Organizați-vă: Cum să utilizați software-ul de colaborare pentru a mapa fluxurile de lucru

Chiar în prima zi a primului meu loc de muncă real, cel mai înalt editor al companiei de editare de jurnal care m-a angajat m-a dus la o diagramă uriașă fixată pe un perete. „Iată cum trece un articol de la scris la publicat”, a spus ea. Ea m-a ghidat prin întregul proces, subliniind părțile în care echipa mea și eu am fost implicați. Era în 2001, înainte ca software-ul de colaborare să fie disponibil gratuit, dar lecțiile pe care le-am învățat în acea zi se aplică chiar și în această epocă a Asana și Slack.

Fiecare articol de jurnal a intrat într-un plic de polietilenă supradimensionat, cu o bucată de hârtie lipită în față. Lucrarea a fost codificată în culori conform jurnalului în care va apărea articolul. Noi am numit asta o haină de serviciu. De fiecare dată când articolul a mers la un alt departament, fie la editorii de copiere pentru verificare sau la departamentul de tastatură pentru modificări, istoricul călătoriei sale a fost înregistrat pe jacheta de muncă. Când un angajat termina cu el, ea îl atribuia unui nou departament scriind o linie pe foaia de urmărire. Oricine a văzut o haină de serviciu știa exact toate etapele prin care trecuse articolul și unde trebuia să meargă în continuare.

Gândindu-mă la asta, aceste jachete de muncă au fost un precursor și o manifestare fizică a software-ului de flux de lucru de astăzi, cum ar fi Asana. Diagrama de flux de lucru care a fost fixată pe perete a fost o orientare excelentă pentru mine, în calitate de angajat nou și pentru oricine altcineva care se află la bord. Mi-a oferit o imagine clară despre ceea ce a făcut organizația și cum.

În lumea de astăzi, în care facem eforturi pentru medii fără hârtie și ne-am mutat în mare parte la fișiere și foldere electronice, este mai ușor să renunți la crearea acestor tipuri de documente de flux de lucru și să le ținem la zi. Dar pentru toate afacerile și chiar pentru proiectele de lucru în echipă la nivel de hobby, este foarte important să vă documentați fluxul de lucru.

Exemplu de flux de lucru

De ce Document Workflow?

De ce ar trebui să vă documentați fluxul de lucru? Există câteva motive absolut critice, inclusiv următoarele:

• Ajută proprietarii de afaceri și managerii să se gândească și să înțeleagă pe deplin ce se întâmplă în fiecare etapă a procesului de afaceri și de ce;
• Permite identificarea pașilor inutile și eliminarea proceselor;
• Le reamintește angajaților sau membrilor echipei care pot fi îndepărtați de anumite etape ale afacerii de ce există și ce valoare oferă;
• Este esențial pentru integrarea membrilor echipei;
• Este una dintre cele mai bune moduri de a explica potențialilor colegi, clienți și investitori cum funcționează o afacere; și
• Permite unei echipe să înceapă mai eficient să folosească instrumente de colaborare.

Până la ultimul punct, am menționat deja Asana. Asana este un instrument de gestionare a fluxului de lucru, un fel ca o listă de lucruri de făcut pe steroizi. Este foarte asemănător cu sistemul job-jacket pe care l-am folosit la primul meu job de publicare. Asana vă permite să urmăriți sarcinile care trebuie efectuate și să le împingeți printr-un proces. Fiecare sarcină are un istoric al tuturor pașilor sau subsarcinilor prin care a trecut. Când o persoană a terminat cu subsarcina la îndemână, ea sau el o atribuie pasului următor și o direcționează către o persoană sau un departament care o va prelua în continuare.

Am făcut analogia înainte că Asana este ca un pachet de cărți, în timp ce software-ul de management de proiect este ca un joc de societate. Când deschizi un joc de masă, s-ar putea să ai ceva de genul unei table, o varietate de piese de joc și un regulament clar despre cum să joci. Toți cei care joacă sunt de acord cu acele reguli prestabilite. Ați putea să vă abateți de la reguli, dar jocul a fost conceput pentru a vă bucura maxim atunci când respectați acele reguli, așa că o faceți.

