Perspective executive: Trebuia ca aceasta să fie o întâlnire?

În acest articol:

• Modul în care companiile se adaptează și prosperă, cu trecerea la munca de la distanță și hibridă
• Cum să creați o cultură la locul de muncă mai sănătoasă
• De ce companii precum TechSmith experimentează cu fluxuri de lucru asincrone

Încă din primele etape ale pandemiei de COVID-19, șase din 10 lucrători din SUA cu locuri de muncă care pot fi făcute de la distanță continuă să lucreze de acasă astăzi, potrivit unui studiu din 2022 al Centrului de Cercetare Pew. CSC, o firmă de consultanță în conformitate cu legislația cu sediul în Wilmington, Delaware, este una dintre multele companii care optează împotriva revenirii la birou de la începutul pandemiei.

Nu a trecut mult timp în pivotul lucrului de la distanță când Mark Tarone, un inginer senior de experiență utilizator pentru tehnologia întreprinderii la CSC, a observat un ecran plin de priviri goale în timpul unei actualizări de stare programate în mod regulat.

„Nu a existat nicio discuție, nicio dezbatere, nicio decizie care a trebuit să fie luată în timpul acestei întâlniri”, a spus Tarone. „Stăteam acolo timp de 30 de minute și puteai vedea oameni care se îndepărtează.”

Soluția? Invitarea managerului de proiect să creeze videoclipuri și capturi de ecran pe care membrii echipei le-ar putea vedea înainte de actualizările live - și pe timpul lor în 10 minute sau mai puțin. Acest lucru a eliminat unele întâlniri la distanță ale întregii echipe și a început trecerea la un program de lucru mai asincron.

„Oamenii sunt bucuroși – a fost o mare victorie”, a spus Tarone. Un uluitor 83% dintre cei peste 9.000 de lucrători la nivel global chestionați pentru studiul Accenture Future of Work, lansat în aprilie, au declarat că preferă capacitatea de a lucra de la distanță cel puțin o parte din timp.

Tarone și alți directori cu informații despre comunicarea de la distanță s-au reunit virtual în iunie 2022 pentru o discuție atentă asupra dinamicii în evoluție a comunicării la locul de muncă. Conversația a fost găzduită de Crain's Content Studio, divizia de povestiri de marketing a Crain's Detroit Business, în parteneriat cu TechSmith, cu sediul în Michigan, lider global în software-ul de captură și înregistrare a ecranului.

În timpul conversației virtuale, directorii au fost de acord că modelele de lucru hibride productive necesită o schimbare intenționată a strategiei generale de comunicare a unei companii.

„Vom continua să vedem mult mai puțin accent pe „orele de lucru de bază” și mai mult pe această mentalitate „oricand și oriunde”, care este flexibilă individual și creează un mediu în care angajații și echipele se simt împuternicite să facă cea mai bună muncă”, a spus TechSmith. CEO Wendy Hamilton.

Participanții la masa rotundă

Construirea unei cutii de instrumente digitale

Matthew Dyer, șeful departamentului de educație pentru dezvoltatori pentru Netflix, a lucrat de la distanță de când a început la companie în urmă cu puțin peste un an.

El a caracterizat cele mai bune practici de comunicare ale echipei sale ca fiind susținute de un amestec de instrumente sincrone și asincrone.

„Majoritatea sarcinilor grele de la Netflix au loc în secțiunea de comentarii a unui document Google”, a spus el. „Adesea, primul lucru pe care îl fac este să răsfoiesc comentariile pentru că știu că acolo a avut loc tot dialogul real.”

Fluxurile de lucru asincrone, cum ar fi utilizarea Google Docs, permit angajaților să se conecteze atunci când le este convenabil. Alternativ, platformele sincrone necesită ca membrii echipei să se conecteze și să participe la un anumit moment.

„Există diferite stive de tehnologie de comunicare pe care le poți avea în funcție de dimensiunea companiei tale, de ceea ce face compania, de cultura ta – chiar și de locul în care se află oamenii tăi”, a spus Elizabeth Pierce, director senior al experienței de învățare pentru furnizorul de servicii digitale. TaskUs. „Dacă ai o companie de 200 de oameni, ceea ce funcționează pentru tine nu va funcționa pentru o companie de 2 milioane de angajați.”

