Creați un ghid eficient care să implice publicul dvs

Cât de des vă întrerup colegii pentru ajutor?

Știați că 46% dintre lucrători sunt întrerupți de mai mult de șase ori pe zi? În studiul nostru privind flexibilitatea la locul de muncă, acești angajați au raportat o productivitate scăzută sau un stres mai mare.

Îmbunătățiți calitatea vieții tuturor cu puțină documentare. Iată tot ce aveți nevoie pentru a crea instrucțiuni pas cu pas, confortabil și cu încredere.

Oportunitățile de a împărtăși proceduri, explicații și metode sunt peste tot.

• Antrenați membrii echipei pentru un nou proces?
• Abordați clienții pentru produsul sau serviciul dvs. comercial?
• Facilități înscrierea deschisă pe noul software de resurse umane?
• Instruiți cum să goliți zațul de cafea?
• Contribuiți la baza de cunoștințe despre clienți?

Să învățăm cum să facem un ghid.

Opriți întrebările repetate

Creați videoclipuri și ghiduri clare cu Snagit, astfel încât să aveți de explicat sarcinile o singură dată.

Încercați-l gratuit

Instrucțiunile pas cu pas sunt o parte a unei baze de cunoștințe interne

Un tutorial rapid este un ghid pas cu pas pentru finalizarea unei sarcini specifice.

• Clar – Cititorii ar trebui să poată urma pașii. Adesea, aceasta înseamnă combinarea textului cu imagini sau videoclipuri.
• Captivant – Organizați ghidul pentru a capta atenția cititorilor și pentru a-i ajuta să economisească timp.
• Informații relevante – Furnizați context și cazuri de utilizare care ajută cititorul să înțeleagă de ce este valoros pentru el.

Alte părți importante ale unei baze de cunoștințe diferă

• Manual de instruire – Nu încercați să înlocuiți formarea aprofundată sau un curs de certificare.
• Ghid de referință – Concentrați-vă pe un obiectiv specific pe care publicul dvs. îl poate atinge.
• Manual de utilizare – Includeți câteva sfaturi, avertismente sau lucruri bune de știut, nu toate cazurile marginale.
• Postări de blog – Simplificați conținutul pentru strategiile de marketing orientate spre clienți și campanii de marketing. Sau înlocuiți cu studii de caz sau liste cu marcatori pentru a ajuta la luarea deciziilor de cumpărare.

Pasul 1: Înțelegeți punctele dureroase ale publicului țintă

„Măsurați de două ori, tăiați o dată.” Timpul suplimentar în avans merită pentru a asigura experiența clientului.

Identificați punctele lor dureroase

Înainte de a începe, identificați publicul țintă, obiectivele acestuia și punctele dure sau lacunele de cunoștințe care trebuie abordate împreună cu ghidul dvs. Poate fi util să:

• Efectuați sondaje
• Parcurgeți forumurile online
• Solicitați feedback-ul clienților

Adaptează-ți ghidul la nivelul de calificare și punctul de vedere al publicului tău

De asemenea, veți dori să aflați confortul cititorilor cu acest subiect. Publicul diferit are niveluri de calificare diferite. Un ghid excelent se potrivește cu abilitățile tehnice ale publicului țintă, fie că sunt începători sau experți.

Examinați termenii de căutare și feedback cu privire la materialele de formare sau educaționale existente. Discutați cu echipa de asistență pentru clienți pentru a afla experiența clienților. Înțelegeți cuvintele cheie pe care publicul dvs. le folosește, de exemplu, în căutările pe internet. Ce limbaj folosesc pentru a descrie subiectul, problemele lor sau punctele de confuzie?

Pasul 2: Structurați-vă ghidul

„Ușor ca 1-2-3” – Creați liste numerotate pas cu pas și puncte marcatoare

Deloc surprinzător, listele numerotate sunt mai accesibile de urmărit decât un zid dens de text. Împărțiți ghidul în pași discreti sau bucăți ușor de gestionat.

Amintiți-vă că publicul dvs. poate comuta înainte și înapoi între ghidul dvs. și sarcină în timp ce citește. Numerotarea sau scrierea cu litere a pașilor ajută publicul să urmeze.

Perete de text? Următorul!

Snagit facilitează comunicarea mai eficientă cu elementele vizuale.

Află mai multe

Urmați un șablon de ghid

Dacă organizația dvs. creează mai multe ghiduri sau o serie, luați în considerare utilizarea unui șablon de ghid. Ghidurile consecvente construite din același șablon îi ajută pe cititorii să știe la ce să se aștepte. De asemenea, face scrierea instrucțiunilor și crearea de ghiduri mult mai rapidă și mai ușoară pentru alții din organizația dvs.!

