Cum săptămâna de lucru de 4 zile schimbă locul de muncă

În ultimii câțiva ani s-au schimbat multe schimbări în ceea ce arată ritmul de lucru.

Unele companii au trecut la munca de la distanță, în timp ce altele au făcut schimbări semnificative în modul în care sunt structurate săptămânile lor de lucru.

Săptămâna de lucru de patru zile a avut câteva recenzii bune, dar, desigur, vine și cu propriul set de provocări. În acest articol, vom arunca o privire asupra acestui nou mod de lucru din toate perspectivele.

Ce este o săptămână de lucru de 4 zile?

O săptămână de lucru de patru zile nu este diferită de ceea ce sună – mai degrabă decât să lucreze în cele cinci zile standard în fiecare săptămână, angajații raportează doar patru zile de muncă în fiecare săptămână.

Conceptul este implementat în diferite moduri în diferite industrii și organizații, dar este întotdeauna centrat pe practica de a participa la serviciu doar patru zile în fiecare săptămână.

De unde vine săptămâna de lucru de 4 zile?

Conceptul de a lucra patru zile pe săptămână mai degrabă decât cinci este inspirat de faptul că productivitatea angajaților a crescut cu până la 5% anual, dar ratele de compensare nu au crescut cu mai mult de 2% anual în aceeași perioadă de timp.

Numărul de ore lucrate în fiecare săptămână a rămas la o medie constantă de până la 43 de ore – săptămâna de lucru de patru zile este o modalitate de a reduce acest decalaj și de a contribui la crearea unui echilibru mai bun între viața profesională și viața privată în același timp.

Prevalența epuizării profesionale și a anxietății

Anxietatea și epuizarea la locul de muncă nu sunt însă limitate la anumite generații. Anatomia muncii din 2022 a Asana arată că în profesiile a căror marfă principală este informația (de exemplu, medici, ingineri, profesori, editori etc.), 63% dintre lucrători au experimentat burnout în 2022.

Burnout-ul și anxietatea sunt provocări foarte reale cu care se confruntă forța de muncă modernă.

Cele două generații aflate în cel mai mare suport al săptămânii de lucru de patru zile sunt Millenials și Gen Z, ceea ce este ușor de înțeles dacă ținem cont că 74%, respectiv 84% au raportat că au experimentat burnout.

Dorința unui echilibru mai bun între viața profesională și viața privată

Modul în care angajații își abordează munca și ceea ce așteaptă de la angajatori este foarte diferit față de cel de acum 10 ani.

Primul dintre prioritățile lor de angajare este echilibrul dintre viața profesională și viața privată, acest detaliu fiind mai important decât chiar și compensarea.

O săptămână de lucru de patru zile oferă oportunitatea unui echilibru îmbunătățit între viața profesională și viața privată, fără ca compania să se confrunte cu efecte negative.

Care sunt beneficiile unei săptămâni de lucru de 4 zile?

Săptămâna de lucru de patru zile aduce multe beneficii, de la productivitate până la impactul ecologic.  

Productivitate mai mare

Dacă credeți că mai multe ore lucrate pe săptămână au ca rezultat creșterea productivității, ați putea fi surprins de rezultatele pe care le-au avut companiile testând săptămâna de lucru de patru zile.

De exemplu, angajații Perpetual Guardian din Noua Zeelandă care au participat la o săptămână de lucru de probă de patru zile și-au menținut aceeași productivitate ca și normele lor de 5 zile. Și, pe deasupra, au raportat o satisfacție mai mare în muncă și loialitate companiei atunci când lucrează doar patru zile pe săptămână.

Este ușor să ne gândim că normele noastre locale sunt aceleași cu normele globale în ceea ce privește standardele la locul de muncă – visul american este construit pe munca în ture și programul de lucru 9-5 luni – vineri și suntem o națiune prosperă – că ritmul de lucru trebuie să fie sinonim cu productivitate optimă, nu? Gresit.

Cele mai productive țări, cum ar fi Norvegia, Danemarca și Țările de Jos, văd angajați care urmează o săptămână de lucru de 27 de ore în cea mai mare parte.

Creșterea productivității este în mod clar unul dintre beneficiile lucrului pe o săptămână de patru zile.

