Cum să cumpărați un serviciu de videoconferință
Publicat: 2022-01-29Compania dvs. a decis să mute o parte din comunicările sale în video. Ați auzit de jucători importanți precum ClickMeeting, RingCentral, Skype și Vonage, dar nu cunoașteți cu adevărat diferența dintre ei. Ați auzit, de asemenea, de instrumente axate pe consumatori, cum ar fi Facetime și Google Hangouts, dar nu sunteți sigur că acestea sunt potrivite pentru utilizare în întreprinderi.
În rezumatul celor mai bune soluții de videoconferință, defalcăm diferențele dintre instrumentele de top de pe piață cu o comparație caracteristică cu caracteristică. Deși această rezumare ar putea fi utilă pentru cumpărătorii care înțeleg ce fac aceste funcții și cum le pot beneficia afacerea, ar putea fi prea avansată pentru echipele care abia încep procesul de cumpărare a soluției de videoconferință.
Pentru a vă ajuta, am vorbit cu Brian Gilman, vicepreședinte de marketing de produse la Vonage (Timp limitat: până la 13,99 USD per linie pe lună la Vonage) , despre ce factori ar trebui să ia în considerare novicii atunci când aleg o soluție de videoconferință. Am discutat despre orice, de la partajarea conținutului și calitatea apelurilor până la analiza back-end. Înarmat cu cunoștințele furnizate în acest articol, ar trebui să vă puteți întoarce la cea mai bună rezumare a soluției noastre de videoconferință cu o idee mai bună despre ceea ce aveți nevoie și despre ce furnizor vi le poate oferi.
1. UC sau videoconferință
Conferința video în sine oferă utilizatorilor multe caracteristici și opțiuni diferite. Cu toate acestea, în esență, videoconferința este pur și simplu o modalitate prin care un utilizator poate comunica înainte și înapoi cu un alt utilizator printr-un flux video live. Soluțiile mai avansate permit lucruri precum transmisii video de la unul la mai mulți, partajarea ecranului și chiar funcționalitatea de webcasting care poate sonda membrii audienței și colecta date despre spectatori (dar ne avansăm pe noi înșine).
Comunicațiile unificate (UC) preia conferința video și o adaugă la o suită mai mare de instrumente de comunicații. Veți putea trimite chat și mesaje text colegilor. Veți putea crea fluxuri de lucru pentru managementul proiectelor. Veți putea să creați documente și să efectuați editări simultane asupra acestora, așa cum ați proceda cu o platformă precum Google Drive.
Poate cel mai important aspect al unei platforme UC este capacitatea sa de a se integra cu soluții terțe pentru a vă ajuta să extrageți și să exportați mai bine datele de la un instrument la altul. De exemplu, dacă trebuie să sunați un client și doriți să accesați înregistrările acestuia pentru a vă îmbunătăți comunicațiile, atunci integrarea între Salesforce contul dvs. și instrumentul dvs. UC fac acest lucru incredibil de ușor. Din tabloul de bord Salesforce, veți putea să lansați apelul, să vedeți istoricul interacțiunilor clientului și să adăugați note despre ceea ce se spune în timpul apelului.
„A avea o platformă unificată este în mod clar ceva care ar fi de interes”, a spus Gilman. „O platformă unică pentru mobilitate, colaborare și voce este ceva pe care majoritatea companiilor îl caută astăzi.”
Gilman avertizează că construirea unei platforme de comunicații prin furnizori individuali ar fi costuri prohibitive. În plus, este posibil ca datele să nu se transfere de la sistem la sistem la fel de ușor ca într-o platformă cu un singur furnizor. În plus, dacă ceva se sparge, va trebui să determinați motivul vorbind cu mai mulți reprezentanți de asistență din mai multe companii, ceea ce sună ca un coșmar.
Comunicațiile unificate (UC) preia conferința video și o adaugă la o suită mai mare de instrumente de comunicații. Veți putea trimite chat și mesaje text colegilor. Veți putea crea fluxuri de lucru pentru managementul proiectelor. Veți putea să creați documente și să efectuați editări simultane asupra acestora, așa cum ați proceda cu o platformă precum Google Drive.
Poate cel mai important aspect al unei platforme UC este capacitatea sa de a se integra cu soluții terțe pentru a vă ajuta să extrageți și să exportați mai bine datele de la un instrument la altul. De exemplu, dacă trebuie să sunați un client și doriți să accesați înregistrările acestuia pentru a vă îmbunătăți comunicațiile, atunci integrarea între Salesforce contul dvs. și instrumentul dvs. UC fac acest lucru incredibil de ușor. Din tabloul de bord Salesforce, veți putea să lansați apelul, să vedeți istoricul interacțiunilor clientului și să adăugați note despre ceea ce se spune în timpul apelului.
„A avea o platformă unificată este în mod clar ceva care ar fi de interes”, a spus Gilman. „O platformă unică pentru mobilitate, colaborare și voce este ceva pe care majoritatea companiilor îl caută astăzi.”
