Cum să-ți organizezi viața cu panouri Kanban
Publicat: 2022-01-29Imaginați-vă că aveți o metodă de a vă gestiona viața, care este ușor de utilizat, care menține ideile și proiectele organizate, vă împiedică să vă ocupați de prea multe simultan și vă ajută să vă atingeți obiectivele. Acesta este kanban personal.
Kanban este o metodologie de organizare și urmărire a muncii. A început în Japonia în fabricile de mașini și mai târziu a devenit popular printre dezvoltatorii de software. Este diferit de alte metode de organizare a muncii în două moduri importante. În primul rând, arată diferit. Pentru a folosi kanban, avem nevoie de un panou kanban sau o aplicație kanban, care le permite oamenilor să vizualizeze munca într-un mod nou. Voi explica cum funcționează mai detaliat într-un moment, alături de câteva imagini. În al doilea rând, este foarte bun la limitarea cât de multă muncă i se atribuie unei persoane la un moment dat. În acest fel, kanban este grozav pentru persoanele care tind să accepte prea multe simultan și, prin urmare, să-și saboteze productivitatea.
Puteți folosi kanban în viața personală pentru o varietate de utilizări, cum ar fi:
partajarea unei liste de sarcini cu alți membri ai gospodăriei
organizarea unei nunți sau a unui alt eveniment mare
derularea de proiecte de grup (cum ar fi munca în colaborare, eforturile de activism sau munca de voluntariat)
sortarea și urmărirea ideilor de orice fel (de la ce să faci pentru cină la lista de cumpărături de sărbători)
Deci, ce este kanban și cum funcționează?
Ce este Kanban?
Kanban este o metodă de organizare și urmărire a muncii, de obicei cu un grup de persoane, deși poate fi folosită în privat de către o singură persoană. Începem cu o tablă care conține coloane. Fiecare coloană are o semnificație. Cel mai simplu exemplu pe care îl putem folosi pentru a înțelege kanban este de a numi coloanele To Do, Doing și Done. Acesta este doar un exemplu. Puteți denumi coloanele cum doriți și să le utilizați cum doriți.
În continuare, avem cărți. Fiecare card conține o sarcină. Puneți aceste cărți pe tablă într-una dintre coloane. Deci, dacă ar fi să scriem o listă cu toate lucrurile pe care trebuie să le facem astăzi, am avea un set de cărți în coloana To Do și nicio carte în celelalte două coloane.
Pe măsură ce lucrăm la sarcini, mutăm cardul asociat în coloana care prezintă cel mai bine starea de lucru. Sarcinile care sunt în desfășurare intră în coloana În curs. Când o sarcină este terminată, aceasta intră în coloana Efectuat. Puteți șterge cărțile din coloana Terminat ori de câte ori doriți.
Fiecare card poate avea mai multe detalii decât doar numele sarcinii. Să ne imaginăm că folosim panoul kanban aici pentru a gestiona o listă de treburi de familie. Fiecărui membru al gospodăriei i se atribuie câteva sarcini. Fiecare persoană își scrie numele pe card și poate că cardul are și o dată scadentă. Acum, când ne uităm la tablă, vedem cine este repartizat fiecărei sarcini și starea tuturor sarcinilor. În acest fel, ne facem o idee de ansamblu a stării tuturor lucrărilor.
Iată cheia: panourile Kanban creează o reprezentare vizuală pentru ceva care altfel nu este deloc vizual. De asemenea, este interactiv pentru că trebuie să mutați cărțile pe măsură ce terminați diferite etape de lucru.
Ce altceva poate face Kanban?
Știm deja că panourile kanban ne pot ajuta să gestionăm munca și să vedem starea muncii într-o echipă. Să ne imaginăm încă câteva exemple de utilizare a kanbanului acasă pentru a vedea ce altceva poate face.
Procesează ideile prin mișcare
Un alt beneficiu al kanban este de a face cu mutarea fizică a cărților de la o coloană la alta. Oamenii care nu gândesc liniar constată uneori că mutarea ideilor îi ajută să proceseze informațiile.
De exemplu, să presupunem că plănuiești o nuntă. Este posibil să aveți o coloană numită În așteptare, unde puneți sarcinile care sunt în așteptarea confirmării sau vă bazați pe alte sarcini care se fac mai întâi. De exemplu, este posibil să aveți o sarcină pentru a crea o diagramă de aranjare a locurilor, dar nu o puteți finaliza până când nu aveți o listă de invitați confirmată creată. Pe măsură ce mutați aceste sarcini de la o coloană la alta, vă poate ajuta să procesați starea fiecărei sarcini și să aveți o înțelegere mentală a ceea ce trebuie să urmeze.
Încorporați mai multe elemente vizuale
Să rămânem cu ideea de a planifica nunta pentru un moment pentru a arăta următorul avantaj al folosirii kanban. Cele mai multe aplicații kanban vă permit să adăugați imagini la cardurile de sarcini. Cardul de activitate pentru realizarea unei diagrame de aranjare a locurilor poate conține, de asemenea, diagrama de lucru reală, astfel încât să aveți o memento vizuală a sarcinii și a stării acesteia. De asemenea, s-ar putea să adăugați exemple de fotografii cu prăjituri de nuntă sau aranjamente florale pentru a vă ajuta să vedeți literalmente acele sarcini.
Vă împiedică să vă ocupați de prea multă muncă
Un avantaj al utilizării kanban pentru a organiza munca este că puteți crea o limită de lucru în curs (WIP). O limită WIP este o limită a numărului de sarcini pe care o persoană le poate atribui la un moment dat. Cu alte cuvinte, dacă limita WIP este de trei și aveți trei sarcini atribuite, trebuie să finalizați una dintre sarcini înainte de a putea accepta o nouă sarcină.
