Organizați-vă: 5 pași simpli pentru a începe cu diagramele Gantt

Înainte de a începe un nou proiect, este util să aveți o foaie de parcurs, un fel de vedere de ansamblu clară a tuturor pașilor necesari și a ordinii în care acești pași trebuie să aibă loc. În esență, asta este o diagramă Gantt. Nu contează dacă proiectul este unul personal, cum ar fi adăugarea unui deck în spatele casei tale, sau unul de afaceri, cum ar fi construirea unui nou site web. Trebuie să știți

• când și unde începi,
• toți pașii de-a lungul drumului și cât timp vor dura,
• cine este responsabil pentru fiecare pas,
• ordinea în care trebuie să aibă loc pașii și
• când proiectul va fi finalizat.

Diagramele Gantt, numite după inginerul și consultantul Henry Gantt, care le-a dezvoltat și folosit în anii 1910, sunt o vizualizare a unui proiect de la început până la sfârșit. Sunt un tip extrem de comun de instrument de productivitate și reprezintă o parte cheie a multor servicii de management de proiect. De fapt, excelentul serviciu TeamGantt (14,95 USD la Software Advice) își ia chiar numele din topuri. În acest articol, explic ce sunt diagramele Gantt, ce fac acestea și cum le folosesc oamenii și vă ofer cinci pași pentru a începe să le folosiți.

Ce este o diagramă Gantt?

„O diagramă Gantt este o vizualizare a pașilor necesari pentru ca proiectul dumneavoastră să fie finalizat”, a explicat Kayvon Ghaffari, manager de program principal la LiquidPlanner (14,95 USD la Software Advice), când i-am cerut recent să împărtășească câteva informații despre începerea cu Gantt. grafice. LiquidPlanner este o aplicație de gestionare a proiectelor și colaborare la locul de muncă câștigătoare a Editors Choice, care pune accent pe diagramele Gantt.

Ghaffari mi-a amintit că un proiect este diferit de alte tipuri de muncă. „Un proiect este un set de lucrări care are un început și un sfârșit, iar îndeplinirea creării acelui proiect este un set de sarcini”, a spus el. Diagramele Gantt funcționează pentru proiecte în special, nu pentru munca în curs. Ele sunt despre a te ajuta să ajungi de la început până la sfârșit, așa că este important să existeun sfarsit.

Gantt

Diagramele Gantt citite de la stânga la dreapta, de sus în jos. (Vezi imaginea de mai sus de la TeamGantt.) Axa x este timpul. Diagrama începe când proiectul începe și se termină când proiectul este livrat. Rularea pe lungimea axei y sunt sarcini, deși sunt doar într-o listă. Amplasarea lor exactă pe axa y este irelevantă, deși tind să cadă în ordine cronologică.

„O sarcină are trei componente: ce este, cât timp va dura și cine o va face”, a spus Ghaffari. Pe o diagramă Gantt, fiecare sarcină este reprezentată cu o bară. Lungimea barei arată cât timp va dura sarcina. Adesea, barele de activități sunt coordonate în culori, indicând care persoană sau departament este responsabil pentru realizarea sarcinii. În ceea ce privește „ce”, numele sarcinii apare în general pe bară sau devine vizibil când faceți clic pe el.

Pe lângă faptul că arată toate sarcinile pentru un proiect și cât timp vor dura acestea, diagramele Gantt arată secvențierea și dependența. Cu alte cuvinte, ele arată ordinea în care trebuie să se întâmple sarcinile și dacă un lucru trebuie să apară înainte de altul. De ce este atât de important?

Ce fac diagramele Gantt?

„Diagramele Gantt arată clar din punct de vedere vizual că nu puteți face totul în același timp”, a spus Chris Savoie, direct de strategie de produs al Workfront. El a folosit exemplul construirii unei case în copac. Puteți cumpăra cuiele și lemnul în același timp, dar trebuie să tăiați lemnul înainte de a-l cuie în copac.

Diagramele Gantt arată dependențele dintre sarcini, de obicei cu ceva ca o linie care le conectează.

Dependente

Înainte de a se alătura Workfront (care, la fel ca LiquidPlanner, este un instrument pentru colaborarea la locul de muncă și managementul proiectelor), Savoie a lucrat la câteva proiecte extrem de complexe cu United Space Alliance în colaborare cu Johnson Space Center de la NASA. El a menționat că, deși secvențierea și dependențele sunt importante chiar și pentru proiecte simple, cum ar fi construirea unei căsuțe în copac, ele sunt cruciale pentru proiecte masive, de ani de zile, cum ar fi construirea Stației Spațiale Internaționale.

Un alt lucru pe care diagramele Gantt îl fac este să ajute organizațiile sau liderii de proiect să gestioneze resursele. „Doar pentru că există o sarcină nu înseamnă că există o persoană care este liberă să o facă”, a spus Ghaffari.

Cu o diagramă Gantt, puteți vedea cu ușurință când oamenii sau departamentele sunt programate să lucreze la sarcini față de când sunt libere. „Trebuie să fii capabil să ții cont de programul oamenilor și de câte ore sunt în zi”, a adăugat el. Diagramele Gantt creează o modalitate eficientă de a vedea timpul, sarcinile și resursele.

Noțiuni introductive cu diagramele Gantt

Odată ce înțelegeți la nivel înalt ce sunt diagramele Gantt și de ce sunt utile, puteți începe să le creați pentru propriile proiecte. Acești cinci pași vă vor ajuta să începeți.

1. Alegeți un șablon sau construiți unul de la zero
În general, atunci când începeți o nouă diagramă Gantt, aveți opțiunea de a utiliza un șablon sau de a începe de la zero. Șabloanele pot proveni dintr-o sursă externă, în cazul celor furnizate de software-ul de management al proiectelor, sau pot proveni dintr-un proiect trecut al dvs.