O mai bună egalitate

Cu siguranță nu este un secret faptul că lupta pentru echilibrul dintre viața profesională și viața personală aterizează mult mai grav asupra femeilor.

Aproape 1,2 milioane de femei au fost nevoite să aleagă să-și părăsească locul de muncă ca urmare a solicitărilor lor de acasă. În plus, mai multe femei decât bărbați îndeplinesc mai multe roluri de înaltă responsabilitate în afara angajării lor, deși așteptările pentru eficiență și eficacitate la locul de muncă nu sunt, desigur, diferite de la un gen la altul.

O săptămână de lucru de patru zile oferă posibilitatea de a crea un loc de muncă mai echitabil, permițând mai mult timp pentru a fi dedicat responsabilităților vieții în afara muncii.

Această abordare ar putea ajuta în mare măsură femeile să evite copleșirea și să se concentreze pe prioritățile pe care le au în fața lor, știind în același timp că vor avea suficient timp pentru a-și acorda și celorlalte responsabilități.

O implicare mai bună a angajaților

Implicarea angajaților este din ce în ce mai mult în mintea angajatorilor, deoarece a fost un subiect fierbinte în ultimii ani.

Angajații neangajați au o satisfacție mai scăzută la locul de muncă, o loialitate mai scăzută a companiei și adesea o productivitate mai scăzută, așa că este un domeniu important de atenție.

Implementarea unei săptămâni de lucru de patru zile s-a demonstrat în mai multe încercări pentru a crește implicarea angajaților și angajamentul față de un angajator cu 20%.

De asemenea, studiile documentate nu au arătat nicio reducere a productivității cu o săptămână de lucru de patru zile – de fapt, există adesea îmbunătățiri ale acesteia. Atunci când sunt mai puține ore disponibile pentru a finaliza sarcini și proiecte, lucrătorii sunt mai capabili să rămână concentrați și implicați în sarcinile la îndemână.

Concediile medicale și zilele de sănătate mintală înregistrează, de asemenea, o utilizare redusă, deoarece există un timp suficient deja încorporat în săptămâna pentru a avea grijă de activitățile de wellness, a gestiona stresul și a îndeplini activități plăcute. Toți acești factori indică un nivel mai ridicat de implicare din partea angajaților pe parcursul celor patru zile în care aceștia sunt la locul de muncă.

Impact ecologic ridicat

Dacă munca la distanță nu este opțiunea ideală pentru compania ta, dar vrei să iei măsuri pentru a avea un impact ecologic pozitiv, trebuie să știi că o amprentă de carbon redusă poate fi un beneficiu pentru o săptămână de muncă de patru zile!

Reducerea săptămânii de lucru cu o zi în fiecare săptămână se traduce prin eliminarea efectelor navetei unei zile întregi pentru forța de muncă. Dacă săptămâna dumneavoastră de lucru de patru zile vă permite, de asemenea, să vă închideți instalația în a 5-a zi, reduceți, de asemenea, toată consumul de energie asociat cu operațiunile zilnice ale spațiului dumneavoastră de birou.

Lucruri precum luminile, utilizarea computerului, sistemele de răcire și încălzire etc. nu sunt necesare în același mod pentru o clădire goală ca și pentru o clădire plină de personal, astfel încât impactul negativ al companiei dumneavoastră poate fi redus cu aproximativ 20%.

Încorporarea unei săptămâni de lucru de patru zile poate avea un impact ecologic pozitiv pe lângă numeroasele sale beneficii pentru angajați și productivitate.

Care sunt dezavantajele unei săptămâni de lucru de 4 zile?

La fel ca toate schimbările, există aspecte negative ale adoptării unei săptămâni de lucru de patru zile, care se încadrează alături de aspectele pozitive.

Complex de implementat

Schimbarea a ceva la fel de fundamental precum numărul de zile de lucru împărțit pe parcursul unei săptămâni nu este o sarcină simplă. Este obligat să afecteze zonele din toate departamentele și nivelurile de management, făcând implementarea unei săptămâni de lucru de patru zile o activitate destul de complexă.

Factorii de luat în considerare includ în mod specific programarea, politicile, comunicarea și gestionarea așteptărilor clienților/clienților, printre altele.

