Organizați-vă: instrumente pentru întâlniri mai bune

Experților le place să spună că întâlnirile distrug productivitatea. Cu siguranță că pot, dar nu trebuie. Când programați doar întâlnirile necesare și faceți alegerea unei ore și a unei date fără durere, întâlnirile sunt mai productive. Când pregătiți o agendă în avans și desemnați pe cineva să ia notițe, conținutul întâlnirilor va fi mai potrivit. Dacă facilitați participarea și alăturarea oamenilor, întâlnirea poate fi mai eficientă. Apoi, întâlnirea se poate desfășura conform calendarului din agendă și poate chiar veți încheia devreme. Oamenii apreciază când se întâmplă asta, deoarece transmite un mesaj că timpul lor este valoros.

Deși desfășurarea unei întâlniri eficientă se bazează în mare parte pe ființe umane, necesită, de asemenea, aplicațiile și echipamentele potrivite pentru a o facilita. Cele 14 aplicații și instrumente enumerate aici sunt toate concepute pentru a face întâlnirile mai fluide și mai productive.

Aplicații pentru programarea întâlnirilor

Înainte de a putea organiza o întâlnire, trebuie să o programați. Solicitarea unei întâlniri cu un e-mail și o listă de ore este ineficientă, chiar dacă vă întâlniți doar cu o singură persoană. Aplicațiile de programare a întâlnirilor vă oferă instrumente mai bune, cum ar fi sondaje, formulare de programare online și roboți Slack, astfel încât toți cei invitați la o întâlnire să poată alege în mod colectiv cel mai bun moment pentru aceasta.

Numiți.ly

Appoint.ly este un serviciu simplu de rezervare a întâlnirilor pentru programarea individuală. Creați o pagină de rezervare pe care o partajați clienților sau oricui altcineva care ar putea avea nevoie să solicite o întâlnire cu dvs. Pagina dvs. de rezervare oferă solicitantului întâlnirii opțiuni pentru tipul de întâlnire pe care îl dorește, cum ar fi un apel introductiv de 10 minute sau o sesiune de formare de o oră. Apoi, în funcție de disponibilitatea dvs., aceștia solicită o dată și o oră pe care le puteți aproba, solicita modificarea sau respinge. Appoint.ly este o aplicație simplă și directă de programare pentru întâlniri individuale.

Calendly

Calendly este un instrument care ajută indivizii, precum și echipele, să programeze întâlniri. Include opțiuni care se potrivesc diferitelor tipuri și nevoi de întâlnire. De exemplu, creați tipuri de întâlniri, cum ar fi Briefing telefonic de 10 minute și Interviu media de 30 de minute. Apoi, atunci când cineva dorește să se întâlnească cu tine, poate alege tipul de întâlnire pe care îl dorește și poate alege un interval orar disponibil. Un alt exemplu: Să presupunem că aveți o afacere în care oricine dintr-un anumit departament poate accepta o întâlnire pe care o solicită un client. Calendly poate atribui automat cererea de întâlnire oricui este disponibil din grup. Aplicația acceptă, de asemenea, pagini web de programare individuală, unde oamenii pot solicita o întâlnire cu dvs. în funcție de disponibilitatea dvs. Este o aplicație robustă pentru programare, concepută pentru a satisface o varietate de nevoi.

Doodle.com

Doodle.com este un site web gratuit și o aplicație mobilă cu o opțiune Premium care vă ajută să programați întâlniri într-unul din trei moduri. În primul rând, puteți crea un sondaj online cu datele și orele întâlnirilor; trimite-l tuturor participanților la întâlnire, iar Doodle evidențiază cea mai bună opțiune pe măsură ce oamenii răspund. În al doilea rând, Doodle oferă și programare personală a întâlnirilor, ceea ce înseamnă că îl folosiți pentru a crea un site web unde oamenii pot vedea când sunteți disponibil și pot solicita o întâlnire cu dvs. într-unul dintre sloturile deschise. În cele din urmă, există un bot Doodle pentru Slack care vă permite să vă interogați colegii la ora întâlnirii fără a părăsi aplicația de mesagerie a echipei.

