Cum să creați conținut video de succes de formare (un studiu de caz)

• Organizație: SoftwareONE
• Industrie: Managementul serviciilor IT
• Provocări: cost, resurse, actualizarea materialelor de instruire, scalabilitate, creare, time to market, instruire în mai multe limbi
• Soluție: creați și partajați conținut video de formare cu TechSmith Camtasia și Snagit

Pregătirea corporativă slabă sau lipsa de pregătire afectează în cele din urmă capacitatea tuturor dintr-o organizație de a-și face treaba bine.

Acesta poate fi un proces foarte dureros de corectat și o pierdere de timp prețios.

Și fără o echipă de formare în fiecare locație, menținerea tuturor la curent poate fi o problemă importantă.

De aceea, multe companii, inclusiv SoftwareONE – o organizație globală de peste 3.000 de consultanți în managementul portofoliului de software – au început să folosească videoclipuri de formare corporativă în companiile lor.

„Având cursuri disponibile oricând, oriunde și pe orice dispozitiv îi menține angajații implicați și motivați, a oferit o bibliotecă de învățare durabilă mai mare și a redus enorm costurile de călătorie.” – ne-a explicat John Mayes, Global HR Leader la SoftwareONE.

Acum, SoftwareONE generează peste 40.000 de vizualizări pe an cu videoclipurile lor instructive.

Dar cum a reușit SoftwareONE atât de mult în a crea videoclipuri de formare corporativă?

Să ne scufundăm.

Situatia

SoftwareOne ajută clienții să gestioneze toate aspectele portofoliului lor de software. Aceștia lucrează pentru a reduce complexitatea, costurile și riscurile, crescând în același timp flexibilitatea peisajului lor IT.

Provocarea este dublă.

Consultanții trebuie să fie experți în software-ul pe care îl vând și trebuie să fie la curent cu tendințele din industria IT. De asemenea, trebuie să fie suficient de pricepuți la tehnologie pentru a înțelege schimbările în tehnologie, infrastructură și nevoile de afaceri.

Cu consultanți din 145 de țări – inclusiv limbi și culturi diferite – aceștia s-au străduit să ofere continuu formarea necesară.

Aveau nevoie de o modalitate de a instrui angajații cu privire la diverse soluții software și procese interne. Fiecare consultant trebuie să evidențieze beneficiile fiecărui software pe care îl oferă și să răspundă la orice întrebări pe care le au clienții.

În calitate de companie globală, SoftwareONE a trebuit să găsească o modalitate mai rentabilă, eficientă și mai scalabilă de formare a noilor angajați și reprezentanți de vânzări.

Găsirea procesului potrivit nu a fost o sarcină ușoară. Programul de formare trebuia să includă:

• Crearea de conținut
• Livrare
• Limbi multiple
• Mai multe materii de curs
• Calitatea și consistența conținutului

Cost

Este costisitor și imposibil să instruiești angajații și consultanții pe distanțe lungi față în față.

Pentru a fi eficient, instruirea a fost necesară pentru a îndeplini standardele înalte de instruire în persoană pentru a consilia cu acuratețe clienții.

Resurse

Cu metodele tradiționale de antrenament, ar putea trece luni până când ar putea aduce un nou angajat intern pentru un antrenament live. Acest lucru sfârșește prin a fi excesiv de costisitor și îndepărtează noua angajare de activitățile direcționate de clienți pentru o medie de trei zile întregi.

Acest lucru are ca rezultat o pierdere a veniturilor potențiale din cauza unui interval de timp mai lung de integrare și a noului angajat fiind blocat în cursuri de formare.

Din aceste motive, formarea față în față nu a fost o opțiune eficientă sau durabilă.

Scalabilitate

Cu angajați de pe mai multe continente, poate fi dificil să instruiți pe toți la același nivel de expertiză. O provocare cheie a fost instruirea acestora cu privire la conținutul detaliat și scalarea acestuia într-un catalog de produse în mai multe limbi.

Stephan Cadisch, Global Learning & Development Director, a fost însărcinat să abordeze aceste provocări, pornind de la zero, fără sisteme, procese sau creatori de conținut.

„Este descurajant să trebuie să creăm o modalitate consecventă și scalabilă de a instrui oameni din întreaga lume cu privire la produse software care sunt actualizate și schimbate în mod constant”, a explicat Stephan.

Deoarece nu exista un program de instruire disponibil disponibil pentru a îndeplini toate obiectivele cruciale ale SoftwareONE, el și-a propus să creeze unul.