Comunicarea este un factor cheie în lansarea unei săptămâni de lucru de patru zile și utilizarea mai multor metode poate fi cu adevărat benefică pentru a asigura înțelegerea.

Utilizarea instrumentelor de comunicare video și grafică în timpul planificării și implementării poate ajuta procesul să fie mai bine înțeles. Resurse precum Snagit facilitează și rapid adăugarea acestor instrumente la protocoalele de comunicare și contribuie la maximizarea eficienței.

Presiune crescută cu termenele limită

Există două unghiuri de luat în considerare aici. Una este percepția angajatului și cealaltă este comportamentul clientului/clientului. Ambele, însă, pot fi gestionate printr-o bună comunicare și o luare în considerare amănunțită a tuturor variabilelor în timpul etapelor inițiale de planificare și implementare.

Angajații se pot simți stresați atunci când încearcă să îndeplinească aceleași așteptări și să împlinească aceleași rezultate cu o zi mai puțin – ceea ce poate sau nu permite mai puține ore de lucru.

Înainte ca integrarea completă a săptămânii de lucru de patru zile să fie adaptată, angajații pot simți o presiune mai mare; sentimentul ca și cum solicitarea de a ajunge la aceleași rezultate în mai puțin timp este un net negativ.

Clienții/clienții care nu lucrează în același program cu echipa ta pot contribui la sentimente de presiune crescută, deoarece un mesaj care necesită un răspuns rapid poate fi trimis într-o zi în care echipa ta nu funcționează.

Revenind la asta s-ar putea să nu fie bine dacă așteptările și comunicarea despre acest lucru specific nu au fost clar articulate sau înțelese.

Simpla comunicare cu clienții/clienții despre program și integrarea mesajelor OOO sau adăugărilor de linii de semnătură îi poate ajuta să înțeleagă la ce se pot aștepta în ceea ce privește timpul de răspuns. Acest lucru poate reduce greutatea și asupra angajaților tăi.

Nu funcționează cu orice industrie

Desigur, industria dvs. specifică poate să nu fie potrivită pentru integrarea unei săptămâni de lucru de patru zile.

Medicii, asistentele și profesorii, de exemplu, ar crea o mulțime de efecte negative pentru comunitățile lor prin reducerea zilelor lor de lucru.

Alte industrii precum munca de sprijin personal, munca de sprijin pentru dezvoltare și unele tipuri de producție ar putea necesita schimbări semnificative în modul în care funcționează pentru a trece la lucru patru zile pe săptămână.

Acest mod de lucru poate fi foarte benefic, dar nu este universal adecvat.

Câteva statistici despre Săptămâna de lucru de 4 zile

Potrivit Societății pentru Managementul Resurselor Umane, 15% dintre organizații oferă acum săptămâni de lucru de patru zile unora dintre angajații lor. Aceasta este o creștere față de 13% raportată în 2017.

USA Today ne spune că cu 67% mai multe locuri de muncă pe Ziprecruiter menționează săptămâni de lucru de patru zile decât anul trecut.

O săptămână de lucru de patru zile este preferința a 40% dintre lucrătorii din SUA, conform Institutului pentru forța de muncă de la Kronos.

Într-o zi obișnuită de lucru, un angajat mediu de birou din Marea Britanie este productiv timp de 2 ore și 53 de minute, conform celor raportate de Vouchercloud.com. Când aplicăm creșterea de 20% a productivității asociată cu multe încercări de patru zile pe săptămână de lucru, acești angajatori ar putea observa o creștere semnificativă a productivității.

Chiar și în 2018, 66% dintre lucrătorii chestionați de Robert Half și-au dorit o săptămână de lucru comprimată, dar doar 17% dintre angajatorii lor au oferit opțiunea.

Pe baza unui studiu din iulie 2020, 75% dintre lucrătorii americani se confruntau cu burnout.

Pe baza studiilor actuale ale săptămânii de lucru de patru zile, abordarea ar putea ajuta la reducerea acestui număr, din păcate, mare.

În 2021, un muncitor mediu din SUA a lucrat aproximativ 38,7 ore pe săptămână, conform site-ului Balancethemoney.com.

