Cum se scrie un e-mail
Publicat: 2024-03-27Scrierea unui e-mail profesional este esențială în lumea afacerilor cu ritm rapid de astăzi, dar elaborarea mesajelor captivante poate fi o provocare.
Indiferent dacă trebuie să știți cum să scrieți un e-mail oficial pentru o cerere de angajare sau o conexiune de rețea, noi vă avem.
Acest ghid vă va ghida prin arta de a scrie e-mailuri convingătoare!
De ce este important să scrieți un e-mail profesional?
E-mailurile profesionale și eficiente sunt coloana vertebrală a comunicării de afaceri, reflectând credibilitatea și profesionalismul dumneavoastră. Ele lasă o impresie deosebită asupra destinatarilor și joacă un rol important în atingerea diferitelor obiective.
De fapt, un studiu recent TechSmith a constatat că cea mai mare parte a comunicării noastre la locul de muncă are loc prin e-mail. Deși uneori poate părea de modă veche, este clar că e-mailul are putere de păstrare, așa că posibilitatea de a scrie e-mailuri cu efect te va ajuta să excelezi în orice carieră.
Componentele unui e-mail profesional
Să vedem cum să compunem un e-mail. Un e-mail profesional include următoarele:
- linia de subiect care captează atenția destinatarului
- salut care se adresează destinatarilor cu profesionalism și căldură
- organism care vă structurează mesajul în mod eficient pentru a maximiza impactul și lizibilitatea
- semnarea adecvată care lasă o impresie finală pozitivă
Următorul grafic evidențiază, cu text aldine, părțile importante ale unui e-mail profesional pentru o oportunitate de parteneriat de afaceri.
Cele mai bune practici pentru scrierea unui e-mail profesional
Scrieți un subiect captivant
Liniile de subiect ale e-mailului sunt esențiale și prima impresie pe care o faceți destinatarului dvs. Creați o linie de subiect care atrage atenția. Luați în considerare utilizarea verbelor de acțiune, adresarea întrebărilor sau includerea unei scurtări a conținutului.
Păstrați-l concis, relevant și intrigant pentru a atrage destinatarul să deschidă e-mailul.
Adresați-vă destinatarilor
Începeți-vă e-mailul adresându-vă destinatarilor. Faceți acest lucru atingând un echilibru între profesionalism și căldură. Folosiți numele lor, precedat de un titlu adecvat (de exemplu, doamnă, dr.), dacă este cazul. Dacă nu sunteți sigur, optați pentru un salut neutru, cum ar fi „Salut” sau „Bună”.
Editați-vă salutul pentru a se potrivi cu tonul și contextul e-mailului. Asigurați-vă că se aliniază relației dvs. cu destinatarul.
Scopul să stabilească o conexiune care să depășească suprafața. Indiferent de cine te adresezi.
Urmați formatarea corectă a e-mailului
Formatarea corectă a e-mailului este esențială pentru lizibilitate și profesionalism. Începeți prin a alege un stil și o dimensiune de font clare și lizibile.
Organizați-vă conținutul în mod logic, folosind paragrafe, marcatori și titluri pentru a diviza textul și pentru a îmbunătăți înțelegerea.
Fiți atenți la timpul și durata de atenție a destinatarului, păstrându-vă e-mailul concis și concentrat. Folosiți cu ușurință funcțiile de formatare, cum ar fi textul aldine, pentru a atrage atenția asupra punctelor cheie fără a copleși cititorul.
Păstrați mesajele concise și la obiect
Nimeni nu are timp să treacă prin e-mailuri lungi și divagatoare. Începeți prin a indica în mod clar scopul e-mailului dvs. în propoziția de deschidere.
Indiferent dacă partajați informații sau dacă solicitați asistență, treceți direct la obiect. Păstrați-vă mesajul concis și concentrat, evitând detaliile sau tangentele inutile. Paragrafele scurte vă fac e-mailurile ușor de citit.
Cu cât poți transmite mai eficient mesajul tău, cu atât este mai probabil ca ei să ajungă la e-mailul tău.
