Supraîncărcarea de informații este reală: iată cum să o gestionați
Publicat: 2024-02-15Te simți atât de copleșit de e-mailuri, mesaje și întâlniri la locul de muncă, încât nu ai idee de unde să începi? Este posibil să suferiți de supraîncărcare de informații.
Nu ești singurul! Jumătate dintre lucrători consideră că cantitatea de comunicare pe care o gestionează la locul de muncă le afectează productivitatea, conform unui sondaj TechSmith recent despre comunicarea la locul de muncă.
Fluxul constant de comunicare la locul de muncă poate cauza probleme precum oboseala decizională, epuizarea și senzația de copleșire.
În acest blog, vom discuta de ce se întâmplă supraîncărcarea de informații, efectele acesteia și, cel mai important, cum să o evităm.
Transmite mesajul mai repede cu Snagit
Capturați fără efort ecranul, adăugați context și distribuiți printr-un link.
Încercați Snagit gratuit
Ce este supraîncărcarea de informații?
Mai întâi, să definim supraîncărcarea de informații. Termenul „supraîncărcare de informații” se referă la sentimentul de a fi copleșit de o cantitate excesivă de informații prezentate dintr-o dată. În această stare, luarea deciziilor sau prioritizarea sarcinilor este adesea mai dificilă, deoarece pur și simplu sunt prea multe de procesat simultan.
Bertram Gross, profesor de științe politice, a inventat inițial termenul. Totuși, conceptul de supraîncărcare informațională a fost popularizat de Alvin Toffler, un scriitor și futurist, în cartea sa „Future Shock”, în 1970.
Din păcate, supraîncărcarea de informații astăzi este obișnuită la locul de muncă modern, unde tehnologia digitală a făcut mai ușor să trimiteți și să primiți mesaje într-un ritm record.
Pe măsură ce companiile adoptă aranjamente mai flexibile, cum ar fi munca la distanță și cea hibridă, dependența de canalele de comunicare digitală va crește, ceea ce face mai important ca niciodată găsirea unor modalități mai bune de gestionare a informațiilor.
Cauzele supraîncărcării informaționale
Tehnologia a jucat cu siguranță un rol, dar supraîncărcarea de informații apare frecvent la locul de muncă modern din diverse motive.
Creșterea instrumentelor de comunicare digitală
În timp ce instrumente precum e-mailul, aplicațiile de mesagerie instantanee, managementul proiectelor și conferințele video pot facilita colaborarea la locul de muncă, utilizarea excesivă a acestora poate duce la mesaje și notificări copleșitoare.
Cu cât primim mai multe informații prin întâlniri, e-mailuri și fire de chat la locul de muncă, cu atât este mai probabil să ne simțim copleșiți. Sortarea printr-o mare nesfârșită de mesaje pentru a determina ce informații sunt de fapt esențiale pentru munca dvs. poate fi atât consumatoare de timp, cât și greoaie din punct de vedere mental.
Fiecare instrument, cu fluxul său de informații, ne solicită atenția și contribuie la supraîncărcarea de informații.
Comunicare neclară
Când un mesaj este ambiguu sau vag, este adesea nevoie să repetați informații sau să adăugați clarificări. Astfel, trebuie să trimiteți același mesaj de bază în formate diferite.
Să presupunem că lucrați la o reproiectare a site-ului web și doriți ca designerul să schimbe culoarea unui buton de la galben la portocaliu și să trimită un e-mail prin care cere modificarea. Cu toate acestea, există mai mult de un buton pe pagină, așa că designerul dvs. răspunde cerând clarificări. Apoi există întrebări despre nuanța de portocaliu de utilizat etc.
O simplă solicitare se poate transforma cu ușurință într-un dus-întors fără sfârșit atunci când mesajul original este lipsit de claritate. Un sondaj TechSmith a constatat că 74% dintre lucrători trebuie să se repete sau să clarifice informații la locul de muncă, iar 67% se confruntă cu neînțelegeri din cauza comunicării neclare.
Date și informații nefiltrate
În era digitală, organizațiile pot accesa cantități masive de date, cum ar fi cifrele de vânzări, feedback-ul clienților și valorile de performanță.
Cernerea acestei cantități mari de date pentru a găsi perspective relevante și acționabile poate fi copleșitoare, mai ales dacă nu aveți abilitățile sau instrumentele adecvate pentru a organiza informațiile în mod semnificativ.