Drumul SoftwareONE către succes

În 2010, Stephan a început să construiască un plan pentru a aborda aceste obiective. A adunat o echipă care s-a specializat în a deveni experți în software-ul pe care l-au vândut.

Astfel, a luat naștere Global Learning & Development Team.

La început, echipa de conducere senior a SoftwareONE a fost sceptic că o echipă va rezolva problema. Au acordat doar un mic buget pentru efortul de formare inițială.

Cu fondurile, Stephan a cumpărat Camtasia, Snagit și Quickshare pentru a începe.

Echipa a început să creeze videoclipuri pentru a-și împărtăși cunoștințele noi cu privire la catalogul de software pe care le oferă. Ei au construit, de asemenea, un portal pentru utilizatori pentru a partaja conținutul de instruire în întreaga organizație. După trei luni, primul lor videoclip de antrenament a avut deja peste 3.000 de vizualizări. Acest lucru a impresionat echipa de conducere și a ajutat la conturarea valorii învățării online într-un timp foarte scurt.

„Înregistrarea diapozitivelor PowerPoint cu Camtasia permite persoanelor care nu sunt profesioniști să realizeze videoclipuri într-un timp rezonabil”, a explicat Stephan. „Lucrăm și cu alte instrumente, dar 95% din conținutul de instruire este realizat cu Camtasia datorită ușurinței sale de utilizare.”

Acum, echipa globală de formare și dezvoltare a crescut la peste 50 de membri ai echipei. Au creat peste 1.400 de videoclipuri de antrenament cu Camtasia și se laudă cu peste 40.000 de vizualizări pe an.

Creare

SoftwareONE are fluxul de lucru pentru crearea de conținut de formare până la o știință.

Crearea de videoclipuri și capturi de ecran este o parte esențială a dezvoltării conținutului lor de formare. Echipa de Instructional Design proiectează curriculumul necesar, iar experții în materie (IMM-uri) creează screencast-uri cu Snagit pentru a le capta cunoștințele.

„[IMM-urile] folosesc Snagit pentru a înregistra un dump de date cu toate informațiile de care avem nevoie de la ele”, a explicat Alexander Muenzberg, un specialist în design instrucțional în biroul german al SoftwareONE. „Odată ce au o înregistrare pe ecran a informațiilor despre subiect, o trimit [înapoi] echipei de proiectare instrucțională, unde folosim Camtasia pentru a transforma ecranele lor în videoclipuri de formare mai formale și detaliate.”

Lucrul cu experți în domeniu este crucial pentru a crea conținutul potrivit pentru programul de instruire SoftwareONE. Dar obținerea timpului cu ei este o provocare comună. IMM-urile au programe agitate și poate fi dificil să vă asigurați că obțineți informațiile corecte.

„Le informăm IMM-urilor noastre din timp despre ce informații avem nevoie de la ele, astfel încât să evităm să ne confruntăm cu problema de a nu obține suficiente informații sau de a nu obține informații relevante”, a spus Alexander.

Împărțirea acestor sarcini între diferite grupuri obține cel mai mult beneficiu din timpul IMM-urilor, producând totuși o piesă de formare de calitate. Deoarece videoclipurile sunt editabile, întregul proces este scalabil, ceea ce este esențial pentru a menține antrenamentul proaspăt și actualizat.

„Îmi place, de asemenea, stabilitatea și caracteristicile oferite de Snagit și Camtasia. Sunt atât de utile și oferă fluxuri de lucru bune, care sunt atât de importante. Dacă dorim să includem întrebări și examene ramificate, putem apoi să extragem cu ușurință fișierul Camtasia într-un alt software de creare a cursurilor eLearning pentru a realiza acest lucru.”

Odată ce termină un curs cu conținut video de formare, îl distribuie pe portalul lor intern de învățare, ONE|University.

Subiecte și programe de formare

Cursurile echipei Global Learning and Development variază de la software-ul pe care îl vând până la traininguri interne. Ei creează videoclipuri pentru a-și arăta procesele de vânzare, managementul proiectelor, optimizări și multe altele.

SoftwareONE este serios ca consultanții să devină experți în ofertele lor. Atât de mult, încât programele lor formale de formare au nouă niveluri pe care angajații trebuie să le parcurgă pentru a ajunge la nivelul de expert.

Ei construiesc programe pe tot parcursul anului și le revizuiesc continuu. Programul lor informal de formare, ONE|Tube, găzduiește subiecte alese de și pentru personal. Acest lucru completează programul lor de formare formală corporativă.

