Cum să utilizați șabloanele Microsoft Excel pentru planificarea evenimentelor

Microsoft Excel este adesea sinonim cu situația financiară a companiei, bugetele casnice și alte date numerice. Dar Excel poate fi un instrument grozav pentru planificarea evenimentelor precum nunți, dușuri, petreceri și multe altele. Continuați să citiți pentru șabloane pe care le puteți utiliza pentru a vă planifica următorul eveniment.

De la buget și lista de invitați până la muzică, puteți petrece mai mult timp pregătindu-vă și mai puțin timp urmărind totul. Dacă sunteți un utilizator Excel care deschide aplicația în fiecare zi, luați în considerare utilizarea acesteia pentru următorul eveniment.

Șabloane de planificare a evenimentelor

Cele mai de succes evenimente încep de obicei cu un plan. Cu șabloanele de planificare a evenimentelor, puteți urmări tot ceea ce trebuie făcut. Și dacă aveți alții care vă ajută cu evenimentul dvs., puteți împărți sarcinile folosind planificatorul.

LEGATE: Cum se creează o cronologie a proiectului în Microsoft Excel

Planificator de evenimente și cronologie

Acest șablon de planificator de evenimente și cronologie funcționează pentru aproape orice tip de eveniment. Este suficient de flexibil pentru a fi folosit pentru un seminar de afaceri sau o reuniune de familie.

Notă: Acesta este un șablon Premium disponibil gratuit cu Microsoft 365. Dacă nu aveți Microsoft 365, consultați acest șablon Event Planning Tracker.

Aveți o foaie pentru Planificatorul de evenimente în care introduceți agenda, lista de verificare, categoriile de evenimente și contactele cheie.

Utilizați fișele de Cheltuieli și Venituri pentru părțile financiare ale evenimentului. Apoi, revizuiți bugetul dintr-o privire pe foaia Rezumat.

Planificator pentru Baby Shower

În timp ce acest planificator pentru baby Shower este perfect pentru planificarea unui eveniment pentru viitoarea mamă, poate fi folosit și pentru un duș de mireasă.

Vine complet cu o listă de invitați care include RSVP și numărul de invitați din fiecare petrecere. Puteți folosi secțiunile Mâncare/Băutură, Decorațiuni și Alte Rechizite pentru a enumera tot ce trebuie să cumpărați cu costurile.

Până la și inclusiv ziua dușului, utilizați lista de sarcini pentru ceea ce trebuie făcut și când, cu locuri pentru note.

Fie pentru un bebeluș sau o mireasă, țineți cont de acest șablon pentru a planifica un duș.

Organizator de petreceri

Înainte ca oaspeții să sosească și să înceapă dansul, asigurați-vă că petrecerea dvs. este planificată cu acest șablon de planificator de petreceri.

Notă: Acesta este un șablon Premium disponibil gratuit cu Microsoft 365. Dacă nu aveți Microsoft 365, consultați acest șablon Planificator de evenimente de grup.

Șablonul include foi pentru o listă de activități pentru sarcinile care conduc la petrecere. De asemenea, puteți folosi foile pentru a vă urmări alimentele și băuturile cu costurile, oaspeții pe care îi invitați și răspunsurile lor și activitățile pe care le planificați.

Aveți, de asemenea, o imagine de ansamblu frumoasă pe o singură foaie care vă arată progresul, bugetul și numărul de invitați.

Șabloane de buget pentru evenimente

În timp ce planificatorii de evenimente pot include bugete, acesta poate fi doar bugetul de care aveți nevoie. Cu aceste șabloane, puteți planifica achizițiile până la ultimul detaliu, puteți rămâne pe drumul cel bun și vă puteți împărtăși bugetul celorlalți implicați.

LEGATE: Cum să faci un buget simplu în Microsoft Excel

Monitorizarea bugetului nunții

Dacă există un eveniment care necesită un buget și o modalitate bună de a-l urmări, este o nuntă. Microsoft oferă aproape 10 bugete de nuntă din care să aleagă.

Acest șablon de urmărire a bugetului de nuntă este o opțiune excelentă. Vă oferă o fișă pentru a adăuga costurile estimate și reale pentru acea zi specială. De la ținută până la recepție, puteți urmări totul cu ușurință.

Apoi, consultați foaia Rezumatul bugetului pentru a vedea cât de bine vă respectați bugetul. De asemenea, puteți adăuga contribuții de la familie sau prieteni, împreună cu fonduri suplimentare disponibile.