Când jucați cărți, totuși, toți cei care joacă trebuie să cadă de acord cu privire la jocul care va fi jucat și ce set de reguli veți urma. Ai putea juca inimi sau ai putea juca scuipat. Unele jocuri de cărți sunt binecunoscute cu reguli stabilite, cum ar fi Texas Hold'em. Apoi, există și alte jocuri care au variații, cum ar fi remi (gin remi, remi pur, 500 de remi și așa mai departe) și trebuie să verificați regulile cu toată lumea de la masă pentru a vă asigura că veți fi cu toții de acord cu privire la cum să joci. Există și opțiunea de a inventa propriul tău joc de cărți, cu reguli unice pe care trebuie să le înveți tuturor celor care sunt pregătiți să joace.

Asana (și multe alte instrumente de colaborare; voi da mai multe exemple într-un moment), așa cum am spus, este ca un pachet de cărți. Deci, pentru ca Asana să funcționeze, toată lumea trebuie să știe cum se joacă jocul, care sunt regulile, care este obiectivul și cum se termină jocul.

Dar Kanban?

Plăcile Kanban sunt un alt exemplu de instrumente de colaborare care seamănă mai mult cu un pachet de cărți. Trello este un exemplu de instrument kanban online. Echipele de dezvoltare și programare de software folosesc adesea kanban într-un mod foarte specificat și predeterminat (cum ar fi jocul Texas Hold'em), în timp ce cei care folosesc kanban pentru uz personal pot crea orice reguli le place.

Trello

Dacă aveți un flux de lucru documentat, puteți mapa cu ușurință acel flux de lucru în Asana. Este mult mai ușor să începeți să utilizați Asana atunci când aveți deja un flux de lucru documentat, deoarece înseamnă că ați gândit deja întregul proces de afaceri sau de echipă de sus în jos. Adoptarea Asana necesită unele încercări și erori, indiferent de ce, dar va fi mult mai dezordonat și mai frustrant dacă o faci fără să fi documentat vreodată fluxurile de lucru înainte.

Cartografierea fluxurilor de lucru

Cu software-ul pentru fluxul de lucru, există de obicei ceva care se finalizează, chiar dacă întregul proces este în desfășurare. Orice poate fi finalizat sunt de obicei sarcinile sau subsarcinile dvs.

Ideea de finalizare este foarte diferită în software-ul de management de proiect. Un proiect prin definiție este ceva care este finalizat și livrat la o dată. Dar nu toate tipurile de muncă sunt proiecte. La editura-jurnal unde lucram, un articol era complet la tipărire. În mod similar, fiecare număr al unui jurnal avea o dată de încheiere când a fost livrat. Dar editarea copiei nu a fost niciodată completă. Era o muncă în derulare. Mai trebuia urmărit. Avea sarcini concrete - editați acest articol - dar editarea în sine nu avea o dată de încheiere sau livrabil.

Procesul de cartografiere a unui flux de lucru implică, de asemenea, identificarea exactă a proceselor sau procedurilor care trebuie atribuite și urmărite în mod explicit. Această precizie și nivel de detaliu este foarte important.

Gândiți-vă la o rețetă de gătit. Rețetele nu enumeră fiecare pas, deoarece multe dintre ele sunt implicite sau înțelese. Rețetele nu vă spun să spargeți ouăle, să le goliți conținutul și să aruncați cojile, deoarece „adăugați ouă” deja înseamnă asta și devine inutil de greoi să enumerați toți acești pași. În mod similar, într-un mediu de lucru, s-ar putea înțelege că „editați articolul” înseamnă „verificați titlul, verificați denumirea, copiați editați piesa și lăsați orice întrebări pentru autor”.

În unele situații, totuși, s-ar putea să fie nevoie să fiți explicit într-un grad mai mic. Am lucrat odată în publicația de ziare, unde verificarea titlurilor, legendelor fotografiilor, a datei din partea de jos a paginii și a numărului paginii ar fi trebuit să fie pași separați de editare, deoarece erau adesea trecute cu vederea.

Cu alte cuvinte, trebuie să vă dați seama ce nivel de detaliu este necesar. Prea mulți pași, iar oamenii care folosesc software-ul vor ignora procedura. Prea puține și pot apărea greșeli critice. Probabil că va fi nevoie de niște încercări și erori pentru a face totul corect, dar trebuie să iei câteva decizii înainte de a începe.

