Cum să gestionezi progresul sarcinii în Microsoft Planner în Windows 10?

Microsoft Planner face parte din suita de aplicații Office365. Este o aplicație de planificare pe care echipele și indivizii o pot utiliza pentru a crea planuri, a atribui sarcini, a comunica și a colabora și a partaja documente, printre alte utilizări. Sarcinile pot fi create și configurate într-un mod specific, adaptat nevoilor echipei. Procesul este destul de simplu, dar mulți oameni au probleme cu el.

De fapt, actualizarea progresului sarcinilor în Planner poate fi la fel de ușoară ca și monitorizarea progresului sarcinilor atribuite fiecărui individ la intervale specifice. Cu toate acestea, diavolul este în detalii, iar unii oameni par să nu înțeleagă. Dacă sunteți în această barcă, acest ghid este pentru dvs. Până la sfârșitul acestui ghid, veți învăța cum să gestionați progresul sarcinii în Microsoft Planner.

Cum se configurează Microsoft Planner

Microsoft Planner este instrumentul virtual de gestionare a sarcinilor din suita Office 365. Oferă o modalitate ușoară pentru echipe de a colabora și de a planifica și monitoriza sarcinile. De asemenea, utilizatorii pot actualiza starea sarcinii și pot partaja informații despre sarcini pentru o coordonare mai perfectă a proiectului.

În Planner, puteți împărți un proiect mare în sarcini mai mici, cu o cronologie pentru fiecare sarcină, care alcătuiesc în mod colectiv durata unui anumit plan. Pe măsură ce sarcinile se lucrează, le puteți schimba starea de la „Neînceput” la „În desfășurare” și, în final, la „Terminat”. Puteți chiar să creați sarcini suplimentare dacă este necesar.

Planificatorul include o mulțime de șabloane care vă permit să treceți rapid la sarcini și proiecte, economisind astfel mult timp. Trebuie doar să vă asigurați că șabloanele sunt în ton cu sarcinile echipei dvs. și să le rafinați dacă este necesar și puteți merge direct la lucru.

Pentru a începe, trebuie să vă conectați la contul Office 365. Accesați pagina Planificator din Office 365 și introduceți detaliile de utilizator. Odată autentificat, faceți clic pe Planificator în fila Acasă pentru a încărca interfața Microsoft Planner.

Aici, aveți trei moduri de a proceda. Dacă ați creat deja planuri, selectați-le pe cele mai frecvent utilizate făcând clic pe „Planuri favorite”. Dacă doriți să vedeți toate planurile dvs., faceți clic pe „Toate planurile”. Cu toate acestea, dacă doriți să creați un plan nou de la zero, faceți clic pe opțiunea Planuri noi.

În fereastra Creare plan nou, introduceți un nume de plan în câmpul dat. Este mai bine să folosiți un nume care reprezintă în mod concis scopul planului. În secțiunea „Cine poate vizualiza acest plan?” grup, alegeți „Organizația mea” pentru a o pune la dispoziția tuturor din echipa dvs. și „Numai persoanele pe care le adaug” pentru a restricționa vizionarea la accesul permis. Nu uitați să adăugați o descriere a planului și să alegeți dacă membri noi ar trebui să fie adăugați automat la e-mailurile de notificare.

Când ați terminat cu toată configurația, puteți în sfârșit să faceți clic pe butonul Creare plan. După crearea planului, puteți continua și adăuga sarcini.

Pentru a începe, deschideți Microsoft Planner, selectați planul și faceți clic pe butonul + sau Adăugați sarcină. Aici, ar trebui să dai un nume sarcinii tale. În câmpul „Introduceți un nume de activitate”, introduceți numele sarcinii. Apoi, alegeți o dată limită. În cele din urmă, atribuiți sarcina unei echipe sau unui colaborator individual.

După ce ați terminat, faceți clic pe butonul Adăugați sarcină pentru a crea sarcina. Puteți crea mai multe sarcini în acest fel și le puteți atribui unor persoane diferite.