Jesse Lahey, co-fondator și partener strategic la Workforce Communication, este un utilizator frecvent al aplicației de mesagerie vocală Voxer, care permite apeluri telefonice asincrone.

„Pentru mulți dintre noi, se simte ca și cum telefonul cântărește 100 de lire sterline”, a spus Lahey. „Dacă ridic sau sun pe cineva, s-ar putea să rămân blocat într-o conversație de 30 de minute. Dar să poți apăsa un buton, să lași un mesaj vocal și apoi să obții un răspuns când este momentul potrivit pentru ei, accelerează o mulțime de conversații.”

Francine Dubicki, director pentru operațiuni noi de afaceri și servicii financiare pentru Mutual Trust Life Insurance Company, a declarat că echipa ei folosește Box, un instrument de gestionare a conținutului și de partajare a fișierelor bazat pe cloud, pentru a menține forța de muncă globală a Mutual Trust conectată și „pe aceeași pagină”, în ciuda faptului că fiind în fusuri orare diferite. Dubicki spune că depinde, de asemenea, în mod regulat de Snagit pentru a crea documente de utilizator cu capturi de ecran detaliate și pentru a crea e-mailuri inspiraționale care prezintă bule de apelare și grafică distractivă.

„Suntem mari fani ai folosirii acelor instrumente asincrone după cum este necesar și continuăm să căutăm acele oportunități de colaborare, fie că este vorba de software nou sau de a afla mai multe despre software-ul pe care îl avem deja”, a spus Dubicki.

Sfaturi pentru setul de instrumente tehnice

• Google Docs: document colaborativ bazat pe cuvinte
• Casetă: gestionarea conținutului bazată pe cloud și partajarea fișierelor
• Snagit : instrument de captură și înregistrare a ecranului; creează comunicare vizuală prin imagini, GIF-uri și videoclipuri
• Voxer: Mesagerie vocală, comunicare prin apăsare și vorbire
• Camtasia: Editare video all-in-one și înregistrare a ecranului pentru a crea, edita și partaja videoclipuri

Regândirea întâlnirilor

Un studiu din 2021 realizat de Reclaim.ai a constatat că profesioniștii își petrec în medie peste jumătate din săptămâna de lucru – 21,5 ore – în întâlniri. Pre-Covid, profesioniștii au petrecut aproximativ 14,2 ore întâlniri săptămânale. Numai înregistrările unu-la-unu au crescut cu 500% de la începutul pandemiei.

Un factor care stă la baza creșterii întâlnirilor virtuale este „nevoia de a monitoriza și a vedea oamenii pentru a simți că munca avansează”, conform raportului de informații „Hybrid Workplaces” de la Harvard Business Review. Autorii atribuie în cele din urmă această „nevoie” ciocnirii dintre gândirea învechită de la 9 la 5, la birou, în care munca se desfășoară sincron și o forță de muncă din ce în ce mai îndepărtată, în care munca se desfășoară pe programul propriu al fiecărui angajat.

Câte dintre aceste întâlniri ar fi putut fi un e-mail, un mesaj video sau un document partajat în colaborare?

„Încercăm să-i facem pe oameni să se întrebe: „Trebuie să fie o întâlnire?” înainte de a trimite invitația la întâlnire”, a declarat Catherine Kosin, director general și vicepreședinte senior al companiei de asigurări Oswald Companies din Cleveland. „Un mod în care sperăm să întărim această idee este o implicită automată pe Outlook, care impune utilizatorilor să includă o agendă cu rezultatele așteptate ale întâlnirilor atunci când trimit o solicitare de calendar.”

Kosin și echipa ei au implementat, de asemenea, o politică la nivel de companie de „întâlniri fără întâlniri de vineri”, în primul rând pentru întâlnirile interne.

TechSmith a luat măsuri pentru a reduce numărul de întâlniri, cerând membrilor echipei să acorde prioritate muncii asincrone pentru luna iulie. Hamilton a spus că compania a testat „fără întâlnire” zile sau săptămâni în trecut, dar mulți angajați și-au extins programările pentru ziua următoare.

„Încercăm să vedem dacă această focalizare „în primul rând asincronă” ne ajută pe noi și pe membrii echipei noastre să evaluăm mai bine când avem nevoie de o întâlnire”, a spus ea.