Acest lucru poate face dificilă înțelegerea relevanței datelor sau a modului de utilizare eficientă, lăsând angajații să se simtă copleșiți sau suferind de paralizia informațională.
Consecințele supraîncărcării informaționale
Confruntarea cu fluxuri constante de informații poate avea dezavantaje semnificative. Poate face oamenii să se simtă copleșiți, dar poate afecta și productivitatea la locul de muncă. Consecințele supraîncărcării de informații includ următoarele.
Scăderea concentrării și a concentrării
Creierul uman are doar atât de multă lățime de bandă; când este supraîncărcat, este mai greu să te concentrezi. S-ar putea să treci în mod constant între sarcini fără a te angaja pe deplin într-una singură – un fenomen cunoscut sub numele de schimbare de context.
Ping-ul constant al notificărilor și e-mail-urilor de verificat face dificilă concentrarea asupra sarcinilor care necesită o gândire profundă, reducând calitatea și eficiența muncii noastre.
Întreruperea comunicării
Ai crede că mai multă comunicare ar face angajații mai informați, nu? Când TechSmith a chestionat lucrătorii cu privire la obiceiurile lor de comunicare, a constatat că, cu cât mai mulți oameni au declarat că se simt copleșiți de volumul de comunicare cu care au avut de-a face, cu atât este mai probabil să experimenteze neînțelegeri și să fie nevoiți să repete informații.
Când cantitatea de informații este prea mare pentru a ține pasul, s-ar putea să trecem cu ușurință în loc să citim și să trecem cu vederea detaliile importante. Acest lucru poate duce la neînțelegeri și timp pierdut pentru clarificarea sau remedierea problemelor care apar din comunicarea deficitară.
Oboseala de decizie
Când ni se prezintă prea multe opțiuni sau informații contradictorii, aceasta duce la paralizia informației. Practic, suntem atât de copleșiți de opțiuni încât teama de a face o alegere greșită blochează complet procesul.
Gândiți-vă la cum se poate simți la magazinul alimentar atunci când căutați ceva de genul cerealelor, dar sunteți bombardat de prea multe opțiuni. S-ar putea să petreceți câteva minute citind etichetele. Dintr-o dată, toate opțiunile se estompează împreună și părăsiți culoarul cu un coș gol, renunțând cu totul la cereale.
Lipsa echilibrului dintre viața profesională și viața privată
Voi fi sincer cu tine: am aproximativ 15 mesaje Slack necitite și mă stresează. Simțim presiunea să citim, să răspundem și să gestionăm toate informațiile care vin la noi în timpul zilei de lucru. Frica de a rata ceva important este reală.
Acest sentiment de a fi „întotdeauna activ” poate permite muncii să se strecoare în viața noastră personală, ducând la stres și epuizare. În timp ce epuizarea ne poate afecta productivitatea și implicarea la locul de muncă, ne poate afecta și sănătatea.
Transmite mesajul mai repede cu Snagit
Capturați fără efort ecranul, adăugați context și distribuiți printr-un link.
Încercați Snagit gratuit
Strategii de gestionare a supraîncărcării informaționale
Singurul lucru care s-ar putea simți mai copleșitor decât a face față supraîncărcării de informații ar putea fi prevenirea acesteia. Iată chestia: există pași mici pe care îi puteți face chiar acum pentru a evita supraîncărcarea de informații și pentru a vă îmbunătăți viața la locul de muncă.
Stabiliți priorități
Nu toate informațiile necesită atenție sau răspuns imediat. Concentrarea pe ceea ce este important poate ajuta la reducerea sarcinii de a răspunde constant la orice.
Deși nu există o abordare universală, Eisenhower Matrix este o abordare populară de gestionare a timpului. Practic, vă împărțiți sarcinile în patru casete: sarcinile pe care le veți face mai întâi, sarcinile pentru care le veți programa mai târziu, sarcinile pe care le veți delega și sarcinile pe care le veți șterge.
