Organizați-vă: nu mai luptați cu e-mailul cu mai multe e-mail

Supraîncărcarea e-mailului este o problemă uriașă de productivitate la locul de muncă. Întâlnesc tot timpul oameni care se plâng de e-mail, spunând că îi copleșesc, dorindu-și să existe un comutator de oprire pentru toate mesajele noi care le revin în căsuțele de e-mail.

Mulți dintre acești oameni, totuși, se fixează pe e-mail în așa fel încât ajung să agraveze problema. Ceea ce văd sunt oameni care încearcă să combată e-mail-ul cu mai mult e-mail, care, la rândul său, generează din ce în ce mai mult e-mail. Deoarece sunt cufundați în mizerie de e-mail, de obicei nu pot vedea clar ce se întâmplă, așa că nu au idee că înrăutățesc situația.

Există câteva moduri în care am observat că oamenii se împușc în picior în timp ce încearcă să facă față supraîncărcării e-mailurilor.

Nu folosiți Mesaje primite ca listă de sarcini

Primul exemplu de oameni care își înrăutățesc problemele cu e-mailurile sunt listele de activități , așa cum îmi place să le numesc. Listele de sarcini lasă e-mailuri în căsuța de e-mail atunci când mesajul fie conține o sarcină, fie declanșează memoria unei sarcini atribuite. Cu alte cuvinte, folosesc căsuța de e-mail ca o listă de activități.

Gândiți-vă la modul în care oamenii atribuie de obicei sarcini prin e-mail. Rareori sarcina este precizată clar în linia de subiect. Destinatarul trebuie să deschidă și să citească e-mailul pentru a cunoaște detaliile sarcinii. Mai probabil, totuși, mesajul nu va avea toate informațiile de care are nevoie receptorul, cum ar fi un termen limită sau alte detalii despre sarcină. Un schimb de mesaje înainte și înapoi clarifică sarcina și ajunge să creeze o nouă bucată de e-mail de fiecare dată când se întâmplă. Pe scurt, căsuțele de e-mail sunt liste de sarcini foarte slabe.

O altă problemă este că listele de sarcini trebuie să verifice în mod constant fiecare e-mail primit pentru a vedea dacă acesta conține o sarcină, iar dacă nu este, ei scapă prompt de e-mail. To-do listers ajung să plivit neîncetat.

Mai rău, listele de sarcini se obișnuiesc să-și verifice căsuțele de e-mail pentru sarcinile zilnice și, adesea, ajung adesea să își trimită prin e-mail mementouri cu alte lucruri pe care doresc să le facă.

Dacă e-mailul reprezintă o problemă, de ce ați dori să creați mai multe e-mailuri în acest fel?

În gros, totuși, listatorii de sarcini nu pot vedea cum sistemul lor înrăutățește situația. Ei susțin adesea că utilizarea căsuței lor de e-mail ca listă de activități este singurul lucru care funcționează. Dar dacă aceeași persoană se simte copleșită de e-mail, este clar că nu funcționează. Există câteva soluții și voi ajunge la ele într-o clipă.

Nu mai trimiteți Nudgemail

Am vorbit recent la o retragere corporativă despre gestionarea e-mailului. Pentru a pregăti discuția, am vorbit cu unii angajați și am aflat că mulți dintre ei gestionau volume uriașe de e-mail, uneori 1.000 de mesaje pe zi, folosind Nudgemail. Au crezut că acesta este un mod perfect sănătos de a gestiona fluxul.

Nudgemail este un instrument freemium care vă permite, în esență, să amânați e-mailul setând o oră la care va apărea din nou în căsuța de e-mail ca mesaj nou. „În esență” este un cuvânt foarte important aici.

Cele mai multe funcții de amânare, cum ar fi cele din SaneBox sau unele dintre cele mai bune aplicații de e-mail, ascund mesajul original din căsuța de e-mail și apoi îl fac să reapară ca o nouă e-mail necitită la momentul pe care îl alegeți. Nudgemail funcționează puțin diferit. Când îl utilizați pentru a amâna e-mailul, e-mailul original rămâne în căsuța dvs. de e-mail și un mesaj nou apare în partea de sus a căsuței dvs. de e-mail, cu întregul fir al mesajului original citat.

Nu mă înțelege greșit. Nudgemail este un instrument excelent și este o soluție excelentă în anumite circumstanțe. Oricine vede căsuța de e-mail ca un flux de informații, mai degrabă decât un punct de colectare pentru comunicare care trebuie procesată, ar putea face bine să o folosească. Dar când lucrătorii îmi spun că numărul mare de mesaje din căsuțele lor de e-mail îi face incapabili să-și facă treaba, iar 20 la sută din mesajele lor sunt mesaje repetate sub formă de Nudgemails, aceasta este o problemă.

Așa cum listele de activități pot fi în negare cu privire la faptul că sistemul lor este defect, unii utilizatori Nudgemail îl transformă într-o cârjă. Sunt atât de blocați în obiceiurile lor actuale încât nu își pot imagina o soluție mai bună.