Chief People and Culture Officer la Walker-Miller Energy Services, Kimika Garrett, a spus că adesea anulează întâlnirile care nu sunt necesare.

„Când m-am alăturat lui Walker-Miller în februarie, m-am blocat în fiecare vineri”, a spus Garrett. Cu toate acestea, unele întâlniri de vineri fac parte din programul ei de la caz la caz, a adăugat ea.

Netflix a încercat să ofere tuturor angajaților o pauză de vară, inițiind „august lent”, ceea ce a însemnat anularea întâlnirilor recurente în 2021. Potrivit lui Dyer, impactul a fost inegal.

„Deoarece alți oameni, cum ar fi dezvoltatorii, erau cu capul în jos, oamenii noștri din inginerie corporativă, care făceau suportul pentru instrumente, aveau mai mult de lucru”, a explicat Dyer. „Acesta s-ar putea să nu fie un lucru pe care îl puteți mandata neapărat la nivel de companie.”

Comunica, comunica, comunica

În timp ce comunicarea clară este fundamentul construirii unei culturi împlinitoare la locul de muncă, acești experți consideră că utilizarea atât a instrumentelor sincrone, cât și a celor asincrone este esențială pentru adaptarea diferitelor preferințe de comunicare.

„Astăzi avem șase generații în forța de muncă și fiecare dintre ele primește date într-un mod diferit”, a spus Kosin. „Nu putem face totul doar un videoclip și nu putem face totul un e-mail.”

Dacă liderii de la Oswald Companies plănuiesc o transmisie web a primăriei pentru a comunica angajaților, de exemplu, ar putea continua cu un buletin informativ, a explicat Kosin, „astfel încât persoana care nu îi place să asculte sau să fie în fața camerei să poată face referire la aceste informații mai târziu. .”

Pierce a spus că crede în furnizarea de informații de trei ori și într-un mod diferit de fiecare dată. O întâlnire a întregii echipe ar putea fi urmată de un e-mail rezumat și apoi de un scurt videoclip, de exemplu.

„Avem generații diferite în forța de muncă și avem, de asemenea, diferite stiluri de învățare”, a spus Lahey. „Unii oameni sunt cititori; unii oameni au nevoie de lucruri din punct de vedere vizual, iar alții sunt elevi auditivi.”

Garrett a subliniat, de asemenea, puterea instrumentelor asincrone de a ajuta la îmbunătățirea comunicării pentru întreaga echipă, în special pentru cei care lucrează în afara șantierului.

„Am personal de teren care nu poate participa la prânz și învață sau care nu poate sta la computer, așa că trebuie să mă asigur că adaptez, creez și transmit comunicarea într-un mod eficient”, Garrett spus.

Experimentarea cu diferite tehnici și instrumente de comunicare, a adăugat Pierce, este o parte esențială a construirii unei strategii de comunicare la locul de muncă. Ratele ridicate de uzură sau evenimentele de companie cu participarea redusă – virtuale sau de altă natură – sunt adesea semne ale unei întreruperi de comunicare, a spus ea.

Lucrări în curs

Oamenii sunt acum obișnuiți să lucreze de acasă și să nu se lupte cu naveta de cinci zile. Flexibilitatea sporită este un avantaj competitiv în războiul talentelor de astăzi, cu oportunități de lucru la distanță și hibride care se extind la nivel global.

La Walker-Miller, Garrett își extinde căutarea echipei sale pentru anumite poziții în afara locațiilor principale ale site-ului Walker-Miller. Ea a spus că se concentrează, de asemenea, pe o căutare mai largă de talente care depășește diversitatea de gen și rasă și include veterani și pensionari.

Din perspectiva resurselor umane, Garrett se concentrează pe schimbarea ideilor existente privind practicile de angajare și pe a deveni creativ în găsirea talentelor.

„Deja vedem cât de mare este impactul capacității de a comunica și de a colabora fără a fi față în față – sau chiar fără a fi disponibil în același timp – asupra recrutării și reținerii talentelor și, sincer, asupra productivității”, a explicat Dubicki. „Practicile de lucru evoluează și dacă dorim să continuăm să ne construim echipele, la fel trebuie să ne gândim.”