Cum să omorâți e-mailul cu software-ul potrivit pentru managementul proiectelor

E-mailul crește stresul, creează muncă inutilă și îi face pe oameni să se simtă copleșiți. Nimeni nu poate fi cea mai bună versiune a lor la locul de muncă în aceste condiții. În ultimii câțiva ani, organizațiile au început să se îndepărteze de e-mail în favoarea aplicațiilor de mesagerie în echipă, cum ar fi Slack și alte instrumente de comunicare la locul de muncă. Găsirea instrumentului potrivit sau a setului de instrumente afectează dacă echipa dvs. va putea renunța la căsuțele lor tradiționale. Pentru multe echipe, software-ul de management de proiect ar trebui să facă parte din soluție.

Ce este un software de management de proiect?

Software-ul de management de proiect, numit și aplicații de management de proiect, sunt instrumente online pe care echipele le folosesc pentru a urmări munca. În sensul cel mai larg, o aplicație de management de proiect poate fi orice, de la un software complex pentru gestionarea muncii, cum ar fi Microsoft Project, până la o aplicație de bază de lucru. Cele mai bune aplicații includ și alte instrumente de afaceri pentru gestionarea resurselor, urmărirea timpului petrecut pe sarcină sau chiar facturarea.

De multe ori distingem diferite tipuri de instrumente de colaborare de aplicațiile de management de proiect pentru a facilita recomandarea aplicației potrivite pentru scopul potrivit. Acestea fiind spuse, aceste două categorii și alte câteva (cum ar fi aplicațiile de bord kanban și aplicațiile de gestionare a muncii) se suprapun în mod substanțial. Deci, deși uneori susțin că aplicații precum Asana, Trello, Airtable și Basecamp nu sunt aplicații strict de management de proiect, le putem include aici.

Ce faci în software-ul de management de proiect?

Fiecare aplicație de management de proiect este puțin diferită, dar cele mai multe dintre ele vă permit să vedeți diferite aspecte ale muncii echipei dvs. fără a fi necesar să vă întrebați colegii despre ele.

Când vă conectați, vedeți toate sarcinile pe care echipa dvs. trebuie să le îndeplinească și termenele limită. Veți vedea cine a fost repartizat la care sarcină, dacă și când a finalizat-o și dacă au avut comentarii despre aceasta. Dacă unul dintre colegii tăi iese pe neașteptate, poți să te autentifici în aplicația de management de proiect și să verifici dacă azi i-a fost atribuit ceva urgent pe care un alt membru al echipei ar trebui să-l ridice. Dacă în prezent folosiți e-mailul pentru a spune cuiva că o sarcină este finalizată, pentru a pune întrebări despre o sarcină sau pentru a trimite ceva spre aprobare, probabil ați beneficia de o aplicație de management de proiect.

E mai mult decât atât. Pe măsură ce dvs. și colegii dvs. utilizați o aplicație de gestionare a proiectelor, aplicația ține cont de munca depusă. Câte sarcini au fost finalizate la timp? Este proiectul în general pe cale să fie finalizat până la termenul limită? Aplicațiile robuste de gestionare a proiectelor vin cu tot felul de diagrame și grafice pentru a vă ajuta să urmăriți acest gen de lucruri. În acest fel, dacă proiectul începe să alunece, îl puteți detecta din timp și puteți lucra pentru a-l preveni. Dar să nu ne deturnăm. Să rămânem la modul în care aplicațiile de management de proiect îi ajută pe oameni să comunice.

Ce face un manager de proiect?

Un proiect este o serie de sarcini. Un manager de proiect este persoana care știe care sunt toate aceste sarcini – sau cel puțin le supraveghează. Uneori, managerul de proiect împarte sarcinile sau le pune într-un grup pentru ca oamenii să le revendice. Managerul de proiect urmărește apoi sarcinile și oamenii care le execută până când sunt gata.

Nu fiecare echipă are un manager de proiect în sine, dar majoritatea au pe cineva care este responsabil. Ar putea fi un proprietar de afaceri, un manager sau un lider de echipă. Oricine este persoana dumneavoastră principală sau decidentul zilnic, acesta este managerul dumneavoastră de proiect.

De ce e-mailul este rău pentru proiecte

E-mailul este poștă electronică, ceea ce știu că sună evident, dar rămâi cu mine aici. Poșta este o cale îngrozitoare pentru alocarea de muncă. Imaginează-ți dacă sarcinile tale ți-au venit prin poștă de melc. Este aproape ridicol. Cu toate acestea, e-mailul nu este deloc diferit de poșta obișnuită, cu excepția faptului că este mai rapidă.

Gândiți-vă la ce e-mail este bun pentru a oferi:

• comunicare asincronă cu o urmă de hârtie
• livrarea documentelor

Acum gândiți-vă la ce trebuie să știe un manager de proiect atunci când gestionează o serie de sarcini:

• cine este disponibil
• câtă muncă le-a repartizat în prezent fiecare muncitor și când se datorează
• progresul muncii care a fost deja alocată (de exemplu, „John are două sarcini atribuite și ambele sunt realizate în proporție de 90 la sută”)
• un calendar al termenelor limită
• capacitatea de a stabili prioritizarea și reprioritizarea sarcinilor în funcție de nevoile proiectului

A face genul ăsta de muncă prin poștă este de râs.

