Cum să creați și să gestionați documentele digitale de familie

În caz de urgență, ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să cauți documente. Același lucru se poate spune și în momentele de mare stres sau durere. În mod ideal, toate documentele importante de care ai putea avea nevoie ar fi ușor de găsit și ușor de accesat. Cum faci asta?

Cea mai bună modalitate de a pune documentele importante la îndemână este să nu faci hârtie prin digitizarea lor și apoi să salvezi acele fișiere electronice într-un loc de unde le poți prelua de pe un computer, tabletă sau smartphone. În multe cazuri, ar trebui să salvați și copii fizice ale lucrărilor, dar asta nu înseamnă că nu puteți face și o copie digitală. Există atât de multe avantaje în a face acest lucru.

În primul rând, ajungeți cu o copie de rezervă, care este incredibil de utilă dacă se întâmplă vreodată ceva cu originalele. În al doilea rând, puteți prelua documentele oricând și în orice loc, atâta timp cât aveți o conexiune la internet sigură. În al treilea rând, atunci când informațiile sunt digitizate, le puteți căuta folosind cuvinte cheie, în loc să vă plimbați prin grămezi de hârtie. În cele din urmă, este mult mai ușor să partajați un fișier electronic cu un avocat, un consilier financiar sau un membru al familiei care are nevoie de el, mai degrabă decât să trimiteți faxuri sau fotocopii.

Care sunt câteva documente importante de familie pe care ați dori să le digitalizați? Care este cea mai bună modalitate de a le scana și stoca astfel încât să fie sigure, ușor de găsit și întotdeauna disponibile atunci când aveți nevoie de ele?

Exemple de documente de digitizat

Nu trebuie să digitalizați totul. Deși ar putea exista o valoare potențială în salvarea fiecărei facturi de utilități sau a fiecărui extras de card de credit, care este probabilitatea să aveți nevoie de ele și să nu le puteți accesa din contul dvs. bancar online sau furnizorul de utilități?

Concentrați-vă în schimb asupra documentelor la care probabil că va trebui să faceți referire la un moment dat (deconturi fiscale, de exemplu) sau pe care le-ați beneficia cu adevărat dacă aveți o copie de rezervă. Câteva exemple sunt:

• Documente legate de schimbări majore de viață: certificate de naștere; acte de adopție; certificate de căsătorie, divorț, parteneriat domestic; certificate și formulare de imigrare

• Pașapoarte, permise de conducere și cărți de identitate

• Rapoartele de sănătate, inclusiv dosarele de vaccinare și imunizare

• Înregistrări pentru animale de companie

• Foaia matricolă oficială și certificate de absolvire

• Titluri și acte de proprietate

• Contracte de închiriere și împrumut

• Declaratiilor fiscale

Pot veni în minte și fotografiile de familie, dar necesită un proces total diferit pentru scanare și salvare. Cu un document, nu ai nevoie de o imagine de înaltă rezoluție, ci de fotografii. În plus, în cazul fotografiilor, trebuie să luați în considerare culoarea, tonul sepia sau tonurile de gri, ceea ce de obicei nu este o problemă cu documentele standard.

Dacă aveți documente istorice de familie care seamănă mai mult cu fotografiile de familie, poate pentru că sunt antichități sau au valoare sentimentală, atunci probabil că este mai bine să le tratați mai mult ca niște fotografii. Pentru orice documente extrem de delicate sau de mare valoare, luați în considerare adresarea unui arhivar pentru ajutor sau citiți câteva sfaturi de la Arhivele Naționale din SUA.

Cum să digitalizați documentele importante

Să vedem mai întâi cum să scanăm un document și să-l transformăm într-un fișier electronic.

Nu aveți nevoie de un scaner de masă pentru a obține rezultate cu aspect profesional. Tot ce aveți nevoie este un smartphone cu o aplicație de scanare mobilă, o suprafață cu contrast ridicat (adică, dacă hârtia este albă, suprafața ar trebui să fie întunecată) și iluminare decentă.

Pentru a scana un document:

1. Așezați hârtia pe o suprafață cu contrast ridicat. Asigurați-vă că aveți un iluminat suficient. A fi lângă o fereastră în timpul zilei ajută enorm.

2. Așezați documentul plat. Cele mai multe aplicații de scanare corectează imperfecțiunile minore, cum ar fi cutele și colțurile răsturnate, dar dacă puteți obține documentul să se întindă, este ideal.

3. Lansați aplicația de scanare și poziționați telefonul paralel cu documentul. Majoritatea aplicațiilor de scanare au detectarea automată a marginilor, atâta timp cât depuneți un efort rezonabil pentru a încadra pagina în ghidurile de pe ecran.

