Cum să utilizați un filtru avansat în Microsoft Excel

În timp ce Microsoft Excel oferă o funcție încorporată pentru filtrarea datelor, este posibil să aveți un număr mare de articole în foaia dvs. sau să aveți nevoie de un filtru mai complex. Aici, vom explica cum să creați un filtru avansat în Excel.

Cum să configurați intervalul de criterii

Înainte de a putea utiliza filtrul avansat în Excel, va trebui să creați un interval de celule pentru condițiile pe care le veți utiliza.

Adăugați cel puțin câteva rânduri deasupra datelor dvs. pentru a începe; puteți oricând să introduceți mai multe rânduri dacă este necesar. Rețineți că veți avea nevoie de un rând pentru etichete și de un rând gol între criterii și date.

LEGATE: Cum să inserați mai multe rânduri în Microsoft Excel

În rândul de sus, introduceți etichetele coloanelor. Acestea ar trebui să se potrivească cu cele pentru datele dvs., deoarece vor fi utilizate pentru criteriile de filtrare.

Vom folosi un exemplu în acest tutorial, așa că mai jos sunt datele pe care le folosim.

Apoi inserăm cinci rânduri deasupra datelor noastre. Avem un rând pentru etichete, trei pentru criterii și un rând gol. Copiem apoi anteturile coloanelor noastre în primul rând. Deci, acum foaia noastră arată astfel:

După ce ați configurat intervalul pentru condițiile de filtrare, sunteți gata să creați filtrul avansat.

Sfat: puteți denumi intervalul de criterii pentru a-l introduce automat în filtru, dacă doriți.

Introducerea criteriilor pentru un filtru avansat în Excel

Pentru a introduce criterii pentru filtrul Excel avansat într-o celulă, veți folosi formatul ="=variable" .

Primul semn egal începe șirul, iar ghilimelele conțin criteriile. Puteți utiliza operatorii normali de comparare pentru condițiile dvs. Iată câteva exemple.

• Egal cu Smith: ="=Smith"
• Nu este egal cu Smith: ="<>Smith"
• Mai puțin de 100: ="<100"
• Mai mare sau egal cu 100: =">=100"

Când tastați criteriile în acest fel în celulă, Excel îl convertește în formatul de care are nevoie pentru filtru.

Cum să utilizați un singur criteriu, filtru Excel cu o singură coloană

Cel mai bun mod de a începe este cu un exemplu simplu, folosind o condiție și o coloană. Aici, ne vom filtra datele pe baza ID-ului locației 2B.

Accesați coloana ID locație și introduceți următoarele pentru equals 2B în primul rând de sub etichetă:

 ="=2B" 

Apoi, selectați o celulă din setul de date, mergeți la fila Date și alegeți „Avansat” în secțiunea Sortare și filtrare a panglicii.

În caseta pop-up, începeți prin a alege unde doriți să apară datele filtrate. Îl puteți filtra în loc sau în altă locație. Dacă o alegeți pe cea din urmă, introduceți locația în caseta Copiere în.

Acum confirmați celulele din caseta List Range. Excel ar fi trebuit să le adauge automat pentru tine, așa că pur și simplu asigură-te că sunt corecte.

Apoi, introduceți intervalul de celule în caseta Criterii Range. Puteți face acest lucru cu ușurință făcând clic în interiorul casetei și apoi folosind cursorul pentru a trage prin intervalul din foaia dvs. Asigurați-vă că includeți celulele etichetei coloanei și numai rânduri suplimentare cu celule care conțin criterii. Dacă includeți rânduri goale, este foarte probabil ca rezultatele filtrului să fie incorecte.

Opțional, bifați caseta dacă doriți doar înregistrări unice. Faceți clic pe „OK” când ați terminat.

Ar trebui să vedeți apoi datele filtrate. Dacă ați ales să vă filtrați datele în loc, celelalte rânduri ar trebui să fie ascunse. Aici, am ales o locație în foaia noastră pentru datele filtrate.

LEGATE: Cum să numărați valorile unice în Microsoft Excel

Cum să utilizați un filtru Excel cu criterii multiple, o singură coloană

Poate doriți să filtrați datele folosind mai multe condiții care apar într-o singură coloană. Puteți face acest lucru cu un filtru Excel avansat. De exemplu, ne vom filtra datele pentru ID-urile locației 1B și 2B.

Accesați coloana ID locație și introduceți criteriile pe două rânduri separate, 2 și 3, începând chiar sub etichetă.

