Vrei să faci mai mult? Urmăriți-vă timpul mai bine cu aceste metode dovedite

Pentru a fi mai productiv, trebuie să-ți gestionezi timpul în mod eficient. Cum deveniți mai bine în gestionarea timpului? Indiferent unde vă aflați cu abilitățile de gestionare a timpului, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să urmăriți cum vă petreceți timpul în prezent. Nu poți schimba modul în care îți petreci timpul dacă nu știi cum îl folosești acum.

Există trei moduri principale de a vă urmări timpul și fiecare are avantaje și dezavantaje. Modul care se crede în general a fi cel mai ușor este cel mai puțin precis. Cea care este cea mai precisă necesită foarte mult timp. În cele din urmă, există o modalitate de a vă urmări timpul folosind tehnologia, care este extrem de ușoară, dar precisă doar pentru anumite tipuri de sarcini. Aceste metode vă pot ajuta indiferent dacă vă aflați la birou sau lucrați de acasă.

Iată ce trebuie să știți despre aceste trei metode:

1. Estimarea timpului (cunoscută și ca metoda de estimare a săptămânii de lucru)

Ce este o estimare de timp? O estimare a timpului este o listă a tot ceea ce ați făcut într-o perioadă de timp, alături de câte ore și minute estimați că le-ați petrecut făcând asta.

Cum se face o estimare de timp: Estimările de timp sunt adesea făcute la sfârșitul unei săptămâni. Te gândești la săptămâna ta sau la orice perioadă de analiză pe care o dorești și calculezi câte ore crezi că ai lucrat, ai dormit, ai făcut comisioane, a gătit, a făcut curățenie sau ai vizionat filme, de exemplu. Vă ajută să vă consultați calendarul pentru îndrumare, dacă păstrați unul.

Pro: Estimările de timp necesită foarte puțin timp pentru a crea. Deoarece le puteți salva până la sfârșitul săptămânii, rutina dvs. zilnică nu este întreruptă de sarcini neplăcute de înregistrare a timpului.

Contra: Estimările de timp sunt cel mai puțin precis mod de a măsura modul în care îți petreci timpul. Cercetătorii au descoperit că atunci când oamenii estimează modul în care își petrec timpul folosind o abordare retrospectivă, adesea ajung să aibă un total de mai multe ore decât sunt într-o săptămână reală (168). Oamenii tind să supraestimeze cât de mult lucrează și să-și subestimeze timpul liber.

2. Jurnal de timp (cunoscut și ca abordare a jurnalului de timp total)

Ce este un jurnal de timp? Un jurnal de timp este o înregistrare a ceea ce ați făcut toată ziua, împărțit în blocuri de timp care reprezintă întreaga zi. Ideea este să contabilizezi fiecare bloc de timp într-o perioadă de 24 de ore.

Cum să faci un jurnal de timp: Pentru a face un jurnal de timp, ai nevoie de puțin mai mult decât o foaie de hârtie sau o foaie de calcul. Creați o coloană și introduceți în ea blocuri consecutive de timp în trepte de 15, 30 sau 60 de minute. Puteți combina mai multe blocuri de timp pentru orele în care dormiți de obicei. Fie periodic pe parcursul zilei, fie la sfârșitul zilei, completezi spațiul de lângă fiecare bloc de timp cu ceea ce făceai în acel timp. Cât de specific ai descrierea ta depinde de ceea ce vrei să știi despre tine sau de ce fel de transformare a managementului timpului vrei să faci.

Pro: Jurnalele de timp sunt mai precise decât jurnalele de timp. Sunt mai mult atunci când le completați mai des și mai puțin cu cât așteptați să le completați. Este foarte ușor să vă clasificați timpul în categorii, să adăugați numerele și să analizați rezultatele.

Contra: notarea unui răspuns pentru ceea ce ați făcut între, de exemplu, 9 și 10 dimineața poate să nu fie o reflectare realistă a modului în care ați folosit cu adevărat acea oră. Să zicem că ai lucrat. Ți-ai părăsit biroul și ai luat un pahar de apă în acel timp? Ai dat un telefon rapid? Ai citit știrile online câteva minute la jumătatea muncii tale? Jurnalele de timp generalizează blocurile de timp fără a intra în detaliile reale ale ceea ce făceai.