Când Perpetual Guardian a introdus o săptămână de lucru de patru zile, personalul lor a raportat o scădere a nivelului de stres – de la 45% înainte de schimbare, la 38% după schimbare.

O săptămână de lucru de patru zile ajută la atragerea talentelor. Potrivit unei cărți albe Henley Business School, 63% dintre angajatorii din Marea Britanie raportează că acest lucru este adevărat.

Săptămâna de lucru de 4 zile este potrivită pentru compania dumneavoastră?

Săptămâna de lucru de patru zile nu este neapărat potrivită pentru toate afacerile și toate situațiile.

Pentru cei cu care se potrivește, totuși, beneficiile unei săptămâni de lucru de patru zile sunt abundente. Există o mulțime de factori de care trebuie să luați în considerare atunci când vă gândiți să faceți această schimbare.

Modelul dvs. de afaceri și industria dvs

O săptămână de lucru de patru zile nu este realistă pentru toate modelele de afaceri și pentru toate industriile.

Dacă munca dvs. se bazează în mare măsură pe interacțiunea cu clienții, are o componentă ridicată de îngrijire sau contează pe o cotă calculată impecabil care este îndeplinită față de modelul tradițional de cinci zile, o săptămână de lucru comprimată poate să nu fie pentru dvs.

Dacă munca ta este mai legată de tehnologie decât de oameni, dacă majoritatea sarcinilor cu impact mare sunt efectuate pe un computer și dacă rezultatele sunt mai importante decât orele lucrate, atunci trecerea la o săptămână de lucru de patru zile ar putea funcționa destul de bine.

Ar fi profitabil?

Ca orice decizie comercială majoră, profitabilitatea trebuie abordată.

Asigurați-vă că vă consultați cu departamentele potrivite și cu membrii potriviți ai conducerii pentru a obține o imagine completă a implicațiilor pe care le-ar putea avea trecerea la o săptămână de lucru de patru zile.

Utilizați conversațiile inițiale pe această temă pentru a determina ce domenii pot necesita gândire creativă pentru a face posibilă rentabilitatea.

În locurile de muncă care se bazează pe schimbarea directă a timpului în bani, profitabilitatea poate reprezenta o provocare semnificativă atunci când se ia în considerare trecerea la trezire patru zile pe săptămână.

O mărime nu se potrivește tuturor

Nu există o abordare universală eficientă a flexibilității și a altor beneficii create de săptămâna de lucru de patru zile, așa că aveți grijă să nu vă încadrați în această abordare unică.

Există multe modalități de a încorpora flexibilitatea și echilibrul dintre viața profesională și cea mai bună pentru angajații dvs., fără a crea impacturi negative pentru clienți sau rezultatul final.

Stabilește care este rezultatul final dorit și lucrează la o soluție care să te ducă acolo – s-ar putea să nu fie la fel de simplu ca să renunți la o zi pe săptămână.

Întrebați părțile interesate

Aduceți o serie de părți interesate în conversație!

A auzi de la oameni care sunt implicați în muncă, fie în interior sau în exterior, vă va ajuta să începeți să cunoașteți o mare varietate de perspective și implicații.

Provocările la care poate nu te-ai gândit niciodată, precum și beneficiile care ar putea să nu fi trecut prin minte, ar putea fi scoase la lumină prin implicarea unui grup larg de părți interesate.

Întrebați-vă echipa

Aduceți-vă echipa în conversație cât mai devreme posibil. O activitate care este parțial menită să ridice moralul și să creeze o normalitate nouă și mai bună pentru angajații dvs. ar trebui să includă cu siguranță perspectiva lor.

Fie pozitive sau negative, implicațiile trecerii la o săptămână de muncă de patru zile vor fi resimțite în mare măsură de acest grup și, dacă nu aveți acceptarea lor de la început, dificultățile și dificultățile ar putea fi mai greu decât este necesar de gestionat.

Și, desigur, dacă nimeni nu își dorește cu adevărat o săptămână de patru zile, dar ar prefera o abordare diferită a flexibilității și echilibrului, este un lucru bun de știut înainte de a se aventura prea departe pe acest drum!

Cum se implementează Săptămâna de lucru de 4 zile?