De exemplu, luați în considerare includerea în șablonul dvs. a unei introduceri pentru a identifica:

• Publicul vizat pentru ghid.
• Scopul ghidului sau ceea ce un cititor se poate aștepta să realizeze.
• Software, instrumente sau resurse necesare pentru a finaliza procesul.
• Informații de contact sau resurse de ajutor în cazul în care cititorul are probleme.

Luați în considerare o concluzie în șablonul dvs.:

• Pentru a recapitula scopul sau scopul ghidului, ce ar trebui să poată face cititorul dvs. acum?
• Următorii pași sau ghiduri de continuare din serie
• Informații de contact sau resurse de ajutor

Asigurați-vă că verificați șabloanele Snagit gata făcute, proiectate profesional. Avem chiar și o categorie de șabloane „Pași” concepute pentru a se potrivi cu 2-6 pași pe o singură pagină. Aceste șabloane pot fi, de asemenea, modificate pentru a adăuga pași suplimentari pe mai multe pagini, după cum este necesar!

Pasul 3: Scrieți instrucțiuni pas cu pas

Creați pași clari și conciși

Acum este timpul să scrieți!

În loc să mă bazez pe memoria mea (desigur săracă), mai întâi trec eu prin sarcină, luând notă de fiecare pas pe măsură ce merg. În special pentru sarcinile familiare pe care le fac în mod regulat, este important să observăm potențialele blocaje pentru utilizatorii noi.

Asigurați-vă că limba și termenii folosiți în ghid sunt în concordanță cu ceea ce vede utilizatorul pe ecran.

Ai grijă! Întrebați-vă dacă există puncte în care ceea ce vedeți poate diferi de ceea ce vede publicul dvs. sau în care pașii pot varia. De exemplu, este posibil ca cititorul dvs. să folosească o versiune de software, un sistem de operare sau un browser diferit?

Adăugați imagini

Fac capturi de ecran sau fotografii în timp real în timp ce parcurg sarcina.

Imaginile ajută la ilustrarea unui pas sau oferă context. Acestea vă ajută să vă asigurați că ghidul dvs. este ușor de înțeles și că publicul dvs. îl poate urmări indiferent de nivelul lor de calificare.

Adnotați imaginile cu săgeți, comentarii sau etichete. Aceste tipuri de elemente vizuale asigură că cititorul dvs. conectează textul și imaginea.

Asigurați-vă că eliminați detaliile străine din imagini care ar putea deruta sau distrage atenția cititorului de la punctul focal.

Îți amintești de publicul pe care l-ai identificat la Pasul 1 și de nivelul lor de familiaritate? Trebuie să explicați unde puteți găsi fiecare articol de pe ecran?

De exemplu, poate fi util când îi spui cuiva să facă clic pe butonul „Setări” pentru a explica că arată ca o roată roată. De asemenea, poate fi necesar să subliniați locațiile pictogramelor ușor ratate sau elementele duplicat de pe ecran.

Pasul 4: Adăugați informații și resurse suplimentare

Includeți link-uri și resurse relevante

Dacă sarcina documentată în ghidul dumneavoastră necesită sau poate fi completată cu resurse suplimentare, asigurați-vă că le includeți. Acestea pot fi fișiere sursă de proiect sau link-uri către tutoriale conexe sau mai aprofundate.

Aceasta poate include link-uri de descărcare pentru alte produse. Ghidul dvs. de instrucțiuni nu ar trebui să fie o pagină de vânzări sau de marketing mascată. Dacă un alt software se potrivește mai bine nevoilor publicului dvs., oferiți îndrumări, mai ales dacă există opțiuni gratuite.

Oferiți context și fundal

Ajută-ți cititorii să înțeleagă de ce ghidul tău le este util. Includeți exemple relevante sau ce ar trebui să poată face după ce au urmat ghidul.

Într-un proces complex, furnizarea de informații de bază în ghid poate justifica necesitatea unor pași specifici. Acest context suplimentar poate ajuta utilizatorii să înțeleagă motivul din spatele procesului, mai ales dacă este necunoscut.

Adnotați și editați capturi de ecran cu Snagit

Instrumentele profesionale de marcare și funcțiile puternice facilitează crearea de imagini utile.

Încercați-l gratuit

Pasul 5: Testează-ți ghidul de utilizare

Asigurați acuratețea și capacitatea de utilizare

Odată ce lista scrisă de pași cu elemente vizuale de sprijin este asamblată, revizuiți ghidul pentru acuratețe:

• Ai ratat vreun pas?
• Este limbajul în concordanță cu ceea ce vor vedea cititorii?
• Pentru ghidurile de software, asigurați-vă că instrucțiunile sunt corecte pentru toate versiunile pe care cititorii dvs. le-ar putea folosi. Ca alternativă, specificați versiunea specială acoperită și furnizați informații despre unde puteți obține ajutor pentru alte versiuni.

