Cum să faci pauze mai bune pentru a-ți crește productivitatea
Publicat: 2022-01-29Nu vei fi niciodată cel mai bun dacă vrei să fii 100% productiv tot timpul. Este imposibil pentru oricine să lucreze fără oprire fără să plătească un preț, fie că este vorba de o scădere a calității, a producției sau a siguranței. Cu toții trebuie să luăm pauze. Dacă te-ai trezit recent lucrând de acasă în timp ce lumea încearcă să încetinească răspândirea noului coronavirus, s-ar putea să fii tentat să-ți compari programul de pauză de acasă cu cel pe care îl urmăreai la locul tău de afaceri. „Aș fi petrecut 10 minute deschizând un pachet dacă aș fi fost la serviciu?” „De obicei nu sunt atât de distras când sunt la serviciu”.
Cu toții suntem sub mai mult stres decât de obicei
În primul rând, oricine a lucrat de la distanță de mult timp vă va spune că nu are sens să vă comparați programul de pauză de la birou cu cel pe care îl urmați acasă. Sunt două medii diferite. Întreruperile sunt diferite. Concentrarea ta este diferită. Productivitatea ta va fi, de asemenea, diferită. Este nevoie de timp pentru a descoperi noul tău mod de lucru. În al doilea rând, situația actuală nu este normală. S-ar putea să fii mai distras de știri. S-ar putea să fii întrerupt de copii, animale de companie sau alte persoane din casa ta. În al treilea rând, cu toate aceste schimbări, suntem cu toții mai stresați decât de obicei. Stresul ne epuizează energia. Când suntem fără energie, avem nevoie de o pauză. Am susținut, de fapt, că a pune îngrijirea de sine înaintea productivității te va menține mai sănătos și mai fericit. În mod contraintuitiv - pentru unii, cel puțin -, aproape sigur, vă va îmbunătăți productivitatea pe termen lung, dacă este făcut corect.
Lucrătorii de cunoștințe (inclusiv eu) sunt de obicei responsabili pentru propriile lor programe de pauză. Depinde de noi să stabilim când să luăm o pauză de două minute pentru a citi titlurile sau cât de încet să ne plimbăm pe hol pentru a lua un pahar cu apă.
Oamenii iau adesea pauze bazate pe intuiție, fără să țină cont de cât timp trebuie să se recupereze sau de când își vor face următoarea pauză. Nu toată lumea are o intuiție bună. Este ușor să fii condus într-o groapă de iepure de pe Internet în timp ce iei o pauză. De asemenea, este ușor să opriți o sarcină în speranța de a face o pauză doar pentru a fi prins în verificarea e-mailului, iar asta nu este o pauză.
Teoria pauzelor
Pentru a face pauze utile care ne permit de fapt să fim mai productivi, trebuie să înțelegem teoria de ce și cum funcționează.
Când descriu epuizarea la locul de muncă, ceea ce încercăm să evităm atunci când luăm pauze, cercetătorii apelează uneori la modelul de conservare a resurselor. Teoria, dezvoltată de Stevan E. Hobfoll în anii 1980, explică modul în care oamenii gestionează stresul. Pe scurt, spune că toți avem resurse interne pentru a face față stresului, numite resurse. Ne putem folosi resursele pentru o vreme, dar la un moment dat, trebuie să reconstruim resursele pe care le-am pierdut.
În momentul în care Hobfoll a venit cu această teorie, experții au început să înțeleagă că stresul (de obicei folosesc termenul de „stresori”) este constant și omniprezent, mai degrabă decât să fie cauzat de evenimente individuale. Cu alte cuvinte, experimentăm stres de fiecare dată când lucrăm. Este constantă. Nu trebuie să existe un eveniment traumatic la locul de muncă pentru a provoca stres legat de muncă. Stresul este mereu acolo și ne folosim mereu resursele pentru a-l face față. Pe măsură ce epuizăm resursele și resursele noastre rămase sunt amenințate, asta înseamnă epuizare.
Deci, ce trebuie să facem pentru a reconstrui aceste resurse? În ce condiții începem să ne simțim vindecați și recuperați de factorii de stres? Doi cercetători care examinau aceste întrebări au efectuat un studiu despre vacanțe. Ei au ajuns la concluzia că trei lucruri îi ajută cu adevărat pe oameni să se recupereze și să se întoarcă la locul de muncă simțindu-se reîncărcat: 1) reflecție pozitivă la locul de muncă (gândirea și vorbirea despre aspectele pozitive ale muncii cuiva), 2) măiestrie (lucrarea unei abilități) și 3) relaxare. Toate aceste trei lucruri ajută la reconstruirea resurselor. Încă două lucruri care vă pot ajuta sunt să socializați în weekend și să nu vă ocupați de a nu avea probleme neașteptate atunci când încercați să vă luați o vacanță - gândiți-vă să obțineți un cauciuc deflat așa cum ar trebui să începeți o călătorie.
Dacă ne retragem și ne gândim la ce înseamnă toate acele piese, în mod colectiv, este că pentru a ne elibera de stresul de la locul de muncă, trebuie să:
- Nu funcționează Fă ceva plăcut
Poate părea de bun simț, dar dacă ați luat vreodată o pauză de la o sarcină de lucru verificând e-mailul (care este încă de lucru și nu este deloc plăcut), nu ați luat chiar o pauză, nu-i așa?