Unul dintre avantajele utilizării propriilor lucrări anterioare pentru a crea un șablon este că deseori puteți învăța multe din ceea ce sa întâmplat în trecut. Șablonul va oferi informații nu numai despre sarcini și secvențiere, ci și despre dacă sarcinile au durat mai mult decât se aștepta.

2. Marcați-vă reperele
Majoritatea software-ului pentru crearea diagramelor Gantt includ capacitatea de a adăuga etape. Un reper este un marcator care indică finalizarea unei etape a unui proiect. De exemplu, în construirea unui site web, blocarea wireframe-urilor este o etapă tipică.

Când construiți o diagramă Gantt de la zero, este adesea util să trasați toate reperele înainte de a adăuga sarcini. Listarea tuturor reperelor ajută la descompunerea proiectului în bucăți mai mici, iar acele piese mai mici sunt mai ușor de conceptualizat decât întregul proiect simultan.

3. Adăugați sarcini, succesiune evenimente și creați dependențe
Următorul pas este să adăugați sarcini, să succesați evenimente și să creați dependențe. Când adăugați sarcini, asigurați-vă că vă uitați la rapoartele istorice sau discutați cu persoanele care vor finaliza sarcinile pentru a obține estimări precise pentru cât timp ar trebui să dureze.

La secvențierea evenimentelor, rețineți că este posibil ca mai multe sarcini să fie efectuate în același timp, dar nu de către aceeași persoană. Într-un site web, o persoană poate lucra pe wireframes, în timp ce o altă persoană adună eșantion de conținut pentru prototip. Dar designerul de wireframe nu poate crea și panouri de dispoziție simultan.

Adăugați dependențe numai după ce ați enumerat toate sarcinile și le-ați pus în ordinea corectă și aveți grijă cu ele. „Lucru care te poate încurca cu adevărat este dacă mergi la jumătatea diagramei Gantt și vezi că, să zicem, sarcina 12 nu mai depinde de sarcina 5”, a spus Savoie. El a adăugat că începătorii ar trebui să fie extrem de atenți să nu elimine dependențele decât dacă sunt siguri că este corect să facă acest lucru, deoarece recuperarea lor este foarte dificilă dacă creează un lanț lung de evenimente.

4. Urmăriți-vă resursele
„Sarcinile trebuie să fie în ordinea corectă, iar apoi trebuie să controlați cine este disponibil pentru a îndeplini acele sarcini”, a explicat Ghaffari. După cum am menționat mai sus, doar pentru că există o sarcină de făcut nu înseamnă că există cineva liber să o facă.

Ghaffari a remarcat că software-ul de diagramă Gantt al companiei sale nu permite suprarezervarea, ceea ce înseamnă că LiquidPlanner nu vă va permite să atribuiți pe cineva la o sarcină dacă persoana respectivă este deja atribuită unei alte sarcini în același timp.

Diagramele Gantt vă ajută să vedeți nu numai dacă o resursă este suprarezervată, ci și care sunt consecințele asupra restului programului de proiect atunci când este corectată.

5. Colaborați
„Este foarte important ca oamenii să înțeleagă că diagrama Gantt nu este magică”, a spus Ghaffari. „Doar pentru că ai plănuit ceva, nu înseamnă că are vreo legătură cu realitatea.”

Modul de a vă asigura că diagrama Gantt este în ton cu realitatea este prin colaborare. Adesea, software-ul pentru diagrame Gantt face parte dintr-un pachet mai mare de management de proiect sau de colaborare la locul de muncă. Toată lumea dintr-o echipă ar trebui să aibă capacitatea de a vedea cel puțin diagrama, dacă nu de a actualiza sarcinile și alte informații care se alimentează în ea. În acest fel, dacă o persoană desemnată termină o sarcină devreme și are puterea de a-și actualiza progresul pentru a marca sarcina finalizată și pentru a corecta timpul estimat și, astfel, ea poate ajuta și alți ceilalți să își îndeplinească sarcinile devreme. Sau s-ar putea, de asemenea, să se semnaleze ca o resursă disponibilă pentru a ajuta la o altă sarcină până la următoarea ei misiune programată.

Ghaffari a rezumat puterea colaborării astfel: „Dacă diagrama Gantt este în vid, cine știe dacă este corectă? Dacă este colaborativă, atunci există verificări încorporate și este mai probabil să reflecte realitatea. Acolo este valoarea Diagrama Gantt strălucește.”

Nu vă bazați prea mult pe diagramele Gantt

Atât Ghaffari, cât și Savoie mi-au spus că folosesc diagramele Gantt pentru planificare și pentru a verifica un proiect, dar nu le place să gestioneze munca de zi cu zi în el. „Este un plan, nu un program de execuție, de obicei”, a spus Savoie.

Savoie a remarcat, de asemenea, că un începător s-ar putea să nu realizeze că oamenii rareori, sau vreodată, se uită la întreg diagrama Gantt dintr-o dată, deoarece sunt de obicei uriași. „Ai avea nevoie de un panou pentru a-l imprima”, a spus el.

Potrivit lui Ghaffari, „Construirea diagramei Gantt nu este scopul final. Este o vizualizare a planului de sarcini și a secvențelor. Diagrama Gantt îi ajută pe oameni să înțeleagă cum va funcționa planul”.

Dacă sunteți interesat de diagramele Gantt, probabil că sunteți interesat și de managementul proiectelor în general. Pentru câteva sfaturi excelente pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun, consultați cele 4 sfaturi ale mele pentru a începe gestionarea proiectelor și, de asemenea, sfaturile mele despre Cum să îmbunătățiți comunicarea pentru un management mai bun al proiectelor.