Mai important, modul în care majoritatea lucrătorilor de birou utilizează e-mailul creează întreruperi. Când sosesc noi mesaje de e-mail cu notificări sau notificări pop-up, lucrătorii verifică de obicei pentru a se asigura că mesajul primit nu este urgent. Apoi revin la ceea ce făceam până la următoarea întrerupere. Oamenii fac asta toată ziua, verificându-și și scanându-și e-mailul. Mai multe studii arată că utilizarea e-mailului ocupă aproximativ 30% din ziua unui lucrător din cunoștințe și că timpul este împărțit uniform pe parcursul zilei, mai degrabă decât să fie în bucăți discrete. Cu alte cuvinte, e-mailul ne întrerupe constant.

Întreruperile au de obicei un efect net negativ, deși s-ar putea să nu fie în modul în care vă asumați. Întreruperile îi fac pe oameni să se simtă mai stresați și ca și cum ar avea o sarcină de muncă mai mare decât o fac de fapt. Oamenii simt, de asemenea, o frustrare mai mare și o presiune mai mare asupra timpului.

Modul în care oamenii interacționează cu e-mailul duce, de asemenea, la pierderi de timp. Pierdem timp când trebuie să recitim același e-mail pe care l-am scanat mai devreme, deoarece am uitat ce spunea. Dacă uitați care este data pentru un produs cheie, scoaterea din e-mail necesită timp. Și ce se întâmplă dacă e-mailul pe care l-ai dezgropat este unul vechi și data a trecut de atunci cu o săptămână?

Toate acestea înseamnă că e-mailul nu a fost conceput pentru gestionarea sarcinilor. Este instrumentul greșit pentru acea meserie.

Comunicarea cu un serviciu de management de proiect

Managementul proiectelor presupune jonglarea cu oamenii și resursele, supravegherea timpului și redistribuirea sau reprioritizarea sarcinilor pe măsură ce situația se schimbă. Software-ul de management al proiectelor a fost conceput pentru a gestiona aceste tipuri de probleme și altele care apar de obicei pe parcursul unui proiect.

Cum este să comunici într-o aplicație de management de proiect față de e-mail? Este ca diferența dintre a vedea ceva cu ochii tăi și a citi o descriere a acestuia. În primul scenariu, ai control asupra a ceea ce vrei să vezi și când. În al doilea, te bazezi pe ceilalți oameni să tasteze mesaje care îți spun ceea ce cred ei că este cel mai important sau, mai rău, ceea ce cred ei că vrei să auzi.

Diferite aplicații de management de proiect au instrumente diferite de comunicare. Aproape toate acceptă mențiunile @, de exemplu. Având în vedere că Slack și alte aplicații de mesagerie pentru echipe au devenit atât de populare, le puteți conecta adesea la aplicația dvs. de gestionare a proiectelor, simplificând astfel conversațiile într-un singur loc. Dacă nu aveți deja o aplicație de chat în echipă, o puteți sări peste ea și, în schimb, căutați o aplicație de management de proiect care include o casetă de chat în aplicație. Zoho Projects și ProofHub îl oferă ambele.

Să presupunem că proiectul în cauză are o mulțime de elemente vizuale, iar echipa care lucrează la el trebuie să le discute. Viața ta va fi mult mai ușoară dacă ai instrumente de marcare a imaginilor în aplicația ta de gestionare a proiectelor. În acest fel, puteți să mâzgăliți electronic pe o imagine și să atașați comentarii, făcându-le mai ușor pentru toți membrii echipei dvs. să ofere și să înțeleagă feedback. Volerro este un exemplu de aplicație de management de proiect cu instrumente de marcare.

După cum am menționat, aplicațiile de gestionare a proiectelor se ocupă de toate lucrurile de bază de care aveți nevoie pentru a jongla și a urmări, cum ar fi sarcini, termene limită, progres și desemnați. Toate aceste informații sunt vizibile pentru cei care au nevoie de ele. În acest sens, este mai puțin nevoie de a comunica despre acest tip de chestiuni. Nu trebuie niciodată să trimiteți un e-mail cuiva și să CC o jumătate de duzină de persoane pentru a ști dacă aproape s-au terminat cu o sarcină atunci când vă puteți conecta la sistem și vedeți că este marcată ca 75% gata. O mulțime de lucruri care necesită să citiți între rânduri atunci când utilizați e-mailul pentru gestionarea sarcinilor devin dintr-o dată clare când utilizați software de management de proiect.

Mai puțin timp de trimitere prin e-mail înseamnă mai mult timp de lucru

Beneficiile de a obține o echipă din e-mail și într-o aplicație de management de proiect pentru a comunica pot fi enorme. Numai reducerea numărului de e-mail îi va face pe toți fericiți, dar acest lucru nu este în comparație cu valoarea adăugată de a avea o mai mare vizibilitate asupra cine face ce, ce mai fac și a stării fiecărei sarcini. Vă este mult mai ușor să aveți informații exacte la îndemână pe măsură ce lucrați, astfel încât factorii de decizie să poată lua decizii bune.

Pentru sfaturi mai specifice despre lucrul cu o aplicație de management de proiect, consultați 7 moduri de a simplifica managementul proiectelor în proiecte de lucru în echipă și 5 funcții Zoho Projects pentru a vă organiza afacerea.