Modalități ușoare de a îmbunătăți comunicarea în echipă cu Austin Norton și David Patton

Te-ai gândit vreodată la cele mai bune modalități de a comunica cu echipa ta?

Multe companii își vor pune inima și sufletul să creeze cele mai bune modalități de a-și transmite mesajul clienților. Dar când vine vorba de comunicații interne, este adesea trecută cu vederea.

În acest episod din The Visual Lounge, Austin Norton (Manager de proiect) și David Patton (Specialist în marketing în parteneriat) de la TechSmith se alătură gazdei Matt Pierce pentru a discuta despre importanța unei bune comunicări în echipa ta.

Austin și David vorbesc despre modul în care utilizarea unor capturi de ecran sau videoclipuri simple poate transmite mesaje mult mai rapid și mai clar. Ei ne prezintă prin diferitele abordări ale creării videoclipurilor interne și explică modul în care epoca lucrului de la distanță ne-a afectat dorința de a fi în fața camerei.

Puteți viziona videoclipul despre acest subiect în partea de sus a acestei postări, pentru a asculta episodul podcast, apăsați redare de mai jos sau citiți mai departe pentru mai multe...

Capturi de ecran vs comunicare scrisă

Majoritatea companiilor din era la distanță se bazează pe lucruri precum e-mail sau Slack, cu apeluri ocazionale Zoom introduse. Dar Austin preferă o abordare mai vizuală. El spune că, folosind capturi de ecran, își poate transmite mesajul mult mai clar decât scriind o propoziție simplă.

„Dacă încep să descriu ceva care este o propoziție sau mai lungă, încerc să folosesc o captură de ecran sau o imagine vizuală pentru a-i face dreptate și a explica. Este mult mai ușor pentru cineva să se uite la lucrul pe care îl văd.”

David este de acord și aseamănă asta cu fotografia. Un fotograf bun și un fotograf diferă pentru că un fotograf excelent știe pur și simplu când să-și scoată camera. El spune că, odată ce iei obiceiul de a face capturi de ecran și de a captura ecran, devine o a doua natură.

„Ceea ce o declanșează pentru mine este când încep să scriu instrucțiuni și cred că aș putea să fac o poză și să pun săgeți și poate chiar să includ numere. Este ca a doua natură acum.”

Utilizarea puterii video în comunicarea internă

Mergând cu un pas mai departe de umila captură de ecran, băieților de la TechSmith le place, de asemenea, să folosească video pentru a comunica intern. Un videoclip este puțin mai flexibil decât o captură de ecran și vă permite să explicați instrucțiunile în detaliu.

Odată cu era lucrului de la distanță, utilizarea video a devenit o soluție naturală pentru multe organizații. Până acum, suntem cu toții atât de obișnuiți să ne vedem pe ecran, dar nu trebuie să ne bazăm doar pe Zoom. Putem crea resurse video pe care oamenii le pot viziona în ritmul lor.

David sugerează o configurare simplă pentru video. Nu trebuie să fie fantezist. Cu o cameră și un microfon configurate, David își îndreaptă atenția asupra conținutului în sine. Ce va spune la camera de filmat?

„Mă gândesc la ceea ce vreau să spun. Deschid un document și fac doar câteva puncte din subiectele despre ceea ce vreau să spun.”

Abordarea lui pentru a crea un videoclip este să stea în fața camerei și să converseze cu acesta. Vorbește aproximativ 30 sau 40 de minute și face pauze foarte lungi între gânduri în care se gândește la ce să spună în continuare.

„Trebuie să intru într-adevăr în această zonă în care îmi pot lăsa în jos ezitările și apărarea. Și în acel moment, continui să mă rostogolesc, continuă. Și când simt că am dat tot ce pot, îl opresc. Intru in Camtasia. Și apoi am tăiat, tăiat, tăiat.”

Acesta este modul lui David de a face asta, dar cum rămâne cu Austin?

Austin adoptă o abordare complet diferită. Preferă să creeze videoclipuri scurte și dulci fără prea multă muncă de pregătire și editare.

„De obicei folosesc un video recorder Snagit pentru că cu asta m-am obișnuit. Încep o înregistrare video și încerc să le păstrez două minute sau mai puțin, pentru că dacă merg mai mult, pur și simplu rătăcesc.”

Austin preferă acest mod de lucru pentru că știe că ar putea petrece de două ori mai mult timp scriind o descriere mare despre un nou proiect și verificând greșelile de scriere. În schimb, face un videoclip de două sau trei minute și îl trimite echipei.

