Organizați-vă: Cum să vă recuperați rapoartele de cheltuieli înainte de sfârșitul anului

Se apropie de sfârșitul anului. Lucrezi în liniște la birou când sosește un nou e-mail de la departamentul de contabilitate. Gâfâi cu voce tare la linia de subiect și toți colegii tăi se întorc pentru a vedea ce este în neregulă. Obrajii ți se înroșesc când recunoști că până în acest moment ai uitat complet să depui un raport de cheltuieli. E-mailul spune că termenul limită este astăzi. Căldura de la obrajii tăi se transformă într-un sentiment de groază care îți curge pe piept și în adâncul stomacului. Compania dumneavoastră vă datorează câteva sute de dolari și, în această perioadă a anului, vă puteți folosi cu adevărat. Nu intrați în panică! Acești pași simpli vă pot ajuta să obțineți controlul asupra cheltuielilor dvs.

Unele organizații fac foarte ușor să trimită rapoarte de cheltuieli, chiar dacă întârzie. A avea carduri de credit ale companiei care sunt legate de un sistem de raportare a cheltuielilor ajută enorm, de exemplu, dar nu toată lumea are acest lux. Așa că respirați adânc și urmați acești pași pentru a vă trimite rapoartele de cheltuieli restante cât mai curând posibil.

Rețineți că o mare parte din acest articol se aplică și persoanelor care desfășoară activități independente care trebuie să caute chitanțe la sfârșitul anului pentru a solicita deduceri fiscale pentru cheltuielile de afaceri.

1. Întrebați când este termenul limită real și dacă puteți depune cu întârziere

În funcție de momentul în care organizația dvs. își stabilește exercițiul financiar și de modul în care gestionează angajamentele, este posibil ca termenul limită pentru depunerea rapoartelor de cheltuieli să fi trecut deja. Dar asta nu înseamnă neapărat că este prea târziu pentru a vă trimite chitanțele. Oamenii inteligenți adaugă termenele limită. Dacă cineva îți spune că termenul limită este vineri la sfârșitul zilei, există șanse mari ca termenul limită real să fie luni dimineața sau mai târziu.

Întrebați pe cineva din contabilitate sau șeful dvs. pentru detalii clare cu privire la termenul limită real pentru rapoartele de cheltuieli și dacă puteți face ceva dacă l-ați ratat. Adesea există. Dacă puteți depune întârziere, fiți amabili și amabili cu cei care vă ajută să faceți acest lucru și aplecați-vă pentru a oferi exact ceea ce vă cer. Fii detaliat. Amintește-ți că îți fac o favoare. Faceți tot posibilul să îl returnați, ușurându-le munca.

2. Verificați Regulile pentru chitanțe

Dacă ați depus rapoarte de cheltuieli înainte, probabil cunoașteți regulile de bază pentru depunerea chitanțelor. Dar știi detaliile fine? Când depuneți un raport de cheltuieli mult timp după ce au fost efectuate cheltuielile, este posibil să fi pierdut unele chitanțe. Aflați dacă există o politică, cum ar fi solicitarea de chitanțe numai pentru cheltuieli mai mari de 10 USD. Întrebați, de asemenea, dacă puteți prezenta dovada plății furnizând un extras al cardului de credit cu elementul rând evidențiat. Aceste detalii pot face o lume de diferență în timpul necesar pentru a pregăti un raport de cheltuieli.

3. Faceți o schiță a elementelor și a datelor

Odată ce este timpul să începeți să creați un raport de cheltuieli restante, faceți o listă aproximativă a cheltuielilor majore pe care trebuie să le solicitați, cum ar fi articolele pe care le-ați achiziționat, călătoriile și ospitalitatea clienților. Dacă depuneți doar un articol sau o călătorie, omiteți acest pas.

Dacă un element de pe lista dvs. este un eveniment, cum ar fi o vizită a unui client sau o conferință, notați datele. Apoi, sub eveniment, creați o intrare pentru fiecare zi, astfel:

Conferința X: 1-3 iunie
1 Iunie
2 iunie
3 iunie

4. Vizualizați-vă cheltuielile

Când reunesc cheltuielile legate de călătorie sau evenimente, consider că este util să enumerați mai întâi cele mai mari cheltuieli (zbor, hotel și taxe de participare, de exemplu) și apoi să încerc să reamintiți sau să reimaginați fiecare zi pentru a acoperi cheltuielile mai mici. Faceți acest lucru mai jos fiecare intrare de zi.