Puteți adapta această metodă pentru a vă ajuta să luați decizii rapide și eficiente atunci când gestionați comunicarea la locul de muncă. Pe măsură ce vă verificați e-mailul, aplicația de mesagerie sau alte căsuțe de e-mail, organizați mesajele în patru categorii:
- Urgente și importante: aceste mesaje necesită atenție imediată și sunt esențiale pentru proiectele dvs. curente de lucru, cum ar fi deciziile care necesită timp sau problemele urgente. Răspundeți la aceste comunicări cât mai curând posibil.
- Importante, dar nu urgente: mesaje care sunt importante, dar care nu necesită un răspuns imediat, cum ar fi solicitările de feedback sau actualizările neurgente. Programați o anumită oră pentru a răspunde, cum ar fi un bloc zilnic sau săptămânal în calendarul dvs.
- Urgente, dar neimportante: aceste mesaje pot părea urgente, dar nu au legătură directă cu munca dvs. Adesea, acestea pot fi solicitări sau întrebări pe care cineva din echipa ta le poate rezolva mai bine. Delegați aceste mesaje persoanei potrivite ori de câte ori este posibil.
- Nici urgente, nici importante: aceste mesaje nu sunt nici urgente, nici importante, inclusiv spam, e-mailuri de vânzări nesolicitate și buletine informative. Ștergerea sau dezabonarea de la aceste comunicări poate reduce dezordinea din căsuța dvs. de e-mail.
Folosiți tehnologia cu înțelepciune
În timp ce instrumentele pe care le folosim pentru a colabora și a comunica la locul de muncă pot crea o supraîncărcare de informații, le putem folosi și pentru a preveni aceasta.
Creați filtre și reguli
Platformele de e-mail permit utilizatorilor să creeze filtre/reguli pentru a sorta mesajele primite în dosare în funcție de expeditor, subiect sau cuvinte cheie. Utilizarea acestei funcții poate ajuta la reducerea timpului petrecut cu cernerea mesajelor.
Personalizați-vă setările de notificare
Reduceți distracția prin personalizarea notificărilor din aplicație pentru a vă alerta doar pentru mesaje sau mențiuni importante. Acest lucru poate reduce la minimum distragerile de la discuțiile în curs care nu necesită atenția dvs. imediată. Apoi, puteți programa blocuri dedicate pe parcursul săptămânii de lucru pentru a parcurge mesajele mai puțin urgente.
Adăugați claritate comunicării dvs. prin imagini
Elementele vizuale pot transmite rapid informații complexe, economisind timp pentru persoana care trimite și primește mesajul. Nu trebuie să fii un designer grafic profesionist pentru a profita de puterea comunicării vizuale la locul de muncă. Instrumentele de captură și înregistrare a ecranului, precum Snagit, permit oricui să facă o captură de ecran sau un videoclip rapid, să adauge context și să partajeze cu un link.
Oferiți feedback clar și practic
Feedback-ul este mai simplu de înțeles când puteți afișa exact ceea ce vedeți pe ecran și modificările care trebuie făcute. Este mult mai rapid să faci o captură de ecran a acelui pachet de diapozitive și să îndrepti o săgeată spre greșeala pe care ai surprins-o decât să încerci să explici doar prin text că se află în diapozitivul 13 din paragraful despre ce mănâncă vidrele de mare la micul dejun.
Demonstrați un proces
Când explicați un proces sau un flux de lucru, un mesaj video poate arăta fiecare pas al procesului în acțiune fără a fi nevoie să programați o întâlnire sau să scrieți instrucțiuni lungi. Încercați să nu vă lăsați intimidați de videoclipuri. Puteți face mesaje video simple înregistrând ecranul și arătând pașii așa cum ați face în timpul unei întâlniri Zoom.
Cu Snagit, puteți adăuga săgeți și numere de pași pe ecran în timp ce înregistrați pentru a clarifica procesul. Și mai bine, atunci când persoana respectivă are nevoie de o actualizare, poate reviziona videoclipul după cum este necesar, fără a vă întrerupe ziua.
Concluzie
Este mai ușor ca niciodată să trimitem mesaje la locul de muncă, ceea ce înseamnă că trebuie să fim mai atenți la modul în care partajăm informații. Utilizarea elementelor vizuale, cum ar fi imagini și videoclipuri, vă poate ajuta să vă transmiteți mesajul în mod clar, reducând înainte și înapoi inutile.
Transmite mesajul mai repede cu Snagit
Capturați fără efort ecranul, adăugați context și distribuiți printr-un link.
Încercați Snagit gratuit