Nu răspunde atât de repede

De foarte multe ori, răspunsul la un e-mail este o modalitate de a recunoaște mesajul altcuiva fără a avansa conversația. Imaginează-ți un coleg de e-mail pentru a-ți cere părerea despre o prezentare. Încă nu te-ai uitat la prezentare. În funcție de locul de muncă, ar putea fi mai acceptabil să răspunzi rapid cu „Nu știu. Nu m-am uitat încă”, decât să aștepți două ore până când te-ai uitat și ți-ai format o părere. Când săriți să răspundeți rapid, chiar dacă mesajul nu este substanțial, generați e-mail în exces. Dacă cultura companiei te împinge către acest comportament, ar fi bine să crezi că și alți oameni îți fac asta.

O persoană care întârzie să răspundă la e-mail poate fi văzută ca leneșă sau nefiind un jucător de echipă, chiar dacă așteptarea să răspundă la un e-mail este o modalitate mult mai logică și mai productivă de a face acest lucru. Dar este complet înapoi și trebuie să te desprinzi de el dacă te simți inundat de e-mail.

Ceea ce ajunge să se întâmple este că oamenii răspund la mesaje doar pentru a da banii. Să presupunem că Raj îi cere părerea lui Sarah despre ceva, iar ea răspunde: „Nu sunt sigură. Ce crezi?” Acum mingea este din nou în terenul lui Raj, iar el îi revine sarcina de a răspunde, chiar dacă numai pentru ca Sarah să aibă un nou mesaj necitit în căsuța ei de ei, care să-i amintească să răspundă de data aceasta.

Un alt exemplu obișnuit pentru oamenii din departamentele de asistență, cum ar fi IT, este că vor configura o adresă de e-mail generică pentru ca angajații să depună bilete de ajutor, cum ar fi [email protected] Când un angajat se sperie că computerul ei este spart, totuși, și trebuie să primească ajutor rapid, s-ar putea să uite de e-mailul generic și, în schimb, să trimită un e-mail persoanei pe care o cunoaște în IT. Ar trebui ca acel IT să se ocupe de problemă? Ignora e-mailul? Răspundeți și spuneți angajatului că trebuie să folosească adresa corectă de ajutor IT? CC șeful ei? Care este lucrul corect de făcut?

Adesea răspunsul, alimentat de panică și frustrare, pur și simplu generează mai mult e-mail (și creează tensiune). Din nou, este un exemplu de cultură a companiei care creează așteptări cu privire la un răspuns rapid care se află la baza problemei. Dar vă puteți desprinde de acest tipar fără a perturba liniștea și, ca urmare, puteți genera mai puține e-mailuri.

Soluții pentru e-mailul excesiv

Cum încetăm să generăm e-mailuri excesive? Unele soluții sunt simple și rapide, iar o persoană le poate face fără sprijinul companiei.

În exemplul anterior, persoana din personalul IT ar putea probabil să rezolve problema de la început, având o conversație față în față (sau un apel telefonic cu un angajat de la distanță), în loc să răspundă prin e-mail. Dacă persoana IT răspunde prin e-mail, colegul care are nevoie probabil că oricum nu îl va citi foarte atent. Amintiți-vă, ea este deja stresată de problema ei cu computerul. Poate suna foarte low-tech, dar confruntarea față în față cu colegul de serviciu, calm și profesional, o va ajuta să-și amintească protocolul potrivit pentru depunerea biletelor de ajutor în viitor, mai ales dacă persoana IT explică orice alte locuri de muncă aveau prioritate la moment. Explicarea în persoană merge mult.

O altă modalitate de a opri generarea de e-mailuri excesive pentru dvs. este să găsiți instrumente bune de asistență de e-mail care să vă ajute să reduceți numărul de e-mail în căsuța de e-mail, mai degrabă decât să le propagați, așa cum face Nudgemail. SaneBox (aproximativ 7 USD pe lună) este soluția pe care o recomand. Mailbird este o aplicație client de e-mail care vine cu o opțiune de amânare și alte funcții care ar putea ajuta, de asemenea.

Nu mai folosiți căsuța de e-mail ca listă de sarcini, atât pentru sarcini personale, cât și pentru activități legate de muncă. Există atât de multe instrumente grozave acum care sunt mult mai bune în atribuirea sarcinilor, urmărirea lor, actualizarea detaliilor despre ele și așa mai departe, care nu se bazează pe e-mail. Îmi place Todoist, deși Wunderlist este și o aplicație grozavă.

Dacă vă puteți convinge echipa de lucru sau departamentul să aleagă un instrument mai bun pentru alocarea sarcinilor, veți fi într-adevăr într-o formă mult mai bună. Pe lângă aplicațiile de gestionare a proiectelor, există și alte aplicații de colaborare care sunt ușoare, ușor de utilizat, mai rapid de configurat și pot fi o soluție mai bună la provocările echipei tale.

Pentru mai multe, consultați celelalte sfaturi ale mele despre cum să reduceți supraîncărcarea e-mailurilor de la birou.