SoftwareONE face, de asemenea, instruiri la clasă (față în față). Acestea prezintă adesea parteneri invitați care prezintă cel mai recent software. Pentru a capta cunoștințele vorbitorului, SoftwareONE înregistrează demonstrația live și o transformă într-un videoclip. Ei consideră că acest lucru este util și pentru conținutul în stilul „antrenează antrenorul”.

Actualizarea materialelor de instruire

SoftwareONE a adăugat, de asemenea, manageri de produs la proces. Managerii de produs lucrează îndeaproape cu furnizorii de software în catalogul lor de produse pentru a afla ce urmează, pentru a revizui și a înțelege hărțile de parcurs ale produselor și pentru a explica schimbările viitoare. Apoi, lucrează cu echipa de formare pentru a include actualizări în conținutul de instruire video. În acest fel, consultanții lor știu întotdeauna cele mai recente actualizări.

Echipa Globală de Formare și Dezvoltare lucrează, de asemenea, îndeaproape cu biroul de asistență intern pentru a afla despre întrebările și preocupările obișnuite ale clienților.

Acest lucru îi ajută pe creatorii de conținut să știe de ce subiecte de formare au nevoie pentru a crea conținut video de instruire și ce conținut existent trebuie să actualizeze. Consultanții își pot ajusta rapid cunoștințele și concentrarea asupra asistenței. De asemenea, reduce apelurile către biroul de asistență și echipa de asistență.

Rezultate și rentabilitatea investiției

Este dificil de stabilit o corelație directă între formare și venituri, dar SoftwareONE vede valoarea imaginilor.

„Folosirea Camtasia și Snagit ne-a ajutat să reducem costurile, deoarece toți angajații pot contribui la conținutul exemplelor de succes”, a explicat John. „Aceste exemple sunt apoi convertite în instruiri bazate pe video de către echipa de învățare și dezvoltare.”

Estimările aproximative privind economiile de costuri din trecerea de la formarea față în față la online și la cerere se pot adăuga la un număr imens.

Toți angajații trec acum prin formare mult mai repede decât înainte. Aceștia își accelerează nivelul de expertiză prin niveluri de formare în trepte. Un angajat trebuie să urmărească și să învețe toate cele nouă nivele pentru a deveni un expert sau „centa neagră”.

A avea o echipă de experți educată și bine pregătită ajută adesea la încheierea unor tranzacții mai mari la rate mai rapide.

„Cel mai obișnuit feedback pe care l-am auzit de la personalul nostru care învață din conținutul nostru este că sunt recunoscători că învață prin video, în loc să fie nevoiți să citească PDF-uri lungi și diapozitive PowerPoint. Iar cu videoclipul, putem adăuga cu ușurință subtitrări pe lângă narațiune, pentru angajații cărora le este mai dificil de ascultat accente în afara zonelor geografice”, a explicat Alexander.

Ca rezultat, Echipa Globală de Învățare și Dezvoltare a creat 130 de videoclipuri noi de instruire doar într-un trimestru.

Această cadență continuă pe parcursul cronologiei anuale, împreună cu actualizarea videoclipurilor existente. Acest program formal de formare a avut atât de mult succes încât SoftwareONE a adoptat acum o cultură opțională, informală, de formare și învățare.

Ei creează conținut video de instruire cu TechSmith Snagit și îl distribuie pe portalul lor intern, ONE|Tube.

Acum, orice membru al personalului poate crea un videoclip despre subiectele alese de el și le poate distribui pentru a-i ajuta pe alții să învețe.

„Învățarea socială este automotivată. Personalul vrea să-și partajeze videoclipurile în loc de text, iar oamenii sunt încântați de asta”, a spus Stephan. „Videoclipurile sunt încărcate și distribuite de pe tot globul. Există o mulțime de mileniali în companie, iar videoclipurile sunt acceptate în totalitate, așa că sunt prinse în întreaga companie.”

Abia aștept

În timp ce SoftwareONE a văzut deja beneficii uriașe ale creării și implementării unei abordări globale de instruire și dezvoltare cu programe de formare atât formale, cât și informale, acestea nu s-au oprit aici.

Acum lucrează la versiunea lor 2.0, care va permite cursurilor lor de formare să fie disponibile pe mobil și browser, ceea ce va spori audiența prin oferirea de videoclipuri oriunde și oricând.

În sfârșit, sper că ați găsit acest studiu de caz util! Sunteți gata să începeți să vă creați propriul conținut video de formare? Începeți cu TechSmith Snagit și Camtasia este ușor. Aflați mai multe despre software-ul nostru și încercați-le gratuit.