Menține un ton profesional
Menținerea unui ton profesional în e-mailul dvs. este crucială pentru a stabili credibilitatea și pentru a promova relații pozitive. Alegeți-vă cuvintele cu atenție, optând pentru un limbaj formal și o frază politicoasă în corpul e-mailului dvs.
Evitați argoul sau jargonul care poate fi înțeles greșit sau poate părea ca neprofesionist.
Tratați fiecare e-mail ca pe o oportunitate de a vă prezenta profesionalismul și atenția la detalii.
Urmați regulile de etichetă prin e-mail
Respectați regulile de etichetă prin e-mail pentru a asigura o comunicare lină și respectuoasă. Răspunde rapid la e-mailuri. Chiar dacă este doar pentru a spune „Hei, mulțumesc că ai trimis asta!”
Fii politicos și respectuos în interacțiunile tale, folosind te rog și mulțumesc atunci când este cazul. Evitați să folosiți toate majusculele sau semnele de punctuație excesive. Destinatarii ar putea crede că țipi la ei!
Practicând eticheta prin e-mail, vă veți asigura că mesajele dvs. sunt primite pozitiv și profesional.
Închide e-mailul
Închiderea dvs. ar trebui să lase o impresie finală pozitivă asupra destinatarului dvs. Luați în considerare utilizarea unor semne politicoase și profesionale, cum ar fi „Cu stimă”, „Cu stima” sau „Mulțumesc”.
Evitați limbajul prea formal sau informal și semnați întotdeauna cu numele sau blocarea semnăturii de e-mail profesionale.
După aceea, puteți trimite un e-mail fără griji.
Exemple de e-mailuri profesionale
Când scrieți e-mailuri profesionale, a avea exemple concrete din care să vă inspirați poate fi incredibil de util. Mai jos sunt trei tipuri comune de e-mailuri profesionale, împreună cu sfaturi despre cum să le creați eficient.
E-mail pentru cererea de angajare
Stimate [Numele managerului de angajare],
Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Vă scriu pentru a-mi exprima interesul față de postul [Titlul postului] anunțat pe [Consiliul de angajare/site-ul web al companiei]. Cu [X ani] de experiență în dezvoltarea strategiei de marketing și managementul campaniilor, sunt încrezător în capacitatea mea de a contribui la succesul [Numele companiei].
În rolul meu anterior la [Compania anterioară], am condus mai multe campanii de marketing de succes care au avut ca rezultat [realizări sau valori specifice]. Sunt deosebit de atras de abordarea inovatoare a [Numele companiei] de a [menționa ceva specific despre companie sau despre valorile acesteia].
Am atașat CV-ul și scrisoarea de intenție pentru revizuirea dvs. și aș primi oportunitatea de a discuta despre modul în care abilitățile și experiența mea se aliniază în continuare la nevoile echipei dvs. Vă rugăm să nu ezitați să contactați.
Vă mulțumesc că ați luat în considerare aplicația mea.
Salutări,
[Numele dumneavoastră]
E-mail de rețea
Bună [Numele persoanei de contact],
Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Am întâlnit recent profilul dvs. la [LinkedIn/Networking Event] și am fost impresionat de expertiza dvs. în [menționați un anumit domeniu sau industrie].
Mă adresez pentru a mă prezenta și a explora potențialele oportunități de colaborare sau sprijin reciproc. În rolul meu actual la [Compania/Poziția dvs.], sunt specializat în [menționați pe scurt experiența sau domeniul dvs. de interes]. Sunt deosebit de interesat de [menționați interese sau obiective specifice legate de munca destinatarului].
Mi-ar plăcea să am ocazia să mă conectez și să aflu mai multe despre munca ta și despre cum ne putem sprijini reciproc. Ați fi disponibil pentru o scurtă cafea sau o întâlnire virtuală în săptămânile următoare?
Aștept cu nerăbdare posibilitatea de a vă conecta în continuare.
Salutări calde,
[Numele dumneavoastră]
E-mail de afaceri
Stimate [Numele Destinatarului],
Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Vă scriu pentru a propune [scurtă descriere a proiectului sau a inițiativei] și pentru a explora potențiale oportunități de colaborare între organizațiile noastre.