3. Aplicații de urmărire a timpului

Ce este o aplicație de urmărire a timpului? O aplicație de urmărire a timpului este un software pe care îl utilizați pentru a urmări cât timp petreci făcând diferite lucruri, mai ales pe computer și pe telefon. Există aplicații pasive de urmărire a timpului și altele active. Cele pasive, cum ar fi RescueTime, măsoară cât timp petreci în diferite aplicații și pe diferite site-uri web. Aplicațiile active de urmărire a timpului, cum ar fi Toggl, vă oferă un temporizator pe ecran care rulează în timp ce lucrați, astfel încât să puteți utiliza mai multe aplicații și site-uri web în timp ce lucrați la o singură sarcină.

Cum să utilizați o aplicație de urmărire a timpului: Cu un instrument de urmărire a timpului pasiv, îl instalați pe computer sau pe dispozitivul dvs. mobil și pur și simplu îl lăsați să ruleze. Acesta captează automat toată activitatea dvs. pentru a o înregistra, clasifica, număra și analiza. De obicei, puteți întrerupe aceste aplicații oricând doriți și le puteți seta să se oprească în perioadele în care nu doriți să vă urmăriți activitatea. Temporizatoarele active se bazează pe tine pentru a apăsa un buton pentru a le porni și a le opri. Vă permit să introduceți informații despre ceea ce făceai în timp ce rula, iar aplicația adaugă automat acele informații într-o înregistrare, pe care o poți vizualiza și analiza în continuare oricând vrei. Versiunile aplicației mobile ale instrumentelor de urmărire a timpului activ pot fi utile pentru a vă permite să rulați un cronometru atunci când vă aflați la întâlniri, călătoriți pentru serviciu și efectuați alte activități care nu sunt computerizate pe care doriți să le măsurați.

Recomandat de editorii noștri

Fă mai mult: Încearcă aceste 10 sfaturi simple pentru liste mai bune de activități

Cum să faci o listă de activități în familie și un calendar

20 de sfaturi pentru a lucra de acasă

Există câteva aplicații mobile de urmărire a timpului care vă monitorizează locația și se presupune că vă ajută să vă clasificați timpul în acest fel, dar nu sunt încă foarte inteligente și necesită mult prea multă introducere manuală pentru a fi de mare valoare în acest moment. Poate cândva se vor îmbunătăți.

Pro: Aplicațiile de urmărire a timpului sunt excelente atunci când vine vorba de a vă oferi detalii despre activitățile dvs. digitale. Ei au instrumente pentru a vă clasifica timpul și a scuipa diagrame și grafice. Cele mai bune dintre ele sunt foarte ușor de utilizat și majoritatea au o opțiune gratuită.

Contra: Aplicațiile de urmărire a timpului vă oferă o analiză bogată a ceea ce faceți pe computer, dar nu sunt făcute pentru a vă urmări tot timpul, așa că vă vor lipsi orele petrecute îndoind rufele, gătind, citind, jucandu-vă cu copiii dvs. sau animale de companie, sau orice altceva faci.

Urmăriți timp de două săptămâni, apoi analizați

Dacă sunteți nou în urmărirea timpului, vă recomand să combinați metoda jurnalului de timp cu o aplicație de urmărire a timpului. În acest fel, puteți obține o imagine de ansamblu asupra modului în care vă petreceți toate orele din zi, plus o analiză detaliată a timpului de calculator.

Veți dori să vă înregistrați timpul timp de cel puțin două săptămâni înainte de a-l analiza. În primele una sau două zile, îți poți schimba ușor comportamentul pentru că te gândești la faptul că îți urmărești timpul. Comportamentul tău va reveni rapid la normal.

De asemenea, dacă te trezești să spui: „Oh, ziua aceea nu ar trebui să conteze pentru că era extrem de neobișnuită”, oprește-te. Cu cât îți urmărești mai mult timpul, cu atât vei realiza că ai mai multe zile neobișnuite decât probabil ți-ai dat seama. Ideea este să înțelegeți mai bine cum vă petreceți de fapt timpul, nu cum este o zi obișnuită. Odată ce știi cum îți petreci timpul în general, poți începe să iei decizii informate despre ceea ce vrei să faci mai mult, mai puțin sau dacă vrei să începi să faci ceva complet nou.