezolvarea problemelor devine mai colaborativă și mai eficientă, ceea ce duce la soluții mai rapide.

4. Promovarea culturii companiei

Întâlnirile în persoană întăresc legătura culturală dintre angajați și companie. Lucrătorii de la distanță, în special cei care vizitează rar biroul, se pot simți detașați de cultura organizațională mai largă. Întâlnirea față în față ajută la restabilirea acelei legături.

De ce contează asta

• Alinierea culturală: o întâlnire în persoană poate ajuta angajații să se simtă mai conectați la valorile companiei, misiunea și dinamica echipei, ceea ce este mai greu de realizat prin interacțiuni virtuale.
• Sentimentul de apartenență: angajații de la distanță ratează adesea interacțiunile ocazionale la birou. Întâlnirile în persoană pot ajuta la recrearea unei parte din acea camaraderie și apartenență.

5. Gestionarea conversațiilor sensibile

Subiectele sensibile, cum ar fi recenziile de performanță, provocările personale sau feedback-ul dificil, sunt cel mai bine tratate față în față. Întâlnirile în persoană permit managerilor să transmită empatie și înțelegere mai eficient în timpul discuțiilor provocatoare.

De ce contează asta

• Empatie și nuanță: furnizarea de știri dificile sau feedback în persoană permite mai multă sensibilitate emoțională, deoarece ambele părți pot citi și răspunde la limbajul corpului și emoțiile celeilalte cu mai multă acuratețe.
• Sprijin și reasigurare: atunci când un angajat primește feedback sau discută o problemă personală, prezența personalului managerului său poate oferi un sentiment de confort și sprijin pe care o întâlnire virtuală nu poate.

6. Crearea de spațiu pentru brainstorming și creativitate

Personalul unu-la-unu oferă un spațiu unic pentru brainstorming și rezolvarea problemelor, care se poate simți mai fluid în persoană decât online. Uneori, energia de a fi în aceeași cameră stârnește creativitate pe care o întâlnire virtuală pur și simplu nu o poate replica.

De ce contează asta

• Mediu de colaborare: Discuțiile în persoană duc adesea la schimburi mai spontane și creative, care pot fi mai greu de realizat în întâlnirile virtuale structurate.
• Tablă albă și idee în timp real: a fi împreună fizic permite activități precum tabla albă sau schițarea ideilor în timp real, ceea ce poate accelera rezolvarea creativă a problemelor.

7. Restabilirea conexiunii umane într-o lume îndepărtată-prima

Într-un mediu de lucru la distanță, angajații pot face perioade lungi de timp fără a interacționa personal cu colegii. Întâlnirile ocazionale față în față oferă o oportunitate esențială de reconectare la nivel uman.

De ce contează asta

• Reducerea izolării: munca la distanță poate duce la sentimente de izolare. O întâlnire în persoană le reamintește angajaților că fac parte dintr-o echipă și că managerul lor este accesibil și abordabil.
• Creșterea moralului: întâlnirea personală îi poate revigora pe angajați, reînnoindu-le simțul scopului și conexiunea cu munca lor.

Concluzie

În timp ce munca de la distanță are avantajele sale, valoarea individuală în persoană nu poate fi subestimată. Fie că este vorba de a construi relații mai puternice, de a încuraja dialogul deschis sau de a gestiona conversații sensibile, există anumite aspecte ale conexiunii umane care pot fi realizate pe deplin doar atunci când se întâlnesc față în față.

Personalul individual creează o experiență mai profundă, mai semnificativă, care întărește încrederea, îmbunătățește comunicarea și, în cele din urmă, duce la o mai bună implicare și satisfacție a angajaților. Încorporarea acestora într-un mediu de lucru în principal la distanță este o modalitate puternică de a menține conexiunea umană și de a promova o mai mare încredere.

Oamenii lucrează cel mai bine pentru oamenii pe care îi cunosc, îi plac, în care au încredere și îi respectă. Fă-ți timp pentru a crea o conexiune personală cu managerul tău sau cu subiecții direcți. Fie în persoană sau de la distanță – acordați câteva minute pentru a discuta subiecte care nu sunt legate de muncă. Iată câteva inițieri de conversație pentru locul de muncă de la BetterUp pentru a ajuta la spargerea gheții:

• Care este partea ta preferată a jobului tău?
• Care a fost primul tău loc de muncă?
• Aveți probleme sau proiecte secundare?
• Când lucrezi de la distanță, lucrezi într-o cafenea sau de acasă?
• Care este un lucru care te pasionează în cariera ta?
• Dacă ați putea descrie echilibrul ideal între muncă și viață, cum ar arăta?
• Care este un lucru care te motivează la serviciu?
• Ce ceva valoros ai învățat în timpul carierei tale?
• Există proiecte viitoare de care ești entuziasmat?
• Te-ai gândit vreodată să încerci o altă carieră înainte de aceasta?
• Ce te-a făcut să vrei să lucrezi pentru [companie]?
• Ai fost la școală pentru a deveni [rol de job]?
• Aveți vreun sfat pentru gestionarea timpului?

Urmând aceste sfaturi, vă puteți face întâlnirile individuale mai eficiente și mai plăcute pentru toți cei implicați. Amintiți-vă, scopul este să construiți relații puternice și să vă atingeți obiectivele împreună.

Acum că ești un rockstar la unu-la-unu, vrei să-ți îmbunătățești mai multe întâlniri? Descărcați ghidul nostru gratuit de mai jos.

Nu mai pierde timpul în întâlniri fără rost

Vedeți cât de mici modificări aduse modului în care partajați informații vă pot ajuta să vă recuperați timpul la serviciu.

Obțineți Ghidul