Gilman avertizează că construirea unei platforme de comunicații prin furnizori individuali ar fi costuri prohibitive. În plus, este posibil ca datele să nu se transfere de la sistem la sistem la fel de ușor ca într-o platformă cu un singur furnizor. În plus, dacă ceva se sparge, va trebui să determinați motivul vorbind cu mai mulți reprezentanți de asistență din mai multe companii, ceea ce sună ca un coșmar.
2. Ușurință în utilizare
Toate formele de software de afaceri vin cu un spectru de utilizare. Unele instrumente de marketing prin e-mail sunt atât de bine concepute încât par să pară că oricine se poate trezi și deveni agent de marketing prin e-mail fără a avea vreo pregătire oficială. Alte instrumente sunt atât de complicate și tehnice încât chiar și cei mai avansați marketeri se trezesc să ajungă la butonul de asistență.
Conferința video nu este diferită. Unele instrumente oferă interfețe de utilizator (UI) curate și intuitive care vă permit să faceți clic pe numele unei persoane și să lansați un apel direct. Unele vă permit să programați întâlniri în avans făcând clic pe calendarul unui coleg și introducând numele dvs. Există instrumente care vă permit să creați o sală de conferințe virtuală, să trimiteți un link și să invitați sute sau mii de oameni în acea sală fără nicio condiție prealabilă pentru niciunul dintre oaspeții dvs. Acestea sunt tipurile de soluții pe care veți dori să le luați în considerare atunci când faceți achiziția.
„De mult timp, videoconferința are multe nuanțe, deoarece astăzi sunt folosite o mulțime de protocoale diferite”, a spus Gilman. „Te confrunți cu provocări aducând platforme moștenite, aducând terțe părți care sunt în afara locației... asta a fost provocarea de ani de zile. Capacitatea de a trimite un link către o platformă terță parte și de a intra la acel apel la fel de ușor ca un apel telefonic este esențială pentru succes.”
Practic, dacă deschideți software-ul de videoconferință și simțiți că ar fi trebuit să obțineți o diplomă de inginerie, probabil că lucrați cu instrumentul greșit.
Conferința video nu este diferită. Unele instrumente oferă interfețe de utilizator (UI) curate și intuitive care vă permit să faceți clic pe numele unei persoane și să lansați un apel direct. Unele vă permit să programați întâlniri în avans făcând clic pe calendarul unui coleg și introducând numele dvs. Există instrumente care vă permit să creați o sală de conferințe virtuală, să trimiteți un link și să invitați sute sau mii de oameni în acea sală fără nicio condiție prealabilă pentru niciunul dintre oaspeții dvs. Acestea sunt tipurile de soluții pe care veți dori să le luați în considerare atunci când faceți achiziția.
„De mult timp, videoconferința are multe nuanțe, deoarece astăzi sunt folosite o mulțime de protocoale diferite”, a spus Gilman. „Te confrunți cu provocări aducând platforme moștenite, aducând terțe părți care sunt în afara locației... asta a fost provocarea de ani de zile. Capacitatea de a trimite un link către o platformă terță parte și de a intra la acel apel la fel de ușor ca un apel telefonic este esențială pentru succes.”
Practic, dacă deschideți software-ul de videoconferință și simțiți că ar fi trebuit să obțineți o diplomă de inginerie, probabil că lucrați cu instrumentul greșit.
3. Colaborare și partajare
Chiar dacă optați să nu achiziționați o platformă UC, s-ar putea să doriți un instrument de conferințe video care să poată efectua partajarea de bază a documentelor și a ecranului. Aceste funcții le permit utilizatorilor să trimită fișiere oricui în sala de conferințe sau să afișeze un document de pe un site web pe ecranul lor pentru demonstrație.
„Nevoia de colaborare și de partajare a conținutului este importantă”, a spus Gilman. „Pentru ca o întâlnire eficientă să aibă loc, partajarea conținutului este aproape la fel de importantă ca și a vedea față în față. Poate fi la fel de simplu ca partajarea documentelor, astfel încât utilizatorii să poată împărtăși ceea ce lucrează în timp real. Aceasta este o componentă critică pentru orice mediu de colaborare.”
Având aceste funcții, de asemenea, vă permite să utilizați instrumentul de videoconferință în moduri pe care nu le-ați imaginat anterior. Toată lumea se gândește la videoconferințe pentru întâlnirile de echipă, dar cum rămâne cu întâlnirile cu clienții, apelurile pentru potențiali cumpărători sau apelurile pentru parteneri? „Când începi să te gândești la modul în care videoclipul poate transforma modul în care companiile pot face afaceri, atunci adoptarea devine mult mai răspândită”, a spus Gilman.
„Nevoia de colaborare și de partajare a conținutului este importantă”, a spus Gilman. „Pentru ca o întâlnire eficientă să aibă loc, partajarea conținutului este aproape la fel de importantă ca și a vedea față în față. Poate fi la fel de simplu ca partajarea documentelor, astfel încât utilizatorii să poată împărtăși ceea ce lucrează în timp real. Aceasta este o componentă critică pentru orice mediu de colaborare.”