Este întotdeauna o idee bună ca o altă persoană să vă revizuiască ghidul, în special pe cineva care nu este familiarizat cu procesul. Această persoană îl poate testa pentru tine, așa cum ar face un utilizator nou real. Dacă există zone despre care nu sunteți sigur că sunt clare, evidențiați-le pe acelea pentru o atenție specială din partea recenzentului dvs.

Această persoană vă poate ajuta să vă asigurați că documentația dvs. nu este doar exactă, ci și ușor de urmărit:

• Este limbajul clar și ușor de urmărit?
• Există pași prea complexi care ar trebui defalcați în continuare?
• Sunt incluse imaginile potrivite pentru a oferi claritate și context?

Să știi că cineva ar putea găsi greșeli sau sugera îmbunătățiri ale documentației poate fi inconfortabil. Cu toate acestea, cititorii dvs. au mai multe șanse să aibă succes dacă vă folosiți pe deplin echipa pentru a identifica potențiale probleme.

Dacă nimeni altcineva nu poate revizui ghidul, parcurge-l singur pentru precizie și utilizare. Așteptați o zi sau două de când terminați de scris un ghid înainte de a-l revizui, presupunând că nu vă aflați într-un termen limită. Acest lucru vă va ajuta să abordați ghidul cu o perspectivă nouă, ca și cum ați fi un utilizator nou.

Faceți revizuiri pe baza feedback-ului

Și, desigur, revizuiți ghidul după cum este necesar pe baza recenziilor. Fiți pregătiți să primiți feedback de la publicul dvs. și fiți deschisi să repetați ghidul dvs. după cum este necesar.

Pasul 6: Publicați și distribuiți ghidul

Alegeți platforma potrivită

Când este timpul să vă publicați ghidul, luați în considerare cea mai bună locație și metoda de distribuire. Câteva lucruri de luat în considerare:

• Dacă această documentație este internă, găsirea cu ușurință a acesteia poate îmbunătăți semnificativ productivitatea.
• Dacă este orientat către public, ghidul dvs. trebuie distribuit? De exemplu, trimis prin e-mail de echipele de vânzări sau de managerii de succes a clienților clienților noi?
• Sau, dacă este plasat pe site-ul dvs. web, cum îl va găsi publicul vizat?
• Dacă intenționați să împărtășiți ghidul pe scară largă, este mai bine să trimiteți linkuri online decât să utilizați PDF-uri sau să postați în diferite locuri. Gestionați ghidurile într-o singură locație pentru a facilita actualizările și pentru a preveni circulația versiunilor învechite.
• Vor avea unii dintre cititorii dvs. întrebări, comentarii sau sfaturi care sunt utile altora? Luați în considerare postarea ghidului pe o platformă cu conversații încorporate, cum ar fi Screencast.

Optimizați pentru SEO

Dacă este postat public, cum îți va găsi publicul vizat ghidul?

Asigurați-vă că instrucțiunile dvs. se potrivesc cu conținutul de pe ecran. Secțiunile descriptive ale ghidului dvs. ar trebui să reflecte limbajul cititorilor dvs. acolo unde este posibil.

Cercetarea audienței dvs. în Pasul 1 vă va oferi o perspectivă asupra limbajului lor. Includeți acest lucru în ghidul dvs. pentru a ajuta oamenii să îl găsească.

Luați în considerare utilizarea instrumentelor de optimizare SEO, cum ar fi SEMrush sau pluginul Yoast pentru WordPress. Îmbunătățirea SEO îmbunătățește capacitatea de a vă găsi conținutul atunci când este necesar.

Recapitulare: Cele mai bune practici pentru scrierea unui ghid practic

Folosiți un limbaj simplu, direct

Cea mai importantă parte a evaluării unui ghid practic este să se determine dacă este ușor de urmat. Utilizați un limbaj simplu și direct pe care utilizatorii dvs. îl pot urma, indiferent de nivelul lor de calificare.

Includeți imagini pentru a clarifica fiecare pas

Ajutați să evitați confuzia pentru cititorii dvs. Arată ce vrei să spui cu o captură de ecran sau o fotografie adnotată pentru fiecare pas.

Actualizați-vă ghidul în mod regulat

Asigurați-vă că ghidul dvs. rămâne exact, examinându-l și actualizându-l în mod regulat. Dacă sunt disponibile online, actualizările ajută și la îmbunătățirea SEO și a clasamentului.

Partea importantă: ușurează-te

Nu lăsați crearea unui ghid de instrucțiuni să dureze mai mult decât antrenamentul în sine!

Utilizați Snagit, liderul de piață în software-ul de captură de ecran. Îți va plăcea să folosești o soluție all-in-one pentru captura de ecran, crearea de GIF-uri, adnotări, șabloane și opțiuni flexibile de export.

Opriți întrebările repetate

Creați videoclipuri și ghiduri clare cu Snagit, astfel încât să aveți de explicat sarcinile o singură dată.

Încercați-l gratuit