Îmi place să fac o schiță aproximativă pentru eventualele cheltuieli, apoi să o completez pe măsură ce mi le amintesc (pașii 5-7 includ câteva trucuri pentru a completa golurile atunci când memoria nu te pierde). Schița ar trebui să includă atâtea dintre aceste puncte câte sunt relevante pentru datele dvs.:

• Locația de pornire. Unde ai dormit? Ați avut cheltuieli în acest loc, cum ar fi taxe pentru Wi-Fi?
• Călătoriile locale . Ați mers undeva și, dacă da, cum ați ajuns acolo (mașină, taxi, service auto, transport public)? Cum te-ai întors? Dacă ați solicitat o taxă pe milă pentru conducere, care a fost distanța?
• Mesele. Unde ai luat micul dejun, prânzul și cina? Ați cumpărat băuturi, inclusiv apă îmbuteliată și cafea, sau gustări?
• Provizii. A trebuit să cumperi ceva așteptat sau neașteptat în timpul zilei tale?
• Locația finală. Unde ți-ai încheiat ziua? Ce ai plătit acolo?

Adesea, doar să-ți pui aceste întrebări te ajută să-ți amintești cheltuielile pe care altfel le-ai fi putut uita.

5. Răsfoiți chitanțele dvs

Dacă aveți un teanc de chitanțe, răsfoiți-le acum și potriviți-le cu conturul pe care l-ați creat. Există un motiv pentru care nu fac acest pas mai întâi. Uneori, chitanțele ne remodelează memoria într-un mod care omite anumite părți ale zilei. De exemplu, să presupunem că vă uitați la chitanțele și vedeți că ați luat un mic dejun rapid la o cafenea și mai târziu ați luat prânzul într-un loc de conferință. Acum aveți o amintire vie a acestor două evenimente și sunteți gata să treceți la următoarea chitanță. Dar este posibil ca memoria ta să fi omis călătoria Uber de 15 USD între cele două locații pur și simplu pentru că nu aveai o chitanță fizică care să declanșeze memoria. Este ușor să uităm detalii atunci când nu avem declanșatoare.

6. Scanați-vă calendarul

Un calendar poate conține mai multe mementouri care vă ajută să creați un raport de cheltuieli precis. Pe măsură ce vă completați ziua, deschideți calendarul și scanați-l pentru a verifica datele călătoriei și evenimentele semnificative. Anumite intrări vă pot declanșa amintirea despre cheltuieli, precum și despre lipsa cheltuielilor. De exemplu, dacă un partener de afaceri v-a trimis o invitație calendaristică la cină într-o zi în care călătoriți și ea a plătit, atunci nu trebuie să vă faceți griji că doriți să căutați o chitanță pentru masa în acea noapte.

7. Peruse Mint

Un alt loc minunat pentru a căuta cheltuielile lipsă este Mint. Mint este o aplicație de finanțe personale care consolidează toate tranzacțiile financiare într-un singur site web și aplicație care poate fi căutat. Cu Mint, puteți filtra toate cheltuielile cu cardul de credit și cardul de debit după dată, ceea ce vă poate ajuta să descoperiți cheltuielile pe care le-ați uitat. În acel exemplu pe care l-am dat anterior despre o chitanță Uber, puteți găsi informațiile căutând data în Mint, ceea ce va face mai ușor să găsiți chitanța adevărată în e-mailul dvs.

De asemenea, puteți adăuga etichete în Mint la tranzacțiile cu articole rând și, dacă ați făcut asta pe tot parcursul anului pentru cheltuielile de afaceri, puteți găsi cu ușurință toate cheltuielile pe care trebuie să le revendicați.

Am menționat mai devreme că, dacă nu găsiți o chitanță, ați putea să întrebați dacă puteți trimite o copie a extrasului cardului de credit care evidențiază elementul rând pentru o cheltuială. Din nou, Mint vă va ajuta aici, deoarece vă va spune ce card de credit ați folosit.

8. Nu uita de sfaturi și de parcare

Două categorii de cheltuieli care sunt ușor de trecut cu vederea sunt bacșișurile și parcarea. Bacșișurile mici plătite în numerar, cum ar fi pentru personalul de curățenie a hotelului și pentru cei care nu vin cu chitanțe. Plățile pentru parcare pot fi, de asemenea, în numerar, fără chitanță. Dar se adună și merită revendicate dacă le-ai făcut.