4. Majoritatea aplicațiilor scanează pagina automat, dar, în unele cazuri, poate fi necesar să atingeți pentru a finaliza o scanare. Aplicația vă va solicita apoi să repetați procesul dacă doriți să adăugați mai multe pagini la același fișier.

Multe aplicații excelente de scanare sunt gratuite sau oferă un nivel gratuit de servicii. ABBYY FineScanner și Microsoft Office Lens sunt două exemple grozave. În stocarea în cloud și aplicațiile de luare de note (pe care s-ar putea să le aveți deja), este inclusă scanarea documentelor. Acest lucru este valabil pentru aplicația mobilă Dropbox, de exemplu, și aplicația mobilă Evernote.

Dacă doriți să aveți posibilitatea de a edita documentele pe care le scanați, de exemplu, pentru a transforma o coală de hârtie într-un document Microsoft Word, atunci aveți nevoie de o aplicație de scanare care să includă OCR și conversie în text editabil.

Unde să depozitați documentele în siguranță

Utilizați deja un serviciu de stocare în cloud sau un serviciu de sincronizare a fișierelor, cum ar fi Google Drive sau Microsoft OneDrive, pentru stocarea și copierea de rezervă a fișierelor importante? Atunci probabil că are sens să folosești același serviciu pentru a-ți stoca documentele de familie.

Nu lipsesc soluțiile de stocare în cloud. Toate opțiunile menționate până acum — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — sunt opțiuni perfect bune. Cel mai important, deoarece sunt atât de populare, aplicațiile de scanare vă oferă adesea opțiunea de a exporta documentele digitizate direct către ele; sau oferă propria lor funcție de scanare integrată.

Recomandat de editorii noștri

Ar trebui să luați în considerare un testament online?

Indiferent de serviciul pe care îl alegeți, asigurați-vă că vă criptează datele și asigurați-vă că utilizați o parolă unică și lungă pentru cont. Un manager de parole este cel mai bun prieten al tău în acest sens.

Cum să organizați documentele digitale de familie

În funcție de amploarea documentelor familiei dvs., puteți crea o serie de foldere și subdosare în cadrul serviciului de stocare pentru a le organiza. Totuși, poate consuma mult timp, iar oamenii încep adesea o singură cale de sortare și organizare înainte de a realiza la jumătatea drumului că nu va funcționa.

Deci, o modalitate rapidă și ușoară de a face acest lucru este pe an. Începeți prin a crea 10 foldere și numiți-le pentru ultimii 10 ani. De exemplu, veți avea foldere numite 2020, 2019, 2018 și așa mai departe. Odată ce ajungeți la 11 ani în urmă, adăugați „și mai vechi” (sau ceva similar) la numele folderului. Cu alte cuvinte, cel mai vechi dosar al dvs. se va numi „2010 și mai vechi”.

Acum puteți sorta documentele digitale într-un folder și puteți ști aproximativ unde sunt. Pentru cărțile de identitate, utilizați anul emiterii. Pentru foile matricole, folosiți ultimul an de prezență la școală. Dacă aveți prea multe fișiere în orice folder, faceți un subdosar în funcție de temă, cum ar fi „Documente fiscale 2020” sau „Documente medicale 2019”.

Dar numele fișierelor? Consider că are sens să dau fișierului un nume bun atunci când îl scanez pentru prima dată, de obicei pentru că scanez un document cu un motiv. Dacă un medic îmi cere să trimit o copie a fișelor mele de vaccinare, dau acelui dosar un nume clar înainte de a-l trimite.

Dacă scanați loturi uriașe de documente la un moment dat, concentrați-vă pe introducerea lor în folderul corect pe an și cu siguranță creați subfoldere pentru a vă ajuta să înțelegeți ceea ce aveți. În acest fel, nu trebuie să pierdeți prea mult timp în redenumirea fișierelor, dar documentele dvs. sunt încă în ordine rezonabilă pentru când trebuie să găsiți ceva.

Păstrați-vă scopul în minte

Țineți întotdeauna cont de scopul digitizării documentelor dvs. Pentru documente foarte importante, scopul ar putea fi acela de a avea o copie de rezervă, în cazul în care se întâmplă ceva cu originalele. Pentru alte tipuri de lucrări, scopul ar putea fi acela de a face fișierele ușor accesibile data viitoare când va trebui să le trimiteți altcuiva. Țineți cont de scopul dvs. pentru a vă ghida atunci când vine vorba de denumirea și sortarea fișierelor în special. Atâta timp cât țineți cont de acest lucru, puteți aborda acest proiect cu ușurință și puteți obține rezultate excelente.