În mod efectiv, limitele WIP realizează două lucruri. În primul rând, împiedică indivizii să primească mai multă muncă decât alții din echipă. În al doilea rând, limitele WIP vă cer să finalizați sarcinile care vi s-au atribuit, mai degrabă decât să amânați sarcinile grele în favoarea celor mai noi și mai ușoare.
Unele aplicații kanban au un instrument pentru setarea unei limite WIP. Două exemple sunt KanbanFlow și LeanKit. Odată ce o persoană atinge limita, aplicația îi împiedică să primească noi sarcini. Unele aplicații fac doar o sugestie adăugând un steag roșu atunci când depășiți limita. Limitele WIP pot fi, de asemenea, o regulă informală pe care o respectați. Nu trebuie să fie o caracteristică cu un instrument.
Faceți brainstorming și sortați ideile
Cu siguranță puteți folosi panouri kanban pentru mai mult decât pentru activități de urmărire. În exemplul clasic de utilizare a kanbanului, fiecare coloană de pe tablă reprezintă o fază sau pas într-un flux de lucru. Totuși, nu trebuie să fie așa. Puteți utiliza la fel de ușor o aplicație kanban pentru a face brainstorming, a sorta idei sau chiar a salva imagini într-un panou virtual (este ca și cum ați avea un panou Pinterest privat, dar fără un flux de conținut de la alte persoane).
Nu cu mult timp în urmă, testam serviciile de livrare a truselor de masă. Când examinez alte produse, pot să iau cu ușurință notițe despre fiecare și poate să fac o foaie de calcul pentru a compara produsele. Odată cu mesele, însă, mi s-a părut mult mai ușor să țin notițe și să-mi amintesc diferitele feluri de mâncare pe care le-am mâncat când am văzut poze cu ele. Așa că am început o tablă kanban cu toate mesele pe care le-am făcut. Fiecare coloană se potrivea cu numele unei companii, iar fiecare card reprezenta una dintre mese. Am adăugat imagini, note și un link către rețetă.
Recomandat de editorii noștri
În acest fel, puteți folosi panouri kanban pentru a salva idei despre destinațiile viitoare de vacanță (sau pentru a ține note despre vacanțele pe care le-ați luat în trecut). Sau puteți face o colecție de rețete preferate și alegeți câteva pentru a le pune într-o coloană care să reprezinte ceea ce veți face pentru cină în fiecare seară în această săptămână. Cerul este limita pentru utilizarea kanban pentru brainstorming și sortarea ideilor.
Care sunt cele mai bune aplicații pentru personal Kanban?
Aplicațiile Kanban sunt numeroase și multe dintre ele sunt gratuite sau cel puțin au un nivel de serviciu gratuit. Unele sunt mai bune decât altele, în funcție de modul în care intenționați să le folosiți.
Trello este printre cele mai populare aplicații în stil kanban, deoarece este atât de ușor de utilizat. Din acest motiv, este probabil cea mai bună alegere pentru utilizarea kanban pentru organizarea personală (spre deosebire de într-un cadru de afaceri). Versiunea gratuită nu vine cu o mulțime de funcții, dar puteți adăuga caracteristicile dorite prin „power-up-uri”. Câteva exemple de porniri sunt vizualizarea calendarului, urmărirea timpului și câmpurile personalizate. Conturile gratuite vin cu o singură pornire pe placă și obțineți mai mult cu un cont plătit. Dacă sunteți interesat să utilizați Trello pentru a rămâne organizat, vedeți sfaturile mele pentru a profita la maximum de el.
Zenkit este o altă opțiune excelentă pentru o aplicație kanban pentru uz personal. Similar cu Trello, Zenkit este foarte ușor de utilizat și foarte personalizabil. De asemenea, îmi place că nu este prea concentrat pe afaceri. Aspectul și senzația sunt ușoare, prietenoase și colorate.
Asana nu a început ca o aplicație kanban (este o aplicație de gestionare a muncii în colaborare), dar în ultimii câțiva ani, a adăugat o caracteristică numită Boards, astfel încât oamenii să poată folosi kanban în gestionarea muncii lor, dacă doresc. Asana este un instrument excelent pentru urmărirea sarcinilor în rândul unui grup de persoane, mai ales dacă utilizați o mulțime de informații bazate pe text, cum ar fi scrierea listelor de verificare în cadrul sarcinilor dvs.
Leankit are mai multe funcții decât multe alte aplicații în stil kanban, așa că este una bună de utilizat dacă vă pasă profund de limitele WIP, piste de înot (aceasta este capacitatea de a sorta automat conținutul de pe panoul dvs. nu numai în coloane verticale, ci și pe orizontală) , si altii. Nu există un nivel gratuit de servicii cu Leankit, dar puteți obține o încercare gratuită.
Wrike este o altă aplicație grozavă pentru kanban. Cu toate acestea, este destul de axat pe afaceri, ceea ce îl face un instrument bun dacă intenționați să îl utilizați atât pentru afaceri, cât și pentru organizarea personală. Există un nivel gratuit de servicii cu funcții limitate, deși este destul de bogat în funcții dacă plătiți taxa de abonament pentru serviciul premium.
Când listele tradiționale de activități eșuează, încercați Kanban
Dacă listele tradiționale de activități nu funcționează pentru dvs., v-aș încuraja să încercați o tablă kanban. Ceea ce îmi place cel mai mult la kanban este că se adresează diferitelor tipuri de oameni. Dacă sunteți un gânditor neliniar, lucrați cel mai bine atunci când puteți vedea o mulțime de informații dintr-o privire sau aveți nevoie de acțiuni tactile pentru a vă ajuta să procesați informații, atunci kanban ar putea fi pentru dvs.