„Ei pot auzi direct de la mine care este cererea și nu trebuie să citească între rânduri ceea ce am scris.”

Jucați-vă cu punctele forte

Și dacă a fi în fața camerei nu este pentru tine? Nu tuturor le place să vorbească cu o cameră, dar înseamnă asta că comunicarea echipei tale trebuie să sufere?

David spune că nu. Deși îi place să folosească videoclipuri pentru a-și transmite mesajul, el crede că cel mai important lucru de reținut este să-ți folosești punctele forte. Realizarea unui videoclip este ceea ce se simte confortabil, dar nu este pentru toată lumea.

Unii oameni pot fi vorbitori grozavi de prezentare PowerPoint. Alții pot avea nevoie de un videoclip pe care să îl înregistreze și să editeze greșelile. Alți oameni preferă să-și înregistreze ecranele și să vorbească despre el dacă nu le place să fie în fața camerei.

„Fă-ți ceea ce faci și atâta timp cât reflectă personalitatea ta, cred că asta va străluci cu adevărat.”

Determinați oamenii să vă vizioneze conținutul

Odată ce ai depus timp și efort în conținutul tău, cum poți determina oamenii să-l vizioneze?

Austin spune că este un risc și nu poți fi sigur. Dar el spune că încercarea de a găsi modalități de a permite oamenilor să interacționeze și să pună întrebări este un început excelent. Lucrul bun despre videoclip este că îi poți lăsa pe oameni să-l vizioneze în ritmul lor.

Dacă vrei cu adevărat să cercetezi statistici, poți folosi ceva de genul TechSmith's Knowmia. Knowmia ajută oamenii să interacționeze cu videoclipurile și, de asemenea, măsoară eficiența și performanța conținutului.

David adaugă că un lucru pe care trebuie să înveți să-l faci este să disociezi opiniile și feedback-ul de calitatea muncii pe care ai făcut-o. El recunoaște că suntem cu toții bombardați cu e-mailuri, link-uri și videoclipuri de vizionat, așa că este important să nu o luăm personal dacă nu mulți oameni vă urmăresc videoclipul.

Totuși, are câteva sugestii pentru a încuraja opiniile:

• Nu postați videoclipul dvs. vineri. Toată lumea se pregătește pentru weekend
• Postează-l acolo unde oamenii îl pot vedea. Dacă nimeni nu folosește cu adevărat e-mailul, postați-l în Slack unde caută oamenii
• Pune întotdeauna lungimea videoclipului tău în titlu, astfel încât oamenii să știe la ce să se aștepte

Cum a modificat videoclipul în medie întâlnirea săptămânală

Multe companii au o întâlnire luni dimineața. La TechSmith, a fost cazul de a trece un microfon și de a înregistra întâlnirea, astfel încât oamenii să o poată urmări mai târziu. De obicei, ar exista o prezentare PowerPoint și/sau un videoclip.

David spune că întâlnirile se bazează mai mult pe video acum.

„În cele din urmă, toate informațiile sunt transmise prin video acum că nu este nimeni niciodată într-o cameră împreună. Așa că întregul mediu s-a schimbat cu adevărat și s-a schimbat pentru a deveni o experiență doar online, o experiență video exclusiv în acest moment.”

Interesant este că acest lucru a schimbat sentimentul întâlnirilor de luni, deoarece toată lumea este acasă doar vorbind în camera lor.

„Tenorul conversației a devenit mai puțin prezentativ și mai conversațional.”

Austin adaugă că bariera de intrare acum se simte mai mică. Nu contează dacă vorbești cu trei persoane sau faci o prezentare uriașă. Se simte la fel pentru că tot ceea ce faci este să te uiți într-o cameră.

Creând astfel de videoclipuri, mai degrabă decât prezentări live, puteți economisi timp, vă puteți simți mai confortabil și, de asemenea, puteți oferi echipei dvs. capacitatea de a le viziona în propriul ritm.

Dacă sunteți gata să începeți să experimentați cu înregistrarea video sau a ecranului în echipa dvs., verificați instrumentele TechSmith – Camtasia, Snagit și Knowmia sau mergeți la TechSmith Academy pentru o mulțime de resurse gratuite.

Pentru mai multe sfaturi și sfaturi ale experților, vizitați TechSmith Academy pe YouTube sau ascultați podcastul.