A decide dacă săptămâna de lucru de patru zile este sau nu o opțiune viabilă pentru locul de muncă este un pas important, dar este departe de ultimul!

Există o mulțime de considerații de luat atunci când implementați săptămâna de lucru de patru zile. Două dintre cele principale sunt concentrarea asupra rezultatelor peste ore și maximizarea timpului.

Treceți la „gândire bazată pe rezultate”

Aceasta poate fi una dintre cele mai mari provocări pentru companiile care trec la lucru patru zile pe săptămână.

Este mult mai obișnuit să echivalezi productivitatea cu orele lucrate decât să o echivalezi cu rezultatele și aceasta este o schimbare de mentalitate necesară pentru orice afacere care dorește să devină o companie de patru zile pe săptămână de lucru.

Înțelegeți-vă rezultatele

Implementarea unei săptămâni de lucru de patru zile necesită claritate a așteptărilor mai presus de orice.

Ambiguitatea lasă loc pentru interpretări greșite și rezultate neatins și ar trebui eliminată strategic.

Stabilirea unor termene limită, atribuirea sarcinilor și responsabilităților persoanei corecte și definirea clară a modului în care ar trebui să arate sau să realizeze produsul final/rezultatul nu sunt negociabile pentru trecerea la o săptămână de lucru de patru zile.

Utilizarea elementelor vizuale în comunicarea dvs. vă poate ajuta să vă asigurați că rezultatele sunt furnizate în mod clar tuturor părților implicate. Un videoclip sau o machetă rapidă poate ajuta în mare măsură să îi aducă pe toți pe aceeași pagină.

Opriți microgestionarea

Micromanagementul este un detriment pentru fiecare calitate bună asociată săptămânii de lucru de patru zile.

Stimulează epuizarea, anxietatea și satisfacția scăzută în muncă și este aproape întotdeauna o pierdere de timp. Singurul rezultat spre care lucrează este controlul.

Pentru a vă asigura că aveți suficiente informații despre modul în care se desfășoară activitatea, puteți încorpora rapoarte de progres în fluxurile de lucru sau ca un punct permanent al ordinii de zi în întâlnirile regulate.

Asigurați-vă că ați angajat abilitățile potrivite

A avea abilitățile potrivite pentru a lucra în rolurile potrivite și a fi bine instruit este și mai important atunci când ne gândim la o săptămână de lucru de patru zile.

Dacă echipa ta nu este echipată cu abilitățile necesare pentru a atinge rezultatele pe care le-ai stabilit, tranziția nu va decurge bine.

Poate fi util să evaluați nevoile de perfecționare și de formare la intervale regulate, astfel încât să nu întâlniți situații în care abilitățile potrivite nu sunt disponibile.

Promovați comunicarea deschisă

Deși cultura din jurul săptămânii de lucru de patru zile acordă o mare valoare autonomiei, este totuși foarte important să fii disponibil colegilor tăi și subordonaților tăi direcți.

Comunicarea empatică din partea dvs. va duce la o comunicare deschisă din partea lor atunci când se confruntă cu o problemă sau întâmpină dificultăți în a se adapta la acest nou mod de lucru.

Probabil, această comunicare deschisă va trebui să înceapă cu liderul pentru a fi pe deplin realizată și participată în întreaga companie.

Maximizați timpul tuturor

Este de la sine înțeles că maximizarea timpului fiecăruia este o componentă cheie a tranziției cu succes la o zi mai puțin „la birou” în fiecare săptămână. Acest lucru poate fi mai ușor de spus decât de făcut, așa că iată câteva idei pentru a începe bine.

Renunțați la întâlnirile inutile

Meme-ul „această întâlnire ar fi putut fi un e-mail” nu a apărut de nicăieri.

Nu lipsește timpul pierdut în întâlniri care nu sunt necesare, nu sunt bine desfășurate sau nu sunt concepute pentru un anumit scop.

Orice oră de întâlnire utilizată, în special atunci când se lucrează într-o structură de patru zile pe săptămână de lucru, ar trebui să aibă un scop specific declarat și să fie păstrat strict pentru a îndeplini acest scop. Orice problemă care poate fi rezolvată în alt mod, ar trebui să fie.

