Întoarcerea la birou: un ghid al angajatului

Multe companii se pregătesc să facă tranziția angajaților înapoi la birouri, fie pentru a atenua stresul izolării, fie pur și simplu pentru a rămâne pe linia de plutire financiar. Oricare ar fi motivul, menținerea în siguranță a angajaților înseamnă că angajatorii trebuie să depășească o varietate de obstacole, inclusiv aderarea la noile reglementări de sănătate și siguranță, care probabil vor include considerații cu totul noi, cum ar fi urmărirea contactelor și menținerea la distanță adecvată a angajaților folosind instrumente de gestionare a spațiului.

Chiar și procesele de afaceri consacrate, în special vectorii centrați pe oameni, cum ar fi resursele umane (HR), vor trebui să adapteze noi soluții, cum ar fi construirea unui model hibrid de personal folosind instrumente de management de la distanță a forței de muncă. Aceasta este o provocare considerabilă pentru majoritatea angajatorilor, dar nu este singura provocare. De asemenea, angajații trebuie să își ajusteze perspectivele cu atenție atunci când iau în considerare o întoarcere la birou. Aceasta înseamnă să aruncați o privire atentă asupra fiecărei părți a zilei de lucru, de la reluarea unei navete zilnice până la locul și exact cum intenționați să lucrați într-un nou tip de populație de birouri.

Înainte de a vă gândi măcar la birou, luați în considerare că cel mai bun loc de a începe este dacă doriți să vă întoarceți la serviciu. Dacă lucrul la domiciliu ți se potrivește, atunci cea mai bună modalitate de a prezenta această schimbare angajatorului tău este nu doar să întrebi, ci să întrebi cu un plan. Lucrați cu HR exact cum ar funcționa o trecere la lucrul integral de acasă și explorați instrumentele și tehnologiile disponibile pentru a găsi noi modalități de a ajuta. Majoritatea angajatorilor sunt mai receptivi la acest concept decât au fost vreodată, în special la un scenariu de lucru „hibrid” în care angajații lucrează parțial acasă și parțial la birou.

Dacă o întoarcere la locul de muncă, chiar și o întoarcere parțială, este în viitorul tău imediat, atunci este în interesul tău să fii cât mai implicat în procesul de planificare al angajatorului. Aflați cine este de acord pentru organizarea redeschiderii biroului și asigurați-vă că discutați cu ei următoarele probleme.

Intrând pe uşă

Un studiu PricewaterhouseCoopers citat de Statista (vezi graficul de mai sus), arată că, atunci când vine vorba de redeschiderea spațiilor de birouri în timpul pandemiei, 81% dintre companii intenționează să schimbe măsurile și cerințele de siguranță la locul de muncă, în timp ce 78% urmăresc să reconfigureze locurile de muncă pentru a promova fizicul. distanțare. În plus, 54% dintre companii intenționează să facă din munca de la distanță o opțiune permanentă pentru rolurile care o permit, iar 53% dintre companii caută să schimbe schimburile sau echipaje alternative pentru a reduce expunerea.

Aceasta înseamnă că strategiile de întoarcere la muncă (RTW) nu numai că vor avea un efect drastic asupra mediului de lucru actual odată ce vă întoarceți, ci exact care sunt acele efecte va varia, de asemenea, foarte mult pentru diferite organizații, deoarece măsurile vor depinde de diferite considerații, inclusiv tipul de muncă efectuată, caracteristicile spațiului, dimensiunea populației de angajați și ce noi reglementări de sănătate COVID-19 se aplică statului și municipalității dvs.

Așteptați-vă la constrângeri stricte privind locațiile de birou care vor fi accesibile, numărul de angajați permis la fața locului la un moment dat, precum și personal nou și proceduri care să permită noi măsuri, cum ar fi urmărirea contactelor și munca de dezinfectare între ture. Birourile vor trebui, de asemenea, să furnizeze angajaților echipamente de protecție personală (EIP), cum ar fi măști, măști, mănuși și o aprovizionare constantă cu dezinfectanți și dezinfectanți pentru mâini. Angajații trebuie să se asigure că înțeleg ce măsuri sunt aplicate, care sunt procedurile de implementare a acestora și unde și cum trebuie să colecteze orice echipament nou necesar pentru siguranță.

Controlul accesului va fi o problemă deosebit de enervantă pentru angajații care nu sunt pregătiți. Asta pentru că acest proces va fi modul în care angajații vor fi verificați și li se va permite să intre la locul de muncă, probabil acum un proces în mai mulți pași care va implica adesea un sistem de rezervare online și chiar un fel de simbol inteligent. Acest lucru sună complex, dar controlul accesului este esențial în examinarea angajaților contagioși, precum și pentru a determina cine se află la fața locului la un moment dat. De aceea, nu numai angajatorii, ci și autoritățile locale COVID-19 și reglementările municipale pun un accent atât de special pe acest proces.

