Organizați-vă: Cum să vă păstrați munca și fișierele personale separate

Lucrătorii din domeniul informațiilor ca mine ne verifică adesea e-mailul de serviciu în weekend. Sau am putea face progrese într-o prezentare importantă noaptea târziu de acasă, dacă atunci sunt cele mai productive ore ale noastre (sau dacă rămânem în urmă cu un proiect). Suntem la fel de predispuși să răspundem la mesaje personale în timp ce suntem la serviciu sau poate să scanăm un document de asigurare a locuinței pe copiatorul de birou. Lucrătorilor din cunoștințe le place, în general, acest tip de flexibilitate, dar dacă nu sunteți atent la modul în care vă separați munca de fișierele personale, s-ar putea să vă puneți probleme pe dvs. și datele dvs.

Comportamentele riscante din zona gri dintre muncă și viață ar putea pune în pericol datele sensibile. De exemplu, în timp ce mulți oameni ar putea scana un document personal la birou ici și colo, nu ați dori să scanați ceva sensibil, pentru că, dacă nu sunteți șeful IT, nu aveți idee unde salvează imprimanta multifuncțională. copii ale fișierelor pe care le scanează. Probabil că se află pe hard disk-ul scanerului însuși și ar putea fi salvate și pe servere partajate nesecurizate.

În plus, pentru a menține o oarecare aparență de echilibru între viața profesională și viața privată, este util să aveți indicii care să vă amintească când faceți un fel de muncă când sunteți la celălalt ceas. Să presupunem că ajungi din urmă cu niște e-mailuri la trei zile după o vacanță în familie. S-ar putea să apreciați că aveți flexibilitatea și oportunitatea de a rezolva orice chestiuni urgente, dar s-ar putea să doriți și să vă bucurați din nou de Splash Mountain cu copiii dvs. Cu câteva strategii simple de separare a fișierelor personale de cele de lucru, nu veți fi niciodată absorbit să lucrați prea mult timp atunci când vă bucurați de timpul personal și invers.

Compartimentează-ți fișierele

Principalul truc pentru a separa fișierele de lucru și cele personale este să le compartimenteze. Păstrarea lucrurilor specifice în locuri dedicate creează nu numai ordine, ci și certitudine. Funcționează atât în ​​lumea fizică, cât și în lumea digitală. Dacă îți pui mereu cheile în buzunarul drept și telefonul în stânga, nu ajungi niciodată să-ți cauți geaca pentru niciunul dintre aceste articole.

Cu fișierele digitale, principiile sunt aceleași, dar realitatea este puțin diferită. Puteți păstra toate fișierele de lucru într-un folder și fișierele personale într-un altul, dar locuiesc ele pe același server, computer, aplicație sau dispozitiv mobil? Vrei ca ei?

Uneori, separăm fișierele de lucru de fișierele personale pentru a menține limitele, astfel încât să nu fim prinși în muncă atunci când ar trebui să petrecem timp cu familia și prietenii, sau pentru a nu fi tentați să terminăm de a ne depune taxele în timp ce suntem la ceas.

De-a lungul anilor, am dezvoltat câteva strategii care mă ajută să-mi compartimentez dosarele personale și de lucru, astfel încât să îndeplinească aceste condiții:

• Sunt întotdeauna separați
• Sunt accesibile indiferent unde mă aflu, dar
• Este ușor incomod pentru mine să accesez fișierele de lucru când sunt în modul acasă și fișierele de acasă când sunt în modul de lucru.

Utilizați interfețe diferite pentru lucruri diferite

Mai întâi să vorbim despre documente digitale, cum ar fi documente de procesare de text, foi de calcul, prezentări, PDF-uri și imagini.

Cel mai simplu mod pe care l-am găsit de a păstra documentele separate și totuși accesibile este de a le stoca într-un serviciu de sincronizare online și de a folosi diferite servicii pentru diferite tipuri de informații. Folosesc Dropbox (9,99 USD pe lună la Dropbox) pentru a stoca, face backup și sincroniza fișierele mele personale și mă bazez pe Google Drive (9,99 USD pe lună la Dropbox) pentru muncă. Există o mulțime de opțiuni dincolo de aceste două servicii, despre care puteți citi în lista PCMag cu cele mai bune servicii de stocare online. Dar ideea este să începeți prin a vă separa fișierele în două servicii diferite.

De ce nu aș alege serviciul meu de stocare preferat și nu aș crea două conturi diferite în loc să folosesc două servicii diferite? Având o interfață diferită, mă ajută să mențin limitele de care am nevoie între fișierele de lucru și cele personale.