Cum să actualizați progresul sarcinii în Microsoft Planner

Progresul sarcinii în Microsoft Planner este împărțit în trei componente, fiecare reprezentând cât de departe a mers sarcina.

Nu a început.

Atribuit unei sarcini care nu a început sau care nu a fost atribuită nimănui. De asemenea, ar putea primi eticheta dacă data de începere a sarcinii este încă în viitor.

În curs.

Această etichetă este atribuită sarcinilor care sunt în curs. Nu contează ce procent din sarcină este realizată. Microsoft Planner are doar această etichetă pentru a marca toate sarcinile în curs, indiferent de nivelul individual de finalizare.

Efectuat. Această etichetă este atribuită sarcinilor care au fost finalizate.

Astfel, actualizarea progresului sarcinii înseamnă comutarea între aceste etichete pentru fiecare sarcină creată, după caz.

Cum să actualizați manual progresul sarcinii în Microsoft Planner

Există mai multe moduri de a actualiza progresul sarcinilor în Microsoft Planner.

Rețineți că fiecare etapă de progres este reprezentată de o pictogramă.

Nu a început.

Un cerc gol.

În curs.

Un cerc pe jumătate colorat.

Efectuat.

Un cerc complet colorat cu o căpușă în mijloc.

Grupuri > Progres

• Navigați la Grupuri și selectați o sarcină.
• Faceți clic pe săgeata derulantă Progres.
• Selectați opțiunea de care aveți nevoie.

De exemplu, dacă sarcina este finalizată, selectați Terminat din lista derulantă Progres.

Selectarea simbolurilor

Fiecare sarcină are un simbol care reprezintă progresul ei. Sarcinile finalizate au simbolul unui cerc complet cu o bifă în mijloc, în timp ce sarcinile care sunt în curs au simbolul unui cerc pe jumătate.

Selectați simbolul de lângă sarcină pentru a deschide un panou de selecție a progresului și selectați o altă stare de progres.

Selectarea sarcinilor

Aceasta este o altă modalitate de a schimba starea de progres a unei sarcini. Pur și simplu selectați sarcina pentru a afișa panoul de selecție a progresului. Actualizați progresul sarcinii de acolo.

Cum să utilizați Planificatorul cu Microsoft Teams pentru a gestiona sarcini

Deoarece crearea unui plan nou creează automat un nou grup Office 365, puteți colabora folosind sarcini Planner în alte aplicații conectate din familia Office 365, cum ar fi OneDrive și Outlook.

De asemenea, puteți utiliza Planner cu Microsoft Teams pentru a gestiona sarcinile create. Puteți colabora fie asupra sarcinilor prin Planificator, fie adăugând una sau mai multe file Planificator la un canal Teams.

Iată cum să creați un canal Planner în Microsoft Teams:

• Deschide Teams și selectează un canal. În canal, faceți clic pe butonul +.
• Găsiți și selectați Planificator.
• Creați un plan cu detaliile corecte și salvați-l. De asemenea, puteți alege planuri deja existente.

Procesul de adăugare a unei sarcini, atribuire și actualizare este același cu cel explicat mai sus.

Microsoft Planner este folosit pentru a crea sarcini mici care se încadrează în mod colectiv într-un plan mai mare pentru o echipă la care să colaboreze. Știind cum să actualizați progresul de la inițiere până la finalizare și, de asemenea, să colaborați pe o platformă precum Microsoft Teams poate crește atât productivitatea individuală, cât și munca în echipă în organizație.

Cu toate acestea, dacă computerul este lent, poate avea un impact negativ asupra operațiunilor și poate face colaborarea în cloud mult mai lentă. Puteți folosi Auslogics BoostSpeed ​​pentru a elimina problemele de reducere a vitezei și fișierele inutile de Internet și pentru a vă face experiența mai fluidă.