Outlook

Outlook, vândut ca parte a Microsoft Office, poate veni în minte ca software de birou de facto pentru programarea întâlnirilor într-un cadru de afaceri. Când toți participanții la întâlnire fac parte din aceeași organizație și toți folosesc Microsoft Office, atunci Outlook este instrumentul potrivit pentru programare. Puteți găsi o oră și o dată pentru întâlnire care funcționează pentru toată lumea, în funcție de disponibilitatea pe care au stabilit-o în calendarele lor. Apoi puteți rezerva o sală de conferințe și puteți pune întâlnirea în calendar, totul în Outlook. Totuși, nu este neapărat cel mai bun programator de întâlniri atunci când trebuie să organizați o întâlnire între oameni care nu sunt toți utilizatori Outlook.

Raliu

Rally este un software de programare colaborativ, ceea ce înseamnă că este conceput pentru a fi utilizat de grupuri. Un alt mod de a-l descrie este să spuneți că este o aplicație de sondare în care sondajul este despre momentul în care toată lumea se poate întâlni. În timp ce Doodle.com oferă același serviciu, Rally are un aspect ușor diferit și este mai rapid de utilizat dacă aveți nevoie de el doar din când în când, deoarece nu trebuie să vă creați un cont. Totuși, trebuie să introduceți o adresă de e-mail.

FreeBusy

FreeBusy este o aplicație de planificare a întâlnirilor pentru companii. Similar cu Calendly și Doodle.com, face puțin din toate, oferindu-vă modalități de a automatiza programarea întâlnirilor individuale, precum și de a găsi cel mai bun moment pentru întâlnirea unui grup de persoane. De asemenea, se integrează cu software-ul de videoconferință pentru a completa automat detalii precum linkul întâlnirii și ID-ul, atunci când este cazul.

Țesut

Woven este un software de planificare construit care face parte dintr-o aplicație de calendar mai mare. La fel ca unele dintre celelalte aplicații menționate, include sondaje pentru a găsi cel mai bun moment pentru întâlnirea unui grup de colegi. Woven are, de asemenea, pagini personale de programare pe care le poți partaja clienților și colegilor, care le permit să solicite o oră pentru a se întâlni cu tine.

Aplicații pentru videoconferințe

Au loc acum atât de multe întâlniri virtual, încât este absolut esențial să ai o aplicație de videoconferință. Cele mai bune servicii de videoconferință sunt de încredere, ceea ce înseamnă că apelurile dvs. rămân intacte chiar dacă conexiunea cuiva este defectuoasă și au instrumente ample pentru a colabora în timp ce vă întâlniți. Aceste instrumente includ partajarea ecranului și table albe, casete de chat, precum și opțiuni pentru moderatori, cum ar fi posibilitatea de a transmite controlul unei alte persoane sau de a dezactiva sunetul participanților în timp ce o persoană vorbește.

PCMag are trei alegeri ale editorilor dintre software-ul de videoconferință: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings și Zoom.

Faceți clic pe Întâlnire

ClickMeeting este o opțiune excelentă de videoconferință pentru întreprinderile mici, în special pentru cele care găzduiesc o mulțime de seminarii web mici. Cu toate acestea, puteți avea doar patru fluxuri video active per întâlnire. Această aplicație se poate integra cu calendarul Microsoft Outlook și există un plug-in Chrome pentru conectarea la calendarul Google.

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings este un serviciu de videoconferință care este ușor de utilizat și include unele funcții pe care nu le veți găsi la concurenți. De exemplu, puteți configura un apel care vă sună în loc să vă forțezi să apelați. Planurile plătite încep de la 13,50 USD pe lună, care este un preț atractiv pentru întreprinderile mici. Dacă utilizați versiunea gratuită a aplicației, Webex Meetings Free, puteți avea întâlniri video cu trei persoane simultan. Planul gratuit include, de asemenea, partajarea desktopului și a documentelor, o funcție de tablă albă, videoclipuri de calitate standard și 250 MB de stocare în cloud.

Întâlnire Zoom

Zoom Meeting, uneori numit doar Zoom, este unul dintre cele mai de încredere servicii de videoconferință pe care le veți găsi. Când compania a dezvoltat produsul, s-a concentrat mai întâi pe asigurarea faptului că apelurile dvs. rămân clare și conectate. Suportă video și audio HD. Puteți obține transcrieri tastate ale apelurilor pe care le înregistrați ca videoclipuri. În plus, oricine poate folosi gratuit produsul de bază, iar întreprinderile mici pot cumpăra planuri la preț rezonabil care îmbunătățesc funcțiile începând de la 14,99 USD pe lună per gazdă. Cu un cont gratuit, puteți găzdui până la 100 de persoane la un apel și puteți vedea până la 49 de persoane într-o vizualizare în stil galerie. Apelurile de grup pentru utilizatorii gratuiti sunt limitate la 40 de minute, dar apelurile unu-la-unu pot fi atât de lungi cât aveți nevoie. Deși este dificil de cuantificat și comparat performanța sistemelor de conferințe video, stabilitatea este fundamentul reputației Zoom și se vede.