 ="=1B"

 ="=2B"

Ar trebui să arate așa:

Selectați o celulă din setul de date, accesați fila Date și alegeți „Avansat” pentru a deschide instrumentul de filtrare.

Completați aceleași detalii ca înainte, dar de data aceasta, extindeți intervalul de criterii pentru a include condiția suplimentară. Faceți clic pe „OK” pentru a aplica filtrul.

Ar trebui apoi să vedeți ambele rezultate de la filtru în locația pe care ați ales-o.

Cum să utilizați un filtru Excel cu mai multe criterii, mai multe coloane

În continuare, ne vom uita la utilizarea mai multor condiții într-un filtru Excel avansat. Acestea pot fi criterii AND sau SAU. De exemplu, puteți filtra pentru ID-ul locației este egal cu 1A și Lead este egal cu Jones, acolo unde toate condițiile sunt adevărate. Sau puteți filtra pentru ID-ul locației este egal cu 1B sau Lead este egal cu Jones, acolo unde toate condițiile sunt adevărate.

LEGATE: Cum să utilizați funcțiile logice în Excel: IF, AND, OR, XOR, NOT

Toate condițiile sunt adevărate

Pentru a filtra cu o condiție AND, veți plasa ambele criterii în același rând sub etichetele lor corespunzătoare.

Deci, introducem următoarele sub eticheta ID locație în rândul 2:

 ="=1A"

Apoi, introducem următoarele sub eticheta Lead, tot în rândul 2:

 ="=Jones"

Arata cam asa:

Și, la fel ca înainte, selectați o celulă din setul de date, accesați fila Date și alegeți „Avansat” pentru a deschide instrumentul.

Pentru acest filtru, ne schimbăm intervalul de criterii, deoarece include doar rândurile 1 și 2. Ajustați celelalte opțiuni după cum este necesar și faceți clic pe „OK”.

Notă: Observați în captură de ecran că Excel a numit gama noastră de criterii pentru noi. Este posibil să vedeți același lucru când reutilizați același interval de celule.

Avem apoi unicul nostru rezultat. Rețineți că plasarea criteriilor pe același rând indică operatorul AND. Deci, chiar dacă îl avem pe Jones ca lider pentru două locații, am filtrat doar pentru locația 1A cu Jones.

LEGATE: Cum să vedeți toate intervalele de celule denumite într-un registru de lucru Excel

Orice condiții adevărate

Apoi, vom filtra din nou după mai multe condiții, dar folosind criterii SAU. Pentru aceasta, plasați condițiile în rânduri separate sub etichetele corespunzătoare.

Deci, introducem următoarele sub eticheta ID locație în rândul 2:

 ="=1B"

Apoi, introducem următoarele sub eticheta Lead, dar în rândul 3:

 ="=Jones"

Arata cam asa:

Deschideți instrumentul de filtru avansat ca înainte, ajustați intervalul de criterii pentru a se potrivi rândului suplimentar și faceți clic pe „OK”.

După cum puteți vedea, avem trei rezultate, unul pentru 1B și două pentru Jones. Deoarece am folosit criteriile OR, toate condițiile incluse au fost îndeplinite.

Cheia pentru configurarea unui filtru cu mai multe criterii în Excel este că, pentru criteriile AND, plasați condițiile pe același rând, iar pentru criteriile SAU, plasați condițiile pe rânduri separate.

Toate condițiile sunt adevărate

Pentru un ultim exemplu, vom aplica un filtru mai complex folosind criteriile AND și SAU împreună cu un operator de comparație diferit. Vom filtra pentru ID-ul locației este egal cu 1A și Lead este egal cu Jones sau Vânzări este mai mare de 50.000.

În rândul 2, introducem următoarele criterii sub ID locație și, respectiv, Lead:

 ="=1A"

 ="=Jones"

În rândul 3, introducem următoarea condiție sub eticheta Vânzări:

 =">50000"

Această configurație arată astfel:

Deschideți instrumentul de filtru avansat, verificați sau ajustați câmpurile după cum este necesar și faceți clic pe „OK”.

Veți vedea apoi rezultatele. Aici, avem rândul 2 care conține criteriile noastre AND, 1A și Jones. Apoi, rândurile suplimentare de la 3 la 5 care conțin criteriile noastre SAU pentru vânzări mai mari de 50.000.

Dacă aveți o cantitate mare de date în foaia de calcul și aveți nevoie de o opțiune de filtru mai robustă, țineți cont de filtrul avansat din Excel.

LEGATE: Cum să aplicați un filtru la o diagramă în Microsoft Excel