Cele mai multe procese de acces vor avea loc cam așa: înainte de a-și părăsi casele, angajații vor trebui să verifice că nu simt niciun simptom printr-o verificare a stării de sănătate, eventual printr-o aplicație mobilă sau printr-un instrument de revenire la locul de muncă, cum ar fi Zoho BackToWork. Ei vor fi apoi așteptați să meargă într-o zonă de screening la sosire, unde li se va lua temperatura înainte de a le acorda acces în zona lor de lucru. Acest acces va fi apoi acordat numai dacă angajatul are o rezervare validă în așteptare în sistem. Dacă aceasta nu este o problemă, angajatului i se va oferi acces la birou folosind un smart card sau un simbol similar folosit pentru a confirma ora de intrare și ieșire, precum și locul în care acel angajat își va petrece cea mai mare parte a zilei de lucru.

Mai ales la început, nerespectarea oricăreia dintre aceste cerințe va duce probabil la trimiterea dvs. acasă, așa că este important să lucrați cu echipa RTW a angajatorului pentru a vă asigura că înțelegeți pe deplin procesul și aveți toate aplicațiile și tokenurile necesare.

Preocupări privind naveta

În mod ironic, una dintre cele mai problematice preocupări RTW pentru angajați nu este biroul, ci ajungerea la birou. Naveta la serviciu cu propria mașină este un lucru, dar folosirea transportului public, o situație inevitabilă în multe locații, îi îngrijorează pe mulți angajați. După aproape un an de izolare generală, va fi nevoie de ceva convingător pentru mulți angajați să se întoarcă la naveta zilnică cu trenul, autobuzul sau metroul.

"Angajatorii au făcut o treabă bună, asigurându-se că birourile sunt sigure și igienizate cu protocoale pentru a le menține așa. Dar, deoarece transportul public rămâne principalul mod de a aduce angajații la birou, siguranța este o provocare cu totul nouă", a spus Dave Bryant, vicepreședinte. președinte la One Workplace, o companie lider de interioare comerciale din Bay Area. „Oferirea angajaților de alternative și de modalități mai sigure de a ajunge la locul de muncă, cum ar fi autobuzele corporative și serviciile de partajare, care au protocoale de curățare, sunt opțiuni pe care angajatorii ar trebui să ia în considerare să aducă lucrătorii la și de la locul de muncă în siguranță.”

„Space-as-a-Service (SPaaS) este o tendință în creștere care permite multor companii să personalizeze spații de birouri mai mici, situate mai aproape de locul în care locuiesc angajații lor”, spune Bryant. Localizarea noului spațiu mai aproape de aceste centre de angajați nu numai că va reduce timpii de navetă, potrivit Bryant, dar va schimba și cerințele de navetă și va oferi un loc sigur departe de biroul mai mare, atunci când munca nu necesită ca angajații să fie acolo.

Din nou, dacă căutați o revenire la locul de muncă, abordați această problemă cu angajatorul și vedeți dacă oricare dintre aceste soluții ar putea funcționa pentru compania dvs.

Așteptați-vă la noi tehnologii

Am menționat mai sus o nouă tehnologie de control al accesului, dar pentru mulți angajați, aceasta nu va fi singura tehnologie nouă cu care se lovesc atunci când se întorc la birou în timpul pandemiei. De exemplu, Cisco spune că a analizat cu atenție ce înseamnă întoarcerea la locul de muncă pentru angajații din birourile sale.

„Am crescut numărul de senzori pe care îi avem în hardware-ul sălii de conferințe”, a declarat Jeetu Patel, SVP și divizia de securitate și aplicații GM la Cisco. El a spus că compania adaugă diverși senzori la hardware-ul soluției sale de conferință, „care pot detecta numărul de participanți într-o cameră, măsoară temperatura și nivelurile de umiditate și chiar pot măsura calitatea aerului”. Cisco și angajatorii ca acesta vor colecta acest tip de date despre facilități în moduri noi și în special în scopul de a se asigura că angajații rămân în siguranță în timp ce se află la fața locului.

Navigatoarele de camere Webex de la Cisco, care sunt panouri tactile de birou care oferă conexiuni instantanee la conferințe video, comenzile camerei, partajarea conținutului și rezervarea camerei sunt acum activate prin voce. „Puteți să intrați într-o cameră și să spuneți „Hei Webex, mă voi alătura întâlnirii”. Sistemul are comenzi de proximitate care vor putea identifica participanții [prin intermediul] smartphone-urilor lor folosind ultrasunete”, a spus Patel.

El adaugă că trecerea către asistenți vocali în birou are acum avantajul suplimentar de a fi o soluție mai sanitară, deoarece mai puține suprafețe trebuie atinse fizic. Și, desigur, există o mulțime de beneficii suplimentare care vor continua să ajute lucrătorii chiar și după pandemie, cum ar fi rezervarea inteligentă a camerelor, reglarea luminii și jaluzelele, precum și accesul automat la ecrane inteligente și alte tehnologii de conferință.