Ce tipuri de pauze sunt cele mai bune?
Așa că știm că pauza trebuie să fie de fapt o pauză de la muncă și lucruri legate de muncă. E-mailul nu este o pauză. Să te plângi de munca cu colegii, oricât de cathartic ar fi, nu este chiar o pauză.
Două întrebări pe care le au oamenii despre pauze sunt cât de des ar trebui să fie și cât de lungă ar trebui să fie, pentru un beneficiu maxim?
A pune numere pe lungime și frecvență este dificil. Unele studii au încercat acest lucru pentru lucrătorii cunoașterii, dar nu există niciun număr care să fie de acord în mai multe studii. O postare din 2014 populară și adesea reblogată pe The Muse spune că programul ideal de pauză este să lucrezi timp de 57 de minute, urmate de o pauză de 17 minute, dar nu m-aș baza prea mult pe asta. Aceste numere, care provin de la o companie de software de monitorizare computerizată, nu includ detalii bogate despre subiecte, linia lor de lucru, datele brute sau modul în care au fost analizate.
Un studiu mai bun a constatat că timpul optim pentru pauze este de aproximativ 12% din ziua de muncă. Același studiu a arătat că pauzele scurte intermitente sunt mai bune decât una sau două pauze lungi. Dacă luăm 12 la sută și o aplicăm pe o zi de lucru de opt ore, atunci obținem aproximativ 58 de minute de pauză. De exemplu, cinci pauze a câte 12 minute fiecare ar fi bine.
Expertul în ergonomie și profesor emerit la Universitatea Cornell, Alan Hedge, spune că, pentru sănătatea dumneavoastră și pentru a preveni rănirile cauzate de computer, lucrătorii ar trebui să ia o pauză aproximativ o dată la 20 de minute. Pot fi micropauze, dar cel mai bine este să vă ridicați, să vă întindeți și poate să vă plimbați un minut sau două. Potrivit lui Hedge, mișcarea îmbunătățește circulația, confortul și performanța, reducând în același timp riscul unei răniri.
Recomandat de editorii noștri
Instrumente care vă ajută să luați pauze mai inteligente
Este mult mai mult în a lua pauze eficiente decât a ști de ce sunt benefice, cum ar trebui să fie și cât de des să le iei. Mai este și problema de a te ține de pauzele pe care decizi să le iei și de a te întoarce la muncă când acestea se termină.
O aplicație pe care o folosesc din când în când când trebuie să fiu mai înregimentat cu modelul meu de lucru/pauza este Strict Workflow. Acest plug-in pentru Chrome în mod liber (dar fără încălcarea mărcii comerciale) implementează Tehnica Pomodoro pe computer.
Tehnica Pomodoro este o metodă de lucru care separă timpul în faze de lucru și faze de pauză. Deci lucrezi timp de X minute și pauză timp de y minute și repeți. Numele provine de la folosirea cronometrelor de bucătărie, care erau adesea sub formă de roșii, pentru a cronometra fiecare fază. Extensia Chrome nu este altceva decât un temporizator care își schimbă culoarea și emite o alarmă atunci când oricare dintre faze este finalizată. Un avantaj suplimentar al utilizării unui plug-in, mai degrabă decât a unui temporizator de bucătărie, este că, în timp ce vă aflați în faza de lucru, puteți seta Strict Workflow să vă împiedice să accesați anumite adrese URL care vă pot distrage atenția de la serviciu, cum ar fi Facebook și Twitter.
Alte aplicații break rulează pe sistemul dvs. de operare, mai degrabă decât în browser, cum ar fi Time Out pentru Mac. Aplicațiile Break nu doar vă cronometrajează și vă blochează site-urile web care vă împiedică să lucrați în timpul unei faze de lucru. De asemenea, te blochează pe întregul tău computer în timpul fazei de pauză, forțându-te să nu mai lucrezi. Ecranul se deblochează numai după expirarea timpului de pauză stabilit.
Aplicațiile de pauză sunt utilizate în mod obișnuit de persoanele care încearcă să evite leziunile de stres repetitive și oboseala oculară cauzată de computer, deoarece toate, cu excepția obligației, să părăsești stația de lucru în timpul fiecărei pauze. Dacă vă place să navigați pe Web ca parte a pauzei dvs., utilizați în schimb un plug-in. Sau, faceți o regulă pentru dvs. că veți naviga pe internet numai pe un dispozitiv mobil.
O altă modalitate de a vă asigura că adăugați pauze în ziua dvs. este să vă ridicați și să părăsiți biroul de fiecare dată când alerta de inactiv vibrează pe trackerul dvs. de fitness. Multe trackere de fitness au acum această caracteristică. Într-o fereastră de timp pe care ați setat-o, cum ar fi 8:00 - 18:00, dacă tracker-ul vă surprinde stând nemișcat mai mult de atâtea minute, vibrează și uneori afișează, de asemenea, un mesaj pe afișaj. Valoarea implicită pentru majoritatea dispozitivelor de urmărire este de 60 de minute de inactivitate, dar de multe ori o puteți personaliza. Setează-l pentru 55 de minute, poate, pentru a-ți acorda câteva minute în plus pentru a-ți încheia gândurile înainte de a te ridica și de a lua o pauză adecvată.