Dacă programați o întâlnire pentru a partaja o actualizare de stare, a prezenta date sau orice altă partajare unidirecțională de informații, înregistrați un videoclip într-un instrument precum Snagit.

Pregătiți, pregătiți, pregătiți

În cazul în care ați considerat că o întâlnire este necesară, asigurați-vă că sunteți cât mai pregătit posibil pentru a conduce întâlnirea, desigur, dar să facem și un pas mai departe cu asta. Oferă-i echipei tale tot ce va avea nevoie pentru a fi pregătite.

Cum ar putea arăta asta? Furnizarea unui obiectiv și agendei declarate în momentul rezervării, furnizarea oricăror documente pregătitoare în avans și sfătuirea că acestea ar trebui revizuite înainte de întâlnire și asigurându-vă că singurele persoane de acolo sunt cele care trebuie să fie acolo.

Numiți un facilitator

Când încercați să maximizați rezultatele obținute într-o săptămână de lucru de patru zile, este o practică bună să desemnați un facilitator pentru întâlniri.

Funcția lor este de a ghida întâlnirea, ținând totul pe drumul cel bun. Ei ar trebui să fie echipați pentru a pune capăt conversațiilor în cerc sau discuțiilor „parcare” și pentru a menține activitățile la timp.

Încadrați-vă activitățile

Time boxing întâlnirea dvs. este o strategie care vă ajută grupul să se miște în continuare și, de asemenea, îl ajută să treacă direct în modul soluție.

Puteți face acest lucru atribuind o cantitate de timp fiecărui element de pe agenda dvs. și acordând acest timp cât mai strâns posibil - doar suficient sau chiar puțin mai puțin decât credeți că este rezonabil.

Acest lucru ajută la insuflarea unui sentiment de intensitate care poate ajuta creierul să treacă în treapta superioară imediat de la hop. Aceasta este o modalitate excelentă de a vă asigura că întâlnirea dvs. atinge rezultatul țintă în intervalul de timp alocat.

Evitați gândirea în grup

Gândirea în grup este ceea ce se întâmplă într-o sesiune deschisă de brainstorming – toți participanții, cel puțin cei extrovertiți, lucrează simultan la găsirea unei soluții. Acest lucru poate lăsa deoparte câțiva membri mai puțin încrezători ai echipei și, de asemenea, colegii tăi introvertiți.

În schimb, încercați să implementați un timp de soluționare silențioasă, în care participanții au o anumită perioadă de timp pentru a-și scrie ideile pentru a rezolva problema în cauză și apoi toți sunt adunați.

Acest lucru reduce timpul petrecut pentru discutarea și analizarea problemelor și vă asigură că primiți efectiv contribuții de la toți membrii echipei, îmbunătățind șansele de a găsi soluția potrivită și de a nu mai fi nevoie de o întâlnire suplimentară pe acest subiect.

Încheiați fiecare întâlnire cu o decizie

Ordinea de zi ar trebui să includă întotdeauna o secțiune de timp la sfârșitul întâlnirii, care va fi folosită pentru a confirma rezultatele întâlnirii și a revizui orice următor pași și acțiuni.

Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toată lumea pleacă știind exact de ce sunt responsabili și cum este rezolvată problema.

În acest fel, toată lumea poate părăsi întâlnirea știind exact ce trebuie să se întâmple în continuare, fără să piardă timpul în a revedea sau a pune întrebări inutile.

Creați și partajați minutele întâlnirii

Într-o companie pe săptămână de lucru de patru zile, procesele-verbale ale întâlnirilor sunt chiar mai importante decât în ​​structura tradițională de lucru, deoarece oferă o înregistrare tangibilă a deciziilor și rezultatelor întâlnirii.

Acestea servesc ca o modalitate pentru participanți de a revizui elementele de acțiune și pașii următori, fără a ocupa timpul necesar pentru o comunicare dus-întors cu colegii pentru a găsi răspunsul.

Acesta este un alt loc în care Snagit poate fi de mare folos – minutele întâlnirilor nu trebuie să fie doar documente text. Puteți să încorporați cu ușurință capturi de ecran din pachetul de prezentare, să faceți adnotări pentru a evidenția anumite puncte, să adăugați text și să faceți linkuri către alte resurse - obțineți o încercare gratuită chiar aici!