Bugetul evenimentului pentru strângere de fonduri

Un alt eveniment care necesită un buget solid este o strângere de fonduri. Vă puteți asigura că rămâneți în limitele posibilităților organizației dvs. cu acest șablon de buget pentru evenimentul de strângere de fonduri.

Șablonul include mai multe foi pentru cheltuieli, venituri, elemente de venit, articole de cheltuieli, nume și o prezentare generală. Doar adăugați articolele, costurile, veniturile și datele.

Apoi, mergeți la foaia de prezentare generală a evenimentului pentru o vedere panoramică a tuturor. Veți vedea obiectivul dvs. de strângere de fonduri, suma colectată și suma de care mai aveți nevoie pentru a atinge obiectivul.

Vedeți ce a fost colectat sau cheltuit, de către cine și când. Profitați de filtrele din coloane pentru a sorta sau filtra și de cursoarele pentru a vedea anumite elemente.

Acest șablon are tot ce aveți nevoie pentru o strângere de fonduri de o singură zi sau în curs de desfășurare.

LEGATE: Cum să începeți o strângere de fonduri după o urgență folosind Facebook

Șabloane de listă de invitați la eveniment

Dacă contribuția ta la eveniment urmărește lista de invitați sau invitații, atunci vei aprecia următorul set de șabloane.

Lista invitaților la nuntă

Folosind acest șablon Lista de invitați la nuntă, puteți enumera invitații pe care intenționați să-i invitați și puteți urmări totul de la început până la sfârșit.

Odată ce adăugați un invitat, puteți include relația acestuia cu mireasa sau mirele și numărul de invitați din petrecerea lor.

De asemenea, puteți urmări aranjamentele de locuri ale oaspeților dvs. și alegerile de mâncare la recepție.

Lista de petrecere a cinei

Indiferent dacă găzduiți o cină sau aveți nevoie de o modalitate de a urmări invitații pentru un alt tip de eveniment, încercați acest șablon Lista de petreceri.

Deși simplu, vă permite să urmăriți data, invitații și meniul. În plus, puteți adăuga orice notă necesară. Puteți adăuga cu ușurință foi pentru diferitele meniuri sau alimente pentru cei cu nevoi speciale.

Sfat: Luați în considerare conectarea foilor de meniu la câmpul Meniu pentru fiecare oaspete de pe foaia principală.

Când găzduiți o petrecere care include mâncare, amintiți-vă că unii oaspeți pot avea restricții alimentare. Acest șablon vă ajută să urmăriți nu numai oaspeții, ci și meniul de care au nevoie.

Șabloane pentru liste de nuntă

Listele de verificare sunt o necesitate atunci când vine vorba de planificarea evenimentelor. Acest lucru este valabil mai ales pentru nunți, deoarece fiecare detaliu contează. Rețineți că aceste șabloane pot fi folosite și pentru alte evenimente. Doar editați listele de verificare pentru șabloane pentru a se potrivi cu ocazia dvs.

LEGATE: Cum se creează o listă de verificare în Microsoft Excel

Playlist de nunta

Când începe recepția, asigurați-vă că selecțiile muzicale sunt în ordine cu acest șablon Lista de redare de nuntă.

Includeți numărul piesei și melodia cu detaliile artistului și al albumului, astfel încât să nu aveți nicio îndoială cu privire la melodia pe care vă așteptați să o auziți.

Puteți adăuga, de asemenea, durata și la ce să folosiți melodia, indiferent dacă doriți să fie redată în timpul primului dans sau la tăierea tortului.

Planificator de cronologie de nuntă

În timp ce acest șablon se numește Planificator de cronologie a nunții, este din punct de vedere tehnic o listă de verificare a tot ceea ce trebuie făcut înainte de ziua nunții tale.

Notă: Acesta este un șablon Premium disponibil gratuit cu Microsoft 365. Dacă nu aveți Microsoft 365, consultați acest șablon Lista de verificare pentru cronologia nunții pentru Microsoft Word.

Începeți cu un an înainte de ziua specială și planificați ceea ce trebuie să faceți cu nouă până la 12 luni înainte. Termină cu ceea ce trebuie să faci în ziua nunții.

Pur și simplu urmați cronologia, adăugați propriile elemente după cum este necesar și utilizați coloana Terminat pentru a marca lucrurile pe măsură ce le finalizați.

Asigurați-vă că aveți instrumentele de care aveți nevoie pentru a planifica și executa un eveniment pe care toată lumea își va aminti. Aceste șabloane de planificare a evenimentelor pentru Excel vă pot ajuta să faceți exact asta.