Regândirea beneficiilor angajaților

Avantajele și beneficiile angajaților sunt factori importanți pentru angajații care consideră un loc de muncă sau un loc de muncă în detrimentul altuia. În vremurile de dinainte de COVID, avantajele precum mese și gustări gratuite, saloane cu concept deschis, abonamente la sală de sport, precum și happy hour și ieșiri ale companiei, toate au ajutat la atragerea angajaților și chiar i-au ținut în birouri mai mult timp. Este posibil ca acele avantaje și beneficii să nu mai fie la fel de atrăgătoare sau să nu mai aibă sens pentru lucrătorii de la distanță sau angajații care se întorc la birouri.

„Revenirea la locul de muncă fizic aduce câteva considerații importante în legătură cu tipurile de avantaje și beneficii pe care angajatorii le oferă oamenilor lor”, spune Jordan Peace, co-fondator și CEO al Fringe, o companie de beneficii pentru stilul de viață.

„Luni de lucru la distanță au forțat companiile să regândească tipurile de beneficii pe care le oferă angajaților. Multe avantaje la birou, cum ar fi abonamentul la sală de sport, mesele de ping-pong sau prânzurile cu catering au devenit practic învechite peste noapte”, spune Peace. În locul lor a apărut o nouă categorie, una a avantajelor stilului de viață. Aceste tipuri de avantaje au ca scop atenuarea problemelor cu care se confruntă mulți angajați ca urmare a lucrului de acasă. În general, ele iau forma unui fel de piață digitală în care angajații pot alege dintre aplicații sau servicii care le satisfac nevoile imediate pentru lucruri precum tutoratul virtual sau livrarea de alimente.

Peace a spus că un sondaj între utilizatorii Fringe a constatat că 80% dintre angajați au simțit că era de lucru la distanță a schimbat permanent modul în care privesc beneficiile; 84% au spus că cred că avantajele stilului de viață vor fi mai valoroase într-o lume post-COVID decât avantajele și facilitățile de la birou, chiar și după întoarcerea la birou.

În timp ce Fringe ajută companiile să implementeze acest tip de program ca serviciu, multe companii vor fi provocate să ofere angajaților aceste tipuri de avantaje pandemice. O modalitate excelentă de a vă implica în eforturile RTW ale companiei dvs. este să lucrați cu HR și alți angajați pentru a identifica ce soluții eficiente de beneficii ar putea fi în zona dvs. și apoi elaborați un plan pentru a le oferi.

Comunicarea este cheia

Majoritatea instrumentelor și platformelor software RTW pun un accent mare pe comunicarea cu angajații. La urma urmei, companiile care se întorc la muncă se confruntă cu schimbări semnificative în aproape fiecare aspect al modului în care își desfășoară afacerile. Acest lucru nu poate fi realizat prin simpla trimitere de note. Angajatorii trebuie să încurajeze discuții active între manageri și angajați pentru a face această tranziție de succes și sigură. Totuși, asta înseamnă și noi niveluri de implicare din partea angajaților.

Chiar și cu mai multe canale noi de comunicare deschise, inclusiv noi întâlniri online, precum și aplicații de mesagerie în echipă și măsuri similare, mulți angajați încă stau pe loc și pur și simplu „colectează” informații noi, fără a participa la discuțiile din jur. Dacă sunteți pe lista scurtă pentru a vă întoarce la birou, merită să vă implicați în aceste discuții. Asta înseamnă nu numai să vorbești, ci și să vorbești adesea despre subiecte pe care le-ai fi evitat anterior. Un exemplu cheie este sănătatea mintală.

„Liderii de afaceri trebuie să accepte că noi norme culturale vor apărea din această criză. Multe dintre ajustările de până acum au arătat rezistența lucrătorilor și a organizațiilor de a se adapta la schimbare. Dar o întrebare grea la care trebuie să răspundem este cum se realizează aceste schimbări în mediile noastre de lucru afectează sănătatea mintală a angajaților noștri? Cum se descurcă ei ca oameni? Și asta va necesita o urmărire reală și o conexiune", spune Mike Bokina, Vicepreședinte și Șef al Resurse Umane, Siemens SUA. "Trebuie să continuăm să abordăm aspectul uman al acestei crize, nu doar aspectul financiar. De ce au nevoie angajații? Normele culturale se schimbă, iar vocile angajaților trebuie să facă parte din asta."

Vremurile incerte fac ca comunicarea cu angajații să fie mai critică ca niciodată, dar această discuție trebuie să meargă în ambele direcții. Dincolo de întâlnirile obișnuite cu toate mâinile și primăriile virtuale, menținerea conexiunilor unu-la-unu cu o forță de muncă distribuită poate ajuta la susținerea angajamentului angajaților, care a scăzut în această perioadă de lucru de la distanță.

„Pentru noi, cei de la Siemens USA, care are 50.000 de angajați, asta a însemnat transparență pe teme, de la sănătatea angajaților, sănătatea organizației și a afacerilor, până la sănătatea comunităților în care operează Siemens”, a spus Bokina.

Promovarea unor astfel de discuții, chiar dacă este doar cu alți angajați, este un element nou important în revenirea la locul de muncă în siguranță. Dacă întâmpinați dificultăți în a găsi forumul potrivit în organizația dvs. pentru a avea aceste discuții, luați în considerare colaborarea cu HR pentru a crea unul. Atât angajatorul, cât și colegii tăi vor beneficia.