La [Compania/Poziția Dvs.], am dezvoltat un plan cuprinzător pentru [sublinierea obiectivelor cheie ale proiectului]. Credem că parteneriatul cu [Compania Beneficiarului] ar putea spori semnificativ impactul și acoperirea acestei inițiative.
Aș primi oportunitatea de a discuta în continuare această propunere și de a explora modul în care putem lucra împreună pentru a ne atinge obiectivele comune. Vă rog să-mi spuneți dacă sunteți interesat să programați o întâlnire pentru a discuta în continuare acest lucru.
Vă mulțumim că ați luat în considerare această propunere. Aștept cu nerăbdare posibilitatea de a lucra împreună.
Salutări,
[Numele dumneavoastră]
Puterea imaginilor în e-mailuri
Pe lângă crearea de conținut scris convingător, adăugarea de elemente vizuale în e-mailurile dvs. poate îmbunătăți semnificativ eficiența acestora.
Beneficiile adăugării de elemente vizuale
Elementele vizuale pot adăuga claritate oferind context suplimentar și consolidând punctele cheie. Oamenii procesează informațiile vizuale mai rapid și le rețin mai bine decât textul singur, făcând imaginile un instrument neprețuit pentru comunicare.
Cum imaginile pot adăuga claritate
Elementele vizuale pot ajuta la clarificarea conceptelor complexe, la ilustrarea proceselor sau a fluxurilor de lucru și la transmiterea informațiilor mai eficient decât doar textul.
De exemplu, o captură de ecran adnotată poate oferi instrucțiuni pas cu pas. O diagramă sau o infografică poate rezuma datele sau evidenția tendințele cheie dintr-o privire.
Tipuri de elemente vizuale
În e-mailurile dvs. pot fi încorporate diferite tipuri de elemente vizuale, în funcție de conținut și scop:
- Capturi de ecran adnotate: utilizați capturi de ecran cu adnotări pentru a oferi instrucțiuni vizuale sau pentru a demonstra cum să utilizați un produs sau un software.
- Diagrame: vizualizați date sau statistici folosind diagrame, grafice sau tabele pentru a face informațiile mai ușor de înțeles și de digerat.
- Infografice: creați infografice atractive din punct de vedere vizual pentru a rezuma punctele cheie sau pentru a transmite informații complexe într-un format mai captivant.
Instrumente și resurse
Din fericire, există multe instrumente și resurse disponibile pentru a vă ajuta să creați imagini cu aspect profesional pentru e-mailurile dvs.
Faceți-vă e-mailurile în evidență cu imagini!
Snagit facilitează capturarea ecranului, adăugarea contextului și comunicarea clară a mesajului.
Descarcare varianta scurta de prezentare gratuita
Instrumente de scriere a e-mailurilor
Verificatoarele de gramatică și stil ajută la menținerea corectă a gramaticii, punctuației și stilului în e-mailurile dvs. Acest lucru vă ajută să creați mesaje clare și fără erori.
Șabloanele de e-mail vă pot economisi timp și efort în crearea de e-mailuri în diferite scopuri.
Instrumente de creație vizuală
Snagit este un instrument de captură și editare a ecranului care vă permite să creați cu ușurință capturi de ecran și elemente vizuale adnotate.
Când trebuie să capturați o întreagă pagină web, o anumită fereastră sau o regiune selectată, Snagit vă poate ajuta.
Odată capturat, vă puteți edita capturile de ecran direct în editorul Snagit ușor de utilizat.
Scrierea de e-mailuri profesionale
Crearea de e-mailuri profesionale este esențială pentru o comunicare eficientă în lumea afacerilor. Urmând cele mai bune practici, adăugând elemente vizuale și utilizând instrumentele potrivite, puteți îmbunătăți claritatea, impactul și profesionalismul e-mailurilor dvs.
Implementați aceste sfaturi în comunicarea prin e-mail pentru a obține rezultate mai bune și pentru a stimula relații pozitive cu destinatarii.