Dacă mă uit la interfața web Google Drive, simt că lucrez. Dacă mă uit la Google Drive în timp ce sunt în vacanță, totuși, îmi sună clopoței care îmi amintesc că lucrez când ar trebui să stau la piscină. Dar dacă mă ocup de Dropbox în weekend, îmi organizez fotografiile personale, creierul meu nu îmi dă același semnal „muncești”. De-a lungul timpului, am dezvoltat o asociere puternică între fiecare interfață și ceea ce fac în acea interfață. Pentru mine, este și mai important să am granițe clare între muncă și viață, deoarece lucrez de la un birou de acasă. Când lucram cu normă întreagă într-o clădire de birouri, am folosit strategii similare în același efect.

Creați indicii vizuale în sistemul de operare și temele dvs

Unele servicii de stocare, cum ar fi cele care se integrează strâns cu sistemul dvs. de operare, nu arată deloc ca nimic (cu excepția cazului în care utilizați aplicația web). Nu au neapărat o interfață distinctă. Un alt mod în care ai putea compartimenta fără să-ți dai seama este prin utilizarea unui sistem de operare diferit la serviciu și acasă. Dacă aveți un computer Windows la birou și un Mac acasă, este posibil să aveți deja aceeași senzație de a fi hiperconștient atunci când lucrați la birou acasă pe Mac.

O altă problemă ar putea fi că folosiți unele dintre aceleași instrumente în viața profesională și în viața personală pentru că vă plac. Nu doriți să alegeți două instrumente sau interfețe diferite. Vrei să-l folosești pe cel care îți place cel mai mult pentru amândoi. Unii dintre prietenii mei, de exemplu, folosesc Slack (9,99 USD pe lună la Dropbox) pentru comunicarea personală și, de asemenea, folosesc Slack la locul de muncă. În această situație, aș recomanda schimbarea temei (adică, schema de culori) a celor două conturi Slack, astfel încât să arate fizic diferit. Veți asocia rapid o schemă de culori cu serviciul și una cu discuțiile personale private.

Compartimentați prin browser

O altă opțiune pentru compartimentarea muncii tale și crearea de indicii vizuale care să-ți amintească ce tip de muncă faci este să te ții de un fel de browser la serviciu și altul acasă. Indiciile vizuale ar putea fi mai subtile, dar veți lua totuși obiceiul de a lansa, de exemplu, Chrome pentru serviciu și Firefox pentru lucruri personale.

De asemenea, este benefic să utilizați două browsere separate pentru a vă păstra istoricul web separat. De exemplu, s-ar putea să fiți mai vigilenți în ceea ce privește ștergerea cache-ului browserului pentru fișierele de lucru, deoarece acestea conțin informații sensibile ale companiei, dar s-ar putea să doriți să păstrați istoricul web personal, astfel încât să puteți căuta rapid site-urile pe care le-ați accesat acum câteva zile (sau vice invers).

Utilizați aplicațiile client de e-mail în avantajul dvs

Pe telefoanele mobile, există o modalitate foarte ușoară de a separa e-mailul de la serviciu de cel personal, indiferent dacă utilizați același serviciu de e-mail, cum ar fi Gmail, atât pentru serviciu, cât și pentru acasă. Soluția: utilizați diferiți clienți de e-mail.

Gmail are o aplicație independentă, dar nu trebuie neapărat să o alegeți ca aplicație pe care o utilizați pentru a accesa Gmail. Pe iPhone, puteți folosi aplicația Stock Mail. Sau pe orice tip de telefon, puteți instala o aplicație client de e-mail terță parte care funcționează cu Gmail, cum ar fi Boxer (9,99 USD pe lună la Dropbox) sau Inboxcube (9,99 USD pe lună la Dropbox) .

Îmi place să folosesc aplicații separate pentru serviciu și e-mail personal. Obțin același beneficiu de a avea două interfețe distincte. În plus, atunci când încerc să nu fiu absorbit de muncă, pot să renunț și să închid e-mailul de la serviciu, păstrând e-mailul personal mai ușor accesibil sau invers.

Este posibil să vă placă foarte mult o aplicație client de e-mail și să doriți să o utilizați atât pentru e-mailul de serviciu, cât și pentru e-mailul personal. Cu multe aplicații, puteți avea mai multe conturi autentificate și puteți comuta între ele după bunul plac. Cu toate acestea, oferă o ușurință de utilizare pe care de fapt nu o doriți. Pierzi beneficiul de a avea două interfețe distincte și pierdeți capacitatea de a părăsi aplicația cu orice cont doriți să faceți mai puțin tentant în acest moment. Poate doriți ca tehnologia dvs. să fie puțin mai puțin prietenoasă cu utilizatorul de dragul propriei psihologii.

Compartimentat pentru un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată

Dacă aveți nevoie de limite mai clare între muncă și viața personală, compartimentarea datelor în diferite aplicații, servicii, sisteme de operare și browsere vă ajută enorm.

Având două spații virtuale distincte în care accesați fișierele dvs. creează indicii, asocieri și bariere de intrare care vă pot ajuta să minimizați munca la timpul liber sau efectuarea treburilor personale în timp ce sunteți la serviciu, permițându-vă totodată să le finalizați când este necesar.