Având aceste funcții, de asemenea, vă permite să utilizați instrumentul de videoconferință în moduri pe care nu le-ați imaginat anterior. Toată lumea se gândește la videoconferințe pentru întâlnirile de echipă, dar cum rămâne cu întâlnirile cu clienții, apelurile pentru potențiali cumpărători sau apelurile pentru parteneri? „Când începi să te gândești la modul în care videoclipul poate transforma modul în care companiile pot face afaceri, atunci adoptarea devine mult mai răspândită”, a spus Gilman.
4. Consumator vs. Instrumente de afaceri
Dacă sunteți convins că veți folosi vreodată instrumente de videoconferință doar pentru comunicații unu-la-unu, atunci este posibil să vă fi păcălit și să credeți că o aplicație axată pe consumatori va fi suficientă pentru a duce treaba la bun sfârșit. În unele cazuri, este posibil să aveți dreptate. Cu toate acestea, rețineți că nu toate apelurile vor fi efectuate din limitele unui birou care furnizează Ethernet de mare viteză. De fapt, majoritatea apelurilor dvs. vor fi probabil efectuate pe laptopuri și tablete prin conexiuni Wi-Fi (dintre care unele sunt în vehicule în mișcare).
Iată unde aplicația dvs. standard pentru consumatori nu reușește să ofere valoarea unui instrument de videoconferință de nivel enterprise. „Acele aplicații pentru consumatori sunt grozave, dar întâmpinați probleme de calitate”, a spus Gilman. „Nu sunt suficient de stabili pentru a gestiona fiabilitatea și rezistența dacă vorbești cu un client. Te uiți la anumite platforme de consumatori dacă ești pe un client mobil în mașina ta; soluția dvs. de videoconferință trebuie să fie pregătită pentru a gestiona cel puțin numitor comun, care va fi probabil un dispozitiv mobil. Abilitatea de a gestiona pierderea de pachete fără degradare video și voce este importantă.”
„Tehnologia care rulează platforme [enterprise-grade] a devenit mult mai bună. Și când combinați asta cu calitatea rețelei pe care o putem oferi, avem rețeaua rezolvată”, a spus Gilman. „Abilitatea de a partaja o scanare CAT prin video ar fi fost de râs acum trei sau patru ani. Acum puteți vedea cea mai detaliată scanare CAT.”
Iată unde aplicația dvs. standard pentru consumatori nu reușește să ofere valoarea unui instrument de videoconferință de nivel enterprise. „Acele aplicații pentru consumatori sunt grozave, dar întâmpinați probleme de calitate”, a spus Gilman. „Nu sunt suficient de stabili pentru a gestiona fiabilitatea și rezistența dacă vorbești cu un client. Te uiți la anumite platforme de consumatori dacă ești pe un client mobil în mașina ta; soluția dvs. de videoconferință trebuie să fie pregătită pentru a gestiona cel puțin numitor comun, care va fi probabil un dispozitiv mobil. Abilitatea de a gestiona pierderea de pachete fără degradare video și voce este importantă.”
„Tehnologia care rulează platforme [enterprise-grade] a devenit mult mai bună. Și când combinați asta cu calitatea rețelei pe care o putem oferi, avem rețeaua rezolvată”, a spus Gilman. „Abilitatea de a partaja o scanare CAT prin video ar fi fost de râs acum trei sau patru ani. Acum puteți vedea cea mai detaliată scanare CAT.”
5. Administrare back-end
Întrucât tu ești cel care alege sistemul, de ce să nu alegi unul care îți oferă controlul asupra tuturor? Instrumentele video pentru întreprinderi vă oferă acces la funcții precum înregistrarea apelurilor cu un singur clic, statistici care vă spun cine efectuează cele mai multe apeluri, cât timp oamenii rămân la apeluri, când oamenii au renunțat la apeluri și multe altele. De asemenea, puteți controla cine are permisiuni administrative pentru a-și înregistra propriul apel, cine poate să urce sau să transfere apeluri către alți utilizatori și cine poate examina calitatea apelurilor pentru a vă asigura că sistemul oferă imagini clare.
„Administratorii sofisticați vor dori să știe cum a fost pierderea de pachete [care a contribuit la calitatea slabă a apelurilor]”, a spus Gilman. „A fost la capătul îndepărtat [sau în rețeaua companiei]? Dacă a fost local, atunci trebuie să te uiți la rețea [pentru a determina unde a fost problema]”.
„Administratorii sofisticați vor dori să știe cum a fost pierderea de pachete [care a contribuit la calitatea slabă a apelurilor]”, a spus Gilman. „A fost la capătul îndepărtat [sau în rețeaua companiei]? Dacă a fost local, atunci trebuie să te uiți la rețea [pentru a determina unde a fost problema]”.