Luarea de notite

Multe întâlniri beneficiază de faptul că cineva ia notițe. Când aveți note de întâlnire, 1) aveți o înregistrare a ceea ce s-a întâmplat în cadrul întâlnirii, 2) le puteți împărtăși cu persoane care nu au putut participa și 3) ajungeți să vă forțați să fiți clar cu privire la sarcinile ulterioare care trebuie fi realizat. Pentru anumite tipuri de întâlniri, cum ar fi interviurile cu jurnaliști, o aplicație excelentă de luare a notelor vă va permite să înregistrați și sunetul, astfel încât să îl puteți transcrie mai târziu și să aveți o sursă perfectă pentru a verifica ceea ce s-a spus. Iată câteva aplicații care vă pot ajuta să luați note eficiente de întâlnire.

Evernote

Evernote este o aplicație puternică pentru a lua notițe. Are o funcționalitate de înregistrare audio încorporată, astfel încât să puteți înregistra o întreagă întâlnire în timp ce notați ideile scrise în același timp, chiar în același fișier. Funcția sa de cameră vă permite să faceți o fotografie a unei table albe de la întâlnirea dvs. și să o încărcați în aplicație, unde Evernote face apoi căutările textului utilizând OCR. Dacă echipa dvs. folosește Evernote for Business, atunci puteți face cu ușurință notele întâlnirii accesibile tuturor participanților, astfel încât aceștia să le poată adăuga și să aibă o copie după aceea.

Hugo

Hugo.team este o aplicație relativ nouă, concepută pentru a ajuta echipele să ia note de întâlnire, precum și să le partajeze și să le urmărească în mod corespunzător. Hugo vă îndeamnă să creați o agendă, să notați idei și informații importante din întâlniri și să transformați elementele de acțiune în sarcini. Aplicația se conectează cu alte sisteme de gestionare a sarcinilor, cum ar fi Asana, Trello și Jira, permițându-vă să introduceți acele sarcini de făcut în aplicațiile pe care echipa dvs. le folosește deja. Este gratuit pentru până la 30 de persoane, cu o versiune Pro (un plat de 399 USD pe lună) adăugând suport pentru mai mulți membri ai echipei și funcții, cum ar fi rapoarte detaliate și analize calendaristice.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote împărtășește o mulțime de funcții cu Evernote — un înregistrator audio, o cameră foto și așa mai departe — dar este mai potrivit pentru persoanele care folosesc alte produse Office, deoarece se integrează strâns cu acestea. Dacă aveți un cont de afaceri Microsoft, de exemplu, puteți utiliza o funcție specială în OneNote care vă arată întâlnirile viitoare enumerate în Outlook, astfel încât să puteți scrie agende pentru ele sau să faceți alte note despre ele. O altă caracteristică numită Cerneală digitală vă permite să desenați diagrame și imagini folosind un stilou pe dispozitivele acceptate. De asemenea, este ușor să distribuiți notele pe care le captați înainte, în timpul sau după o întâlnire cu alte persoane din organizația dvs.

Minute.io

Minutes.io (gratuit) este în mod explicit pentru preluarea proceselor verbale de întâlnire. Vă oferă un șablon pentru a scrie toate detaliile despre ceea ce se întâmplă în timpul unei întâlniri, cum ar fi cine a spus ce, ce promisiuni au fost făcute și ce termene au fost decise. Minutes.io folosește taste rapide, astfel încât, odată ce le înveți, nu va trebui să ridici degetele în timp ce tastezi. Acesta rulează într-un browser și funcționează atât online, cât și offline. La sfârșitul unei întâlniri, puteți adăuga cu ușurință adresele de e-mail ale persoanelor la fișier pentru a-l partaja tuturor participanților. Când vi se cere să luați note oficiale pentru o întâlnire în mod neașteptat, minutes.io se lansează rapid și funcționează bine, oferindu-vă un șablon pentru sarcina în cauză.