Cartografierea mentalităților

Atunci când mapați fluxurile de lucru, veți petrece, de asemenea, timp descoperind cum gândește organizația dvs., în mod colectiv. Care este mentalitatea organizației dvs. despre proiecte, oameni sau subiecte de interes? Este relevant în Asana, precum și în alte instrumente de colaborare.

Slack este un bun exemplu. Slack este o platformă de mesagerie care pune accentul mai degrabă pe notificările de tip pull decât pe push, așa că totul este să optați pentru mesajele pe care doriți să le primiți. Pentru a crea filtre bune pentru aceste notificări, trebuie să vă bazați parțial pe Canale. Canalele sunt ca niște grupuri și, pentru a crea canale în mod eficient, trebuie să știi cum crede echipa ta, ei bine, totul. Gândești în termeni de departamente sau proiecte? Gândești în termeni de subiecte sau clienți? Dacă conduceți o companie imobiliară, poate vă gândiți în termeni de cartiere, sau praguri de valoare a proprietății sau agenți. Trebuie să-ți dai seama de mentalitatea echipei tale înainte de a crea canale, astfel încât acestea să fie efectiv eficiente în facilitarea muncii în echipă.

Cod de culoare

Instrumentele de colaborare includ adesea mai multe modalități de organizare a informațiilor, cum ar fi utilizarea codurilor de culori, etichetării și, uneori, chiar a etichetării cu coduri de culori. Îți amintești acele jachete de muncă cu coduri de culori pe care le-am descris mai devreme? Aceeași afacere. Atunci când este utilizat în mod corespunzător, codificarea culorilor este un semnificant vizual care transmite imediat informații în mod clar. Din acest motiv, codificarea culorilor crește productivitatea. Recomand cu căldură să folosiți codificarea culorilor într-un instrument de colaborare, atâta timp cât vă asigurați mai întâi că înțelegeți mentalitatea echipei despre motivul pentru care ceva ar trebui să fie codificat cu culori în primul rând. Ce informații trebuie transmise imediat și fără cuvinte? Trebuie să înțelegi mentalitatea echipei tale pentru a putea răspunde la această întrebare.

Inclusiv Cultura

Este important să documentați fluxurile de lucru înainte de a le mapa într-un instrument de colaborare și este la fel de important să înțelegeți și să mapați mentalitatea. Piesa finală este cultura.

Instrumentele de colaborare reflectă cultura companiei și invers. Este foarte important să se stabilească reguli generale de angajament în ceea ce privește profesionalismul, nivelul de formalitate și unde este și nu este potrivit să ieși în afara subiectului.

Din punctul de vedere al unui angajat sau al unui membru al echipei, instrumentele de colaborare sunt foarte des folosite ca un loc pentru a se epuiza. Din experiența mea, oamenii își vor transmite nemulțumirile, indiferent dacă instrumentele de colaborare le oferă un spațiu dedicat. Unele organizații apreciază dezbaterile deschise și chiar discuțiile aprinse despre muncă, în timp ce altele văd că aceasta distrag atenția și potențial periculoasă.

Instrumentele de colaborare singure nu pot dicta dacă oamenii se vor evaza și vor disidente în locurile potrivite. Trebuie să provină din cultura companiei. Oamenii în poziții de conducere trebuie să precizeze dacă doresc ca membrii echipei să vorbească cu plângeri și argumente în contextul activității sau în afara acesteia. Cine trebuie să știe când există o problemă? Membrii echipei doresc anonimatul înainte de a-și exprima o îngrijorare sau o plângere? Se face plângere pentru catharsis sau pentru a evidenția potențiale probleme cu munca și fluxurile de lucru? Dacă oricum se va întâmpla (și așa este), este mai bine să țineți cont de asta și să luați decizii în privința asta, decât să pretindeți că nu se întâmplă.

Resurse aditionale

O altă resursă care facilitează fluxurile de lucru de cartografiere este software-ul de cartografiere a minții; vedeți aceste sfaturi despre cum o hartă mentală vă poate dezordinea managementul proiectului. Dacă vă aflați la începutul utilizării software-ului de management de proiect, aceste patru sfaturi pentru început ar trebui să vă ajute. Și pentru o privire mai profundă asupra Asana, vă ajută să citiți câteva sfaturi pentru utilizarea Asana.